論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理

論信息系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理摘要本文以我參與的某市醫(yī)保局“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務(wù)項(xiàng)目為例討論了項(xiàng)目的范圍管理。2018年7月，我參加了某市醫(yī)保局發(fā)起的“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務(wù)項(xiàng)目的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理。該項(xiàng)目依托互聯(lián)網(wǎng)將醫(yī)保經(jīng)辦服務(wù)延伸至參保個(gè)人、參保單位以及定點(diǎn)醫(yī)藥機(jī)構(gòu)，并且做實(shí)了市級統(tǒng)籌，做到同城同待遇同服務(wù)。項(xiàng)目于2019年12月通過了業(yè)主方的驗(yàn)收，上線運(yùn)行后,贏得了用戶的一致好評，獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，以該項(xiàng)目為例，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的范圍管理,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述:規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍、控制范圍。通過運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理的一般理論知識及其指導(dǎo)方法，有效提高了范圍管理水平,滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。正文某市“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務(wù)項(xiàng)目是在政府加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)保”發(fā)展、促進(jìn)醫(yī)保數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下于2018年7月由市醫(yī)療保障局啟動(dòng)的，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)金額580萬元。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)18個(gè)月于2019年12月通過客戶方的驗(yàn)收。該項(xiàng)目依托互聯(lián)網(wǎng)將醫(yī)保經(jīng)辦服務(wù)由原來的窗口服務(wù)為主的模式，通過網(wǎng)站、手機(jī)、電話以及自助機(jī)等方式延伸至參保個(gè)人、參保單位以及定點(diǎn)醫(yī)藥機(jī)構(gòu)，全面推進(jìn)了醫(yī)保服務(wù)的深度和廣度。同時(shí)，做實(shí)市級統(tǒng)籌，以信息化推進(jìn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以信息化推進(jìn)管理統(tǒng)一，做到同城同待遇同服務(wù)。項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模覆蓋市、區(qū)、縣各級醫(yī)保經(jīng)辦部門的經(jīng)辦管理服務(wù)，涵蓋全市二百多萬參保人群7*24小時(shí)的參保服務(wù)、權(quán)益記錄、就醫(yī)結(jié)算、移動(dòng)支付、政策咨詢等便民惠民服務(wù)，涵蓋全市幾萬家參保單位每年幾千萬次醫(yī)保經(jīng)辦業(yè)務(wù)，涵蓋一千多家定點(diǎn)醫(yī)藥機(jī)構(gòu)全年近億次的醫(yī)保實(shí)時(shí)結(jié)算業(yè)務(wù)。由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)時(shí)間緊、涉及的干系人多、參與的項(xiàng)目成員多等特點(diǎn)，為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，包括業(yè)務(wù)組、架構(gòu)組、開發(fā)組、測試組及服務(wù)支持組。通過有效的項(xiàng)目管理，特別是有力的范圍管理，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績效，取得了項(xiàng)目的成功。本文將圍繞該項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。項(xiàng)目的范圍管理，為項(xiàng)目管理工作提供了明確的依據(jù)和指南，告訴我哪些工作屬于項(xiàng)目的范圍、哪些工作不屬于項(xiàng)目范圍、范圍內(nèi)的工作有沒有做到以及范圍外的工作該如何處理。項(xiàng)目范圍管理的主要活動(dòng)包括：1、規(guī)劃范圍管理。依據(jù)項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃、組織過程資產(chǎn)以及事業(yè)環(huán)境因素，使用專家判斷和相關(guān)會(huì)議來制定項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃。2、收集需求。根據(jù)范圍管理計(jì)劃、需求管理計(jì)劃、干系人管理計(jì)劃、組織過程資產(chǎn)以及事業(yè)環(huán)境因素，采用調(diào)查表、訪談、原型法、舉行相關(guān)會(huì)議等方法，獲取項(xiàng)目需求，制定需求文件、需求跟蹤矩陣。3、定義范圍。根據(jù)項(xiàng)目章程、范圍管理計(jì)劃、需求文件、組織過程資產(chǎn)以及事業(yè)環(huán)境因素，采用專家判斷、會(huì)議等方法，制定項(xiàng)目范圍說明書，并更新項(xiàng)目文件。4、創(chuàng)建WBS。根據(jù)范圍管理計(jì)劃、需求文件、項(xiàng)目范圍說明書、組織過程資產(chǎn)以及事業(yè)環(huán)境因素，采用專家判斷、分解等方法，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS、WBS字典，并更新項(xiàng)目文件。項(xiàng)目范圍說明書、WBS、WBS字典構(gòu)成了項(xiàng)目范圍基準(zhǔn)。5、范圍確認(rèn)。范圍確認(rèn)是通過檢查和群體決策對項(xiàng)目已完成的可交付成果正式驗(yàn)收的過程，最終得到驗(yàn)收的可交付成果。6、范圍控制。通過偏差分析以及變更流程，對項(xiàng)目范圍及時(shí)控制，以防止項(xiàng)目范圍蔓延，確保項(xiàng)目沿著正確軌道推進(jìn)。具體到本項(xiàng)目的范圍管理，我的做法如下。一、規(guī)劃范圍管理我組織項(xiàng)目成員在項(xiàng)目管理計(jì)劃的總體輪廓下，依據(jù)項(xiàng)目章程和項(xiàng)目的初步范圍，以公司知識庫中的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃模板為藍(lán)本，制定了項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃初稿。然后召集相關(guān)干系人，對該計(jì)劃進(jìn)行評審，最終形成了正式的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃，為范圍管理的后續(xù)過程提供指南和依據(jù)。我們制定的計(jì)劃內(nèi)容包括:如何收集需求、如何定義范圍、如何創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)WBS、如何確認(rèn)與控制范圍，如何處理范圍的變更。二、收集需求由于項(xiàng)目涉及的干系人很多，采集需求過程中，我們采用不同的方法進(jìn)行了調(diào)研。首先，我們對市本級醫(yī)保局的主要領(lǐng)導(dǎo)采用訪談的形式逐一進(jìn)行了調(diào)研,進(jìn)而掌握項(xiàng)目的整體的業(yè)務(wù)要求。其次，對醫(yī)保業(yè)務(wù)的調(diào)研主要是通過召開由市醫(yī)保局業(yè)務(wù)科室骨干人員參加的需求調(diào)研會(huì)的形式進(jìn)行的，這也是調(diào)研投入資源最多的部分。我們分別對基本醫(yī)療科、征費(fèi)科、稽查科、基金科等核心業(yè)務(wù)科室進(jìn)行了多輪的調(diào)研，采集到業(yè)務(wù)經(jīng)辦的流程、數(shù)據(jù)等功能需求以及性能、服務(wù)水平等非功能需求。第三，對經(jīng)辦窗口服務(wù)的調(diào)研主要是通過觀察及問卷調(diào)查的形式進(jìn)行。第一階段的調(diào)研工作完成后，我們形成了《項(xiàng)目范圍說明書（1.0版）》，然后我組織開發(fā)人員根據(jù)L0版范圍說明書開發(fā)出系統(tǒng)原型。原型開發(fā)完畢后，我們啟動(dòng)了第二階段的調(diào)研，方式是召開需求評審會(huì)，參與方包括我方的需求分析人員以及醫(yī)保局骨干業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，會(huì)上我方演示原型，與會(huì)人討論?？蛻粼谶@一階段的需求調(diào)研中表現(xiàn)出了較高的積極性，提出了很多建設(shè)性的意見，我們匯總這些意見后形成了《項(xiàng)目范圍說明書（2.0版）》。三、定義范圍根據(jù)2.0版的范圍說明書，我再次組織開發(fā)人員進(jìn)行原型開發(fā)，如此反復(fù)了幾次之后客戶對系統(tǒng)的需求基本定下，我找市醫(yī)保的項(xiàng)目經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)對《項(xiàng)目范圍說明書》進(jìn)行了簽字確認(rèn)，后續(xù)的變更就需要走變更流程才能對其進(jìn)行修改了。同時(shí)我們也編制了一份《系統(tǒng)需求規(guī)格說明書》，作為項(xiàng)目組內(nèi)部設(shè)計(jì)及后續(xù)開發(fā)、測試等的依據(jù)。在《項(xiàng)目范圍說明書》中我們描述了系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的功能、項(xiàng)目過程中需要提交的交付物、項(xiàng)目的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、約束假設(shè)條件和項(xiàng)目的進(jìn)度里程碑等。另外，我們對系統(tǒng)不實(shí)現(xiàn)哪些功能、不提交哪些交付物也進(jìn)行了明確說明。四、創(chuàng)建WBSWBS分解涉及到將要開展的具體工作，因此將來要做這些工作的項(xiàng)目成員最有發(fā)言權(quán)，我讓小組的組長和骨干成員都參與到WBS的分解中。由于本項(xiàng)目的復(fù)雜性，創(chuàng)建WBS工作不可能一步到位，將不可避免地進(jìn)行變更和細(xì)化，所以我們采用了“滾動(dòng)式”的分解方法，先詳細(xì)分解最近半年的范圍內(nèi)容，再分解余下一年的大致內(nèi)容。利用現(xiàn)有的WBS工作模板等資源結(jié)合本項(xiàng)目的特點(diǎn)，我們按照子系統(tǒng)劃分進(jìn)行了第一層的分解，第二層按子系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行分解，第三層按照生命周期進(jìn)行分解,這樣至上而下逐級細(xì)化,將項(xiàng)目的可交付成果劃分為小的、可以被管理的工作包。對于WBS中工作單元的細(xì)節(jié)信息，我們在WBS字典中加以描述。根據(jù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員的特點(diǎn)，我把工作包和團(tuán)隊(duì)成員做對接，確定了工作小組和負(fù)責(zé)人。五、確認(rèn)范圍項(xiàng)目可交付成果、子功能被開發(fā)出來之后，我們項(xiàng)目組內(nèi)部先對其進(jìn)行評審和測試，通過后，把這些成果交付給用戶，和用戶一道按范圍基準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求進(jìn)行確認(rèn)范圍（即驗(yàn)收）。由于該項(xiàng)目范圍廣、功能點(diǎn)多，我們找客戶進(jìn)行局部確認(rèn)范圍的頻次較高。在里程碑點(diǎn)的范圍確認(rèn)一般舉行較為正式的會(huì)議，非里程碑點(diǎn)一般通過當(dāng)面交流的方式。雖然多次局部確認(rèn)范圍增加了不少工作量,但對于最后一次性通過竣工驗(yàn)收非常有利。六、控制范圍范圍控制是監(jiān)督項(xiàng)目范圍狀態(tài)，管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn),范圍基線是最可能變更的基線，范圍變更也是最常見的變更。一般來說，范圍變更源自于用戶的前期需求未正確識別或用戶中后期由于政策、業(yè)務(wù)以及組織等變化引發(fā)的新增需求，少數(shù)情況下也會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的范圍蔓延。范圍變更很可能連帶著導(dǎo)致進(jìn)度變更、成本變更等一系列變更。作為項(xiàng)目經(jīng)理，要時(shí)刻保持警惕，保證項(xiàng)目成員都在做范圍內(nèi)的事，保證項(xiàng)目資源都投入到項(xiàng)目范圍內(nèi)。對于確實(shí)需要發(fā)生的項(xiàng)目范圍變更，一定都要通過整體變更控制過程處理。通過運(yùn)用了信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的一般理論知識及其指導(dǎo)方法，“智慧醫(yī)?！避浖_發(fā)服務(wù)項(xiàng)目于2019年12月10日全部上線并順利通過了用戶驗(yàn)收。截止目前，系統(tǒng)運(yùn)行狀況良好，得到用戶的一致好評。整個(gè)項(xiàng)目做下來，關(guān)于范圍管理方面，我總結(jié)了如下幾條經(jīng)驗(yàn)：一是，需求收集時(shí)客戶的充分參與尤其是客戶的業(yè)務(wù)骨干的充分參與是項(xiàng)目范圍定義全面、準(zhǔn)確的重要保障；二是，大型項(xiàng)目管理要做好創(chuàng)建WBS的滾動(dòng)規(guī)劃工作；第三，嚴(yán)格把關(guān)項(xiàng)目范圍變