某企業(yè)辦公室年度述職報告課件

2004年述職報告

XX-辦公室2004年述職報告XX-辦公室1目錄工作職責

2004年工作完成情況

行政工作

文書及檔案管理

宣傳工作

黨務工作

工會工作

證券事務工作

費用控制情況

團隊建設

目錄工作職責2工作職責負責按部門工作職責要求，組織開展本部門的各項管理工作，并對部門工作負責；負責擬定公司會議管理、文件管理、檔案管理、接待管理、車輛管理、辦公用品管理、公司印章及法人印章管理制度；負責擬定本部門年度及月度工作計劃并組織實施；負責組織安排董事會、董事會工作會、總經理辦公會和其它專題會議，并列席會議，作好會議記錄及整理會議紀要；

審核以董事會、公司辦公室名義起草的文稿、報告、文件，受理并提請公司領導審批各類文件、報告、請示、建議，公司外來文件批轉；

負責董事會印章及法人印章的管理；

負責對外公共關系，搞好公司形象宣傳，不斷營造良好的企業(yè)社會環(huán)境；

組織實施涉及公司經濟利益和合法權益的信息管理制度；

負責車輛管理和辦公用品費用控制；

負責計算機的歸口管理；工作職責負責按部門工作職責要求，組織開展本部門的各項管理工作32004年工作完成情況

一、制度建設為進一步規(guī)范管理，組織修訂完善了辦公用品、車輛管理、電話費管理、報刊管理、文書檔案管理、印章管理、會務管理、接待管理、文印管理等相關行政管理規(guī)范，其中：

重點修訂了用車申請、車輛報修程序、維修記錄臺帳、駕駛員值班制度等車輛相關管理制度；根據集團公司的要求，制訂了公司公務用車改革辦法并組織實施

為全面貫徹TS16949質量體系和全力配合公司的認證工作，組織下屬修訂了相關程序文件，如《管理評審程序》、《技術文件控制程序》，并進一步明確本部門的各質量指標，通過完善本部門各崗位的質量指標與績效指標體系，強化崗位責任考核，實現管理工作按標準、按規(guī)范、按程序文件運作。2004年工作完成情況一、制度建設42004年工作完成情況

二、行政工作

秘書工作接要求完成董事會工作會、總經理工作會、專項工作會等會議紀要的整理編制，并完成總經理工作報告、集團一周工作快報、季度報告等董事長及總經理工作報告的撰寫。及時辦理外來文件和公司內部文件的編號、傳閱、發(fā)放、歸檔

接待工作接待工作體現辦公室人員的綜合素質，更代表公司的形象，因此，我部門對此非常重視，對接待人員本身素質要求、接待的具體程序、接待紀律等都作了嚴格的規(guī)定，今年共接待重要客戶10余次，如美國康明斯、重慶康明斯、美國AFA公司、日本三菱公司以及玉柴、洛拖、云內等；接待各級各類政府部門客人50多人次，其中接待10人以上的團體2次，比如四川省委常委、成都市委書記李春城，四川省政協副主席何志堯、駱隆森等，接待了湖南省國資委、企業(yè)工委領導等；順利完成全國缸套活塞環(huán)分會理事（擴大）會議的接待工作，受到與會嘉賓的一致好評

2004年工作完成情況二、行政工作52004年工作完成情況

二、行政工作（續(xù)）會務管理和督辦工作公司各類會議較多，通過有效的組織協調，對月度生產經營分析會、總經理辦公會、董事會、股東大會等大小會議進行了有序地組織，并按要求編寫了相關的會議紀要，會議安排的合理性和會議效率得到提升。督辦和參謀的職能屬辦公室的主要職責之一，通過《一周重要工作和會議安排》的制發(fā)，密切關注公司經營層重要工作開展進度情況，充分收集公司經營信息，為領導決策提供有價值信息和建議，加大督辦力度，參謀作用較之前有了進步

公司名稱變更相關事務的處理因公司名稱變更，我部門完成了公司全稱及證券簡稱的變更以及公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、進出口資格許可證等相關工商變更手續(xù)，并完成公司公章、部門公章等相關印章的變更工作和公司VI變更工作。

2004年工作完成情況二、行政工作（續(xù)）62004年工作完成情況

二、行政工作（續(xù)）車輛管理車輛管理工作量大、涉及面廣、事項瑣碎，又直接影響員工的準時上下班，屬我部門的重點工作之一，自公司搬遷至今的一年多時間里，針對不斷出現的問題制定相應的措施和辦法，確保員工的正常上下班，主要體現在以下方面：(1)、建立駕駛員值班制度，確保每周周一至周五24小時有駕駛員值班；每周星期六、星期天均有駕駛員值班，全力滿足公司各部門用車需求。(2)、通過實施《駕駛員績效考核辦法》，對大客車駕駛員和小車駕駛員分別進行考核排名，并按照獎優(yōu)罰劣的原則實施了相應的獎勵和處罰，以增加駕駛員的工作責任心和危機意識，推行一種競爭上崗、優(yōu)勝劣汰的用人機制。(3)、建立和完善車輛維修臺帳和進一步規(guī)范車輛報修程序，并對車輛維修價格進行不定期的調查，選擇優(yōu)質維修中心，確保維修質量和費用的控制。另外，要求駕駛員對于車輛的小修項目必須首先自己動手，確實不能解決，才能送維修中心修理。(4)、通過實施《駕駛員5S管理考核辦法》，按月進行考核，增強了駕駛員的5S管理意識，改善了交通車內外環(huán)境，為廣大員工營造了良好的乘車環(huán)境。按照銀河動力［2004］40號文精神，公司于2004年6月1日正式實施公務用車制度改革辦法,我部門對公司需處理的舊機動車進行了價格評估，并經總經理辦公會和董事會批準后組織實施，車輛的過戶、轉讓已全部完畢。為實現公司統一作息時間，提高勞動效率，通過廣泛調研，起草了多種交通車調整方案及可行性分析報告，供領導決策。2005年，車輛管理工作以推行精細化管理為思路，制度建設需更加嚴謹科學，駕駛員考核需更加嚴肅公正。2004年工作完成情況二、行政工作（續(xù)）7三、法律事務

在處理公司為三電擔保引發(fā)的系列訴訟糾紛中，我部門較好地完成有關信息的收集及與相關人員的聯系工作，為公司領導的決策提供了重要信息。三、法律事務在處理公司為三電擔保引發(fā)的系列訴訟糾8四、信息化建設與管理工作

1、財務軟件的維護開發(fā)工作在保證大財務管理軟件穩(wěn)定運行的基礎上，為進一步挖掘和發(fā)揮財務管理軟件的作用，我部門組織實施了人力資源部在新中大軟件中的應用，實現了人力資源基礎數據的共享2、公司網站建設工作按照公司各部門信息化建設的需求，經多家比質比價，通過公平競爭與擇優(yōu)選擇的原則確定了網絡公司，現網站建設已基本完成，并已于12月1日正式上傳中文版部份。

四、信息化建設與管理工作1、財務軟件的維護開發(fā)工作9五、文書及檔案管理

按照文書處理辦法規(guī)定的要求和程序，完成董事會文件、機要文件及上級主管部門等外來文件的收、分、發(fā)、辦理工作，并做好記錄。按照機構調整的要求，公司在我部門設立了綜合檔案室，歸口管理公司的董事會檔案、人事檔案、文書檔案與科技檔案。前三季度，綜合檔案室在做好生產用圖和管理用圖的準備、曬制、發(fā)放、回收、銷毀和文書、設備、人事、科技檔案的查閱、利用工作的同時，對2003年度各類文件資料和歷年董事會檔案文件、科技檔案進行了整理、接收、歸類、立卷和存檔；同時，修訂了《技術文件管理程序》、《文書檔案管理辦法》、《科技檔案管理辦法》，積極準備2004年6月份質量認證和9月份TS16949預審所需資料，并調整了檔案室布局，使其布局更為合理，管理更為便捷。為避免以往技術、設備資料遺失問題的再度發(fā)生，要求檔案管理人員主動關注公司各部門需歸檔的技術、設備等資料，適時提醒相關部門和主動收集各部門需歸檔資料，如今年所有新購的設備資料在開封時就已將全部資料納入檔案室集中統一管理。

五、文書及檔案管理按照文書處理辦法規(guī)定的要求和程序，完10六、宣傳工作

公司目前以出版《XX報》、出刊宣傳櫥窗、制作宣傳畫冊及建設公司網站為主要宣傳渠道和方式。今年已出版銀河報11期、宣傳專欄四期緊緊圍繞公司2004年經營目標的實現、TS16949質量體系的認證、提高執(zhí)行力、節(jié)能降耗，降低生產成本等主題，及時進行了宣傳報道。

六、宣傳工作公司目前以出版《XX報》、出刊宣傳櫥窗、制作宣11七、黨務工作

根據公司機構調整重新劃分了黨支部，使黨支部的設置更加符合公司實際，黨委管理組織更為完善；根據新的形勢，修訂了黨支部目標管理考核制度，按月進行考核；開展了“創(chuàng)先爭優(yōu)”評比活動，評選表彰了優(yōu)秀黨員；結合鄧小平誕辰100周年，“七一”期間，我部門受黨委的指示，組織黨員參觀鄧小平故居，使黨員接受了一次生動的黨課教育；今年公司黨委加強了黨員發(fā)展工作，年內共吸收發(fā)展了新黨員2名，入黨積極分子20人?；謴椭亟▓F委是黨委工作的一個重點，黨委辦公室具體開展了團員的摸底調查和登記，并在此基礎上初步完成了團委、團支部班子的搭建，成立了團委籌備小組負責團委的籌建和日常工作，團委籌備小組目前正開展團內宣傳學習活動，為明年的正式成立做準備。到目前為止，團委在黨委的領導下，組織開展了青年攝影活動，參與了職工運動會，并參與了職工活動中心的日常管理工作。七、黨務工作根據公司機構調整重新劃分了黨支部，使黨支部的設12八、工會工作

出臺“七小”競賽辦法并組織實施，按季度對“七小”項目評選、頒獎，自該活動開展以來，已有20余個項目獲獎；出臺了公司勞動模范和立功人員評選辦法，“五一”期間評選出60余個榮立一二三等功立功人員，并受到公司的表彰；繼續(xù)進行集體合同簽訂的準備工作；同時，做好工會經費的管理工作；完成了計劃生育工作的交接，組織女職工婦科檢查，并看望住院、工傷、生小孩等職工多人；并配合龍橋計生辦做好流動人口建檔等工作。大力開展職工文體活動，年初舉辦了職工迎春文藝演出，組織開展了與正恒動力和龍橋森林消防隊的籃球友誼賽；組織舉辦了“五·一”書畫攝影作品展，豐富了員工業(yè)余文化生活；在公司行政領導和后勤部的大力支持下，利用閑置場地改造設立了職工活動中心，工會投入數萬元，為員工添置了電視音響、圖書、棋類、乒乓球、臺球等設備和文件體育用品，10月26日正式對職工開放以來，受到員工的歡迎。八、工會工作出臺“七小”競賽辦法并組織實施，按季度對“13九、證券事務工作

據《公司法》、《公司章程》及《上市規(guī)則》等上市公司監(jiān)管制度的規(guī)定展開信息披露工作和投資者關系管理工作。九、證券事務工作據《公司法》、《公司章程》及《上市規(guī)則》等14十、費用控制情況

2004年我部門預算為1613940.40元，實際發(fā)生額為1074337.27元，較計劃節(jié)約539603.13元，具體原因分析如下：

(一)差旅費已報銷（實際發(fā)生）6515元，較計劃超支2515元。二)辦公費已報銷85064.54元，較計劃超支3034.54元，今年電話及傳真費用、手機費及辦公室分解的費用超支較多，分別超5343.50元、3650元和5593.80元、辦證費沒有預算，實際發(fā)生了1535.5元

(三)宣傳費已報銷26544.23元，較計劃節(jié)約1855.77元，各子項目基本上與計劃持平，但通訊員稿費超計劃2070元，主要是年初開通訊員表彰會，這項費用未有預算。

十、費用控制情況2004年我部門預算為1613915十、費用控制情況（續(xù)）(四)業(yè)務招待費已報銷5023元，較計劃超支1023元，主要原因是財務入帳時項目有些差異。(五)修理費用已報銷211221.82元，較計劃節(jié)約64778.18元，這與車輛總數減少、加強日常保養(yǎng)有關。(六)運輸費用已報銷676304.68元，較計劃節(jié)約539205.72元，主要原因是車輛減少導致耗油量下降，另外嚴格控制過路、停車費節(jié)約了49135.20元。(七)消耗材料和交通費已報銷（實際發(fā)生）8306.24元，較計劃超支4306.24元。(八)車輛保險費發(fā)生66679.37元，節(jié)約58130.63元，主要由于保險優(yōu)惠降低了保費，財產保險發(fā)生55357.76元，年初沒有預算。

十、費用控制情況（續(xù)）(四)業(yè)務招待費已報銷5023元，較16十一、團隊建設

(一)信息溝通方面每天召集部門人員定時召開晨會，按時召開每月總結和計劃會，一方面，讓部門全體員工了解公司的經營相關信息和部門信息，另一方面，明確各崗位人員的工作任務和目標，工作中存在的問題，提出整改要求和指導意見。(二)員工的績效考核在員工的績效考核中遵循客觀、公平、公正的原則。在開展以上工作中，我體會到在日常工作中尤其是突發(fā)性事件中，團隊意識、團隊精神、團隊執(zhí)行力是有效完成工作的有力保證，這也是我部門今后努力的方向。

十一、團隊建設(一)信息溝通方面17述職人：XX二OO四年十二月三十日

結束述職人：XX結束182004年述職報告

XX-辦公室2004年述職報告XX-辦公室19目錄工作職責

2004年工作完成情況

行政工作

文書及檔案管理

宣傳工作

黨務工作

工會工作

證券事務工作

費用控制情況

團隊建設

目錄工作職責20工作職責負責按部門工作職責要求，組織開展本部門的各項管理工作，并對部門工作負責；負責擬定公司會議管理、文件管理、檔案管理、接待管理、車輛管理、辦公用品管理、公司印章及法人印章管理制度；負責擬定本部門年度及月度工作計劃并組織實施；負責組織安排董事會、董事會工作會、總經理辦公會和其它專題會議，并列席會議，作好會議記錄及整理會議紀要；

審核以董事會、公司辦公室名義起草的文稿、報告、文件，受理并提請公司領導審批各類文件、報告、請示、建議，公司外來文件批轉；

負責董事會印章及法人印章的管理；

負責對外公共關系，搞好公司形象宣傳，不斷營造良好的企業(yè)社會環(huán)境；

組織實施涉及公司經濟利益和合法權益的信息管理制度；

負責車輛管理和辦公用品費用控制；

負責計算機的歸口管理；工作職責負責按部門工作職責要求，組織開展本部門的各項管理工作212004年工作完成情況

一、制度建設為進一步規(guī)范管理，組織修訂完善了辦公用品、車輛管理、電話費管理、報刊管理、文書檔案管理、印章管理、會務管理、接待管理、文印管理等相關行政管理規(guī)范，其中：

重點修訂了用車申請、車輛報修程序、維修記錄臺帳、駕駛員值班制度等車輛相關管理制度；根據集團公司的要求，制訂了公司公務用車改革辦法并組織實施

為全面貫徹TS16949質量體系和全力配合公司的認證工作，組織下屬修訂了相關程序文件，如《管理評審程序》、《技術文件控制程序》，并進一步明確本部門的各質量指標，通過完善本部門各崗位的質量指標與績效指標體系，強化崗位責任考核，實現管理工作按標準、按規(guī)范、按程序文件運作。2004年工作完成情況一、制度建設222004年工作完成情況

二、行政工作

秘書工作接要求完成董事會工作會、總經理工作會、專項工作會等會議紀要的整理編制，并完成總經理工作報告、集團一周工作快報、季度報告等董事長及總經理工作報告的撰寫。及時辦理外來文件和公司內部文件的編號、傳閱、發(fā)放、歸檔

接待工作接待工作體現辦公室人員的綜合素質，更代表公司的形象，因此，我部門對此非常重視，對接待人員本身素質要求、接待的具體程序、接待紀律等都作了嚴格的規(guī)定，今年共接待重要客戶10余次，如美國康明斯、重慶康明斯、美國AFA公司、日本三菱公司以及玉柴、洛拖、云內等；接待各級各類政府部門客人50多人次，其中接待10人以上的團體2次，比如四川省委常委、成都市委書記李春城，四川省政協副主席何志堯、駱隆森等，接待了湖南省國資委、企業(yè)工委領導等；順利完成全國缸套活塞環(huán)分會理事（擴大）會議的接待工作，受到與會嘉賓的一致好評

2004年工作完成情況二、行政工作232004年工作完成情況

二、行政工作（續(xù)）會務管理和督辦工作公司各類會議較多，通過有效的組織協調，對月度生產經營分析會、總經理辦公會、董事會、股東大會等大小會議進行了有序地組織，并按要求編寫了相關的會議紀要，會議安排的合理性和會議效率得到提升。督辦和參謀的職能屬辦公室的主要職責之一，通過《一周重要工作和會議安排》的制發(fā)，密切關注公司經營層重要工作開展進度情況，充分收集公司經營信息，為領導決策提供有價值信息和建議，加大督辦力度，參謀作用較之前有了進步

公司名稱變更相關事務的處理因公司名稱變更，我部門完成了公司全稱及證券簡稱的變更以及公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、進出口資格許可證等相關工商變更手續(xù)，并完成公司公章、部門公章等相關印章的變更工作和公司VI變更工作。

2004年工作完成情況二、行政工作（續(xù)）242004年工作完成情況

二、行政工作（續(xù)）車輛管理車輛管理工作量大、涉及面廣、事項瑣碎，又直接影響員工的準時上下班，屬我部門的重點工作之一，自公司搬遷至今的一年多時間里，針對不斷出現的問題制定相應的措施和辦法，確保員工的正常上下班，主要體現在以下方面：(1)、建立駕駛員值班制度，確保每周周一至周五24小時有駕駛員值班；每周星期六、星期天均有駕駛員值班，全力滿足公司各部門用車需求。(2)、通過實施《駕駛員績效考核辦法》，對大客車駕駛員和小車駕駛員分別進行考核排名，并按照獎優(yōu)罰劣的原則實施了相應的獎勵和處罰，以增加駕駛員的工作責任心和危機意識，推行一種競爭上崗、優(yōu)勝劣汰的用人機制。(3)、建立和完善車輛維修臺帳和進一步規(guī)范車輛報修程序，并對車輛維修價格進行不定期的調查，選擇優(yōu)質維修中心，確保維修質量和費用的控制。另外，要求駕駛員對于車輛的小修項目必須首先自己動手，確實不能解決，才能送維修中心修理。(4)、通過實施《駕駛員5S管理考核辦法》，按月進行考核，增強了駕駛員的5S管理意識，改善了交通車內外環(huán)境，為廣大員工營造了良好的乘車環(huán)境。按照銀河動力［2004］40號文精神，公司于2004年6月1日正式實施公務用車制度改革辦法,我部門對公司需處理的舊機動車進行了價格評估，并經總經理辦公會和董事會批準后組織實施，車輛的過戶、轉讓已全部完畢。為實現公司統一作息時間，提高勞動效率，通過廣泛調研，起草了多種交通車調整方案及可行性分析報告，供領導決策。2005年，車輛管理工作以推行精細化管理為思路，制度建設需更加嚴謹科學，駕駛員考核需更加嚴肅公正。2004年工作完成情況二、行政工作（續(xù)）25三、法律事務

在處理公司為三電擔保引發(fā)的系列訴訟糾紛中，我部門較好地完成有關信息的收集及與相關人員的聯系工作，為公司領導的決策提供了重要信息。三、法律事務在處理公司為三電擔保引發(fā)的系列訴訟糾26四、信息化建設與管理工作

1、財務軟件的維護開發(fā)工作在保證大財務管理軟件穩(wěn)定運行的基礎上，為進一步挖掘和發(fā)揮財務管理軟件的作用，我部門組織實施了人力資源部在新中大軟件中的應用，實現了人力資源基礎數據的共享2、公司網站建設工作按照公司各部門信息化建設的需求，經多家比質比價，通過公平競爭與擇優(yōu)選擇的原則確定了網絡公司，現網站建設已基本完成，并已于12月1日正式上傳中文版部份。

四、信息化建設與管理工作1、財務軟件的維護開發(fā)工作27五、文書及檔案管理

按照文書處理辦法規(guī)定的要求和程序，完成董事會文件、機要文件及上級主管部門等外來文件的收、分、發(fā)、辦理工作，并做好記錄。按照機構調整的要求，公司在我部門設立了綜合檔案室，歸口管理公司的董事會檔案、人事檔案、文書檔案與科技檔案。前三季度，綜合檔案室在做好生產用圖和管理用圖的準備、曬制、發(fā)放、回收、銷毀和文書、設備、人事、科技檔案的查閱、利用工作的同時，對2003年度各類文件資料和歷年董事會檔案文件、科技檔案進行了整理、接收、歸類、立卷和存檔；同時，修訂了《技術文件管理程序》、《文書檔案管理辦法》、《科技檔案管理辦法》，積極準備2004年6月份質量認證和9月份TS16949預審所需資料，并調整了檔案室布局，使其布局更為合理，管理更為便捷。為避免以往技術、設備資料遺失問題的再度發(fā)生，要求檔案管理人員主動關注公司各部門需歸檔的技術、設備等資料，適時提醒相關部門和主動收集各部門需歸檔資料，如今年所有新購的設備資料在開封時就已將全部資料納入檔案室集中統一管理。

五、文書及檔案管理按照文書處理辦法規(guī)定的要求和程序，完28六、宣傳工作

公司目前以出版《XX報》、出刊宣傳櫥窗、制作宣傳畫冊及建設公司網站為主要宣傳渠道和方式。今年已出版銀河報11期、宣傳專欄四期緊緊圍繞公司2004年經營目標的實現、TS16949質量體系的認證、提高執(zhí)行力、節(jié)能降耗，降低生產成本等主題，及時進行了宣傳報道。

六、宣傳工作公司目前以出版《XX報》、出刊宣傳櫥窗、制作宣29七、黨務工作

根據公司機構調整重新劃分了黨支部，使黨支部的設置更加符合公司實際，黨委管理組織更為完善；根據新的形勢，修訂了黨支部目標管理考核制度，按月進行考核；開展了“創(chuàng)先爭優(yōu)”評比活動，評選表彰了優(yōu)秀黨員；結合鄧小平誕辰100周年，“七一”期間，我部門受黨委的指示，組織黨員參觀鄧小平故居，使黨員接受了一次生動的黨課教育；今年公司黨委加強了黨員發(fā)展工作，年內共吸收發(fā)展了新黨員2名，入黨積極分子20人?；謴椭亟▓F委是黨委工作的一個重點，黨委辦公室具體開展了團員的摸底調查和登記，并在此基礎上初步完成了團委、團支部班子的搭建，成立了團委籌備小組負責團委的籌建和日常工作，團委籌備小組目前正開展團內宣傳學習活動，為明年的正式成立做準備。到目前為止，團委在黨委的領導下，組織開展了青年攝影活動，參與了職工運動會，并參與了職工活動中心的日常管理工作。七、黨務工作根據公司機構調整重新劃分了黨支部，使黨支部的設30八、工會工作

出臺“七小”競賽辦法并組織實施，按季度對“七小”項目評選、頒獎，自該活動開展以來，已有20余個項目獲獎；出臺了公司勞動模范和立功人員評選辦法，“五一”期間評選出60余個榮立一二三等功立功人員，并受到公司的表彰；繼續(xù)進行集體合同簽訂的準備工作；同時，做好工會經費的管理工作；完成了計劃生育工作的交接，組織女職工婦科檢查，并看望住院、工傷、生小孩等職工多人；并配合龍橋計生辦做好流動人口建檔等工作。大力開展職工文體活動，年初舉辦了職工迎春文藝演出，組織開展了與正恒動力和龍橋森林消防隊的籃球友誼賽；組織舉辦了“五·一”書畫攝影作品展，豐富了員工業(yè)余文化生活；在公司行政領導和后勤部的大力支持下，利用閑置場地改造設立了職工活動中心，工會投入數萬元，為員工添置了電視音響、圖書、棋類、乒乓球、臺球等設備和文件體育用品，10月26日正式對職工開放以來，受到員工的歡迎。八、工會工作出臺“七小”競賽辦法并組織實施，按季度對“31九、證券事務工作

據《公司法》、《公司章程》及《上市規(guī)則》等上市公司監(jiān)管制度的規(guī)定展開信息披露工作和投資者關系管理工作。九、證券事務工作據《公司法》、《公司章程》