合同及印章管理制度

第8頁共8頁合同及印章管理制度?一、總則:?1、建立?和完善合同?管理制度，?是公司規(guī)范?公司經(jīng)營行?為，保護(hù)公?司的合法權(quán)?益，建立公?司良好的經(jīng)?營管理秩序?的重要舉措?，公司各級(jí)?管理人員必?須嚴(yán)格遵守?本規(guī)定。?2、為保證?公司經(jīng)營活?動(dòng)的有序和?有效，所有?對(duì)外經(jīng)濟(jì)合?同及相關(guān)文?件必須按規(guī)?定進(jìn)行分級(jí)?審批管理，?辦理《合同?審批表》。?各級(jí)管理人?員應(yīng)在其授?權(quán)范圍內(nèi)開?展對(duì)外談判?、簽訂合同?和審批合同?，任何違反?授權(quán)范圍的?審批、簽發(fā)?、簽訂的合?同均是無效?的，責(zé)任人?應(yīng)承擔(dān)由此?引起的經(jīng)濟(jì)?和法律責(zé)任?。3、公?司各級(jí)管理?部門，在對(duì)?外簽訂經(jīng)濟(jì)?合同時(shí)，應(yīng)?遵循以下原?則:(1?)遵守國家?法律法規(guī)和?行政法規(guī);?(2)貫?徹平等互利?、協(xié)商一致?、等價(jià)有償?的原則;?(3)不能?超出公司的?經(jīng)營范圍;?(4)必?須保障公司?的合法權(quán)益?;(5)?不違背公司?的各項(xiàng)規(guī)章?制度和公司?利益;(?6)禁止重?要合同未正?式簽署即先?行執(zhí)行;?(7)材料?、設(shè)備采購?合同的簽訂?，盡可能采?用招標(biāo)方式?，充分對(duì)比?性價(jià)比后確?定合作方簽?訂合同。?4、公司綜?合辦負(fù)責(zé)對(duì)?公司合同實(shí)?現(xiàn)統(tǒng)一管理?，指派專人?負(fù)責(zé)合同簽?訂和執(zhí)行過?程的審核工?作，以及合?同履行的監(jiān)?督檢查、歸?檔，糾紛的?處理等。?5、公司法?人是我公司?簽訂各類合?同的法定代?表人，其他?人員對(duì)外簽?訂合同時(shí)必?須經(jīng)公司法?人的授權(quán)委?托方可簽訂?合同。6?、合同專管?人員配合各?級(jí)部門必須?對(duì)已簽訂合?同的執(zhí)行進(jìn)?行連續(xù)的監(jiān)?控。合同執(zhí)?行過程中發(fā)?生的變更、?合同執(zhí)行情?況評(píng)估等，?均應(yīng)按公司?合同管理規(guī)?定要求進(jìn)行?操作。7?、公司的合?同分為三大?類，即:經(jīng)?濟(jì)合同(銷?售合同、采?購合同)、?技術(shù)合同、?勞動(dòng)合同。?8、綜合?辦是勞動(dòng)合?同的專管部?門，技術(shù)中?心是技術(shù)合?同的歸口管?理部門。經(jīng)?濟(jì)合同按業(yè)?務(wù)歸口由業(yè)?務(wù)部門進(jìn)行?管理。二?、合同辦理?:1、合?同起草:?(1)凡發(fā)?生金額在_?__萬元以?上的業(yè)務(wù)事?項(xiàng)應(yīng)事先簽?訂合同，由?業(yè)務(wù)經(jīng)辦部?門負(fù)責(zé)提供?書面合同文?本。(2?)合同文本?的格式應(yīng)一?律參照使用?公司相關(guān)標(biāo)?準(zhǔn)格式合同?范本。合同?內(nèi)容無范本?的，由各部?門自行編制?，但應(yīng)確保?合同內(nèi)容的?完整、嚴(yán)密?和有利，并?將自行編制?的合同文本?報(bào)綜合辦備?案。(3?)合同的主?要條款和內(nèi)?容必須符合?法律法規(guī)，?當(dāng)事人各方?的權(quán)利和義?務(wù)必須明確?，文字表述?清楚準(zhǔn)確。?2、合同?談判:(?1)合同談?判應(yīng)由相關(guān)?業(yè)務(wù)經(jīng)辦部?門負(fù)責(zé)__?_。經(jīng)招標(biāo)?確定合作方?的合同談判?，應(yīng)由原招?標(biāo)經(jīng)辦部門?負(fù)責(zé)。(?2)所有經(jīng)?濟(jì)合同的談?判，原則上?至少有二名?經(jīng)辦人員參?與談判。?(3)談判?前參與談判?人員必須做?好準(zhǔn)備工作?，對(duì)合同涉?及內(nèi)容要作?出充分了解?，關(guān)鍵條款?必須做到詳?細(xì)調(diào)研分析?(規(guī)格、價(jià)?格、質(zhì)量等?)，充分掌?握證據(jù)，做?到心中完全?有數(shù)，寸土?必爭。(?4)參與人?員事前相互?做好溝通，?統(tǒng)一思想，?所有意見分?歧必須在談?判前得到解?決。(5?)談判前參?與人員不能?飲酒，保持?頭腦清醒思?維敏捷。?(6)談判?人員至少有?一人應(yīng)具備?一定的談判?技巧和相關(guān)?業(yè)務(wù)知識(shí)，?原則性強(qiáng)。?(7)參?與人員至少?有一人要做?好談判現(xiàn)場(chǎng)?的筆錄(或?采用錄音)?，不能放過?任何關(guān)鍵細(xì)?節(jié)，以便不?明確、不清?晰的問題事?后得到分析?和總結(jié)。?(8)不論?對(duì)方表現(xiàn)如?何，我方工?作人員必須?做到嚴(yán)格遵?守時(shí)間、地?點(diǎn)等約定。?三、合同?審批及簽訂?:1、合?同經(jīng)辦人員?必須按《合?同審批表》?與權(quán)限規(guī)定?執(zhí)行，將草?擬合同呈送?相關(guān)授權(quán)人?員審核簽署?有關(guān)方面的?意見。2?、每一項(xiàng)合?同的簽訂，?必須按公司?《合同審批?表》，完成?相應(yīng)的“簽?字組合”?。3、合?同評(píng)審人員?負(fù)有合同_?__責(zé)任，?必須就其部?門職能范圍?對(duì)合同內(nèi)容?進(jìn)行___?，以保證合?同主要條款?及內(nèi)容的合?法性、嚴(yán)密?性、可行性?。4、經(jīng)?濟(jì)類合同，?特別是有不?能確定合法?性或?qū)贤?條款存在疑?問時(shí)，須邀?請(qǐng)法律顧問?予以審核。?5、可對(duì)?外簽訂經(jīng)濟(jì)?合同資格的?人員:公司?法定代表人?;公司法定?代表人授權(quán)?代理人(授?權(quán)委托書)?,在其授權(quán)?范圍內(nèi)行使?對(duì)外簽約權(quán)?。6、合?同的審批權(quán)?限:(1?)經(jīng)濟(jì)合同?合同金額在?___萬元?以上由總經(jīng)?理審批。?(2)技術(shù)?合同、勞動(dòng)?合同由總經(jīng)?理審批。?(3)__?_萬元以下?的經(jīng)濟(jì)合同?及其他合同?由業(yè)務(wù)歸口?部門申報(bào)，?由分管副總?或經(jīng)理審批?。(4)?產(chǎn)品銷售合?同金額在_?__萬元以?下由營銷經(jīng)?理審批。?四、合同的?履行:1?、簽訂合同?的部門負(fù)責(zé)?人是負(fù)責(zé)合?同履行的主?要責(zé)任人。?合同履行中?出現(xiàn)分歧時(shí)?，應(yīng)及時(shí)與?對(duì)方協(xié)商處?理，必要時(shí)?應(yīng)邀請(qǐng)律師?參與，并向?公司領(lǐng)導(dǎo)匯?報(bào)。2、?綜合辦負(fù)責(zé)?指派專人對(duì)?合同進(jìn)行管?理，建立各?類合同臺(tái)賬?，跟蹤監(jiān)督?各類合同執(zhí)?行情況，各?業(yè)務(wù)經(jīng)辦部?門應(yīng)配合收?集、整理和?及時(shí)提交每?項(xiàng)合同執(zhí)行?的相關(guān)資料?。3、各?部門建立相?關(guān)合同分管?臺(tái)帳，盡力?保障合同的?履行。如實(shí)?際履行或全?面履行確實(shí)?存在難以克?服的困難，?或履行合同?后將給公司?第一文庫?網(wǎng)造成經(jīng)濟(jì)?損失而需要?變更或解除?合同時(shí)，經(jīng)?辦人或經(jīng)辦?部門應(yīng)立即?在合同有效?期限內(nèi)，與?對(duì)方當(dāng)事人?進(jìn)行協(xié)商，?并及時(shí)上報(bào)?公司總經(jīng)理?批示。合同?的變更或解?除手續(xù)應(yīng)根?據(jù)有關(guān)規(guī)定?辦理。變更?或解除合同?必須采用書?面形式，并?重新辦理合?同的審批手?續(xù)。4、?合同執(zhí)行過?程中，以及?完畢后，合?同管理責(zé)任?部門應(yīng)定期?進(jìn)行合同執(zhí)?行情況評(píng)估?，呈報(bào)分管?副總或總經(jīng)?理知道，并?報(bào)公司綜合?辦備案。?五、合同檔?案管理:?1、合同簽?訂后，財(cái)務(wù)?部留存一份?原件、綜合?辦合同管理?人員留存一?份原件，經(jīng)?辦部門留存?一份原件或?復(fù)印件，其?他部門需要?留存合同的?，由綜合辦?提供復(fù)印?件(經(jīng)批準(zhǔn)?)。對(duì)于材?料設(shè)備合同?，合同經(jīng)辦?部門附分期?付款計(jì)劃，?財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)?監(jiān)控階段付?款計(jì)劃的執(zhí)?行，嚴(yán)格掌?控付款計(jì)劃?的執(zhí)行。?2、合同檔?案包括合同?原件、合同?審批記錄、?合同簽收記?錄、《合同?執(zhí)行情況評(píng)?估表》等，?由綜合辦負(fù)?責(zé)搜集、整?理、歸檔。?3、當(dāng)合?同歸檔后出?現(xiàn)補(bǔ)充或更?改時(shí)，經(jīng)補(bǔ)?充或更改后?的合同仍作?為有效的合?同進(jìn)行檔案?管理。4?、我公司提?供的合同存?檔文本一律?標(biāo)準(zhǔn)格式，?以其他公司?合同文本簽?訂的合同我?公司依據(jù)分?類及順序重?新編號(hào)管理?。5、綜?合辦合同專?管人員負(fù)責(zé)?建立詳細(xì)的?合同分類臺(tái)?帳和有序的?合同編號(hào)，?便于追蹤和?檢索。六?、簽訂合同?的程序:?1、由合同?歸口業(yè)務(wù)部?門分管副總?審批的《經(jīng)?濟(jì)合同簽訂?申請(qǐng)單》(?產(chǎn)品銷售合?同除外)。?2、業(yè)務(wù)?歸口部門_?__召開評(píng)?審會(huì)議，對(duì)?合同進(jìn)行評(píng)?審，必要時(shí)?邀請(qǐng)法律顧?問。3、?簽訂合同，?履行合同審?批程序。?4、公司綜?合辦合同管?理人員__?_所簽合同?及簽字程序?。5、財(cái)?務(wù)部對(duì)付款?等事宜進(jìn)行?確認(rèn)。6?、財(cái)務(wù)部合?同印章掌管?人確認(rèn)以上?流程無誤后?蓋章生效。?七、__?_內(nèi)容:?1、是否有?《經(jīng)濟(jì)合同?簽訂申請(qǐng)單?》，填寫內(nèi)?容是否按規(guī)?定完全、正?確。2、?___合同?對(duì)方的資質(zhì)?是否達(dá)到要?求，硬件是?否齊全。?3、___?合同的評(píng)審?記錄(數(shù)量?、規(guī)格、質(zhì)?量、價(jià)格、?付款方式、?交貨方式、?違約責(zé)任等?)。4、?___合同?條款是否完?整合理，是?否符合《合?同法》有關(guān)?規(guī)定。5?、___簽?字審批程序?是否符合合?同管理規(guī)定?。七、責(zé)?任追究:?1、除銷售?合同外，金?額在___?萬元以上的?經(jīng)濟(jì)往來必?須簽訂書面?合同，否則?財(cái)務(wù)不予付?款，責(zé)任由?當(dāng)事人自負(fù)?。2、在?各類合同的?簽訂、審核?、備案、存?檔、履行的?過程中，由?于工作失職?、玩忽職守?、弄虛作假?、營私舞弊?、期滿詐騙?的，責(zé)任者?要交納__?_元至__?_元的激勵(lì)?基金，情節(jié)?嚴(yán)重及造成?經(jīng)濟(jì)損失的?，根據(jù)實(shí)際?情況由責(zé)任?者要交納_?__元至_?__元的激?勵(lì)基金，并?可進(jìn)行辭退?處理及追究?法律責(zé)任。?印章管理?公司印章?主要指以下?印章:公司?章、部門章?、合同章、?財(cái)務(wù)章、法?人章、現(xiàn)金?收訖章。公?司章、合同?章由綜合辦?專人保管;?財(cái)務(wù)章、法?人章、現(xiàn)金?收訖章由財(cái)?務(wù)部專人保?管;部門用?章由部門專?人保管。?一、公司行?政章使用范?圍及權(quán)限:?1、財(cái)務(wù)?章、法人章?、現(xiàn)金收訖?章、董事長?、總經(jīng)理印?鑒須由財(cái)務(wù)?專人保管。?未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批?準(zhǔn)，不得任?意委托他人?代行職權(quán)。?2、印章?必須放在保?密柜或帶鎖?的抽屜內(nèi)，?使用時(shí)必須?辦理登記手?續(xù)。3、?公司內(nèi)發(fā)出?的一切正式?公文，需發(fā)?文部門校對(duì)?公文材料無?誤后方能用?印。4、?公司對(duì)外的?文件或出具?證明需蓋企?業(yè)印章時(shí)，?須確認(rèn)有綜?合辦審核，?總經(jīng)理審批?后方能用印?。5、嚴(yán)?禁在空白介?紹信上用印?，如確因工?作需要，須?經(jīng)總經(jīng)理簽?字批準(zhǔn)。?6、公司印?章原則上不?予攜帶外出?，嚴(yán)防丟失?。確因工作?原因需攜帶?外出時(shí)，須?由使用部門?填寫《用印?申請(qǐng)單》，?交部門負(fù)責(zé)?人簽字同意?，在綜合辦?辦理借用手?續(xù)后，方可?攜帶出公司?。非財(cái)務(wù)人?員攜帶公章?須由綜合辦?人員陪同。?二、公司?合同章使用?范圍及權(quán)限?:合同章?是企業(yè)對(duì)外?簽訂合同時(shí)?使用的代表?公司履行義?務(wù)。1、?合同章的使?用必須在合?同審批流程?結(jié)束后，確?認(rèn)流程無誤?方可用印。?2、合同?章嚴(yán)禁攜帶?外出使用，?簽訂合同盡?可能在公司?履行蓋章行?為。3、?簽訂合同盡?可能在我公?司辦理最后?一道手續(xù)(?審批程序)?，特殊情況?需要攜帶帶?有印簽的合?同到對(duì)方辦?理手續(xù)時(shí)，?領(lǐng)取人需要?簽字確認(rèn)加?蓋印簽份數(shù)?、返回時(shí)間?，并將已經(jīng)?通過的合同?審批表暫存?于合同管理?員處，待手?續(xù)全部辦理?完畢存檔。?4、外出?攜帶帶有印?簽的合同內(nèi)?容僅限于對(duì)?方最后簽字?蓋章內(nèi)容，?其他條款?一律