企業(yè)采購作業(yè)流程課件

Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司采購作業(yè)流程

★重點掌握●采購流程的環(huán)節(jié)及步驟●采購流程圖●采購定單的制定過程●采購流程的優(yōu)化方法★一般掌握●采購流程的注意點●進貨管理●進貨評價采購作業(yè)流程

★重點掌握★一般掌握一、采購的基本流程采購流程是采購活動的全部操作過程，是采購人員從事采購活動的執(zhí)行標準和業(yè)務(wù)規(guī)范，采購人員必須遵照執(zhí)行。有些企業(yè)會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些企業(yè)則將有關(guān)流程,分散于各項采購作業(yè)規(guī)范當中。一般來講，企業(yè)規(guī)模越大,采購金額越高,對流程設(shè)計越要重視而詳細。一、采購的基本流程第一節(jié)采購流程概述

采購的幾個基本環(huán)節(jié)

（1）確認需求（2）需求說明（3）選擇供應(yīng)商（4）價格和采購條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收（8）核對發(fā)票（9）不符與退貨處理（10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護第一節(jié)采購流程概述

采購的幾個基本環(huán)節(jié)（1）確認需求請購單請購單申請部門

統(tǒng)一編號

請購日期

需用日期

品名/規(guī)格/料號單位數(shù)量備注（用途、廠牌及參考單價等）預算額

遇有問題時通知到

特殊發(fā)送說明

申請人

說明:一式兩份,原件送采購部門,申請者保留文件副本。請購單請購單申請部門采購作業(yè)流程的七大注意點采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配先后順序及時效控制關(guān)鍵點設(shè)置權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復、與混亂采購流程應(yīng)反映集體決策的思想配合作業(yè)方式的改善采購作業(yè)流程的七大注意點采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想第二節(jié)采購訂單

采購訂單的定義

采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面第二節(jié)采購訂單采購訂單的定義采購訂單有時也被稱為采購采購訂單

采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購訂單采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計算機化的條件下，將一份采購訂單的副本送到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。用法律術(shù)語講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認訂單的供應(yīng)商構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7綜合采購訂單如果要重復地從一個供應(yīng)商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發(fā)出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復采購的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。在買方同供應(yīng)商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。綜合采購訂單如果要重復地從一個供應(yīng)商那里訂購一種或一組商品采購訂單操作規(guī)范（一）訂單準備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤采購訂單操作規(guī)范（一）訂單準備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單準備過程示意圖訂單計劃物料項目技術(shù)資料熟悉物料項目確認價格確認質(zhì)量標準確認項目需求量制定訂單說明書訂單說明書訂單準備過程示意圖訂單計劃熟悉物確認價格確認質(zhì)量標準確認項目估價單

_________公司估價單號碼第號年月日下列物品希望符合下列條件，請惠送估價單。1、估計單提出日期月日2、接受地點公司3、訂購后日交貨4、品質(zhì)構(gòu)造5、估價有效期限采購科印估價單_________公司估價單號選擇供應(yīng)商過程示意圖查詢采購環(huán)境計算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認訂單確認意向供應(yīng)商發(fā)放訂單說明書確認物料供應(yīng)商選擇供應(yīng)商過程示意圖查詢采購環(huán)境計算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認訂簽定訂單過程示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單簽定訂單過程示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單第三節(jié)進貨管理與管理評價

進貨方式（一)自提進貨(二)供應(yīng)商送貨(三)委托外包進貨第三節(jié)進貨管理與管理評價進貨方式（一)自提進貨(二)自提進貨的步驟貨物清點環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運上車管理運輸環(huán)節(jié)管理中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理驗收入庫環(huán)節(jié)的管理自提進貨的步驟貨物清點環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運上車管理運供應(yīng)商送貨對采購商來說，供應(yīng)商送貨是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。它基本上省去了整個進貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)以及進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下一個入庫驗收環(huán)節(jié)。而入庫驗收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協(xié)助而已。供應(yīng)商送貨對采購商來說，供應(yīng)商送貨是一種最簡單輕松的采購進委托外包進貨

委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。它有利于發(fā)揮第三方物流公司的自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理能力，提高了物流運作效率、降低了物流運作成本。委托外包進貨委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險進貨管理的四大基本原則

(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統(tǒng)一原則(四)總成本最低的原則進貨管理的四大基本原則(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一進貨管理評價物料的采購可以從四個方面進行評價（一）質(zhì)量指標（二）成本指標（三）供應(yīng)指標（四）服務(wù)指標進貨管理評價（一）質(zhì)量指標（1）來料合格批次率＝（合格來料批次÷來料總批次）×100%（最常用）；（2）來料抽檢缺陷率＝（抽檢缺陷總數(shù)÷抽檢樣品總數(shù)）×100%；（一）質(zhì)量指標（3）來料在線報廢率＝［來料總報廢數(shù)（含在線生產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)的）÷來料總數(shù)］×100%；（4）來料免檢率＝（來料免檢的種類數(shù)÷該供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品總種類數(shù)）×100%。（3）來料在線報廢率＝［來料總報廢數(shù)（含在線生產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)的）÷（二）成本指標（1）價格水平：往往同本公司掌握的市場行情比較或者根據(jù)供應(yīng)商的實際成本結(jié)構(gòu)及利潤率進行判斷；（2）報價是否及時，報價單是否客觀、具體、透明（分解成原材料費用、加工費用、包裝費用、運輸費用、稅金、利潤等以及相對應(yīng)的交貨與付款條件）；（二）成本指標（3）降低成本的態(tài)度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展降低成本活動，制訂改進計劃、實施改進行動等；（3）降低成本的態(tài)度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展（4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司）；（5）付款：是否積極配合響應(yīng)本公司提出的付款條件要求與辦法，開出付款發(fā)票是否準確、及時、符合有關(guān)財稅要求。（4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司（三）供應(yīng)指標

（1）準時交貨率＝（按時按量交貨的實際批次÷訂單確認的交貨總批次）×100%；（2）交貨周期：自訂單開出之日到收貨之時的時間長度，常以天為單位；（三）供應(yīng)指標（3）訂單變化接受率：是衡量供應(yīng)商對訂單變化靈活性反應(yīng)的一個指標，指在雙方確認的交貨周期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率。訂單變化接受率＝（訂單增加或減少的交貨數(shù)量÷訂單原定的交貨數(shù)量）×100%。（3）訂單變化接受率：是衡量供應(yīng)商對訂單變化靈活性反應(yīng)的一個（四）服務(wù)指標（1）反應(yīng)表現(xiàn)（2）溝通手段（3）合作態(tài)度（4）共同改進（5）售后服務(wù)（6）參與開發(fā)（7）其它支持（四）服務(wù)指標第四節(jié)采購流程優(yōu)化

影響采購流程的因素供應(yīng)商和品牌規(guī)格選擇供應(yīng)商簽定合同重視價格管理機構(gòu)第四節(jié)采購流程優(yōu)化

影響采購流程的因素供應(yīng)商和品牌規(guī)格采購流程的優(yōu)化方法方法特征適用范圍從使用者至采購部門的在線查詢系統(tǒng)加快信息傳輸速度，方便使用者適用于低價值的采購需求面對使用者的采購卡為采購雙方提供方便適用于低價值的采購需求通過互聯(lián)網(wǎng)的電子采購商務(wù)方便、簡潔，但同時也產(chǎn)生訂貨的安全及控制問題采購周期長或合作時間較長的采購采購流程的優(yōu)化方法方法特征適用范圍從使用者至采購部門的在線查綜合采購訂單合同使采購過程更為簡潔、更為迅速采購周期長或合作時間較長的采購長期采購合同采購期限較長，采購較為穩(wěn)定采購周期長或合作時間較長的采購、低價值的采購需求采購流程重新設(shè)計可以節(jié)約成本、涉及范圍較廣采購機構(gòu)臃腫需要重新設(shè)計的采購綜合采購訂單合同使采購過程更為簡潔、更為迅速采購周期長或合作電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)良好的采購允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨方便客戶客戶滿意度要求較高的采購，客戶聯(lián)系供應(yīng)商較為方便面對供應(yīng)商的使用者在線訂貨系統(tǒng)方便客戶有較好的在線訂貨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換數(shù)據(jù)思考習題1.采購流程的基本步驟有哪些？2.實施采購流程時應(yīng)該注意的有哪些問題？3.采購訂單的定義是什么？4.采購訂單的操作有哪些步驟？5.有哪幾種進貨方式？6.自提進貨的步驟有哪些？7.影響采購流程順利實施的因素有哪些？8.采購流程優(yōu)化的方法有哪些？思考習題與您一同創(chuàng)造德信誠與您一同創(chuàng)造德信誠演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司Quality&Satisfy深圳德信誠經(jīng)濟咨詢有限公司采購作業(yè)流程

★重點掌握●采購流程的環(huán)節(jié)及步驟●采購流程圖●采購定單的制定過程●采購流程的優(yōu)化方法★一般掌握●采購流程的注意點●進貨管理●進貨評價采購作業(yè)流程

★重點掌握★一般掌握一、采購的基本流程采購流程是采購活動的全部操作過程，是采購人員從事采購活動的執(zhí)行標準和業(yè)務(wù)規(guī)范，采購人員必須遵照執(zhí)行。有些企業(yè)會制定明確而單獨的采購流程說明書，有些企業(yè)則將有關(guān)流程,分散于各項采購作業(yè)規(guī)范當中。一般來講，企業(yè)規(guī)模越大,采購金額越高,對流程設(shè)計越要重視而詳細。一、采購的基本流程第一節(jié)采購流程概述

采購的幾個基本環(huán)節(jié)

（1）確認需求（2）需求說明（3）選擇供應(yīng)商（4）價格和采購條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗收（8）核對發(fā)票（9）不符與退貨處理（10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護第一節(jié)采購流程概述

采購的幾個基本環(huán)節(jié)（1）確認需求請購單請購單申請部門

統(tǒng)一編號

請購日期

需用日期

品名/規(guī)格/料號單位數(shù)量備注（用途、廠牌及參考單價等）預算額

遇有問題時通知到

特殊發(fā)送說明

申請人

說明:一式兩份,原件送采購部門,申請者保留文件副本。請購單請購單申請部門采購作業(yè)流程的七大注意點采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配先后順序及時效控制關(guān)鍵點設(shè)置權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復、與混亂采購流程應(yīng)反映集體決策的思想配合作業(yè)方式的改善采購作業(yè)流程的七大注意點采購結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域想第二節(jié)采購訂單

采購訂單的定義

采購訂單有時也被稱為采購合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購訂單。采購部門擬定采購合同時必須特別注意用詞，因為它是具有法律效力的文件。幾乎所有的采購訂單都包括與違約相關(guān)的標準法律條款。采購訂單描述了采購所需的重要細節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價格、交貨日期、交貨方式、送達地址、位于訂單的正面第二節(jié)采購訂單采購訂單的定義采購訂單有時也被稱為采購采購訂單

采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購訂單采購訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計算機化的條件下，將一份采購訂單的副本送到每個部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。用法律術(shù)語講，發(fā)送訂單的采購部門構(gòu)成了合同提供者，而確認訂單的供應(yīng)商構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。采購訂單的使用對于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7綜合采購訂單如果要重復地從一個供應(yīng)商那里訂購一種或一組商品，采購部門就可以發(fā)出綜合采購訂單。這是一種開放式訂單，有效期為一年，包括了重復采購的一種或一組商品。如圖5-2-2所示。綜合訂單方便了客戶，使其不必一有需求就發(fā)出采購訂單。在買方同供應(yīng)商訂立了綜合訂單之后，采購一種商品只需發(fā)送常規(guī)訂單就可以了。買賣雙方已經(jīng)議定了采購合同的條件。綜合訂單使物料發(fā)送成為買賣雙方之間的常規(guī)事件。綜合采購訂單如果要重復地從一個供應(yīng)商那里訂購一種或一組商品采購訂單操作規(guī)范（一）訂單準備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤采購訂單操作規(guī)范（一）訂單準備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單準備過程示意圖訂單計劃物料項目技術(shù)資料熟悉物料項目確認價格確認質(zhì)量標準確認項目需求量制定訂單說明書訂單說明書訂單準備過程示意圖訂單計劃熟悉物確認價格確認質(zhì)量標準確認項目估價單

_________公司估價單號碼第號年月日下列物品希望符合下列條件，請惠送估價單。1、估計單提出日期月日2、接受地點公司3、訂購后日交貨4、品質(zhì)構(gòu)造5、估價有效期限采購科印估價單_________公司估價單號選擇供應(yīng)商過程示意圖查詢采購環(huán)境計算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認訂單確認意向供應(yīng)商發(fā)放訂單說明書確認物料供應(yīng)商選擇供應(yīng)商過程示意圖查詢采購環(huán)境計算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認訂簽定訂單過程示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單簽定訂單過程示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單第三節(jié)進貨管理與管理評價

進貨方式（一)自提進貨(二)供應(yīng)商送貨(三)委托外包進貨第三節(jié)進貨管理與管理評價進貨方式（一)自提進貨(二)自提進貨的步驟貨物清點環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運上車管理運輸環(huán)節(jié)管理中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理驗收入庫環(huán)節(jié)的管理自提進貨的步驟貨物清點環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運上車管理運供應(yīng)商送貨對采購商來說，供應(yīng)商送貨是一種最簡單輕松的采購進貨管理方式。它基本上省去了整個進貨管理環(huán)節(jié)，把整個進貨管理的任務(wù)以及進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給了供應(yīng)商，只剩下一個入庫驗收環(huán)節(jié)。而入庫驗收也主要是供應(yīng)商和保管員之間的交接，進貨員最多只提供一個簡單的協(xié)助而已。供應(yīng)商送貨對采購商來說，供應(yīng)商送貨是一種最簡單輕松的采購進委托外包進貨

委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險都轉(zhuǎn)移給第三方物流公司。它有利于發(fā)揮第三方物流公司的自主處理、聯(lián)合處理和系統(tǒng)化處理能力，提高了物流運作效率、降低了物流運作成本。委托外包進貨委托外包，就是把進貨管理的任務(wù)和進貨途中的風險進貨管理的四大基本原則

(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統(tǒng)一原則(四)總成本最低的原則進貨管理的四大基本原則(一)進貨方式選擇原則(二)安全第一進貨管理評價物料的采購可以從四個方面進行評價（一）質(zhì)量指標（二）成本指標（三）供應(yīng)指標（四）服務(wù)指標進貨管理評價（一）質(zhì)量指標（1）來料合格批次率＝（合格來料批次÷來料總批次）×100%（最常用）；（2）來料抽檢缺陷率＝（抽檢缺陷總數(shù)÷抽檢樣品總數(shù)）×100%；（一）質(zhì)量指標（3）來料在線報廢率＝［來料總報廢數(shù)（含在線生產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)的）÷來料總數(shù)］×100%；（4）來料免檢率＝（來料免檢的種類數(shù)÷該供應(yīng)商供應(yīng)的產(chǎn)品總種類數(shù)）×100%。（3）來料在線報廢率＝［來料總報廢數(shù)（含在線生產(chǎn)時發(fā)現(xiàn)的）÷（二）成本指標（1）價格水平：往往同本公司掌握的市場行情比較或者根據(jù)供應(yīng)商的實際成本結(jié)構(gòu)及利潤率進行判斷；（2）報價是否及時，報價單是否客觀、具體、透明（分解成原材料費用、加工費用、包裝費用、運輸費用、稅金、利潤等以及相對應(yīng)的交貨與付款條件）；（二）成本指標（3）降低成本的態(tài)度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展降低成本活動，制訂改進計劃、實施改進行動等；（3）降低成本的態(tài)度及行動：是否真誠地配合本公司或主動地開展（4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司）；（5）付款：是否積極配合響應(yīng)本公司提出的付款條件要求與辦法，開出付款發(fā)票是否準確、及時、符合有關(guān)財稅要求。（4）分享降價成果：是否將降低成本的好處也讓利給顧客（本公司（三）供應(yīng)指標

（1）準時交貨率＝（按時按量交貨的實際批次÷訂單確認的交貨總批次）×100%；（2）交貨周期：自訂單開出之日到收貨之時的時間長度，常以天為單位；（三）供應(yīng)指標（3）訂單變化接受率：是衡量供應(yīng)商對訂單變化靈活性反應(yīng)的一個指標，指在雙方確認的交貨周期中供應(yīng)商可接受的訂單增加或減少的比率