會務(wù)活動標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范

會務(wù)活動標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范會務(wù)活動標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范會務(wù)活動標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范資料僅供參考文件編號：2022年4月會務(wù)活動標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：森果農(nóng)莊會務(wù)標(biāo)準(zhǔn)流程及規(guī)范一、會議接單常見的會議臺形：劇院形、董事形、圓桌形、魚骨形、U形、課桌形等，也可根據(jù)客人的要求擺臺。常見的會議類型：高級會議（如政府接待、公司內(nèi)部董事會、國際會議等）、貿(mào)易洽談會、茶話會、公司培訓(xùn)會、新聞發(fā)布會、知識講座等。二、會前領(lǐng)受任務(wù)，熟知以下內(nèi)容：（1）會議名稱（2）會議性質(zhì)（3）與會人數(shù)（4）會議期限（5）會議休息時間表（6）會議活動范圍（7）準(zhǔn)備內(nèi)容（8）注意事項2、會前準(zhǔn)備（1）根據(jù)會議的要求擺好會議的臺形，工程人員檢查照明、音響、視頻、空調(diào)等設(shè)備，根據(jù)會議要求增添新的設(shè)備。冬夏兩季要調(diào)整好室溫，注意通風(fēng)。冬季要保暖。（2）會場指示牌，在會展大廳明顯位置擺放會議的指示牌，在會場門口附近顯眼位置擺放會議指示牌。（3）有主席臺的話布置鮮花或其他裝飾物，各個位置根據(jù)要求可以擺放人名卡、話筒。（4）主席臺上方根據(jù)客人要求，在合適的位置由工程部協(xié)助掛號橫幅。（5）登記臺：會場門口或會展大廳擺放簽到臺并有指示牌、簽到簿，方便參會客人簽到。（6）休息安排，熟悉本次會議的休息時間表，可以提前與市場部或者客人溝通，安排合適的休息區(qū)域，并準(zhǔn)備茶歇。（7）有茶歇的時候提前根據(jù)會議人數(shù)搭設(shè)好茶歇臺，準(zhǔn)備好充足的餐具、飲品、食品，根據(jù)主辦方的要求按時提供。（8）服務(wù)員配備，人員安排到位，告知其負(fù)責(zé)的區(qū)域和服務(wù)的內(nèi)容，讓其準(zhǔn)備好所需要的東西，適時提供服務(wù)。（9）會場清潔，會場布置結(jié)束后清理好會場衛(wèi)生，等待會議開始。（10）接手紀(jì)念品、禮品的發(fā)放，如遇到一些公司的年會等需要幫助客人保管、發(fā)放禮品的，在收貨時要做好登記。（11）禮儀演習(xí)彩排，如果會議當(dāng)中需要專門的禮儀協(xié)助服務(wù)，提前與客人溝通好服務(wù)內(nèi)容，對專人進行培訓(xùn)，保證服務(wù)質(zhì)量。3、會前檢查會議開始前，根據(jù)會議內(nèi)容列項檢查：如設(shè)備設(shè)施、會議物品、人員準(zhǔn)備情況等。三、會中1、引領(lǐng)：準(zhǔn)備大廳指示牌、引導(dǎo)員，引導(dǎo)客人到指定會議區(qū)域，由主辦方登記專人引導(dǎo)重要嘉賓到位。2、會中服務(wù)：（1）主席臺上濕巾、倒茶水服務(wù)，其他會議區(qū)域根據(jù)情況而定，客人到位后斟倒茶水或礦泉水。（2）會場秩序維持服務(wù)，不要讓與會無關(guān)的人員進入會場，保持會場周圍的安靜，不要有噪音或異味影響會議進行。（3）加水、清潔服務(wù)，會議進行當(dāng)中適時的為客人添加飲品，清理桌面的垃圾。（4）委托代辦服務(wù)，可以為了方便客人，幫助客人做符合規(guī)章范圍內(nèi)的服務(wù)，如幫助客人打印文件，遞送物品等。（5）出會場的引領(lǐng)服務(wù)，客人出會場時，上前主動問候：“先生，請問需要幫助嗎”引領(lǐng)客人去洗手間等地方。（6）應(yīng)急情況處理：對會議服務(wù)員工進行培訓(xùn)，如遇到緊急情況，如火災(zāi)疏散，指引客人迅速從安全通道撤離；失竊，做當(dāng)事人詢問筆錄、相關(guān)人詢問筆錄；停電、溢水，安撫客人，迅速找相關(guān)人員解決；如遇到病人疾病突發(fā)，迅速撥打急救中心電話，并可以找相關(guān)人員在現(xiàn)場展開急癥救護等。3、會中茶歇休息：會議進行中可能會有短暫的休息時間，要提前與主辦方溝通熟悉什么時候開始，提前十分鐘準(zhǔn)備好茶歇的食品、飲品待茶歇開始后為客人提供咖啡、茶、食品服務(wù)。及時清理臺面衛(wèi)生，保證會場清潔。4、會議結(jié)束，如遇到參會人員合影留念，迅速為客人擺好位子，協(xié)助客人完成合影。5、結(jié)賬：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，由前臺收銀及市場部與客戶進行核對并結(jié)賬。6、道別：與參會人員、主辦方熱情道別，并提醒客人帶好隨身物品。四、會后1、賓客全部離開會場后，服務(wù)員要檢查會場有無客人遺忘的物品。如發(fā)現(xiàn)賓客的遺留物品要及時與會務(wù)組聯(lián)系，盡快轉(zhuǎn)交失主并登記。2、撤會議用品，桌椅、餐具。3、清潔會場4、關(guān)閉電器設(shè)備5、檢查清理情況6、服務(wù)人員撤出，鎖閉會議廳7、根據(jù)本次會議的服務(wù)情況進行總結(jié)。五、會議接待服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1、服務(wù)員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾，認(rèn)真整理工裝，儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿；提前到達會場。2、會場內(nèi)衛(wèi)生整潔，會場所需物品擺放整齊、美觀。3、迎賓站立時保持正確站姿，真誠微笑，來賓到達時要熱情迎候，依次接待。4、給來賓提供服務(wù)要主動、熱情、耐心、周到，回答來賓問題要得體、明確。5、給來賓引位要及時，客人入座后一分鐘內(nèi)需倒上茶水，遞