秘書學(xué)的含義

秘書學(xué)的含義秘書的歷史和廣大秘書人員的豐富工作實踐，為秘書活動及其規(guī)律的研究提供了條件。秘書學(xué)就是研究秘書工作的產(chǎn)生、發(fā)展極其工作規(guī)律和發(fā)展趨勢的科學(xué)，其目的在于使秘書工作科學(xué)化、理論化，以充分發(fā)揮其自身效能，具有極強的應(yīng)用特性。它的研究任務(wù)是揭示秘書活動產(chǎn)生和發(fā)展的本質(zhì)和特性、功能和作用的一般規(guī)律和特殊規(guī)律，指導(dǎo)秘書工作走向理論化、規(guī)范化和科學(xué)化。秘書學(xué)的性質(zhì)理論的應(yīng)用性秘書學(xué)是一門實踐性很強的應(yīng)用學(xué)科。知識的綜合性秘書學(xué)是一門綜合性的新興學(xué)科。工作的政治性秘書學(xué)是一門政治性很強的學(xué)科。學(xué)科的群體性秘書學(xué)是一門綜合性學(xué)科，同時也是一個獨立、完整的理論體系，是以秘書學(xué)概論為主導(dǎo)的眾多學(xué)科群。秘書學(xué)的研究對象秘書人員秘書人員是秘書活動的主體，秘書活動主體研究是對秘書活動主體的特征、地位、思想修養(yǎng)、心理素質(zhì)、職業(yè)道德、行為準(zhǔn)則等方面展開的研究秘書工作秘書工作是秘書活動的客體要素，也是秘書活動的載體要素，秘書活動只有依托和通過秘書工作，才能顯示出自身的存在價值。秘書方法秘書方法是秘書活動得以運行的媒介，指秘書人員在認(rèn)識、表達(dá)和處理各種事物時所采取的途徑、方式、手段和程序等的總稱。領(lǐng)導(dǎo)意圖領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動的潛在要素，也是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度。秘書環(huán)境秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素。秘書工作的含義 秘書工作就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作。秘書工作的內(nèi)容政務(wù)性工作政務(wù)性工作是指直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（不限于黨政機(jī)關(guān)的政治決策，包括企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作，包括：調(diào)查研究、信息工作、參謀咨詢、協(xié)調(diào)工作、監(jiān)查工作、建議和提案工作、文字工作。業(yè)務(wù)性工作業(yè)務(wù)性工作是帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作，包括：文書處理、檔案管理、資料工作、會務(wù)工作、信訪工作、密保工作、網(wǎng)站（網(wǎng)頁）管理、談判工作、公關(guān)工作。事務(wù)性工作事務(wù)性工作是指一些專業(yè)性不強、主要依靠經(jīng)驗和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù)，包括：領(lǐng)導(dǎo)日程安排、隨從工作、通信聯(lián)絡(luò)、接待和禮儀、值班和突發(fā)事件處理、機(jī)關(guān)日常事物的管理。秘書工作的特點一、政治性秘書工作，是為現(xiàn)時的領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)服務(wù)的，必然體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的意志和愿望，帶有較強的政治性。二、輔助性秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策管理和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作，因此，輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征。三、綜合性秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的，隨著現(xiàn)代化管理進(jìn)程的加快而更加顯得突出。四、機(jī)要性秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性。五、事務(wù)性秘書工作的事務(wù)性，主要是指秘書和秘書部門是為領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的，這種服務(wù)往往體現(xiàn)在對各種事物性工作的處理上。六、被動性秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點和服務(wù)宗旨所決定的，秘書和秘書部門的工作總是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)中樞和領(lǐng)導(dǎo)者的工作需要而進(jìn)行的。秘書工作的作用參謀、助手作用秘書部門和秘書人員經(jīng)常調(diào)查情況，研究政策，向領(lǐng)導(dǎo)提供信息、資料、文件等決策依據(jù)；出謀劃策，提出工作建議和決策方案，輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，制定工作計劃，起到參謀作用。樞紐作用秘書工作的樞紐作用首先表現(xiàn)在它要做好上情下達(dá)，下情上達(dá)的工作。協(xié)調(diào)作用秘書部門和秘書人員運用各種工作方式和手段在單位與單位之間、部門與部門之間、個人與個人之間聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)商、調(diào)節(jié)，使之消除隔閡，解決矛盾，目標(biāo)統(tǒng)一，步調(diào)一致密切合作，達(dá)到最佳工作效果和最高工作效率。耳目工作秘書工作的耳目工作是指秘書要充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的“眼睛”和“耳朵”。門面工作秘書機(jī)構(gòu)素有“關(guān)口”、“窗口”之稱。秘書工作是一個組織與各方面聯(lián)絡(luò)、接洽的門面和窗口，反映了這個組織工作作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)水平的高低優(yōu)劣，對于樹立組織的良好形象影響很大。秘書工作的原則一、保密原則保密既是對秘書人員的要求，又是秘書工作的原則。二、準(zhǔn)確原則準(zhǔn)確，是對秘書工作質(zhì)量的要求，也是提高效率的基礎(chǔ)。三、迅速原則迅速，是對秘書工作效率的要求，指辦文辦事講究時效做到用最少的時間、最小的花費，取得最佳的效果。四、實事求是的原則堅持實事求是是一切工作的原則。秘書工作的方法一、調(diào)查方法調(diào)查研究是秘書人員的重要職責(zé)之一，它貫穿于秘書人員的各項任務(wù)之中，是十分重要的工作方法。二、研究方法秘書掌握研究方法，可以提高秘書工作的預(yù)見性、主動性、和創(chuàng)造性，充分發(fā)揮秘書工作的參謀性作用。三、參謀方法秘書的參謀活動，是以秘書人員為主體，以所在管理系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)者為對象，以輔助領(lǐng)導(dǎo)者的科學(xué)決策與管理為目標(biāo)，以出謀獻(xiàn)策為手段，進(jìn)而影響領(lǐng)導(dǎo)行為的過程秘書工作的常規(guī)方法從把握領(lǐng)導(dǎo)近期工作的重點上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。從不同角度捕捉和領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。從把握領(lǐng)導(dǎo)個性特點中領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。從把握領(lǐng)導(dǎo)一體的實質(zhì)上領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。請示的方法請示的對象要準(zhǔn)確請示的內(nèi)容要單一請示的時機(jī)要恰當(dāng)輕視的形式要靈活報告的方法報告的內(nèi)容要客觀真實報告的語言要簡明扼要報告要區(qū)分不同對象報告要選擇適當(dāng)?shù)臅r機(jī)報告的方式要靈活擋駕的方法來訪擋駕電話擋駕事務(wù)活動擋駕協(xié)調(diào)方法協(xié)調(diào)就是解決矛盾。通過協(xié)調(diào)，淡化矛盾，調(diào)和矛盾，最終解決矛盾。協(xié)調(diào)方法是指為達(dá)到協(xié)調(diào)目的所采取的有條理、可因循的措施和辦法。秘書開展督查工作的方法主要有：時效性較強的要及時催辦時限性長的要分階段催辦涉及部門多的項目要聯(lián)合催辦難點問題要上門催辦涉及基層的事項依靠督查網(wǎng)絡(luò)催辦工作進(jìn)程調(diào)度方法ABC分類處理方法集中辦理與分段進(jìn)行相結(jié)合的方法統(tǒng)籌計劃法秘書機(jī)構(gòu)的概述秘書部門即秘書機(jī)構(gòu)，是秘書人員工作的地方，也是秘書群體和個體活動的組織形式。秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則適應(yīng)性原則一個機(jī)關(guān)或單位必須根據(jù)實際需要決定是否設(shè)立秘書機(jī)構(gòu)。一個機(jī)關(guān)是否只設(shè)置一個秘書部門（一般就是辦公廳或辦公室），應(yīng)該根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要來確定。秘書機(jī)構(gòu)的內(nèi)部層次和人員編制應(yīng)根據(jù)實際需要決定。精簡原則精簡原則是指秘書機(jī)構(gòu)必須精簡，其目的是減少層次，減少環(huán)節(jié)，高效運轉(zhuǎn)。高效原則高效原則是指秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，力求辦事效率高。必須注重秘書機(jī)構(gòu)的群體優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能，有效利用所有資源.相對穩(wěn)定性原則穩(wěn)定原則是指秘書機(jī)構(gòu)一旦建立起來，就應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定的狀態(tài)。秘書的輔助管理職能輔助獲取并利用信息在獲取信息的方向上參謀輔助分析信息本質(zhì)，不為假象蒙蔽。提供客觀信息，保證領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。在擴(kuò)大信息量上的參謀輔助秘書在信息的收集過程中，要重點把握最新的動態(tài)和數(shù)據(jù)，并有選擇的對本機(jī)關(guān)單位或單位有用的信息進(jìn)行摘錄、摘要或剪切加工，然后在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)提供給領(lǐng)導(dǎo)，使之在精要的閱讀中擴(kuò)大信息量。秘書在廣泛的調(diào)查研究中，要牢牢把握食物的發(fā)展變化，并對事物變化的信息進(jìn)行動態(tài)處理，編寫針對性較強的“信息快報”供領(lǐng)導(dǎo)閱知。在優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)上的參謀輔助若發(fā)現(xiàn)信息結(jié)構(gòu)不合理，秘書一方面要獲取并及時提供所短缺的信息；另一方面應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)者重視信息結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象，建議采取措施優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)。秘書輔助決策決策準(zhǔn)備階段做出某項決策是否必須和應(yīng)該協(xié)助分析某項決策的重要性和必要性，主要看該項決策是否是本單位本組織的關(guān)鍵和要害問題。從權(quán)責(zé)與法律的角度分析某項決策是否在本組織的領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，是否與國家方針、政策、法律相悖，是否與上級、相關(guān)職能部門及本機(jī)關(guān)的其他決策有沖突。決策前的信息是否全面和真實。某項決策在何時做出最恰當(dāng)。看決策目標(biāo)是否有實現(xiàn)的可能?？礇Q策內(nèi)容是否規(guī)范和系統(tǒng)。決策內(nèi)容的規(guī)范性包括據(jù)以決策的信息是否真實、準(zhǔn)確和全面；決策的程序是否規(guī)范、科學(xué)、合理；決策的目標(biāo)是否切合實際和有可能實現(xiàn)；決策的執(zhí)行是否完善和可操作；執(zhí)行的監(jiān)控是否嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。決策內(nèi)容的系統(tǒng)性，就是看該決策在單位和組織的整體中所產(chǎn)生的綜合效應(yīng)及對眼下和將來的影響。決策是規(guī)劃未來、影響未來工作的決斷。要使決策正確可行，必須對決策對象未來發(fā)展作出科學(xué)的預(yù)測。對未來發(fā)展作出正確判斷將決定決策目標(biāo)實現(xiàn)的程度。輔助監(jiān)督檢查秘書輔助監(jiān)督檢查的意義督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)實施決策、保證領(lǐng)導(dǎo)工作部署得以有效實施的重要組成部分。秘書督促檢查的內(nèi)容發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出監(jiān)督檢查建議檢查執(zhí)行的實施進(jìn)展情況，保證執(zhí)行順利進(jìn)行督促檢查辦理決策方案的措施，保證實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)及時反饋實施的情況，評估歸納督促檢查效果秘書輔助督促檢查的種類一般性督促檢查。這是指組織系統(tǒng)內(nèi)部按層次和隸屬關(guān)系、工作關(guān)系，自上而下和橫向交錯的督促檢查。專門性督促檢查。這是指組織內(nèi)部就重大關(guān)系的決策問題設(shè)立專門機(jī)構(gòu)對執(zhí)行組織的專項管理活動實行的監(jiān)督檢查。秘書督促檢查的要領(lǐng)重點督查。堅持原則。及時反饋。秘書的綜合服務(wù)職能秘書“辦文”服務(wù)事務(wù)“辦文”在秘書工作中主要指文稿的撰擬、運行、整理及保管利用。秘書在“辦文”服務(wù)事務(wù)處理過程中，要熟練掌握并嚴(yán)格按各類文書的規(guī)范格式要求進(jìn)行撰寫；要嚴(yán)格按文書運行程序操作；要講已經(jīng)辦理完畢的文書進(jìn)行整理立卷及歸檔保管，以備查考利用。秘書“辦會”服務(wù)事務(wù)秘書“辦會”指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會議、操辦會議、為會議有序進(jìn)行和取得預(yù)期效果提供服務(wù)的事務(wù)工作。秘書辦理會議事務(wù)主要包括會前準(zhǔn)備，會間服務(wù)，會后事務(wù)及在會前、會間、會后的大量會議文字工作和文件材料處理事務(wù)。秘書“辦事”服務(wù)事物秘書“辦事”服務(wù)事務(wù)是指為領(lǐng)導(dǎo)操辦處理勤雜事物。秘書“辦事”服務(wù)事物的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可以分為常規(guī)事務(wù)、隨機(jī)事物和受權(quán)理事三類。秘書處辦公室工作職責(zé)：主持秘書處日常工作負(fù)責(zé)起草、擬定協(xié)會職責(zé)范圍內(nèi)的各項管理制度、規(guī)定、辦法及相關(guān)文件等。負(fù)責(zé)整理保存的協(xié)會各類文件、檔案資料。負(fù)責(zé)組織策劃和安排協(xié)會各類會議及有關(guān)活動的前期準(zhǔn)備工作，并做好會議記錄。負(fù)責(zé)對外辦理各類申報、申辦、年檢手續(xù)及相關(guān)協(xié)調(diào)事物處理。做好與政府、企業(yè)、上級協(xié)會以及其他社團(tuán)組織機(jī)構(gòu)的溝通、交流工作。協(xié)調(diào)、參與秘書處內(nèi)設(shè)各部門的有關(guān)工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。秘書處組織聯(lián)絡(luò)部工作職責(zé)負(fù)責(zé)協(xié)會內(nèi)外聯(lián)絡(luò)活動和資金籌集負(fù)責(zé)與政府、企業(yè)及其他社團(tuán)組織的溝通聯(lián)絡(luò)，尋求合作機(jī)會，為協(xié)會發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)外環(huán)境和提供必要的幫助。以合理合法的方式為協(xié)會籌集活動經(jīng)費和發(fā)展資金，拓展協(xié)會的生存空間。有計劃地組織會員單位舉行適當(dāng)?shù)目疾鞂W(xué)習(xí)、交流活動，增強協(xié)會的凝聚力。負(fù)責(zé)做好行業(yè)先進(jìn)典型的推介、評選、申報工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。秘書處信息研究部工作職責(zé)負(fù)責(zé)做好網(wǎng)站的正常運行、上傳和維護(hù)工作。負(fù)責(zé)建立通聯(lián)隊伍，健全通訊員網(wǎng)絡(luò)，及時收集篩選、反饋各類信息，適時組織通訊員培訓(xùn)交流活動。建立激勵機(jī)制，落實信息和宣傳工作實施意見。抓住行業(yè)企業(yè)發(fā)展問題，進(jìn)行專題研究，為政府決策提供可靠依據(jù)。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容愛崗敬業(yè)、任勞任怨尊重領(lǐng)導(dǎo)、主動服務(wù)遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密團(tuán)結(jié)合作、廉潔奉公謹(jǐn)行尚實、善于學(xué)習(xí)危機(jī)處理能力有危機(jī)意識做到當(dāng)機(jī)立斷能夠沉著應(yīng)對善于總結(jié)秘書如何克服焦慮的心里障礙樹立自信不患得患失制定新計劃秘書如何在工作中保持健康的心理健康要樹立正確的人生觀要樹立適度的報復(fù)水準(zhǔn)要創(chuàng)造良好的人際關(guān)系要及時調(diào)整不良心理要參加各種有益活動秘書調(diào)查研究工作的特點一致性經(jīng)常性廣泛性秘書調(diào)查研究的作用調(diào)查研究是秘書人員幫助領(lǐng)導(dǎo)更好地決策和管理的前提調(diào)查研究是秘書人員完成好各項工作的基礎(chǔ)調(diào)查研究是提高秘書人員的工作能力和綜合素質(zhì)的必要途徑調(diào)查研究的方法實地觀察法實地觀察法是指調(diào)查者親自到現(xiàn)場，通過對調(diào)查對象的直接感知來獲取第一手資料的一種調(diào)查研究方法。個別訪談法個別訪談法是指調(diào)查者通過與調(diào)查研究對象進(jìn)行面對面訪問交談來獲取較深層次信息的一種調(diào)查方法。座談?wù){(diào)查法座談?wù){(diào)查法是指調(diào)查者以座談會的方式把調(diào)查對象召集在一起，對其進(jìn)行詢問或引導(dǎo)他們進(jìn)行討論來獲取直接材料的一種調(diào)查研究方法。問卷調(diào)查法問卷調(diào)查法是目前國內(nèi)外社會調(diào)查中使用最廣泛的一種方法。通信調(diào)查法通信調(diào)查法是指調(diào)查者利用電話或郵件向被調(diào)查對象了解應(yīng)該查知的