會務(wù)手冊新版

精品文檔精品文檔可編輯可編輯xxxxXM團會務(wù)執(zhí)行手冊TOC\o"1-5"\h\z一、手冊說明4二、會議制度及規(guī)范4三、流程圖7四、程序9會前工作（按順序）9議題及參會人員范圍的確定9會議場所的選定：9會議通知的起草9申報會議預(yù)算10人員確認11設(shè)備準備11預(yù)定11車輛安排11會務(wù)通知起草11議程PPT制作錯誤!未定義書簽食品的采買12指導(dǎo)服務(wù)員工作12會議場地布置與熟悉12會中工作（按順序）13會議室保障13匯報人員的保障13用餐的保障13

娛樂的保障 娛樂的保障 錯誤!未定義書簽住宿的保障14會后工作（按順序）14離會車輛安排14退房14設(shè)備整理14結(jié)帳14設(shè)備歸還14費用報銷15會務(wù)總結(jié)15五、注意事項15附件：18會議通知草稿19會務(wù)通知草稿22會議預(yù)算草稿27會務(wù)分工明細表28主要會議場所明細表29一、手冊說明為了便于客服部會務(wù)組掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為總代贏利系統(tǒng)做好服務(wù)保障工作，特編寫了《中研國際時尚管理咨詢公司會務(wù)手冊》供大家參考，《會務(wù)手冊》內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應(yīng)做好的各項工作（會前，會中，會后）及注意事項。望隨時提出修改意見，謝謝！二、會議制度及規(guī)范為保障總代項目課程順利召開和課程的效果，客服部特制定并頒發(fā)了會議制度（試行版），對會議的全程工作做了要求，現(xiàn)將制度附下：會議制度（試行）目的：會務(wù)服務(wù)工作作為客戶服務(wù)部的一項重點工作，應(yīng)以“以客戶為中心”為基本服務(wù)理念，在做好會務(wù)工作的同時，客服人員更要明確服務(wù)的過程是一次企業(yè)形象全面的展示，是加深客戶信任度的最佳機會。為完善客服部會務(wù)管理流程，細化工作分工，制作本會務(wù)管理手冊。適用范圍：本制度主要適用于總代會務(wù)，商學(xué)院會務(wù)工作可做參考。會議通知起草與發(fā)送會議組織部門應(yīng)在會議前發(fā)出會議通知前應(yīng)該充分準備，一項會議的召開必然涉及到其它部門人員的相應(yīng)工作安排和時間資源的占用，因此在組織會議前應(yīng)有充分的客戶意識，使與會人員能夠準確了解本次會議的關(guān)鍵信息，以便提前準備，保證會議目標的實現(xiàn)；會議通知應(yīng)該包括以下幾項內(nèi)容會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果，會議時間：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間由多個部門參加的會議：上午的會議定為9:10開始，下午的會議定為14:10開始。由于特殊情況無法按以上規(guī)定時間開始的會議，需由會議組織者在會前通知中明確說明。為保證會議效率和質(zhì)量，在議題和內(nèi)容有限的情況下，會議時間一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)。會議地點：會議地點應(yīng)該明確標出,如果會議地點在公司外部與會人員并不熟悉,會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖;會議議程：會議議程的第一項是主持人講解會議要求根據(jù)會議內(nèi)容的不同，會議可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容（參見名詞解釋）會議議程應(yīng)以30分鐘為單元，列出本單元的會議內(nèi)容，如果某項內(nèi)容多于30分鐘，也應(yīng)該分為多個單元，其目的保證與會人員參加會議前能對會議內(nèi)容有清晰的了解。每項會議議程應(yīng)該列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單；組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)該在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會議效果，也不因使與本次會議關(guān)系不大的人員原因參加此次會議而影響他們的正常工作，同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機會；會議注意事項著裝要求:在總代會務(wù)期間需著統(tǒng)一教練服，由公司統(tǒng)一發(fā)放，每次會議前從客服部領(lǐng)取。會議內(nèi)容保密要求：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是否要保密；如果需要保密，需要采取必要的保密措施。例如：涉及公司商業(yè)秘密的會議，參會人員如果委托他人代替參加會議，必須事先報會議主辦部門批準。除主辦會議部門外，一律不得錄音、攝像。會議中使用的文件一律由會議主辦部門統(tǒng)一收發(fā)，若需要會后帶走的必須履行相應(yīng)的登記手續(xù)。等等。會議通知的發(fā)送跨部門的會議，會議組織部門應(yīng)該提前3個工作日發(fā)出會議通知；如果會議涉及公司總經(jīng)理室一半以上人員參加，應(yīng)該提前5個工作日發(fā)出通知，涉及總經(jīng)理使全體成員參加的會議，應(yīng)該提前10個工作日發(fā)出通知；以便與會人員能夠事先調(diào)整好時間安排并為參會做好準備；如果因特殊情況需要臨時召開會議（會議通知發(fā)出距離會議召開24小時以內(nèi)），跨部門的會議應(yīng)該由本系統(tǒng)的總經(jīng)理室成員批準，總經(jīng)理室一半以上人員參加的會議應(yīng)該獲得公司總經(jīng)理的批準；會議紀律會務(wù)人員在會議期間，每日應(yīng)于8：30前到達會場，做前期的各項準備工作；會議期間在場內(nèi)避免隨意走動，對手機做消音處理；會務(wù)組織：會議預(yù)算：會議應(yīng)本著高效，節(jié)約的原則進行會議預(yù)算，并報營銷總監(jiān)審批；交通、食宿：如果會議在公司外部舉行，會議組織部門應(yīng)該視會議時間安排組織與會人員的交通和食宿。如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；三、流程圖整體流程四、組織架構(gòu)會務(wù)總監(jiān)五、工作職責(zé)詳見附表六工作程序會前工作（按順序）會議場所的選定：在會前至少30個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的具體費用標準。要求：詳見附件一說明：對符合上述條件的場所最終提請營銷總監(jiān)。參課人員數(shù)量的確定會議通知的起草在會前一周確定本次會議的議程，其中包括

匯報的具體時間，主要內(nèi)容及安排，匯報人，列席人員等事項舉例如下:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間安排主要匯報人員列席人員19:00—10:00匯報人：、、10:00-10:15休息210:15—11:45匯報人：、、、結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時間，地點，主持人，議程，會議的注意事項（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀律等）及路線圖，并在會前十天發(fā)出。申報會議預(yù)算依據(jù)會議參課人員數(shù)量及工作人員情況的確認，做如下費用明細，包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，茶歇費，廣告安裝費，交通費，辦公用品費等相關(guān)費用。會議預(yù)算要求在會前四天由會務(wù)總統(tǒng)籌完成，報營銷總監(jiān)和財務(wù)總監(jiān)審批。人員確認結(jié)合派出工作人員情況及攜帶物料數(shù)量，確認住宿，安排交通（往返）情況。設(shè)備準備（詳見附件二）預(yù)定依據(jù)征詢結(jié)果，與酒店最后確定：會議室，房間，餐飲的具體安排。車輛安排依據(jù)會議議程確定車輛往返的安排，一般選用金杯車。要求明確發(fā)車時間，地點，路線。會務(wù)通知起草結(jié)合已確定的參會及預(yù)定情況，起草會議的會務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細。應(yīng)包括時間、地點、參課流程、住宿安排、就餐安排、車輛安排、會務(wù)組聯(lián)系方法、會議注意事項及會址路線圖。會務(wù)通知要求在會前五天完成，發(fā)營銷統(tǒng)籌后由其通知銷售人員分別發(fā)放給參課人員。會務(wù)通知要求在會前三天發(fā)給參會人員。食品的采買依據(jù)會議的長短及人數(shù)，采購相應(yīng)的水果、干果及小點心。指導(dǎo)服務(wù)員工作確定每次會議至少需有3名服務(wù)人員。通知服務(wù)人員全程服務(wù)茶歇。指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點心的準備和擺放情況。會議場地布置與熟悉事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時到位。所有會議所需用品需在會前一天運到會場；會議室所需用品（投影儀,膠投，幕布，白板，激光筆）等需在會前1天擺放并調(diào)試完畢。會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前一天準備并調(diào)試完畢。講師臺需放置礦泉水一瓶，并注意增補。擺放指路牌，指明會議室及會務(wù)組的地點。通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料。簽到確定簽到臺的擺放與人員擺放《簽到處》會中工作（按順序）會議保障會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。協(xié)助匯報人員做好匯報PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料收發(fā)。及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作。匯報人員的保障落實匯報人員及時到會。了解匯報部門資料的準備情況，并協(xié)助做好準備工作（如筆記本電腦，資料準備等）。落實匯報人員用餐情況。落實匯報人員返回情況。用餐的保障要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準備情況（人數(shù)）及用餐時間。要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上火。如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐。住宿的保障在所有需要住宿的人員抵達賓館時，要及時提供相應(yīng)房間的鑰匙。在當(dāng)晚要與總臺設(shè)定好第二日的叫早時間。叫早并通知早飯時間。在會議結(jié)束的當(dāng)天13:00之前，將所有房間的鑰匙收齊。會后工作（按順序）離會車輛安排全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返回車輛安排工作。導(dǎo)師離場與其他人員車輛安排退房在會議最后一天通知中午13:00之前，辦理退房手續(xù)。設(shè)備整理在送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作。結(jié)帳在確認所有會議項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票。設(shè)備歸還返回公司后，歸還所借設(shè)備。費用報銷在會后三天內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。會務(wù)總結(jié)會后第一次秘書處例會上，進行會務(wù)總結(jié)工作。五、注意事項會務(wù)人員要做好總經(jīng)理業(yè)務(wù)工作的保障工作并攜帶公司通訊錄以做好聯(lián)系。全程會議要至少保證有2輛會議用車。會議所需儀器應(yīng)有備份；對所借用品應(yīng)在出發(fā)前進行檢測與調(diào)試。會務(wù)人員要攜帶至少5份會務(wù)通知，以備查詢。財務(wù)監(jiān)控部匯報材料為受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。會務(wù)組房間應(yīng)選擇與會場距離較近的房間，而每次會議的房間應(yīng)較為固會議期間如發(fā)生緊急情況，會務(wù)人員要沉著冷靜，及時檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。附件:會議通知草稿會務(wù)通知草稿會議預(yù)算草稿會務(wù)分工明細表主要會議場所明細表附件一文件類別：會議通知第1頁，共2頁文件類別：會議通知文件編號：發(fā)文日期:

擬文:審核擬文:審核:批準:收文部門：收文者：抄送：一』閱□閱后存檔口保密口其他保密期限年月份總經(jīng)理室例會通知年月份例會定于月日下午（星期）和日（星期）舉行。會議的各項內(nèi)容安排如下：一、會議地點：、參會人員:三、會議主持人：---四、議程安排:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間主要匯報人員列席人員1—、、、、16::00—16:15休息

216:15-18:00、、、18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活動、交流，22:30分以前必須休息，35月29日（星期六）8:00—9:3049:30-10:30、、、一、、10:30-10:45休息510:45—12:30、、、、、12:30返回五、會議注意事項1、5月29日早8:00舉行總經(jīng)理室周例會，5月31日的總經(jīng)理室周例會取消；2、總經(jīng)理室會議的內(nèi)容屬于公司的商業(yè)秘密，與會人員請注意保密；3、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；4、會議期間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；5、請匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；6、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；7、如因特殊原因無法參會，總經(jīng)理室成員需要楊元慶總經(jīng)理準假，其他人員需要本部門的主管總經(jīng)理室成員準假并通知秘書處8、5月28日前將給與會人員發(fā)出詳細的會務(wù)通知，請注意查收。附件二第1頁，共4頁文件編號：發(fā)文日期：//文件類別：通知擬文：-審核：//批準：—收文部門：收文者：與會人員抄送:一口傳閱區(qū)閱后存檔口保□其他密保密期限月份例會會務(wù)通知會議時間：月28日下午、29日會議地點：三、會議主持人:議程時間匯報議題主要內(nèi)容及時間主要匯報人員列席人員1、、、、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建設(shè)情況通報、、、18:15—19:15晚餐

19:30—22:30自由活動、交流，22:30分以前必須休息，35月29日（星期六）8:00—9:30總經(jīng)理室周例會49:30-10:30經(jīng)營情況通報、、、一、、10:30-10:45休息510:45—12:30聯(lián)想電腦服務(wù)模式研討、、、12:30返回四、房間安排：住宿人員臣耳坊勺住宿人員臣耳坊勺5206、5209、5208、52105207、5211

、5205、5202、5204、5212、5203、5201六、就餐安排：5月28日晚餐18:15---19:155月29日早8:00早餐會5月29日午餐12:30---13:30七、會務(wù)組：——：137。。。TEL:64231199轉(zhuǎn)5201房八、車輛安排:日期時間路線安排5月28日13:0015:2016:0018:0019:305月29日8:209:4510:4012:3012:40九、活動安排：時間地點活動內(nèi)容注：5月28日提供以上娛樂項目，如有需求請與會務(wù)組聯(lián)系十、會議注意事項1、各項會議的匯報人員和列席人員請按照議程安排的時間準時參會；請匯報人嚴格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；2、各匯報部門請事先準備好PPT文件，如需要準備文字材料，請準備22份復(fù)印材料，分發(fā)給總經(jīng)理室成員，并在會后統(tǒng)一收回；1、如因特殊原因無法參會，總經(jīng)理室成員必須向楊總親自請假；其它人員需向部門主管總經(jīng)理成員請假，并及時通知會務(wù)組。2、會間請不要隨意走動，請對手機、BP機做消音處理；3、此次會議議程較多，會議的結(jié)束時間可能會有所延長；4、5月31日的周例會取消；5、如所匯報人員因參會所發(fā)生的交通費用可于5月31日下班前交給，由會務(wù)組統(tǒng)一報銷（同時請在票據(jù)后注明姓名及行車路線），逾期請自行報銷。6、每一房間只有一把鑰匙，請注意保管，并在29日下午開會前交給會務(wù)組，若有損壞或丟失需自行補償50元。7、參會人員如有住宿或用車需要，請及時通知或附：路線圖略附件三第1頁，共1頁文件編號：QB/LX?PC?發(fā)文日期：文件類別:收文部門：收文者：抄送：□傳閱□閱后存檔口?！跗渌鼙Ｃ芷谙拊路葙M用預(yù)算申