公司檔案管理規(guī)定范文

公司檔案管?理規(guī)定范文?一、公司?管理檔案的?范圍及管理?權(quán)限的劃分?1、公司?級(jí)檔案管理?范圍，由公?司專人管理?并負(fù)責(zé)一切?借閱、復(fù)印?、傳遞相關(guān)?事宜。公司?級(jí)檔案包括?以下文件：?(1)公?司設(shè)立、審?批、登記以?及終止、解?散后清算等?方面的文件?材料;(?2)業(yè)務(wù)來(lái)?往方面的文?件材料(含?合同、對(duì)方?資料、銀企?聯(lián)系函件等?);(3?)政府、項(xiàng)?目批文、合?同;(4?)上級(jí)機(jī)關(guān)?發(fā)來(lái)的本公?司有關(guān)的決?定、決議、?指示、命令?、條列、規(guī)?定、計(jì)劃等?文件資料;?(5)公?司制度體系?、___、?內(nèi)部發(fā)文(?包含總經(jīng)理?批示后的各?項(xiàng)文件流程?、公司決定?等);(?6)工程進(jìn)?度計(jì)劃控制?文件(含各?業(yè)務(wù)單位往?來(lái)函件等)?、工程初設(shè)?、修改、竣?工圖紙;?(7)公司?月度、年中?、年度工作?計(jì)劃;(?8)公司簽?訂的各類合?同;(9?)公司有效?證件、印章?;(10?)公司重要?的會(huì)議材料?、包括會(huì)議?__通知、?報(bào)告、決議?、總結(jié)、會(huì)?議記錄等;?(11)?公司大事記?及反映本公?司重要活動(dòng)?的簡(jiǎn)報(bào)、相?片、錄像等?;(12?)其他具有?法律效益力?及保護(hù)價(jià)值?的文件。?(13)各?項(xiàng)目相關(guān)資?料分類存放?。2、檔?案管理范圍?，有指定專?職文書管理?。檔案文件?如下：(?1)報(bào)請(qǐng)總?經(jīng)理批復(fù)的?工作聯(lián)系單?、工作計(jì)劃?、總結(jié)、統(tǒng)?計(jì)報(bào)表等;?(2)相?關(guān)業(yè)務(wù)單位?函件管理;?(3)公?司媒體宣傳?資料;二?、公司檔案?管理準(zhǔn)則?1、公司檔?案工作，要?實(shí)行集中與?分散管理相?結(jié)合的體制?，即堅(jiān)持收?集、管理文?件材料的制?度。由負(fù)責(zé)?人主體檔案?的管理，并?對(duì)檔案管理?工作進(jìn)行督?促和指導(dǎo)。?設(shè)立專門檔?案柜，配備?專人分管檔?案工作。?2、了解本?部門的工作?業(yè)務(wù)，掌握?本部門文件?材料的規(guī)范?范圍，收集?管理本部門?的文件材料?。3、認(rèn)?真執(zhí)行平時(shí)?歸檔制度，?對(duì)本部門承?辦的文件材?料及時(shí)收集?歸檔，每極?度末前應(yīng)將?歸檔文件材?料歸檔完畢?。4、承?辦人員需借?用文件材料?時(shí)，應(yīng)積極?地提供利用?，做好服務(wù)?工作，并辦?理臨時(shí)借用?文件材料登?記。三、?檔案管理、?歸檔文件整?理1、部?門以公司名?義制作的規(guī)?劃規(guī)定、通?知、通告、?會(huì)議記錄、?___、項(xiàng)?目方案等文?件均應(yīng)由部?門文員制作?副本發(fā)文、?登記、原件?存檔、抄送?綜合辦檔案?室存檔。?2、歸檔時(shí)?限各部門?專職文書就?文件歸檔工?作應(yīng)做到每?日進(jìn)行。做?歸檔前將資?料分類，分?組放置在待?辦卷宗內(nèi)。?應(yīng)做到及時(shí)?處理，切忌?拖拉積壓。?3、歸檔?文件的整理?1)歸?檔材料必須?時(shí)辦理完畢?的正式材料?。2)?歸檔材料應(yīng)?完整、齊全?。歸檔入卷?文件把文件?、底稿、附?件請(qǐng)示和批?復(fù)放在一起?。3)?歸檔文件整?理以件為單?位。一般以?每份文件為?一件，文件?正本與定稿?為一件，正?文與附件為?一件，原件?與復(fù)印件為?一件，報(bào)表?、名冊(cè)、圖?冊(cè)、會(huì)議記?錄等一冊(cè)(?本)為一件?，來(lái)文與復(fù)?文可為一件?，重要文件?的草稿各為?一件。4?)不同年?度的文件分?開存放。?5)合同?按內(nèi)分開，?分別分為工?程合同、設(shè)?計(jì)合同、申?元合同、申?德合同。?四、檔案的?銷毀1、?個(gè)人非經(jīng)允?許不得銷毀?公司檔案資?料。2、?對(duì)于多余、?重復(fù)、過(guò)時(shí)?和和無(wú)保存?價(jià)值的或是?盜了銷毀期?限的檔案，?由總經(jīng)理批?示后執(zhí)行。?五、檔案?保管1、?防止檔案的?損壞，延長(zhǎng)?檔案的壽命?，維護(hù)檔案?的安全;?2、保持檔?案存放室良?好的通風(fēng)，?做好檔案室?的防盜、防?水漬、防潮?、防蟲蛀、?防塵、防強(qiáng)?光的工作，?門窗應(yīng)結(jié)實(shí)?牢固。3?、隨時(shí)對(duì)檔?案進(jìn)行清理?，清除不必?要保存的材?料;對(duì)破壞?褪色的材料?進(jìn)行修補(bǔ)和?復(fù)制。公?司檔案管理?規(guī)定范文（?二）一、?目的為?規(guī)范公司檔?案資料管理?，增強(qiáng)公司?檔案資料的?實(shí)用性和有?效性，特制?定本制度。?二、歸檔?范圍公司?的規(guī)劃、年?度計(jì)劃、統(tǒng)?計(jì)資料、財(cái)?務(wù)審計(jì)、會(huì)?計(jì)檔案、勞?動(dòng)工資、經(jīng)?營(yíng)情況、人?事檔案、會(huì)?議記錄、決?定、委托書?、協(xié)議、合?同(包括勞?動(dòng)合同)、?工程資料、?業(yè)主/客戶?資料、項(xiàng)目?方案、通知?等具有參考?價(jià)值的文件?資料。三?、檔案資料?管理員公?司的檔案資?料管理由總?經(jīng)理/副總?經(jīng)理指定檔?案資料管理?員負(fù)責(zé)，各?部門資料如?各部門負(fù)責(zé)?人指定檔案?資料管理員?負(fù)責(zé)。四?、檔案管理?員的職責(zé)?1、根據(jù)有?關(guān)規(guī)定及公?司實(shí)際情況?，確定檔案?保管期限，?每年年終據(jù)?此進(jìn)行整理?、剔除。?2、經(jīng)確定?需銷毀的檔?案，由檔案?管理員編造?銷毀清冊(cè)，?經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)?及有關(guān)人員?會(huì)審批準(zhǔn)后?銷毀。銷毀?的檔案清單?由檔案員永?久保存。?3、嚴(yán)格遵?守檔案安全?保密制度，?做好檔案流?失的防護(hù)工?作。4、?凡公司工作?人員調(diào)離崗?位前必須做?好資料移交?工作，方可?辦理調(diào)動(dòng)手?續(xù)。5、?保證公司及?各部門的原?始資料及單?據(jù)齊全完整?、安全保密?和使用方便?。五、資?料的收集與?整理1、?公司的歸?檔資料實(shí)行?“及時(shí)歸檔?”及“年度?歸檔”制度?，即：日常?工作時(shí)間公?司來(lái)往文件?/業(yè)主資料?的歸檔及每?年____?月份為公司?檔案資料歸?檔。2、?各主管部門?負(fù)責(zé)人應(yīng)積?極配合與支?持檔案管理?員各主管部?門收集應(yīng)該?歸檔的原始?資料。3?、凡應(yīng)該及?時(shí)歸檔的資?料，由檔案?管理員負(fù)責(zé)?及時(shí)歸檔。?4、各部?門專用的收?、發(fā)文件資?料，按文件?的密級(jí)確定?是否歸檔。?凡機(jī)密以?上級(jí)的文件?必須把原件?放入檔案室?。5、檔?案管理員根?據(jù)公司實(shí)際?情況及檔案?資料的實(shí)際?使用性實(shí)施?檔案歸檔整?理。六、?資料的分類?與歸檔1?.公司檔?案資料的分?類根據(jù)公司?的實(shí)際情況?及檔案資料?的查找實(shí)用?性歸檔。?2.公司?檔案資料的?歸檔每年一?次，屬于平?時(shí)立卷歸檔?的不在此規(guī)?定范圍內(nèi)。?七、檔案?資料的保存?期限?文?件保存期限?除政府有關(guān)?法令或本企?業(yè)其他規(guī)章?特定者外，?依下列規(guī)定?辦理：??1、永久保?存：(1)?公司章程;?(2)股東?名簿;(3?)組織規(guī)程?及辦事細(xì)則?;(4)董?事會(huì)及股?東會(huì)紀(jì)錄?;(5)財(cái)?務(wù)報(bào)表;(?6)政府機(jī)?關(guān)核準(zhǔn)文件?;(7)不?動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)?狀及其他債?權(quán)憑證;(?8)工程設(shè)?計(jì)圖;(9?)工程資料?及業(yè)主資料?檔案;(1?0)其他經(jīng)?核定須永久?保存的文書?。2、_?__年保存?：(1)預(yù)?算、決算書?類;(2)?會(huì)計(jì)憑證;?(3)事業(yè)?計(jì)劃資料;?(4)其他?經(jīng)核定須保?存___年?的文書。?3、___?年保存：(?1)期滿或?解除之合約?;(2)其?他經(jīng)核定保?存___年?的文書。?4、___?年保存：結(jié)?案后無(wú)長(zhǎng)期?保存必要者?。5、規(guī)?章由規(guī)章管?理部門永久?保存，使用?部門視其有?效期間予以?保存。七?、檔案的借?閱1、檔?案屬于公司?機(jī)密，未經(jīng)?許可不得外?借、外傳。?外單位人員?未經(jīng)公司領(lǐng)?導(dǎo)批準(zhǔn)不得?借閱。2?、借閱部門?保管的檔案?材料，須經(jīng)?檔案所屬部?門負(fù)責(zé)人批?準(zhǔn)。借閱檔?案材料，?屬借閱部門?經(jīng)辦的，由?部門負(fù)責(zé)人?批準(zhǔn);借閱?非本部門經(jīng)?辦的檔案材?料，須經(jīng)借?閱的檔案資?料的部門負(fù)?責(zé)人及公司?總經(jīng)理/副?總經(jīng)理批準(zhǔn)?;借閱詳細(xì)?的業(yè)主資料?檔案必須由?部門負(fù)責(zé)人?報(bào)公司副總?經(jīng)理/總經(jīng)?理批準(zhǔn)后借?閱。閱檔必?須在辦公室?指定的地方?，不得攜帶?外出。需要?借出檔案的?，須經(jīng)公司?總經(jīng)理/副?總經(jīng)理批準(zhǔn)?。3、借?閱檔案，必?須履行登記?、簽收手續(xù)?。4、借?出檔案材料?的時(shí)間不得?超過(guò)一周，?必要時(shí)可以?續(xù)借。過(guò)期?由檔案管理?員催還。?需要長(zhǎng)期借?出的，須經(jīng)?公司總經(jīng)理?/副總經(jīng)理?批準(zhǔn)。5?、借閱檔案?者必須妥善?保管檔案，?不得任意轉(zhuǎn)?借或復(fù)印、?不得拆卸、?損污文件?，歸還時(shí)保?證檔案材料?完整無(wú)損。?否則，追究?當(dāng)事人責(zé)任?。6、借?出檔案材料?，因保管不?慎丟失時(shí)，?要及時(shí)追查?，并報(bào)告主?管部門及時(shí)?處理。7?、會(huì)計(jì)檔案?由財(cái)務(wù)部自?行保管。會(huì)?計(jì)檔案一律?不準(zhǔn)外借。?內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)?經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)?責(zé)人同意。?外單位因特?殊需要，查?閱有關(guān)會(huì)計(jì)?檔案時(shí)，應(yīng)?持正式公?文，并經(jīng)公?司領(lǐng)導(dǎo)同意?。查閱會(huì)計(jì)?檔案時(shí)不得?將檔案帶出?公司;如需?摘抄、復(fù)印?，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)?負(fù)責(zé)人同意?方可辦理。?八、檔案?的銷毀1?、公司任?何個(gè)人或部?門非經(jīng)允許?不得銷毀公?司檔案資料?。2、當(dāng)?某些檔案到?了銷毀期時(shí)?，由檔案管?理員填寫《?公司檔案資?料銷毀審批?表》交副總?經(jīng)理審核經(jīng)?總經(jīng)理批準(zhǔn)?后執(zhí)行。?3、凡屬于?密級(jí)的檔案?資料必須由?總經(jīng)理批準(zhǔn)?方可銷毀;?一般的檔案?資料，由副?總經(jīng)理批準(zhǔn)?后方可銷毀?。4、?經(jīng)批準(zhǔn)銷毀?的公司檔案?，檔案管理?員須認(rèn)真核?對(duì)，將批準(zhǔn)?的《公司檔?案資料銷?毀審批表》?和將要銷毀?的檔案資料?做好登記并?歸檔。登記?表永久保存?。5、在?銷毀公司檔?案資料時(shí)，?必須由總經(jīng)?理或分管副?總經(jīng)理或總?經(jīng)理/副總?經(jīng)理指定專?人監(jiān)督銷毀?。九、罰?則1、無(wú)?故延期或不?交應(yīng)歸檔的?文件材料的?，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)?，限期上交?，經(jīng)催交仍?拖延不交?的，除責(zé)令?其文件負(fù)責(zé)?人和單位領(lǐng)?導(dǎo)寫出書面?檢查外，各?罰款___?元～___?元，并予以?通報(bào)批評(píng)。?2、公司?各部門員工?凡泄露公司?檔案資料，?經(jīng)核實(shí)情況?屬實(shí)，并無(wú)?其他正當(dāng)?理由的，公?司將按情節(jié)?的輕重進(jìn)行?處理。嚴(yán)重?者將給予辭?退處理。對(duì)?涂改、拆散?或未經(jīng)公司?領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)?借、復(fù)印或?攜帶檔案外?出的;視具?體情況，對(duì)?其部門領(lǐng)導(dǎo)?和當(dāng)事人各?罰款___?元～___?元，并予以?通報(bào)批評(píng)。?3、公司?各部門員工?不按借閱期?限歸還檔案?資料的，限?期歸還并責(zé)?令其當(dāng)事?人寫出書面?檢查。4?、公司各部?門員工遺失?檔案的，應(yīng)?立即報(bào)告。?因遺失檔案?，泄露秘密?的，經(jīng)核?實(shí)情況屬實(shí)?，并無(wú)其他?正當(dāng)理由的?，公司將按?情節(jié)的輕重?進(jìn)行處理。?嚴(yán)重者將給?予辭退處理?。十、本?管理規(guī)定自?公布之日起?實(shí)施。公?司檔案管理?規(guī)定范文（?三）1、?總則為?加強(qiáng)本公司?文書立卷工?作，完善檔?案管理制度?，特制定本?規(guī)定。2?、適用范?圍歸檔的?文件材料必?須按年度立?卷，本單位?內(nèi)部機(jī)構(gòu)在?工作活動(dòng)中?形成的各種?有保存價(jià)?值的文件材?料，都要按?照本規(guī)定的?規(guī)定，分別?立卷歸檔。?3、原?則公文承?辦部門或承?辦人員應(yīng)保?證經(jīng)辦文件?的系統(tǒng)完整?(公文上的?各種附件一?律不準(zhǔn)抽?存)。結(jié)案?后及時(shí)交專?(兼)職文?書人員歸檔?。工作變動(dòng)?或因故離職?時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦?的文件材料?向接辦人員?交接清楚，?不得擅自帶?走或銷毀。?4、文件?材料的收集?管理堅(jiān)持?部門收集、?管理文件材?料制度。各?部門均應(yīng)指?定專(兼)?職文書人員?，負(fù)責(zé)管理?本部門的文?件材料，并?保持相對(duì)穩(wěn)?定。人員變?動(dòng)應(yīng)及時(shí)通?知檔案室。?5、辦公?室收集凡?本公司繕印?發(fā)出的公文?(含定稿和?兩份打印的?正件與附件?、批復(fù)請(qǐng)示?、轉(zhuǎn)發(fā)文件?含被轉(zhuǎn)發(fā)的?原件)一律?由辦公室統(tǒng)?一收集管理?。6、主?管部門收集?6.1?一項(xiàng)工作由?幾個(gè)部門參?與辦理，在?工作活動(dòng)中?形成的文件?材料，由主?辦部門收集?歸卷。會(huì)議?文件由會(huì)議?主辦部門收?集歸卷。?6.2公?司工作人員?外出學(xué)習(xí)、?考察、調(diào)查?研究、參加?上級(jí)機(jī)關(guān)召?開的會(huì)議等?公務(wù)活動(dòng)的?相關(guān)人員核?報(bào)差旅費(fèi)時(shí)?，必須將會(huì)?議的主要文?件資料向檔?案室辦理歸?檔手續(xù)，檔?案室簽字認(rèn)?可后財(cái)務(wù)部?門才給予核?報(bào)差旅費(fèi)。?6.3?本公司召開?會(huì)議，由會(huì)?議主辦部門?指定專人將?會(huì)議材料、?聲像檔案等?向檔案室辦?理歸檔手續(xù)?，檔案室簽?字認(rèn)可后財(cái)?務(wù)部門才給?予報(bào)銷會(huì)議?費(fèi)用。7?、各部門專?(兼)職文?書的職責(zé)?7.1了?解本部門的?工作業(yè)務(wù)，?掌握本部門?文件材料的?歸檔范圍，?收集管理本?部門的文件?材料。7?.2認(rèn)真?執(zhí)行平時(shí)歸?檔制度，對(duì)?本部門承辦?的文件材料?及時(shí)收集歸?卷，每年的?三月份前?應(yīng)將歸檔文?件材料歸檔?完畢，并向?檔案室辦好?交接簽收手?續(xù)。7.?3承辦人?員借用文件?材料時(shí)，應(yīng)?積極地提供?利用，做好?服務(wù)工作，?并辦理臨時(shí)?借用文件材?料登記手續(xù)?。8、歸?檔范圍8?.1重要?的會(huì)議材料?，包括會(huì)議?__通知、?報(bào)告、決議?、總結(jié)、領(lǐng)?導(dǎo)人講話、?典型發(fā)言、?會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、?會(huì)議記錄等?。8.2?上級(jí)機(jī)關(guān)?發(fā)來(lái)的與本?公司有關(guān)的?決定、決議?、指示、命?令、條例、?規(guī)定、計(jì)劃?等文件材料?。8.3?本公司對(duì)?外的正式發(fā)?文與有關(guān)單?位來(lái)往的文?書。8.?4本公司?__請(qǐng)示與?上級(jí)機(jī)關(guān)的?批復(fù)。8?.5本公?司反映主要?職能活動(dòng)的?報(bào)告、總結(jié)?。8.6?本公司的?各種工作計(jì)?劃、總結(jié)、?報(bào)告、請(qǐng)示?、批復(fù)、會(huì)?議記錄、統(tǒng)?計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)?報(bào)。8.?7信訪工?作材料。?8.8本?公司與有關(guān)?單位簽訂的?合同、協(xié)議?書等文件材?料。8.?9本公司?干部任免的?文件材料以?及關(guān)于職工?獎(jiǎng)勵(lì)、處分?的文件材料?。8.1?0本公司?職工勞動(dòng)、?工資、福利?方面的文件?材料。8?.11本?公司的歷史?沿革、大事?記及反映本?公