現(xiàn)代企業(yè)綜合辦公室管理細(xì)則

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔綜合辦公室制度一、

辦公室概念1.

定義：發(fā)揮秘書群體工作的組織優(yōu)勢(shì)，輔佐領(lǐng)導(dǎo)總攬全局，溝通上下各個(gè)部門協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)管理工作系統(tǒng)。2.

性質(zhì)：管理與服務(wù)；3.

特點(diǎn)：細(xì)、繁、雜、亂。4.

原則：事無巨細(xì)，高效精干。5.

宗旨：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為各部服務(wù)，為協(xié)會(huì)服務(wù)，為校友服務(wù)。6.

準(zhǔn)則：立足全局獻(xiàn)策而不決策；抓大放小，側(cè)重而不失重；盡職盡責(zé)，服從而不盲從；規(guī)范管理，用權(quán)而不越權(quán)；沉著處事，果斷而不武斷；堅(jiān)持原則，求和而不和。二、職責(zé)干部具體分工如下：A:主任助理，辦公室內(nèi)部工作登記與考核，通訊員傳達(dá)文件，會(huì)議通知，同時(shí)負(fù)責(zé)文件的抄送、打印。還有聯(lián)系外部。，通告、決議書等。社團(tuán)聯(lián)合會(huì)活動(dòng)記錄，并與每周四交予主任，同時(shí)輔佐主任做好全局工作；B:簡(jiǎn)報(bào)，章程的審查及修改，協(xié)會(huì)換屆申請(qǐng)表和協(xié)會(huì)注冊(cè)表登記等\負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交資料表格；C:文件起草，社團(tuán)聯(lián)合會(huì)及各協(xié)會(huì)活動(dòng)記錄，協(xié)會(huì)計(jì)劃按月整理成冊(cè)，活動(dòng)總結(jié)。存檔保管；D:管理帳本、管理資金分配，調(diào)節(jié)資金流向。負(fù)責(zé)預(yù)算決算，管理物品。財(cái)務(wù)總結(jié)報(bào)告，預(yù)算決算，物品申領(lǐng)，帳本記錄。E:人事資料，干部注冊(cè)和會(huì)員資料，存檔，值班安排；F:培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)間地點(diǎn)的安排；打印會(huì)議議程、辦公室、策劃部督察部的資料打印。G:會(huì)議議題的收集，上報(bào)，會(huì)議記錄包括準(zhǔn)備材料，日常會(huì)議記錄要包括會(huì)議中的議題、議程、講話、討論、發(fā)言和決議，以及遺留問題等，會(huì)場(chǎng)時(shí)間地點(diǎn),會(huì)前資料整理與準(zhǔn)備。H:主席團(tuán)決議，制度等。主席團(tuán)、外聯(lián)部和宣傳部的資料打印。三、機(jī)構(gòu)運(yùn)作1、

辦公室主任統(tǒng)籌管理全局工作，傳達(dá)上級(jí)會(huì)議精神，對(duì)各組工作進(jìn)行考核和指導(dǎo)，具體由分管負(fù)責(zé)人操作。2、

概括工作具體需要，可以將一個(gè)整體工作劃分為若干個(gè)部門或同時(shí)幾項(xiàng)工作，然后安排給干事，權(quán)力和空間同時(shí)下放，同時(shí)干事要對(duì)工作最后結(jié)果負(fù)責(zé)。四、自身建設(shè)1、

理論學(xué)習(xí)：A、學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)武裝自己。B、不斷提高自身素質(zhì)。C、學(xué)習(xí)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)章程。2、例會(huì)：每月定期舉行一次，目的是集思廣益、解決問題、互相學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。促進(jìn)團(tuán)結(jié)，共同進(jìn)步。3、加強(qiáng)與兄弟院校與兄弟部門的交流與學(xué)習(xí)，五、管理?xiàng)l例1、

各組按各組的職責(zé)展開工作，工作到人，責(zé)任到人。2、

本著事無巨細(xì)、高效精干的原則，積極主動(dòng)并按時(shí)高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的完成任務(wù)。3、

按時(shí)參加會(huì)議，認(rèn)真遵守社團(tuán)聯(lián)合會(huì)章程、辦公室制度。4、

具體要求參照條例，本著公平公正的原則，實(shí)事求是的進(jìn)行考評(píng)，低于60分的不發(fā)聘書，超過120分的推薦，被評(píng)優(yōu)者可獲得證書與獎(jiǎng)勵(lì)，其表現(xiàn)上報(bào)輔導(dǎo)員，作為三好考核項(xiàng)目之一。5、

若嚴(yán)重違反紀(jì)律與制度仍不改正者，上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)備案，在畢業(yè)的證書中記錄。6、

若有意見時(shí)，必須在堅(jiān)決執(zhí)行的情況下聲名保留，并可以向上級(jí)反映，但不得公開發(fā)表與上級(jí)決定相反的意見，否則按違紀(jì)處分并追究責(zé)任。7、

開會(huì)、請(qǐng)假時(shí)要找內(nèi)部人代會(huì)，負(fù)責(zé)傳達(dá)會(huì)議精神。8、

四不開：不開沒有明確議題的會(huì)；不開有許多議題的會(huì)；不開無準(zhǔn)備的會(huì)；不開可開可不開的會(huì)。9、

六不要：不要做離題的發(fā)言；不要做重復(fù)性的發(fā)言；不要無關(guān)的人參加；不要議而不決；不要推遲或延長(zhǎng)開會(huì)的時(shí)間；不要講“沒準(zhǔn)備”的話。六、考核條例1、為了更好地服務(wù)社團(tuán)聯(lián)合會(huì)，發(fā)揮辦公室的功效，完成信息處理、文書處理、會(huì)務(wù)管理、公關(guān)和資料與檔案等工作，提高辦公室人員的積極性，激發(fā)工作熱情，并使其綜合素質(zhì)得到提高，增加辦公室的民主氛圍，做到賞罰分明，特制定一套辦公室考核表。2、該表以考核為形式，培養(yǎng)能力和提高效率為目的。本著公平公正的原則考核。3、其共有兩部分，第一部分為成員基本情況表，總分為60分；第二部分為工作考核表，總分不上限，多干多得。4、兩部分有若干考核項(xiàng)，每項(xiàng)賦一定分值，學(xué)年末進(jìn)行初評(píng)，任期結(jié)束進(jìn)行總評(píng)。分?jǐn)?shù)低于60分的將不發(fā)聘書并視情況采取懲罰措施，如上報(bào)其輔導(dǎo)員，院領(lǐng)導(dǎo)處備案，將會(huì)影響本人的各項(xiàng)成績(jī)。分?jǐn)?shù)超過120分的，且基本得分不低于40分的將會(huì)上報(bào)主席團(tuán)，參加優(yōu)秀評(píng)選。獲獎(jiǎng)的將給予一定的表揚(yáng)與獎(jiǎng)勵(lì)，并頒發(fā)優(yōu)秀工作證。5、望此表監(jiān)督每一位成員，使社團(tuán)聯(lián)合會(huì)辦公室成為一個(gè)高效精干的團(tuán)隊(duì)，讓每一位成員在工作中得到鍛煉與提高，最終達(dá)到培養(yǎng)能力的目的。6、評(píng)分細(xì)則推脫任務(wù)-2轉(zhuǎn)交任務(wù)-1不執(zhí)行任務(wù)-5未按時(shí)完成任務(wù)-2缺勤-3會(huì)議遲到–1請(qǐng)假三次-1開會(huì)不帶證-1大型會(huì)議文件+5/份值班+3積極發(fā)言+1外出采購(gòu)+3主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)+2提有價(jià)值的意見+2通知+1/人會(huì)議記錄+3打印文件+3完成緊急任務(wù)+3制定問卷調(diào)查+5查帳+3/次★總結(jié)帳目+5★幫助社團(tuán)建立、完善制度+10★大型(預(yù))決算+5★小型(預(yù))決算+3★可以越組做事，并按其所做任務(wù)給考核分七、守則1、

堅(jiān)持原則，反對(duì)自由主義傾向。2、

一心一意為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)服務(wù)，不兼職，不掛科。3、

堅(jiān)持實(shí)事求是，以理服人，不能用壓服的簡(jiǎn)單方法。4、

正確運(yùn)用批評(píng)與自我批評(píng)的方法。5、

解放思想與實(shí)事求是相結(jié)合。6、

堅(jiān)持以團(tuán)隊(duì)最大目標(biāo)為自己的目標(biāo)。7、

互相幫助、關(guān)心、團(tuán)結(jié)友愛、共同進(jìn)步。8、

堅(jiān)持批評(píng)與自我批評(píng)。9、

領(lǐng)袖的教誨：堅(jiān)持學(xué)習(xí)科學(xué)文化與加強(qiáng)思想修養(yǎng)的統(tǒng)一；堅(jiān)持學(xué)習(xí)書本知識(shí)和投身社會(huì)實(shí)踐的統(tǒng)一；堅(jiān)持實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值與服務(wù)祖國(guó)人民的統(tǒng)一；堅(jiān)持樹立遠(yuǎn)大理想與進(jìn)行艱苦奮斗的統(tǒng)一。 江澤民八、本制度自頒布之日起執(zhí)行，辦公室所有人員都必須遵守。九、本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室所有?？萍紝W(xué)院社團(tuán)聯(lián)合會(huì)綜合辦公室2004年６月１日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔火電廠企業(yè)辦公管理制度火電廠企業(yè)辦公管理制度秘書工作條例第一部分秘書的任務(wù)第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不論大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。為使經(jīng)理的工作得以順利進(jìn)行，對(duì)經(jīng)理的工作進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備是秘書的主要職責(zé)。第二條本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下：（一）傳達(dá)（二）運(yùn)轉(zhuǎn)（三）助手（四）書籍、文件整理（五）室內(nèi)整理（六）代行事務(wù)（七）會(huì)計(jì)事務(wù)（八）調(diào)查（九）記錄（十）接待第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。第二部分秘書的工作內(nèi)容第四條傳達(dá)事務(wù)傳達(dá)事物的工作內(nèi)容具體如下：（一）接待來訪來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會(huì)見的申請(qǐng)人，報(bào)紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對(duì)待來訪者的能力。與對(duì)方會(huì)見時(shí)，在未充分了解以往交際關(guān)系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請(qǐng)對(duì)方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由，拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后接受答復(fù)。（二）收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是!公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。（三）轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。（四）文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請(qǐng)示經(jīng)理），需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應(yīng)將郵件送至出差地時(shí)可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時(shí)如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。第五條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面（一）日程的設(shè)計(jì)及其安排對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)如會(huì)見、出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。（二）準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第六條用品的整理秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所不同。（一）在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，最好能做到事先心中有數(shù)。有了明細(xì)表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)注意事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。（三）文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。機(jī)密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。第七條文件整理業(yè)務(wù)（一）為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易直到文件。（二）整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。（三）業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件，正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。（四）經(jīng)過這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上便于參照。第八條整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：（一）清理桌面。臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺(tái)、鉛筆、活動(dòng)鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機(jī)、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。（二）室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。（三）根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：（一）參加慶典、喪禮等儀式。這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒喧、應(yīng)酬的用語。因此，也可以平時(shí)將各種不同場(chǎng)合的范例及標(biāo)準(zhǔn)寒喧用語綜合歸納，以便查閱。（二）轉(zhuǎn)達(dá)經(jīng)理意見或命令。轉(zhuǎn)達(dá)是將經(jīng)理意見的原話轉(zhuǎn)達(dá)給對(duì)方，不能夾雜個(gè)人的感情和意見。表達(dá)經(jīng)理意見要完整準(zhǔn)確，一旦馬虎將會(huì)引起不一致的后果。針對(duì)工作的命令，在轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要注意簡(jiǎn)潔、迅速。有時(shí)根據(jù)情況，還要將對(duì)方的答復(fù)向經(jīng)理匯報(bào)。摘自火電廠企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)章制度實(shí)務(wù)全書火電廠企業(yè)辦公管理制度秘書工作條例第一部分秘書的任務(wù)第一條秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不論大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。為使經(jīng)理的工作得以順利進(jìn)行，對(duì)經(jīng)理的工作進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備是秘書的主要職責(zé)。第二條本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下：（一）傳達(dá)（二）運(yùn)轉(zhuǎn)（三）助手（四）書籍、文件整理（五）室內(nèi)整理（六）代行事務(wù)（七）會(huì)計(jì)事務(wù)（八）調(diào)查（九）記錄（十）接待第三條以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。第二部分秘書的工作內(nèi)容第四條傳達(dá)事務(wù)傳達(dá)事物的工作內(nèi)容具體如下：（一）接待來訪來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會(huì)見的申請(qǐng)人，報(bào)紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對(duì)待來訪者的能力。與對(duì)方會(huì)見時(shí)，在未充分了解以往交際關(guān)系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請(qǐng)對(duì)方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì)不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由，拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后接受答復(fù)。（二）收聽電話收聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是!公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。（三）轉(zhuǎn)達(dá)需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。（四）文件的收發(fā)及分送收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書（這些區(qū)分的范圍需事先請(qǐng)示經(jīng)理），需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應(yīng)將郵件送至出差地時(shí)可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時(shí)如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。第五條日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面（一）日程的設(shè)計(jì)及其安排對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)如會(huì)見、出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表，必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。（二）準(zhǔn)備及安排有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。第六條用品的整理秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所不同。（一）在辦公室內(nèi)平常經(jīng)常使用的物品及備用品，應(yīng)在合適的地方放置合適的數(shù)量，為此，應(yīng)設(shè)計(jì)一張用品及備用品的明細(xì)表，在上面記下品種、一月或一周所需數(shù)量以及補(bǔ)充的數(shù)量和補(bǔ)充日期，最好能做到事先心中有數(shù)。有了明細(xì)表，還必須存有一定量的備用品，以便隨時(shí)補(bǔ)充。經(jīng)理外出時(shí)需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應(yīng)注意事先準(zhǔn)備好一定數(shù)量，需要收入提包內(nèi)的物品也要作同樣考慮。這些需要準(zhǔn)備的物品應(yīng)在詢問過經(jīng)理后制作一張明細(xì)表事先貼在那里以防遺漏。如果是出差，還應(yīng)考慮出差地點(diǎn)和天數(shù)等，更要經(jīng)常征詢經(jīng)理意圖以準(zhǔn)備好所需用品。（三）文件、資料的準(zhǔn)備首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要詳細(xì)詢問，以便將可能會(huì)用的文件材料一并準(zhǔn)備齊全。然后畫一張文件明細(xì)表以方便使用。機(jī)密文件可以直接交經(jīng)理或是用封袋密封好后等待經(jīng)理的指示。第七條文件整理業(yè)務(wù)（一）為使經(jīng)理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，并且隨時(shí)可以提用，需要對(duì)這些文件進(jìn)行整理。整理工作首先要根據(jù)經(jīng)理意見將文件分類，并放入固定的裝具和容器內(nèi)，使用中還要經(jīng)常整理，做到很容易直到文件。（二）整理工作的關(guān)鍵是分類項(xiàng)目的確定，保管及整理文件用品的選擇和整理、借閱手續(xù)的完善。（三）業(yè)務(wù)用的文件分為正在處理的文件，正在運(yùn)行的現(xiàn)行文件和已處理完畢的文件，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。（四）經(jīng)過這樣的整理后，有必要對(duì)其進(jìn)行裝訂，并給每一個(gè)文件集合體以一定的戶頭名稱。應(yīng)在聽取經(jīng)理意見后再制一張文件分類的明細(xì)表，將表張貼在保管場(chǎng)所或保管人的桌子上便于參照。第八條整理、清掃工作此項(xiàng)工作應(yīng)由秘書督促事務(wù)員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點(diǎn)：（一）清理桌面。臺(tái)歷和墻上掛的日歷要每天調(diào)整日期。桌子要擦抹干凈。墨水瓶、筆桿、筆盒、吸墨紙、剪刀、裁紙刀、印泥及其他規(guī)定的常用品及用紙要準(zhǔn)備好。墨水、筆尖、筆桿、糨糊、別針、印臺(tái)、鉛筆、活動(dòng)鉛筆、圓珠筆、裁切刀、釘書機(jī)、吸墨紙、橡皮等都要按要求備齊數(shù)量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和污染的物品要清掃或更換。（二）室內(nèi)的雜物、家具如桌子、煙灰缸、椅子、煙盒等，都要放在固定的地方。（三）根據(jù)當(dāng)天的天氣情況隨時(shí)調(diào)整空調(diào)和窗簾。第九條代行業(yè)務(wù)秘書可以代行的事務(wù)主要有：（一）參加慶典、喪禮等儀式。這種場(chǎng)合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時(shí)還要十分講究寒喧、應(yīng)酬的用語。因此，也可以平時(shí)將各種不同場(chǎng)合的范例及標(biāo)準(zhǔn)寒喧用語