2022年電大辦公室管理歷屆試題大全

電大《辦公室管理》復(fù)習(xí)資料

一、判斷題：（錯的打×，其余的對）

1、文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。(√)

2、如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個會議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。(√)

3、如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。(×)

4、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。(×)

5、要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。(×)

6、如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。()

7、宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。(×)

8、如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。()

9、假如對方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會的重要事情。()

10、為來自外地的與會者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。(×)

11、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動。()

12、凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。(×)

13、值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。()

14、檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。(×)

15、辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗位責(zé)任制度。（×)

16、合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。(×)

17、受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。()

18、宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請柬了。(×)

19、無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會的地點(diǎn)、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無尾正式禮服。()

20、拜訪長輩或地位較高人士時，可先請人遞上你的名片，以作通報。()

21、同時介紹很多人時，可以右至左，按順序介紹。（）

22、如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話（）

23、文員代替上司傳達(dá)不利消息時，因?yàn)楫?dāng)這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（×）

24、當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（）

25、介紹信的正本和存根必須一致?？梢猿鼍呖瞻捉榻B信。（×）、

26、面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時應(yīng)急措施。（）

27、注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（）

28、即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（×）

29、女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅有一個拳頭大小距離。（）

30、文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）

31、即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（）

32、如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。（）

33、文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（×）

34、雞尾酒會一船要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（×）

35、用叉、匙進(jìn)食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（×）

36、口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；對一般同事或顧客說話，就可通俗些。（）

37、受到直屬上司以外的指派時，假如文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（）

38、監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（×）

39、列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機(jī)關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（）

40、文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應(yīng)條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。(×)

41、善于合作指每一名文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（×）

42、文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了，“做過某項(xiàng)工作”和”“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（×）

43、對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。（×）

44、當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離座時，都要招呼一聲。（）

45、文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間。（）

46、如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（×）

47、如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（）

48、如果會議氣氛緊張，且對上司立場不利時，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛。（）

49、會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應(yīng)者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。（×）

50、上司自己安排的約會忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會沖突，解決方法是上司先見他自己安排的那一位。（×）

51、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。()

52、沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的

日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。()

53、文員第一次做一項(xiàng)工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。(×)

54、文員傳達(dá)上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。(×)

55、在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。(×)

56、文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。()

57、男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。(×)

58、英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。(×)

59、如果會客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會客室后，才能讓客人進(jìn)入。(×)

60、介紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員，若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。()

61、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利于保密工作。（）

62、小辦公室的優(yōu)點(diǎn)是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（×）

63、文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）

64、對于緊急而重要的事，文員應(yīng)作書面請示，留檔備查。（）

65、文員在接聽電話時，如查投訴者無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！保ā粒?/p>

66、無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（×）

67、上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握（×）

68、女性文員應(yīng)留短、薄式的發(fā)型，以免妨礙工作（）

69、如查兩位來訪者均未預(yù)約，應(yīng)該按照先來后到的原則引見給上司。（×）

70、文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）

71、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

72、文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。（）

73、文員在工作時間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時隨地進(jìn)行。（×）

74、如果會客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。（）

75、文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（×）

76、假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（×）

77、代表會議依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核

對出席人數(shù)。（）

78、文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（×）

79、交際應(yīng)酬要講求時效，若時機(jī)錯過再來補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠意，還會破壞彼此

關(guān)系。（）

80、不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（）

81、辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）

82、沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）

83、同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（）

84、代表會議依依法定期召開，與會代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對出席人數(shù)。（）

85、文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）

86、文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）

87、男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。（）

88、要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）

89、文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）

90、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）

91、小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些()

92、辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對光源的地方（×）

93、請示與報告可以合并使用，如“關(guān)于××××問題的請示報告”。(×)

94、如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（×）

判斷題參考答案:

1、√2、√3、×4、×5、×6、√7、×8、√9、√10、×

11、√12、×13、√14、×15、×16、×17、√18、×19、√20、√

21、√22、√23、×24、√25、×26、√27、√28、×29、√30、×

31、√32、√33、×34、×35、×36、√37、√38、×39、√40、×

41、×42、×43、×44、√45、√46、×47、√48、√49、×50、×

51、√52、√53、×54、×55、×56、√57、×58、×59、×60、√

61、√62、×63、×64、×65、√66、×67、×68、√69、×70、×

71、×72、√73、×74、√75、×76、×77、√78、×79、√80、√

81、×82、√83、√84、√85、×86、×87、√88、×89、×90、×

91、√92、×93、×94、×

二、選擇題：

1．辦公室布置要注意(D)。

A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放

B．一般辦公室桌椅最好面對面放置

C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些

D．必須考慮到符合各種溝通、保密、心理調(diào)適、情緒轉(zhuǎn)換以及休息等要求。

2．傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對的(B)

A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本

3．在會議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下哪項(xiàng)活動是不恰當(dāng)?shù)?C)。

A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料

C．作會議記錄時離開會議室接聽電話D．暫時保管與會者的物品

4．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(B)。

A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾

B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品

C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度

D．用庫存一覽表來儲備辦公用品

5．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的(B)。

A．沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對的應(yīng)變能力

C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時，按照先來后到順序進(jìn)行

D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實(shí)施

6．文員必須管理好金錢，學(xué)會節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?A)。

A．最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要

B．作出預(yù)算，按月或季度預(yù)計(jì)辦公室的開銷來控制開支

C．采購大量物品時可以享受批量折扣，就一次多購買一些辦公用品

D．限制不必要的長途電話，輕易不要選擇快遞服務(wù)

7．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的(B)

A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致

B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能使別人服從自己

C．配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D．公開地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任

8．以下關(guān)于交互式電話會議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的(A)。

A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報數(shù)功能

9．以下關(guān)于文員的宴會禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的(D)。

A．用叉、匙進(jìn)食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C．口內(nèi)含有食物與人說話

D．吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去

10．文員制作日程安排計(jì)劃表時，以下哪一種情況應(yīng)避免(D)

A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上

B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號

C．制作日程安排計(jì)劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間

D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

11．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)?A)。

A.接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電

C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

12．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C)。

A.現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中．

C.標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名

D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢

13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的(D)。

A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類

C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率

D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作

14．文員傳達(dá)上司的指示時，哪一項(xiàng)做法是不適宜的(A)。

A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見

B．必要時可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示

D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記

15．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(B)。

A.考慮打電話的時間是否合適

B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事

16．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的(C)。

A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜

B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水

C.未用完一道萊時，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)

D．文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯，碰杯時應(yīng)目視對方以示敬意

17．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的(D)

A.與人聯(lián)系要記下對方姓名(同時告知你的姓名)，需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人

B．首先要了解火車運(yùn)行時間，上司對鋪位的要求

C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打電話

D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明

18．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(D)。

A.宴會的形式與氣氛B．交通是否方便

C.有無停車場D．有無休息室

19．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜(B)。

A．語句要簡短

B．由過程先說

C.利用重復(fù)的效果

D．說話時考慮時間、地點(diǎn)、場合、對象因素，使用模糊語言

20．將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實(shí)是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是(A)。

A.騎邊章B．封存章

C.騎縫章D．證見章

21、以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D）

A、安置窗簾遮擋室外光線B、與其他設(shè)備正確連接

C、選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D、應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能

22、文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些為是不適宜的（C）

A、準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B、辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C、較大物的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

D、下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免失和泄密

23、以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（A）

A、錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置

B、想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C、機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米

D、錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

24、文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（C）

A、定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B、盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做

C、每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

D、對每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限

25、以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C）

A、電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄

B、文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話

C、應(yīng)隨時使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系

D、如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系

26、以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中，哪一些是不適宜的（A）

A、以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)

B、上司和文員必須在周末核對下周的行動計(jì)劃，每天早上核對當(dāng)天的行動計(jì)劃

C、如果會議的主辦者是上司，就要確認(rèn)（至少在舉辦日的二、三天前）會議室

D、會議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好

27、文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B）

A、準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息B、代替上司制定約會計(jì)劃

C、為商務(wù)洽談收集資料D、把上司商務(wù)旅行時需要帶的行李列出清單

28、以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的（D）、

A、用后跟著地走路

B、正式場合，女性文員雙腿可交疊成二郎腿

C、男性在任何場合都可戴著手套握手

D、穿著短裙的下蹲姿勢，應(yīng)跨前半步后腿跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰

29、以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是正確的（C）

A、雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好

B、茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉會

C、工作餐是非正式宴請形式，早午、晚舉行均可

D、午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交

30、上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（A）

A、只在便箋上寫好會議名稱

B、除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C、如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場地情況和交通耗費(fèi)的時間

D、和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便

31、以下關(guān)于文員對辦公室的情況，哪一個是錯誤的（B）

A、伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品

B、辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些

C、各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識

D、紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放入盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

32、以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的（D）

A、定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B、想辦法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)

C、開始工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓

D、把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做

33、文員在接打電話時，正確的做法是（B）

A、電話鈴響一聲就應(yīng)接聽

B、在電話機(jī)旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來

C、文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應(yīng)首先讓對方報出姓名、單位

D、文員替上司傳話時，應(yīng)考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)

34、文員在拆郵件時，不正確的做法是（A）

A、拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開

B、應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件

C、經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題

D、在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好

35、以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C）

A、上級先伸手后，下級才能相握

B、一船社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下

C、雙方有很多人時，可以交叉握手

D、握手時應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好

36、文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(yīng)（A）

A、拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂

B、對寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記

C、處理信件按照“分級負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

D、對問題復(fù)雜、調(diào)查處理的時間較長的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)

37、文員進(jìn)行會議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是（C）

A、文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便

B、什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度

C、會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費(fèi)多少作決定

D、文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作

38、文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）

A、歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密要求B、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求

C、收集范圍、歸檔時間、管理制度D、歸檔范圍、時間限度、歸檔材料要求

39、上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時，以下哪一種做法不正確（D）

A、首先搞清清楚上司想作什么樣的安排

B、辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊

C、與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個人

D、不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn)

40、照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的（D）

A、有更多的機(jī)會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性

B、到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時機(jī)提醒上司用餐

C、對上司的健康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段

D、應(yīng)酬需要換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助

41、文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應(yīng)該打印在（B）

A、右下角B、左上角C、右上角D、左下角

42、在辦公室里，（A）的位置是上座。

A、離入口最遠(yuǎn)B、離入口最近C、靠近門口D、靠近窗戶

43、文員如果誤拆了非本人司的信，應(yīng)該（A）

A、在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去

B、在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去

C、在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D、寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去

44、文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)該（D）

A、不作聲，等無人時查字典B、作判斷，用同偏旁的字音讀

C、不用讀，只稱呼姓即可D請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？”

45、會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(yīng)（D）

A、不理睬B、不征求主持人意見，停止筆錄

C、征求主持人意見，停止筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D、征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)

46、在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)；一時掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。

A、社交的能力B、說話的技巧C、聽話的能力D、聽寫的能力

47、當(dāng)文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（D）

A、向上司報告B、送禮C、寫信D、查證消息的可靠性

48、以下餐巾的使用方法是正確的（C）

A、中途離座，把餐巾放在椅子上B、用來擦刀叉

C、用來擦嘴唇嘴角D、塞人衣服領(lǐng)口里

49、上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A）

A、通知上司家人把衣服送達(dá)B、自己到上司家里去拿

C、讓上司自己去家里更換D、去買新的服裝

50、文書立卷的歸檔制度包括三方面；歸檔范圍、（A）和歸檔要求。

A、歸檔時間B、歸檔憑證C、歸檔模式D、歸檔歷史

51．社交場合很講究次序禮儀，一般(B)

A．以右為次B．以右為尊C.以后為次D．以左為尊

52．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題?(A)

A.有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

53．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素(D)

A．時間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛好

54．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C)

A．加入自己的主觀意見B．不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對所記內(nèi)容作評論

55．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?(C)

A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀

C.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．按郵件重要性分揀

56．傳真機(jī)最好用來傳送以下哪種郵件?(A)

A．一般的圖紙B．機(jī)密文件C.很長的文件D．感謝信

57．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時的職責(zé)(B)

A.訂購B．制造C.分配D．儲備

58．文員在處理信訪工作時，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種(A)

A.初次寫信，或有過激言行的B．有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案處理的D．沒有具體內(nèi)容的匿名信

59．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議．(C)

A．口字型B．教室型C.圓桌型D．U字型

60．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷．如問函與復(fù)函等用(D)

A.通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷

C.按問題特征立卷D．按文種特征立卷

61、文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）

A、國名、地址、部門、姓名B、姓名、地址、部門、國名

C、姓名、部門、地址、國名D、姓名、國名、部門、地址

62、有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（B）

A、準(zhǔn)備資料B、發(fā)表意見C、現(xiàn)場服務(wù)D、會議或會談記錄

63、郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（D）

Ａ、每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致Ｂ、取出郵件立即返回辦公室

Ｃ、事先帶上包袋裝郵件Ｄ、應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

64、以下哪些接打電話的行為是不正確的（A）

Ａ、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?/p>

Ｂ、給上司的留言正面朝下放在他的辦公桌上

Ｃ、做記錄時可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用

Ｄ、中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置

65、文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的（D）

Ａ、如果用寫信的方式，在估計(jì)對方收到信后，再打電話確認(rèn)

Ｂ、告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知

Ｃ、對方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

Ｄ、如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會

66、以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯誤的（D）

Ａ、文員應(yīng)在任何時候、任何場合攜帶名片

Ｂ、向別人遞送名片時應(yīng)雙手捧交，將文字正面朝向?qū)Ψ?/p>

Ｃ、如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意

Ｄ、名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的

67、文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（A）

Ａ、下級單位報送的報告、統(tǒng)計(jì)報表等

Ｂ、未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

Ｃ、單位內(nèi)部互相抄送的文件材料

Ｄ、本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料

68、值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情（A）

Ａ、簽發(fā)文件Ｂ、分發(fā)會議通知Ｃ、詢問情況Ｄ、傳達(dá)指示

69、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）

Ａ、以煩躁的心情傾聽Ｂ、盡量把責(zé)任推給別人

Ｃ、應(yīng)辯解說：“那是因?yàn)椤保?、切勿感情用?/p>

70、以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）

A、服務(wù)性B、決策性C、專業(yè)性D、主動性

71、以下哪項(xiàng)不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）

Ａ、服務(wù)性Ｂ、決策性Ｃ、專業(yè)性Ｄ、主動性

72、文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪種行為是不適宜的（C）

Ａ、準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B、辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

Ｃ、較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

Ｄ、下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

73、文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的（D）

A、定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來

B、盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做

C、每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力

Ｄ、對每一項(xiàng)工作做出安排，定好最后期限

74、以下哪種接打電話的行為是不正確的（A）

A、受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回?fù)?/p>

B、給上司的留方正面朝下放在他的辦公桌上

C、做記錄時可以在便箋下墊一張得寫紙，以防遺失后備用

D、中途因有事需放下電話請對方等待時，應(yīng)把話筒朝下放置

75、郵件的寄發(fā)不要考慮以下（D）因素。

A、時間B、便利C、經(jīng)濟(jì)D、愛好

76、辦公室人員在社交活勸中應(yīng)如何選擇話題，（A）屬于合適的話題。

A、有共同利益的話題B、夸耀自己的話題

C、保密的話題D、應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

77、文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A）

A、初次寫信，或有過激言行的B、有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C、已做結(jié)案處理的D、沒有具體內(nèi)容的匿名信

78、文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）

A、加入自己的主觀意見B、不記錄議題

D、與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D、對所記內(nèi)容作評論

79、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C）

A、口字型B、教室型C、圓桌型D、U字型

80、在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)；一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。

A、社交的能力B、說話的技巧C、聽話的能力D、聽寫的能力

81、辦公室，顧名思義，是辦公的場所，下列諸項(xiàng)中（B）應(yīng)不屬于辦公室的范疇。

A、廠長室B、實(shí)驗(yàn)室C、院長室D、經(jīng)理室

82、請示是文員工作上有疑難，無法處理時，向上司請求指示，或無權(quán)處理時，向上司請求批準(zhǔn)，下面請示中（C）是不當(dāng)?shù)摹?/p>

A、對口請示B、事先請示C、超級請示D、請示要單一

83、以下關(guān)于辦公室職能的說法，那一種是正確的（C）

A、辦公室為上司服務(wù)，其他職能部門不用顧及

B、辦公室人員只要掌握辦文、辦事、辦會知識和技能

C、辦公室管理具有集中性和整體性

D、辦公室事務(wù)管理不僅有被動性，體現(xiàn)出來更多的是主動性

84、文員在為上司篩選電話時，以下做法不正確的是（A）

A、文員在說了迎接詞，對方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽出對方

B、了解單位每個人的工作和職務(wù)，提醒正要接聽轉(zhuǎn)接電話的人，說明情況及轉(zhuǎn)接理由

C、有時需要文員編織一些“美麗的謊言”以應(yīng)付那些上司不想接待的人

D、來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對方的身分再通報上司

85、對新情況、新問題，無章可循時，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。這是采用（C）方法。

A、進(jìn)言B、受意C、變通D、擋駕

86、為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)（A）

A、工作人員工作盡可能專門化、單一化B、盡可能定量控制辦公室工作

C、重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成D、合理設(shè)計(jì)辦公室的工作流程

87、在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用(D)

A、“頃悉”、“際此”B、“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”C、“臺鑒”、“惠鑒”D、“臺安”、“鈞安”

88、按照美國人類學(xué)家愛德·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM~120CM,應(yīng)該是(A)

A、個人區(qū)B、社交區(qū)C、親密區(qū)D、公眾區(qū)

選擇題參考答案:

1．D2．B3．C4．B5．B6．A7．B8．A9．D10．D

11．A12．C13．D14．A15．B16．C17．D18．D19．B20．A

21．D22．C23．A24．C25．C26．A27．B28．D29．C30．A

31．B32．D33．B34．A35．C36．A37．C38．B39．D40．D

41．B42．A43．A44．D45．D46．B47．D48．C49．A50．A

51．B52．A53．D54．C55．C56．A57．B58．A59．C60．D

61．C62．B63．D64．A65．D66．D67．A68．A69．D70．B

71．B72．C73．D74．A75．D76．A77．A78．C79．C80．B

81．B82．C83．C84．A85．C86．A87．D88．A89．

三、設(shè)計(jì)題：

1．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進(jìn)行評估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會?

參考答案：

(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2)座談會以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜；

(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；

(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；

(7)會場應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

2．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請計(jì)算會議的成本。

參考答案：

(1)會議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支

(2)G-------參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400÷30÷8)

(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)

(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；

(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；

(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)

(7)會議成本一6×(10+2．5)×5×50+800

=18750一-800

=19550(元)

3．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做?

參考答案：

(1)在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；

(2)還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。

(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。

(5)要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。

(6)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。

(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。

(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。

(9)為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

4．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作?

參考答案：

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。

(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。

(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

5.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國內(nèi)國際旅行時要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？

參考答案：（1）準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅行信息，旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。

（2）制定約會計(jì)劃。約會計(jì)劃表包括：城市名和省州名（如果是國外旅行，寫明城市名和國家名），日期和時間，與上司約會的者的姓名、公司和地址，電話號碼。

（3）為商務(wù)洽談收集資料。

（4）覺決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時需要帶的用品列出清單。

（5）考慮行李問題。通過航空公司出版的兩重性計(jì)劃手冊或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識別標(biāo)簽。

（6）安排差旅費(fèi)。

（7）建立旅行——旅館信息資料庫。隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫。

（8）辦理旅行保險，如意外傷害保險等。

6.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？

參考答案：

（1）客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請上司核定。

（2）確定時間。如果是涉外宴請，宴請時間應(yīng)按國際慣例，征詢客人的意見，要避免選擇對方的重大節(jié)假日。

（3）會場的選擇。要考慮宴會的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場地大小是否合適、菜式、有無停車場。

（4）擬訂菜單。應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選。

（5）寄法請柬。宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人姓名、宴請的目的、方式、時間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說明等。請柬一般要提前一至二周發(fā)出。

（6）席次的排列。以社會地位與年齡作優(yōu)先考慮來安排，在請柬上應(yīng)注明席次號。席次的排列原則是：男女主人對坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。

7、總經(jīng)理把保管單位公章和蓋卬的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？

參考答案：

小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險箱內(nèi)，鑰匙內(nèi)，鑰匙隨身攜帶（2分）;每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖（1分）；如因事外出，須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管。（2分）

加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；（2分）并要將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記（2分）。加蓋印章必須做到力均勻，使印章端正、完整（1分）。

8、某中外外資公司德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

參考答案：

清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等（2分）；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物（2分）；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品（2分）；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下（2分）；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理（2分）。

9.文秘人員如何主持會議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

參考答案：

（1）文秘人員如果在會議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡略記下發(fā)言的要點(diǎn)。

（2）會議上注意自己的表情和說話的語調(diào)，并控制發(fā)言的時間。

（3）對發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時間有限。

（4）在會上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人的意見，不要當(dāng)眾批評某個人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識。

（5）要求與會者記筆記，自己做好筆記并把會議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾，以作查證。

10．上海某企業(yè)欲與德國某企業(yè)合作，德國以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案?

參考答案：

（1）接受任務(wù)

（2）了解來賓

（3）制訂計(jì)劃

（4）預(yù)訂食宿

（5）歡迎來賓

（6）商議日程

（7）禮節(jié)性拜訪

（8）宴請

（9）正式會談

（10）簽訂協(xié)議書

（11）陪同參觀游覽

（12）互贈禮品

（13）歡送來賓

（13）接待小結(jié)。

11．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?

參考答案：

（1）電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，

（2）新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條：

（3）各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里。

（4）公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)。

（5）墨水放置在儲物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。

12．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)人股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個接待方案?

參考答案：

(1)接受任務(wù)；

(2)了解來賓；

(3)制訂計(jì)劃；

(4)預(yù)訂食宿；

(5)迎接來賓；

(6)商議日程；

(7)安排會談；

(8)陪同參觀；

(9)送別客人；

(10)接待小結(jié)。

13．某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，電話不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個電話記錄單。小胡應(yīng)該怎樣設(shè)計(jì)？

參考答案：

（見書本P46-48頁：電話記錄單）

14.康橋賓館位于本市南京西路４５號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應(yīng)該考慮哪些問題？

參考答案:

（1）會議的名稱：

（2）出席會議者的姓名或組織、部門的名稱；

（3）日期、時間（開始到結(jié)束的預(yù)定時刻）；

（4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號會議室）；

（5）議題（或者議事日程）；

（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號碼等；

（7）開會所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號碼（必要時可附上地圖）；

（8）注意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

15.某個下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應(yīng)該做些什么工作？

參考答案:

（1）要替搭車回去的人安排車子；

（2）在接待處暫時代為保管的衣物，不要遺失或被人錯領(lǐng)、冒領(lǐng)；

（3）有留話時，切記務(wù)必傳達(dá)；

（4）檢查會場有無物品遺漏；

（5）要為參加會議的人員送行；

（6）文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；

（7）桌、椅早先若和移動，必須還原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅；

（8）攜帶進(jìn)會場的資料和會議用品要記得帶回；

（9）關(guān)緊門窗并上鎖；

（10）通知會場的管理單位，會議已經(jīng)結(jié)束。

16、所謂“有問題”的來訪者一般式怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？

參考答案:

（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅(jiān)持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度?？杀ＷC：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。

（2）進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話給保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。

（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男生，女文員應(yīng)招男的幫忙；如果是女生，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，招一個成熟的女同事來幫忙。

（4）騙人的老手。他們介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；公司經(jīng)營時間不長；個人或公司沒有通信地址，或電話號碼有疑問。文員要仔細(xì)辨認(rèn)，保護(hù)上司和公司的利益。

17、文秘人員要經(jīng)常代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？

參考答案:

（1）在贈禮前必須搞清楚贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等。

（2）在日歷上應(yīng)清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。

（3）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可；要看對方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方；贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店以哦那個精美包裝紙重新包裝一下；如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。

（4）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提出的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。

（5）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。

18、作為辦公室文員，在上司辦公室或接待室的整理方面應(yīng)注意哪些具體事務(wù)？

參考答案：

（1）要建立器具和備用品的臺帳，簡明記載購入時間、修理經(jīng)過。

（2）器具和用品壞了時，應(yīng)立即找有關(guān)部門安排更換或修理。

（3）注意保持室內(nèi)清潔。

（4）注意預(yù)防火災(zāi)，要了解滅火器和緊急電話的使用方法，以及災(zāi)害發(fā)生時的逃避途徑，對遇有緊急情況需要拿走的文件放好。

（5）認(rèn)真管理櫥柜、房門的鑰匙，注意保密四、案例分析題

19、本單位為了推進(jìn)工作開展，擬制定近三年或中長期工作發(fā)展規(guī)劃，決定召開部分人員參加的工作研討會，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會？

參考答案：

(1)座談會邀請對象必須是對部門工作熟悉，能獨(dú)立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者；

(2)座談會以小型為，人數(shù)以七、八人為宜；

(3)座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；

(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

(6)座談會的時間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長可短；

(7)會場也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

20、某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

參考答案：

(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；

(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理雙比較喜歡的物品；

(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；

(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。

案例分析題

1．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計(jì)報表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了，他們因平時工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。

參考答案：

(1)不能說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧’’，辦公室人員不能替上司做主；

(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報表邊聽；

(3)對提重要建議的來訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報上司；

(4)應(yīng)熱情，不能對來訪者冷嘲熱諷；

(5)對言辭激烈的來訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；

(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請保安或打110。

2．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。

古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊?，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能!”

小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系?"

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?

參考答案：

(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會談工作要求；

(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場所安靜；

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；

(5)小沈應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；

(6)小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。

3．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的?

參考答案：

(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時間；

(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)；(3)12日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動；

(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

(6)沒有訂購的東西不能簽收；

(7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。

4．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；

(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；

(3)東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；

(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；

(6)東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；

(11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

(12)東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)。

參考答案

案卷一：

(1)．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；

(4)．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示(呈市教委)；

(5).市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)

案卷二：

(2)．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；

(6)．東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知

案卷三：

(3)．東方學(xué)院2003年招生工作計(jì)劃；

(12)．東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)

案卷四：

(9)．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；

(11)．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告

5.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會議，需要小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少個銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個銷售員到了辦公室，但會議里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了，。9：00左右有6個銷售又來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)實(shí)了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。

請問：小劉究竟錯在哪里？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

參考答案：

（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；

（2）打印好書面通知；

（3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對方確認(rèn)時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上的每一個人；

（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；

（5）通知上應(yīng)會議的時間（開始到結(jié)束時間）、地點(diǎn)；

（6）應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容，應(yīng)做好那些準(zhǔn)備；

（7）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。

6.為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知：

會議通知

經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。

小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)權(quán)的意思。

問題一：小萬錯在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會議通知？

過了幾天，局里召開傳達(dá)上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進(jìn)入小組討論。這時卻出現(xiàn)了庥煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。

問題二：作為大會組織者，小萬錯在哪里？針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？

參考答案：

問題一：會議通知缺少主題（議題）（2分），時間上缺少從幾點(diǎn)到幾點(diǎn)（2分），請哪些人出席不明確（2分），發(fā)放會議通知要交到會議出席者手上，可進(jìn)行說明解釋。（2分）如本人不在，應(yīng)請代收人（或秘書）簽字，打電話確認(rèn)是否出席。（2分）

問題二：會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待。（2分）小萬沒有認(rèn)真校對材料，（2分）最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料，加以改正。（2分）補(bǔ)救措施可以是：小萬快步趕到走在最前一位帶頭離會的特邀代表身邊，耳語了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了九日尷尬局面。代表們按原來小組劃分展開了討論。（4分）此辦法是其中的一種，如果學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。

7．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說：“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。

過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說：“代表團(tuán)已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十。”

皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報的？他們是如何搶走生意的？

問題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團(tuán)的購貨合同的？

（2）秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言？

（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？

（4）秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作？

參考答案：

（1）李麗在談話中無意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍抓住了機(jī)會，得到了這筆生意。

（2）即使是最好的朋友，也不可不分情況暢所欲言，何況是競爭對手，這是文秘人員的基本職業(yè)道德。

（3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。上司正在考慮、討論而未作定論，未公開宣布的內(nèi)容。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等。

（4）應(yīng)做到不該說的不說，不該聽的不聽，不該記錄的不記