采購系統(tǒng)教育訓練課件

采購系統(tǒng)教育訓練采購系統(tǒng)教育訓練１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言◆◆課程大綱◆◆壹.前言一、教育訓練課程之目的

二、系統(tǒng)功能及效益壹.前言一、教育訓練課程之目的二、教育訓練課程之目的１．了解系統(tǒng)之效益及功能。２．了解信息搜集及整理重點。３．熟悉系統(tǒng)之操作方式。４．了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。５．了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序。二、教育訓練課程之目的１．了解系統(tǒng)之效益及功能。１．供應廠商價格管理。２．提供料件之請購、采購、進退貨管理。３．提供四種采購預計進貨報表。４．供應廠商進貨評核。（一）、系統(tǒng)功能三.系統(tǒng)功能及效益介紹１．供應廠商價格管理。（一）、系統(tǒng)功能三.系統(tǒng)功能及效益介紹１．提高料件采購流程之效率與正確性。２．降低生產停工待料之異常發(fā)生。３．加強供應廠商之評核管理提升采購質量。４．采購異常管理有助于降低成本。(二)、系統(tǒng)效益１．提高料件采購流程之效率與正確性。(二)、系統(tǒng)效益◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表７．期初上線及信息搜集８．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言一、系統(tǒng)主畫面二、系統(tǒng)功能圖三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之關聯(lián)系統(tǒng)架構一、系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)架構(一)、系統(tǒng)主畫面(一)、系統(tǒng)主畫面

基本信息創(chuàng)建采購人員.廠商創(chuàng)建與列表.單據性質設置品號廠商管理品號廠商信息及異動信息登錄價格異動管理核價單創(chuàng)建日常異動處理采購單創(chuàng)建.采購變更.進貨及退貨作業(yè)

采購進度管理預計進貨表.采購交貨狀況表收料驗退管理進貨明細表.進貨統(tǒng)計表.品號歷史記錄表.驗退明細表異常管理采購價格異常表.廠商進貨異常表廠商評核廠商交貨/質量評等.廠商ABC分析表批次作業(yè)采購已交量重計.統(tǒng)計信息更新.采購指定結案廠商信息查詢應付帳款.應付票據.采購明細.進退貨明細.商品計價.

進貨統(tǒng)計.每月統(tǒng)計(二)、系統(tǒng)功能圖基本信息創(chuàng)建采購人員.廠商創(chuàng)建與列表.單據基本信息規(guī)劃日常異動登錄應付票據管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導入應付帳款管理采購人員、廠商、單據性質未結案采購單.品號廠商信息輸入基本信息列表請購單創(chuàng)建采購單創(chuàng)建進貨.驗收單驗退件退回退貨單創(chuàng)建請購單憑證采購單憑證進貨單憑證驗退單憑證退貨單憑證（三）系統(tǒng)主作業(yè)程序基本信息規(guī)劃日常異動登錄應付票據管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導（四）與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性采購系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)物料需求計劃工令管理系統(tǒng)應付賬款系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)批次需求計劃產品結構系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)進口貿易系統(tǒng)（四）與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性采購系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)物料需求計劃工令◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)1.廠別信息創(chuàng)建作業(yè)2.庫別信息創(chuàng)建作業(yè)1.部門信息創(chuàng)建作業(yè)3.幣別匯率創(chuàng)建作業(yè)4.編碼原則設置作業(yè)4.職務類別設置作業(yè)2.交易對象分類設置作業(yè)6.注記/簽核信息設置作業(yè)7.程序注記/簽核信息創(chuàng)建作業(yè)

1、前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)1.廠別信息創(chuàng)建作業(yè)1、前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)一、供應廠商信息字段說明二、品號廠商信息創(chuàng)建字段說明三、單據性質之設置建議及信息字段說明2.采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建一、供應廠商信息字段說明2.采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建

一、供應廠商信息字段說明１.采購廠商、托工廠商、生產線之編碼原則應分開設定。２.有類別廠商評核需求者，同類廠商編號應歸納同區(qū)間。３.廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū)分應付帳款科目之管理應區(qū)別編號。(一)、廠商編號注意事項一、供應廠商信息字段說明１.采購廠商、托工廠商、生產線之編

X

X

XX1.國內廠商2.國外廠商3.托外廠商1.五金2.電子3.包材4.印刷9.其他序號：01--99◆．廠商編號范例參考(10碼)XX◆.核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易◆.允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進貨單進貨◆.隨貨附發(fā)票：如“Y”,進貨單輸入時，發(fā)票號碼不可空白◆.最近交易日期:由最近一次進貨單回寫◆.單價管制:可設置“單價超限率”,以控管采購之單價(二)、供應廠商信息字段說明◆.核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易(二)、供應廠商信息◆ABC等級︰可透過廠商ABC分析表更新◆交貨評等︰可透過廠商交貨/質量評等作業(yè)更新◆質量評等︰可透過廠商交貨/質量評等作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護◆加工費用:

加工費用之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)◆應付帳款︰應付帳款之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)◆應付票據︰應付票據之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)(二)、供應廠商信息字段說明◆ABC等級︰可透過廠商ABC分析表更新(二)、供應廠商信(二)、供應廠商信息字段說明

◆付款條件:可開窗選擇在基本信息管理

系統(tǒng)中建立的付款條件◆結帳日:驗收后

1

個月逢

30日以上兩個字段均為票據管理系統(tǒng)之資金預估及應付系統(tǒng)所需求之信息例如:驗收日期為2001/07/05,則結帳日期為:2001/08/30(二)、供應廠商信息字段說明

◆付款條件:可開窗選擇在基本信結帳應付憑單進貨單退貨單◆結帳作業(yè)之概念—整批結帳結帳應付憑單進貨單退貨單◆結帳作業(yè)之概念—整批結帳進貨單退貨單應付憑單一對一進貨單應付憑單應付憑單◆結帳作業(yè)之概念—直接結帳進貨單退貨單應付憑單一對一進貨單應付憑單應付憑單◆結帳作業(yè)之

二、品號廠商之價格管理品號廠商信息甲廠商==========A品號100元B品號200元采購單進貨單12(一)、單價默認來源二、品號廠商之價格管理品號廠商信息甲廠商采購單進貨單12(品號廠商信息采購單進貨單更新核價﹦Y當單據核準時，該單據之新單價將保存于品號廠商檔中(二)、更新商品計價(現(xiàn)行單價制)品號廠商信息采購單進貨單更新核價﹦Y當單據核準時，該單(二)品號廠商檔優(yōu)點：．保留變更記錄．統(tǒng)一議價單價權限﹦Y優(yōu)點：．采購權限彈性化．將來可追加比較差異分析表采購單進貨單輸入及更改權限管制核價單(三)、標準單價制品號廠商檔優(yōu)點：單價權限﹦Y優(yōu)點：采購單進貨單輸入及更改權限◆.報價日期/生效日期／失效日期核價日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31單價元10099105采購日期采購單價

4/105/208/10100元

99元105元◆.報價日期/生效日期／失效日期核價日期4/1

分量計價數(shù)量PC單價0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元單頭信息單身信息101以上單身信息501以上

1.由品號廠商信息中直接輸入及維護2.由更新核價的核價單更新分量計價數(shù)量PC單價1.由品號廠商信息三、單據性質之設置建議及信息字段說明ＸＸＸＸ──ＡＢＣ『Ａ』：廠別區(qū)分『Ｂ』：系統(tǒng)性質代碼(2碼)『Ｃ』：序號:０．．９單據編號原則參考三、單據性質之設置建議及信息字段說明ＸＸＸＸ單◆．單別代號：

不可重復，請以數(shù)字組合編碼。

◆．單據性質:

請購單

進貨單

核價單

退貨單

采購單◆．單別代號：◆．編碼方式：碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水數(shù)的位數(shù)可自行設置

1.日編:YYMMDD999992.月編:YYMM99999993.流水號:999999999994.手動編號:在異動作業(yè)中自行輸入編號 ◆．編碼方式：

單據憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳務之更新(庫存之增減)或者承認單據生效性.

單據如果輸入完成還須第二人審查核準后，才可更新庫存者，應設為【N】確認=憑證核準﹦交易異動時點◆．自動確認：單據憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳確認=憑證核準﹦

憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多機共用打印機時應設置為批次打印?！簦詣哟蛴。簯{證每輸完一張是否馬上打印出來。◆．自動打?。?/p>

針對料件廠商異動單據，如采購單、收料單及料件廠商異動單之性質單別才有效用?！簦藢Σ少彛横槍κ樟蠁问欠褚欢ㄒ斎氩少弳尾趴赊k理收料，目的乃避免無采單之收料發(fā)生?！簦潞藘r：針對料件廠商異動單據，如采購單、收◆．更新核價：單別單據名稱自動自動核對更新直接確認打印采單核價結帳3101核價單NNNYN3201請購單NNNNN3301采購單NNNNN3302服務性采購NNNNN3401進貨單(采)NNYNN3402緊急進貨單NYNNN3403服務進貨單NNNNN3405贈品進貨單NNNNN3501退貨單NNNNN單別示范單別單據名稱自動自動為配合信息的管理請將采購單之編碼方式設為自動編號◆緊急進貨單：為緊急采購之需求，尚未有正式采單，但已有非正式之通知收料者?！舴者M貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務性商品必須要采購行為，可另辟服務采購單.若進貨商品贈品部份不計費，另外倉庫管理數(shù)量，則可設贈品進貨單，或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。說明：為配合信息的管理請將采購單之編碼方式設為自動編號說明：◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表７．期初上線及信息搜集８．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言一、采購核價作業(yè)程序二、請購作業(yè)程序及信息字段說明三、采購作業(yè)程序及信息字段說明四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明四、日常異動作業(yè)程序及報表管理一、采購核價作業(yè)程序四、日常異動作業(yè)程序及報表管理作業(yè)，不同顏色表示不同單位之權責人工作業(yè)審查、核對、品檢流程遵循方向憑證單據及報表，顏色表單據類別◆、作業(yè)程序符號定義說明作業(yè)，不同顏色表示不同單位之權責人工作業(yè)審查、核對、品檢流程品號廠商異動核價單核價單確認更新品號廠商信息書面核準或計算機核準一、采購核價作業(yè)程序核準品號廠商異動核價單核價單確認更新品號廠商信息書面核準或計算機◆核價單創(chuàng)建作業(yè)1.單據若為更新核價者將更新品號廠商資料。2.若采購商品有分量計價的需求，則直接

由核價單來更新品號廠商信息?！艉藘r單創(chuàng)建作業(yè)1.單據若為更新核價者將更新品號廠商資料。1.內部需求之憑證2.審查內容為

.品號、數(shù)量及需求日期之合理性

.需求來源正確性

(MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動

請購,其他)

二、請購作業(yè)程序(一)、請購作業(yè)之目的1.內部需求之憑證二、請購作業(yè)程序(一)、請購作業(yè)之目的1.計劃采購時所遺漏的需求。

2.超耗用料之額外零星需求。

3.非正常需求之其它需求，如客戶之額外訂單或代購品。

(二)、一般請購作業(yè)之時機1.計劃采購時所遺漏的需求。(二)、一般請購作業(yè)之請購單信息創(chuàng)建主管核準請購單請購單采購詢價確認請購生成采購單采購單創(chuàng)建書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料品別已請未購明細表4.廠商別已請未購列表二、請購作業(yè)程序請購單信息創(chuàng)建主管核準請購單請購單采購詢價確認請購生成采購單◆需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入◆需求日期：系統(tǒng)默認，由品號信息創(chuàng)建之前置天數(shù)推算而得◆采購單別單號：由請購更新后生成Q:想一想！前置時間在何系統(tǒng)定呢?(一)、請購單創(chuàng)建之字段說明◆需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入Q:想一想！前置時間◆.采購人員:由品號信息中設置◆.供應廠商:即主要供應廠商◆.采購單價:即品號廠商單價◆.采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自行更新(二)、請購信息維護字段說明◆.采購人員:由品號信息中設置(二)、請購信息維護字段說明當采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數(shù)量及交期，當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定。◆.鎖定碼之意義:當采購人員收到請購信息時，必須針對◆.鎖定碼之意義:

將已經鎖定完成之請購信息依廠商別產生采購單，更新后請:1.查詢采購單信息創(chuàng)建作業(yè)，您將可看到采購單據之完整信息。

2.請查詢請購單信息創(chuàng)建將會看到采購單號。(三)、請購信息更新將已經鎖定完成之請購信息依廠商別產(三)、請購信息更新1.請購明細表2.請購狀況表3.品號廠商已請未購明細表4.廠商別已請未購列表(四)、請購管理報表說明1.請購明細表(四)、請購管理報表說明采購單信息創(chuàng)建采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表采購需求書面或計算機1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表

三、采購作業(yè)程序采購單信息創(chuàng)建采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準廠商◆.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:

輸入時可為訂單、工令單號或其他備注之有意義單號?！?已交數(shù)量：由進貨單及退貨單所更新，無須輸入?！?采購單價：1.為品號廠商之單價2.最近進價3.標準進價。(一)、采購單信息創(chuàng)建之字段說明◆.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:(一)、采購單信對于逾期未交之采購件采購人員應定期檢視交貨之需求性，逾期未交者確定要交貨時，應以變更交期方式更改采購單據，如果確定不交貨時，應要指定結案，避免收料單位又進行收料作業(yè)，您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定結案作業(yè)。◆.指定結案：應定期運行本作業(yè)對于逾期未交之采購件采購人員應定期檢視交貨之需求性，逾期未交采購計劃發(fā)放請購信息更新MRP采購發(fā)放采購單創(chuàng)建作業(yè)Q:想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?(二)、采購單信息來源訂單轉采購單復制作業(yè)采購計劃發(fā)放請購信息更新MRP采購發(fā)放采購單創(chuàng)建作業(yè)Q:想采購變更信息創(chuàng)建采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM變更核準采購單廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表四、采購變更作業(yè)程序采購變更信息創(chuàng)建采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM1.直接更改采購單2.透過采購變更單處理。3.將原采購單指定結案,

另開一張新的采購單。

(一)、采單變更處理之方式1.直接更改采購單(一)、采單變更處理之方式1.采購變更單之單據特性同原采購單別。2.未確認之采單直接從采單更改，無須新增采購變更單。3.已確定之采購單且已經發(fā)出采購者，應保留變更信息且藉由采購變更通知單通知相關單位處理變更事宜。(二)、采單變更處理之特性1.采購變更單之單據特性同原采購單別。(二)、采單變更處理進貨單創(chuàng)建進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨廠商采購收料表料件歷史進貨記錄廠商進料明細表廠商進料匯總表采購單取回驗退驗退件未退明細表發(fā)票與送貨文件五、進貨作業(yè)程序NYNY進貨單創(chuàng)建進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨廠商采購(1).到貨登記(2).質量檢驗(3).貨款輸入資材收料

IQC采購或會計單位權責(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明1.三段式的收料作業(yè)(1).到貨登記資材收料權(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明1.三段(1).到貨日期>預交日逾期碼=Y(2).運行驗退件退回驗退碼=Y(3).結帳單確認結帳碼=Y2.逾期碼驗退碼結帳碼(1).到貨日期>預交日逾期碼=Y2.逾期碼驗退(1).將納入存貨價值(2).不納入廠商之應付帳款(3).如:運費…..3.進貨費用扣款金額(1).不納入存貨價值(2).將納入廠商之應付帳款(3).如:損壞扣款…..(1).將納入存貨價值3.進貨費用扣款金額(1).不納入存貨

此收料單之應付帳款將無限期凍結4.暫不付款碼=Y/N此收料單之應付帳款將無限期凍結4.暫不付款碼=Y/N1.依供應廠商基本信息設置可以管制是否分批交貨。2.可設置料件之允超收率，超額數(shù)量禁止到貨。3.可設置收料單是否一定要有采購信息。4.提供提前交貨之預警。5.依供應廠商基本信息設置可以管制是否隨貨附發(fā)票。(二)、進貨單創(chuàng)建主要功能1.依供應廠商基本信息設置可以管制是否分批交貨。(二)、進貨進貨記錄采購單已交數(shù)量進貨單庫存數(shù)量批號信息?(三)、收料單確認后對信息有何影響?進貨記錄采購單已交數(shù)量進貨單庫存數(shù)量批號信息?(三)、收料單１．廠商進貨統(tǒng)計表２．廠商進貨明細表３．品號歷史進貨記錄４．廠商進貨匯總表◆進料記錄管理報表１．廠商進貨統(tǒng)計表◆進料記錄管理報表１．名詞定義：

『驗退』：驗收前退貨

『退貨』：驗收后退貨２．驗退件未退明細表３．驗退件退回信息字段說明４．驗退件退回明細表六、驗退件退回作業(yè)１．名詞定義：六、驗退件退回作業(yè)退貨單信息創(chuàng)建采購進度追蹤退貨單退貨單確認核準不良檢驗退貨單廠商采購進貨表料件歷史進貨記錄廠商進貨明細表廠商進貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨2.是否要指定結案七、退貨單作業(yè)程序Y退貨單信息創(chuàng)建采購進度追蹤退貨單退貨單確認核準不良檢驗退貨單(一)、退貨單創(chuàng)建字段說明1.進貨單如進行核對采購管理者，采購單號務必輸入。2.若該品號進行批號管理者，批號欄位務必輸入。(一)、退貨單創(chuàng)建字段說明1.進貨單如進行核對采購管理者，采1.退貨單為應付帳款之減項。2.一般退貨品應輸入原采購單號。如果該采單已經結案，退貨品已經確定不再進貨者，采單應指定結案。3.如無采單者，退貨單價來自品號廠商信息。4.進行批號管理者，批號一定要輸入。(二)、退貨作業(yè)之注意事項1.退貨單為應付帳款之減項。(二)、退貨作業(yè)之注意事項◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表７

．期初上線及信息搜集８．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言一.采購已交量重計二.統(tǒng)計信息更新三.廠商交貨/質量評等四.廠商ABC分析表五．批次作業(yè)一.采購已交量重計五．批次作業(yè)1.此為信息維護之程序，無須定期運行。當您通過廠商采購交貨狀況表發(fā)現(xiàn)您采購單之已交數(shù)量異常，而進貨作業(yè)及退貨憑證信息均正常且正確時，可運行本作業(yè)。2.造成異常之原因為:機器不正常DOWN機或關機造成數(shù)據庫更新不正常所導致。一、采購已交量重計作業(yè)1.此為信息維護之程序，無須定期運行。一、采購已交量重計作業(yè)1.更新之時機：當該月份應付帳款已經結算完成后2.信息更新后您可于廠商信息查詢作業(yè)中查看統(tǒng)計結果

二.統(tǒng)計信息更新作業(yè)1.更新之時機：當該月份應付帳款已經結二.統(tǒng)計信息更新作1.本作業(yè)應先行運行后才可運行ABC分析，因為ABC分析表將會將此兩種評等顯示于報表中，以便參考。2.信息統(tǒng)計完成將更新「廠商基本信息」之『交貨評等』及『質量評等』字段.三.廠商交貨/質量評等作業(yè)1.本作業(yè)應先行運行后才可運行ABC分析，因為ABC分析表AEFDOPHFGCLI累計進貨百分比廠商進貨金額%A級B級C級0%--------------------->75%--------90%---------100%100%四.廠商ABC分析表AEFDOPHF◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言1.采購價格異常表2.廠商收料異常表六．異常管理報表1.采購價格異常表六．異常管理報表．采購廠商非主要廠商(P)．采購廠商不存在料件廠商(＊)．采購單價不等于品號廠商之單價(＊)．采購進價不等于標準進價(＊)周期：一個月一次一、采購價格異常表．采購廠商非主要廠商(P)周期：一個月一次一、采購價格異異常種類：早交、遲交、短交、超收溢價、低價、不良、扣款二、廠商收料異常表異常種類：二、廠商收料異常表１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言◆◆課程大綱◆◆七期初上線及信息搜集1.未結案采購單信息創(chuàng)建2.品號廠商信息登錄七期初上線及信息搜集1.未結案采購單信息創(chuàng)建一、未結案採單信息輸入在系統(tǒng)上線時，可能手頭上有許多已發(fā)的采單，但尚未進貨完畢，必須對這些信息加以收集整理，然后利用“采購單創(chuàng)建作業(yè)”輸入，如此，才能在系統(tǒng)上線后對這些采購單納入進貨之管制。一、未結案採單信息輸入在系統(tǒng)上線時，可能手頭上有許多已發(fā)的采二、客戶商品計價信息登入在系統(tǒng)上線前，收集目前供應商商品計價信息，利用“核價單”或“品號廠商創(chuàng)建作業(yè)”輸入，如此，才能在系統(tǒng)上線后對這些廠商發(fā)采購單時單價作預設。二、客戶商品計價信息登入在系統(tǒng)上線前，收集目前供應商商品計⊕1.預計進貨之追蹤信息將會有所遺漏2.對所產生之生產計劃或采購計劃量

將產生預估供給的低估。采購3.收料單無法追溯采購單來源。期初余額不導入可不可以？⊕1.預計進貨之追蹤信息將會有所遺漏2.對所產生之生產計劃或⊕1.重新輸入料件廠商之異動單據更新2.採單建立時由採購人員逐筆輸入單價後更新成標準之料件廠商單價。料件廠商資料3.因無標準單價可參考，主管對於單價審查必須更加仔細與小心。期初資料不導入可不可以？料件廠商信息3.因無標準單價可參考，主管對于單價審查必須更加仔細與小心。期初信息不導入可不可以？1.重新輸入品號產商之異動單據更新2.采單建立時由采購人員逐筆輸入單價后更新成標準之品號廠商單價。⊕1.重新輸入料件廠商之異動單據更新2.採單建立時由採購人員1.請所有學員參與測驗2.測驗內容有不清楚者請發(fā)問課后測驗1.請所有學員參與測驗課后測驗采購系統(tǒng)教育訓練采購系統(tǒng)教育訓練１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言◆◆課程大綱◆◆壹.前言一、教育訓練課程之目的

二、系統(tǒng)功能及效益壹.前言一、教育訓練課程之目的二、教育訓練課程之目的１．了解系統(tǒng)之效益及功能。２．了解信息搜集及整理重點。３．熟悉系統(tǒng)之操作方式。４．了解系統(tǒng)例行作業(yè)程序。５．了解系統(tǒng)上線的步驟及導入程序。二、教育訓練課程之目的１．了解系統(tǒng)之效益及功能。１．供應廠商價格管理。２．提供料件之請購、采購、進退貨管理。３．提供四種采購預計進貨報表。４．供應廠商進貨評核。（一）、系統(tǒng)功能三.系統(tǒng)功能及效益介紹１．供應廠商價格管理。（一）、系統(tǒng)功能三.系統(tǒng)功能及效益介紹１．提高料件采購流程之效率與正確性。２．降低生產停工待料之異常發(fā)生。３．加強供應廠商之評核管理提升采購質量。４．采購異常管理有助于降低成本。(二)、系統(tǒng)效益１．提高料件采購流程之效率與正確性。(二)、系統(tǒng)效益◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表７．期初上線及信息搜集８．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言一、系統(tǒng)主畫面二、系統(tǒng)功能圖三、系統(tǒng)主作業(yè)程序概述四、采購系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之關聯(lián)系統(tǒng)架構一、系統(tǒng)主畫面系統(tǒng)架構(一)、系統(tǒng)主畫面(一)、系統(tǒng)主畫面

基本信息創(chuàng)建采購人員.廠商創(chuàng)建與列表.單據性質設置品號廠商管理品號廠商信息及異動信息登錄價格異動管理核價單創(chuàng)建日常異動處理采購單創(chuàng)建.采購變更.進貨及退貨作業(yè)

采購進度管理預計進貨表.采購交貨狀況表收料驗退管理進貨明細表.進貨統(tǒng)計表.品號歷史記錄表.驗退明細表異常管理采購價格異常表.廠商進貨異常表廠商評核廠商交貨/質量評等.廠商ABC分析表批次作業(yè)采購已交量重計.統(tǒng)計信息更新.采購指定結案廠商信息查詢應付帳款.應付票據.采購明細.進退貨明細.商品計價.

進貨統(tǒng)計.每月統(tǒng)計(二)、系統(tǒng)功能圖基本信息創(chuàng)建采購人員.廠商創(chuàng)建與列表.單據基本信息規(guī)劃日常異動登錄應付票據管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導入應付帳款管理采購人員、廠商、單據性質未結案采購單.品號廠商信息輸入基本信息列表請購單創(chuàng)建采購單創(chuàng)建進貨.驗收單驗退件退回退貨單創(chuàng)建請購單憑證采購單憑證進貨單憑證驗退單憑證退貨單憑證（三）系統(tǒng)主作業(yè)程序基本信息規(guī)劃日常異動登錄應付票據管理信息創(chuàng)建與核對期初余額導（四）與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性采購系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)物料需求計劃工令管理系統(tǒng)應付賬款系統(tǒng)自動分錄系統(tǒng)批次需求計劃產品結構系統(tǒng)基本信息系統(tǒng)進口貿易系統(tǒng)（四）與其他系統(tǒng)的關聯(lián)性采購系統(tǒng)存貨管理系統(tǒng)物料需求計劃工令◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表

7．期初上線及信息搜集

8．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)1.廠別信息創(chuàng)建作業(yè)2.庫別信息創(chuàng)建作業(yè)1.部門信息創(chuàng)建作業(yè)3.幣別匯率創(chuàng)建作業(yè)4.編碼原則設置作業(yè)4.職務類別設置作業(yè)2.交易對象分類設置作業(yè)6.注記/簽核信息設置作業(yè)7.程序注記/簽核信息創(chuàng)建作業(yè)

1、前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)1.廠別信息創(chuàng)建作業(yè)1、前序作業(yè)基本信息管理信息系統(tǒng)3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)2、采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建3、基本信息創(chuàng)建及信息字段說明1、前序作業(yè)一、供應廠商信息字段說明二、品號廠商信息創(chuàng)建字段說明三、單據性質之設置建議及信息字段說明2.采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建一、供應廠商信息字段說明2.采購管理系統(tǒng)基本信息創(chuàng)建

一、供應廠商信息字段說明１.采購廠商、托工廠商、生產線之編碼原則應分開設定。２.有類別廠商評核需求者，同類廠商編號應歸納同區(qū)間。３.廠商有加工亦有采購供貨者，為區(qū)分應付帳款科目之管理應區(qū)別編號。(一)、廠商編號注意事項一、供應廠商信息字段說明１.采購廠商、托工廠商、生產線之編

X

X

XX1.國內廠商2.國外廠商3.托外廠商1.五金2.電子3.包材4.印刷9.其他序號：01--99◆．廠商編號范例參考(10碼)XX◆.核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易◆.允許分批交貨:如“Y”,一張采購單可分多筆進貨單進貨◆.隨貨附發(fā)票：如“Y”,進貨單輸入時，發(fā)票號碼不可空白◆.最近交易日期:由最近一次進貨單回寫◆.單價管制:可設置“單價超限率”,以控管采購之單價(二)、供應廠商信息字段說明◆.核準狀況:已核準.尚待核準.不準交易(二)、供應廠商信息◆ABC等級︰可透過廠商ABC分析表更新◆交貨評等︰可透過廠商交貨/質量評等作業(yè)更新◆質量評等︰可透過廠商交貨/質量評等作業(yè)更新以上三字段亦可由人工自行輸入與維護◆加工費用:

加工費用之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)◆應付帳款︰應付帳款之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)◆應付票據︰應付票據之明細科目(自動分錄系統(tǒng)使用)(二)、供應廠商信息字段說明◆ABC等級︰可透過廠商ABC分析表更新(二)、供應廠商信(二)、供應廠商信息字段說明

◆付款條件:可開窗選擇在基本信息管理

系統(tǒng)中建立的付款條件◆結帳日:驗收后

1

個月逢

30日以上兩個字段均為票據管理系統(tǒng)之資金預估及應付系統(tǒng)所需求之信息例如:驗收日期為2001/07/05,則結帳日期為:2001/08/30(二)、供應廠商信息字段說明

◆付款條件:可開窗選擇在基本信結帳應付憑單進貨單退貨單◆結帳作業(yè)之概念—整批結帳結帳應付憑單進貨單退貨單◆結帳作業(yè)之概念—整批結帳進貨單退貨單應付憑單一對一進貨單應付憑單應付憑單◆結帳作業(yè)之概念—直接結帳進貨單退貨單應付憑單一對一進貨單應付憑單應付憑單◆結帳作業(yè)之

二、品號廠商之價格管理品號廠商信息甲廠商==========A品號100元B品號200元采購單進貨單12(一)、單價默認來源二、品號廠商之價格管理品號廠商信息甲廠商采購單進貨單12(品號廠商信息采購單進貨單更新核價﹦Y當單據核準時，該單據之新單價將保存于品號廠商檔中(二)、更新商品計價(現(xiàn)行單價制)品號廠商信息采購單進貨單更新核價﹦Y當單據核準時，該單(二)品號廠商檔優(yōu)點：．保留變更記錄．統(tǒng)一議價單價權限﹦Y優(yōu)點：．采購權限彈性化．將來可追加比較差異分析表采購單進貨單輸入及更改權限管制核價單(三)、標準單價制品號廠商檔優(yōu)點：單價權限﹦Y優(yōu)點：采購單進貨單輸入及更改權限◆.報價日期/生效日期／失效日期核價日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31單價元10099105采購日期采購單價

4/105/208/10100元

99元105元◆.報價日期/生效日期／失效日期核價日期4/1

分量計價數(shù)量PC單價0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元單頭信息單身信息101以上單身信息501以上

1.由品號廠商信息中直接輸入及維護2.由更新核價的核價單更新分量計價數(shù)量PC單價1.由品號廠商信息三、單據性質之設置建議及信息字段說明ＸＸＸＸ──ＡＢＣ『Ａ』：廠別區(qū)分『Ｂ』：系統(tǒng)性質代碼(2碼)『Ｃ』：序號:０．．９單據編號原則參考三、單據性質之設置建議及信息字段說明ＸＸＸＸ單◆．單別代號：

不可重復，請以數(shù)字組合編碼。

◆．單據性質:

請購單

進貨單

核價單

退貨單

采購單◆．單別代號：◆．編碼方式：碼號共有11碼,年碼數(shù)及流水數(shù)的位數(shù)可自行設置

1.日編:YYMMDD999992.月編:YYMM99999993.流水號:999999999994.手動編號:在異動作業(yè)中自行輸入編號 ◆．編碼方式：

單據憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳務之更新(庫存之增減)或者承認單據生效性.

單據如果輸入完成還須第二人審查核準后，才可更新庫存者，應設為【N】確認=憑證核準﹦交易異動時點◆．自動確認：單據憑證輸入完成后，是否馬上進行庫存帳確認=憑證核準﹦

憑證每輸完一張是否馬上打印出來。多人或多機共用打印機時應設置為批次打印?！簦詣哟蛴。簯{證每輸完一張是否馬上打印出來。◆．自動打?。?/p>

針對料件廠商異動單據，如采購單、收料單及料件廠商異動單之性質單別才有效用?！簦藢Σ少彛横槍κ樟蠁问欠褚欢ㄒ斎氩少弳尾趴赊k理收料，目的乃避免無采單之收料發(fā)生?！簦潞藘r：針對料件廠商異動單據，如采購單、收◆．更新核價：單別單據名稱自動自動核對更新直接確認打印采單核價結帳3101核價單NNNYN3201請購單NNNNN3301采購單NNNNN3302服務性采購NNNNN3401進貨單(采)NNYNN3402緊急進貨單NYNNN3403服務進貨單NNNNN3405贈品進貨單NNNNN3501退貨單NNNNN單別示范單別單據名稱自動自動為配合信息的管理請將采購單之編碼方式設為自動編號◆緊急進貨單：為緊急采購之需求，尚未有正式采單，但已有非正式之通知收料者?！舴者M貨單:費用類的進貨(請款時記錄)若服務性商品必須要采購行為，可另辟服務采購單.若進貨商品贈品部份不計費，另外倉庫管理數(shù)量，則可設贈品進貨單，或從庫存系統(tǒng)做其他入庫。說明：為配合信息的管理請將采購單之編碼方式設為自動編號說明：◆◆課程大綱◆◆１.前言２．系統(tǒng)架構３．基本信息創(chuàng)建及信息字段說明４．日常異動作業(yè)程序及報表管理５．批次作業(yè)６．異常管理報表７．期初上線及信息搜集８．測驗及問卷◆◆課程大綱◆◆１.前言一、采購核價作業(yè)程序二、請購作業(yè)程序及信息字段說明三、采購作業(yè)程序及信息字段說明四、采購變更作業(yè)程序及信息字段說明五、進貨驗收作業(yè)程序及信息字段說明六、驗退件退回作業(yè)程序及信息字段說明七、退貨單作業(yè)程序及信息字段說明四、日常異動作業(yè)程序及報表管理一、采購核價作業(yè)程序四、日常異動作業(yè)程序及報表管理作業(yè)，不同顏色表示不同單位之權責人工作業(yè)審查、核對、品檢流程遵循方向憑證單據及報表，顏色表單據類別◆、作業(yè)程序符號定義說明作業(yè)，不同顏色表示不同單位之權責人工作業(yè)審查、核對、品檢流程品號廠商異動核價單核價單確認更新品號廠商信息書面核準或計算機核準一、采購核價作業(yè)程序核準品號廠商異動核價單核價單確認更新品號廠商信息書面核準或計算機◆核價單創(chuàng)建作業(yè)1.單據若為更新核價者將更新品號廠商資料。2.若采購商品有分量計價的需求，則直接

由核價單來更新品號廠商信息。◆核價單創(chuàng)建作業(yè)1.單據若為更新核價者將更新品號廠商資料。1.內部需求之憑證2.審查內容為

.品號、數(shù)量及需求日期之合理性

.需求來源正確性

(MRP,LRP,再補貨建議表,BOM自動

請購,其他)

二、請購作業(yè)程序(一)、請購作業(yè)之目的1.內部需求之憑證二、請購作業(yè)程序(一)、請購作業(yè)之目的1.計劃采購時所遺漏的需求。

2.超耗用料之額外零星需求。

3.非正常需求之其它需求，如客戶之額外訂單或代購品。

(二)、一般請購作業(yè)之時機1.計劃采購時所遺漏的需求。(二)、一般請購作業(yè)之請購單信息創(chuàng)建主管核準請購單請購單采購詢價確認請購生成采購單采購單創(chuàng)建書面核準或計算機確認1.請購明細表2.請購狀況表3.料品別已請未購明細表4.廠商別已請未購列表二、請購作業(yè)程序請購單信息創(chuàng)建主管核準請購單請購單采購詢價確認請購生成采購單◆需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入◆需求日期：系統(tǒng)默認，由品號信息創(chuàng)建之前置天數(shù)推算而得◆采購單別單號：由請購更新后生成Q:想一想！前置時間在何系統(tǒng)定呢?(一)、請購單創(chuàng)建之字段說明◆需求部門：于基本信息管理系統(tǒng)進行輸入Q:想一想！前置時間◆.采購人員:由品號信息中設置◆.供應廠商:即主要供應廠商◆.采購單價:即品號廠商單價◆.采購碼:該請購已生成采購單則系統(tǒng)自行更新(二)、請購信息維護字段說明◆.采購人員:由品號信息中設置(二)、請購信息維護字段說明當采購人員收到請購信息時，必須針對此請購信息進行審查，選擇廠商、確定單價、數(shù)量及交期，當信息確定后表示即將要發(fā)出采購單，如此步驟完成采購人員必須將鎖定碼鎖定?！?鎖定碼之意義:當采購人員收到請購信息時，必須針對◆.鎖定碼之意義:

將已經鎖定完成之請購信息依廠商別產生采購單，更新后請:1.查詢采購單信息創(chuàng)建作業(yè)，您將可看到采購單據之完整信息。

2.請查詢請購單信息創(chuàng)建將會看到采購單號。(三)、請購信息更新將已經鎖定完成之請購信息依廠商別產(三)、請購信息更新1.請購明細表2.請購狀況表3.品號廠商已請未購明細表4.廠商別已請未購列表(四)、請購管理報表說明1.請購明細表(四)、請購管理報表說明采購單信息創(chuàng)建采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表采購需求書面或計算機1.現(xiàn)有庫存可用量2.品號庫存狀況表

三、采購作業(yè)程序采購單信息創(chuàng)建采購單進度追蹤采購單采購單確認需求確認核準廠商◆.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:

輸入時可為訂單、工令單號或其他備注之有意義單號?！?已交數(shù)量：由進貨單及退貨單所更新，無須輸入?！?采購單價：1.為品號廠商之單價2.最近進價3.標準進價。(一)、采購單信息創(chuàng)建之字段說明◆.參考單別.參考單號.參考序號.來源單號:(一)、采購單信對于逾期未交之采購件采購人員應定期檢視交貨之需求性，逾期未交者確定要交貨時，應以變更交期方式更改采購單據，如果確定不交貨時，應要指定結案，避免收料單位又進行收料作業(yè)，您可透過采購預計進料表協(xié)助進行指定結案作業(yè)。◆.指定結案：應定期運行本作業(yè)對于逾期未交之采購件采購人員應定期檢視交貨之需求性，逾期未交采購計劃發(fā)放請購信息更新MRP采購發(fā)放采購單創(chuàng)建作業(yè)Q:想一想這些作業(yè)在哪些系統(tǒng)?(二)、采購單信息來源訂單轉采購單復制作業(yè)采購計劃發(fā)放請購信息更新MRP采購發(fā)放采購單創(chuàng)建作業(yè)Q:想采購變更信息創(chuàng)建采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM變更核準采購單廠商預計進料表品號預計進料表工令預計進料表采購預計進料表廠商采購交貨狀況表四、采購變更作業(yè)程序采購變更信息創(chuàng)建采單進度追蹤采購變更單采購變更確認變更CFM1.直接更改采購單2.透過采購變更單處理。3.將原采購單指定結案,

另開一張新的采購單。

(一)、采單變更處理之方式1.直接更改采購單(一)、采單變更處理之方式1.采購變更單之單據特性同原采購單別。2.未確認之采單直接從采單更改，無須新增采購變更單。3.已確定之采購單且已經發(fā)出采購者，應保留變更信息且藉由采購變更通知單通知相關單位處理變更事宜。(二)、采單變更處理之特性1.采購變更單之單據特性同原采購單別。(二)、采單變更處理進貨單創(chuàng)建進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨廠商采購收料表料件歷史進貨記錄廠商進料明細表廠商進料匯總表采購單取回驗退驗退件未退明細表發(fā)票與送貨文件五、進貨作業(yè)程序NYNY進貨單創(chuàng)建進貨記錄進貨單進貨單確認到貨檢驗進料檢驗貨廠商采購(1).到貨登記(2).質量檢驗(3).貨款輸入資材收料

IQC采購或會計單位權責(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明1.三段式的收料作業(yè)(1).到貨登記資材收料權(一)、進貨單創(chuàng)建字段說明1.三段(1).到貨日期>預交日逾期碼=Y(2).運行驗退件退回驗退碼=Y(3).結帳單確認結帳碼=Y2.逾期碼驗退碼結帳碼(1).到貨日期>預交日逾期碼=Y2.逾期碼驗退(1).將納入存貨價值(2).不納入廠商之應付帳款(3).如:運費…..3.進貨費用扣款金額(1).不納入存貨價值(2).將納入廠商之應付帳款(3).如:損壞扣款…..(1).將納入存貨價值3.進貨費用扣款金額(1).不納入存貨

此收料單之應付帳款將無限期凍結4.暫不付款碼=Y/N此收料單之應付帳款將無限期凍結4.暫不付款碼=Y/N1.依供應廠商基本信息設置可以管制是否分批交貨。2.可設置料件之允超收率，超額數(shù)量禁止到貨。3.可設置收料單是否一定要有采購信息。4.提供提前交貨之預警。5.依供應廠商基本信息設置可以管制是否隨貨附發(fā)票。(二)、進貨單創(chuàng)建主要功能1.依供應廠商基本信息設置可以管制是否分批交貨。(二)、進貨進貨記錄采購單已交數(shù)量進貨單庫存數(shù)量批號信息?(三)、收料單確認后對信息有何影響?進貨記錄采購單已交數(shù)量進貨單庫存數(shù)量批號信息?(三)、收料單１．廠商進貨統(tǒng)計表２．廠商進貨明細表３．品號歷史進貨記錄４．廠商進貨匯總表◆進料記錄管理報表１．廠商進貨統(tǒng)計表◆進料記錄管理報表１．名詞定義：

『驗退』：驗收前退貨

『退貨』：驗收后退貨２．驗退件未退明細表３．驗退件退回信息字段說明４．驗退件退回明細表六、驗退件退回作業(yè)１．名詞定義：六、驗退件退回作業(yè)退貨單信息創(chuàng)建采購進度追蹤退貨單退貨單確認核準不良檢驗退貨單廠商采購進貨表料件歷史進貨記錄廠商進貨明細表廠商進貨匯總表1.決定是否沖銷已交貨2.是否要指定結案七、退貨單作業(yè)程序Y退貨單信息創(chuàng)建采購進度追蹤退貨單退貨單確認核準不良檢驗退貨單(一)、退貨單創(chuàng)建字段說明1.進貨單如進行核對采購