參考資料：會(huì)議策劃

第二單元會(huì)務(wù)技能訓(xùn)練項(xiàng)目8會(huì)議策劃實(shí)訓(xùn)目的掌握會(huì)議籌備方案的擬訂方法，了解會(huì)議方案的內(nèi)容及會(huì)議預(yù)算方案的基本知識(shí)，能夠擬訂會(huì)議方案、會(huì)議籌備方案，提出會(huì)議預(yù)算。實(shí)訓(xùn)條件.實(shí)訓(xùn)設(shè)備一一硬件配置完備的計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備.實(shí)訓(xùn)軟件——計(jì)算機(jī)（客戶機(jī)）操作系統(tǒng)運(yùn)行WindowsXP,客戶機(jī)Word、Excel辦公軟件解決高級(jí)應(yīng)用工作。.3實(shí)訓(xùn)任務(wù)與操作步驟.會(huì)議策劃情景為了肯定秘書的貢獻(xiàn)，1952年經(jīng)由兩位美國(guó)資深秘書提議并宣布美國(guó)設(shè)立秘書周和秘書日，1955年正式將秘書周定在每年4月份最后一個(gè)完整的星期，而這周的星期三為秘書日。時(shí)至今日，世界各地都會(huì)在4月份慶祝專屬于秘書和行政工作人員的節(jié)日，在這一天，許多國(guó)家的秘書都有假期，而且還會(huì)收到上司送的鮮花和賀卡，以表達(dá)上司對(duì)秘書辛勤工作的感激之情。廣東省某職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)學(xué)生在2007年4月23日—27日這一周內(nèi)以靈活多樣的形式慶祝自己的節(jié)日，其中包括舉行歷時(shí)兩天（4月24—4月25日）的廣東省文秘專業(yè)教育研討會(huì)，邀請(qǐng)廣東省內(nèi)各個(gè)高校包括高職院校從事文秘職業(yè)教育的工作者和各系部教學(xué)秘書共150人，研討會(huì)對(duì)2006年廣東省文秘教育工作進(jìn)行全面總結(jié)，深入探討文秘教育如何開展實(shí)踐性教學(xué)，交流關(guān)于國(guó)家秘書職業(yè)資格證的考試信息和考證輔導(dǎo)方法。研討會(huì)分三大部分，第一部分是開幕式，由該職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)主任主持，該職業(yè)技術(shù)學(xué)院院長(zhǎng)向來(lái)賓致歡迎詞，廣東省秘書協(xié)會(huì)會(huì)長(zhǎng)總結(jié)2006年全省高校文秘職業(yè)教育的工作情況。第二部分是分組討論，每組集中討論一個(gè)主題，共有三個(gè)分會(huì)場(chǎng)，第一個(gè)主題是“秘書職業(yè)教育如何開展校內(nèi)實(shí)訓(xùn)”，第二個(gè)主題是“秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式改革”，第三個(gè)主題是“當(dāng)前高職高專文秘專業(yè)教材編寫應(yīng)如何創(chuàng)新”，與會(huì)代表根據(jù)他們事先提交的論文主題，分別劃分到相應(yīng)的分會(huì)場(chǎng)，未提交論文的代表可以根據(jù)興趣參加分會(huì)場(chǎng)的討論。第三部分是閉幕式，閉幕式上廣東省職業(yè)資格考證中心的負(fù)責(zé)人向大家介紹國(guó)家秘書職業(yè)資格證電子化考試的特點(diǎn)和技術(shù)要求，閉幕式上宣布此次會(huì)議論文評(píng)選的獲獎(jiǎng)名單并舉行了頒獎(jiǎng)儀式，最后大會(huì)主持人宣布會(huì)議勝利閉幕。開幕式后來(lái)賓們拍攝了集體照，會(huì)后會(huì)議舉辦方還要組織來(lái)賓們參觀游覽廣州市著名的園林一一余蔭山房。為保證會(huì)議的成功舉辦，舉辦方?jīng)Q定會(huì)議地點(diǎn)就安排在學(xué)院的學(xué)術(shù)報(bào)告廳舉行開幕式和閉幕式，三個(gè)中會(huì)議室做為分會(huì)場(chǎng)，食宿就在該學(xué)院的培訓(xùn)中心。代表們于2007年4月23日下午5：00開始報(bào)到，2007年4月24上午8：30參加研討會(huì)，2007年4月25日中午13：00離開。.會(huì)議策劃任務(wù)1）為廣東省某職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)舉辦廣東省文秘專業(yè)教育研討會(huì)擬訂一份會(huì)議方案。2）根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、形式和主題，擬訂一份會(huì)議籌備方案。3）根據(jù)會(huì)議議題擬訂一份會(huì)議議程表。4）根據(jù)會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容擬訂一份會(huì)議日程表。5）根據(jù)會(huì)議規(guī)模和活動(dòng)內(nèi)容擬訂一份會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。.會(huì)議策劃步驟要求學(xué)生認(rèn)真閱讀實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目材，明確實(shí)訓(xùn)任務(wù)。復(fù)習(xí)會(huì)議策劃要點(diǎn)。觀摩會(huì)議策劃樣本獨(dú)立擬寫會(huì)議策劃系列文案。實(shí)訓(xùn)結(jié)果測(cè)評(píng)實(shí)訓(xùn)結(jié)果形成一份具有指導(dǎo)性和可操作性的會(huì)議方案。實(shí)訓(xùn)測(cè)評(píng)會(huì)議策劃實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目評(píng)價(jià)表評(píng)價(jià)項(xiàng)目評(píng)價(jià)關(guān)鍵點(diǎn)滿分得分會(huì)議方案評(píng)價(jià)會(huì)議名稱4040會(huì)議預(yù)期目標(biāo)會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)

會(huì)議規(guī)模與會(huì)人員組成會(huì)議所需設(shè)備和工具會(huì)議文件會(huì)議住宿與餐飲安排會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)會(huì)議所需經(jīng)費(fèi)來(lái)源與總數(shù)會(huì)議籌備工作方案具體、周密分解會(huì)議籌備工作25體現(xiàn)時(shí)間的先后順序每一項(xiàng)籌備工作都落實(shí)到部門或人明確工作要求和完成時(shí)間會(huì)議議程表議題羅列完整清晰10列明每項(xiàng)議題的起止時(shí)間、內(nèi)容、有關(guān)人員會(huì)議日程表具體活動(dòng)完整、詳細(xì)15環(huán)節(jié)銜接緊湊，時(shí)間又充裕列明了起止時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、有關(guān)人員及負(fù)責(zé)人等事項(xiàng)會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算體現(xiàn)了節(jié)省、合理的原則10包括住宿、餐飲、交通、場(chǎng)地、設(shè)備租用、禮品、文件制作、拍攝等項(xiàng)目機(jī)動(dòng)費(fèi)用實(shí)訓(xùn)知識(shí)鏈接會(huì)議前籌備工作“會(huì)辦會(huì)”是秘書的職業(yè)基本能力，而辦好會(huì)關(guān)鍵在于會(huì)前籌備工作是否周密、有序，是否具有預(yù)見性。秘書的會(huì)前籌備工作包括:1）確定會(huì)議目的、主題2）確定會(huì)議內(nèi)容、形式3）確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；4）確定會(huì)議的參加人選；5）確定會(huì)議方案6）組建會(huì)議籌備組織機(jī)構(gòu)7）確定會(huì)議籌備工作方案8）要求會(huì)議籌備組織機(jī)構(gòu)按照籌備方案進(jìn)行分工9）擬訂會(huì)議通知并根據(jù)確定的與會(huì)者名單發(fā)出會(huì)議通知準(zhǔn)備會(huì)議文件確定會(huì)議地址，并布置會(huì)場(chǎng)根據(jù)會(huì)議要求將與會(huì)者編組并制作會(huì)議代表證、工作人員證以及其他證件確定會(huì)議期間與會(huì)人員的住宿和餐飲確定會(huì)議的接送站安排會(huì)議方案的擬訂會(huì)議方案是會(huì)議的總體原則安排，是在召開大中型會(huì)議前對(duì)會(huì)議如何召開所做的規(guī)劃性文書，具有預(yù)想性、程序性、請(qǐng)示性等特點(diǎn)。當(dāng)然并非任何會(huì)議都需要寫會(huì)議方案，只是對(duì)那些較重要的、規(guī)模較大的、時(shí)間較長(zhǎng)的大中型會(huì)議才有必要寫會(huì)議方案。會(huì)議方案一般包括以下內(nèi)容：1）會(huì)議名稱2）會(huì)議目的會(huì)議主題4）會(huì)議規(guī)模與參會(huì)人員5）會(huì)議形式會(huì)議時(shí)間、會(huì)期7）會(huì)議地點(diǎn)8）會(huì)議議程9）會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)組建會(huì)議經(jīng)費(fèi)說(shuō)明會(huì)議文件名稱范例：XX公司關(guān)于召開2007年銷售工作總結(jié)大會(huì)的方案1、會(huì)議名稱：xx公司2007年度銷售工作總結(jié)大會(huì)2、會(huì)議目的：總結(jié)本公司2007年度銷售工作的成績(jī)與不足，表彰業(yè)績(jī)優(yōu)秀的銷售工作人員，交流銷售經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)公司與銷售人員之間的感情，促進(jìn)大家彼此之間的互幫互勵(lì)。3、會(huì)議時(shí)間：2008年1月15日-16日4、會(huì)議規(guī)模：主要由本公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門主管、全體銷售工作人員和客服人員，共約120人。5、會(huì)議形式：采取大小會(huì)相結(jié)合的方式進(jìn)行，會(huì)后進(jìn)行戶外拓展活動(dòng)。6、會(huì)議議程：2007年1月15日上午舉行全體與會(huì)者大會(huì)，下午分銷售片區(qū)開會(huì)討論2008年度的銷售計(jì)劃。2007年1月16日全體進(jìn)行戶外拓展活動(dòng)。7、會(huì)議籌備工作：從總經(jīng)理辦公室和銷售部抽調(diào)5名文員，用一個(gè)月時(shí)間準(zhǔn)備此次大會(huì)。8、會(huì)議經(jīng)費(fèi)：為了集中精力開好會(huì)議，建議此次大會(huì)選在某風(fēng)景區(qū)的賓館中舉行，所有的參會(huì)人員一律住宿。會(huì)議經(jīng)費(fèi)由總公司撥?？?，各項(xiàng)開支見附表。9、會(huì)議文件：開幕詞（公司董事長(zhǎng)）,2007年銷售工作總結(jié)（銷售部總監(jiān)入優(yōu)秀銷售人員獲獎(jiǎng)名單（公司總經(jīng)理）、優(yōu)秀銷售人員經(jīng)驗(yàn)交流稿。Xx公司總經(jīng)理辦公室二OO七年十二月十二日附表：會(huì)議各項(xiàng)開支預(yù)算表（略）會(huì)議籌備方案的擬訂有了周密、有序、可行的會(huì)議籌備方案，才能保證會(huì)前籌備周全無(wú)誤。會(huì)議籌備方案的擬訂是秘書的重要工作內(nèi)容之一，在擬訂會(huì)籌備方案時(shí)要注意：要準(zhǔn)備把握領(lǐng)導(dǎo)決定的會(huì)議目的、內(nèi)容、議題、要求及其有關(guān)決定，領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)議的要求，在此基礎(chǔ)上才能開始設(shè)計(jì)具體的會(huì)議籌備方案。會(huì)議籌備方案要具體、周密、有序、分工明確、責(zé)任到人，擬訂的各項(xiàng)工作要切合實(shí)際需要，具有可操作性。將各項(xiàng)必須準(zhǔn)備的事務(wù)一一列出，按需要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)排出進(jìn)程時(shí)間表，并對(duì)各項(xiàng)工作事務(wù)標(biāo)明執(zhí)行人或負(fù)責(zé)部門，以便各負(fù)其責(zé)。需特別強(qiáng)調(diào)的是時(shí)間排列要合理，分工要科學(xué)，分項(xiàng)執(zhí)行人要與其工作性質(zhì)相一致。會(huì)議籌備工作時(shí)間表可以采取倒計(jì)時(shí)的方式，按照距離開會(huì)的天數(shù)

來(lái)安排會(huì)議的各項(xiàng)具體籌備工作，也可以使用甘特計(jì)劃表的形式編制。草擬的會(huì)議籌備方案必須要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)修改、審核、批準(zhǔn)后才能作為籌備工作人員的行動(dòng)指南。范例：XX會(huì)議籌備工作計(jì)劃表時(shí)間工作內(nèi)容負(fù)責(zé)人10月19日邀請(qǐng)函的確定XX確定會(huì)議流程、工作安排XX10月21日確定與會(huì)人員名單XX會(huì)場(chǎng)布置工作、樂(lè)隊(duì)等事項(xiàng)XX10月23日通知與會(huì)銷售經(jīng)理等XX確定與會(huì)記者名單XX聯(lián)系贊助單位XX10月25日印刷與會(huì)發(fā)展商樓盤介紹及購(gòu)買禮品XX通知媒體記者XX郵寄請(qǐng)柬（業(yè)內(nèi)人士及記者）XX10月28日與協(xié)辦單位確定工作進(jìn)度XX11月1日確定會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)議服務(wù)安排，人員安排到位XXXX國(guó)際貿(mào)易公司2005年度優(yōu)秀工作者表彰大會(huì)會(huì)議籌備工作時(shí)間安排表制表時(shí)間：2006年2月6日會(huì)議籌備計(jì)劃內(nèi)容確認(rèn)參會(huì)人員名單，邀請(qǐng)公司董事長(zhǎng)、員會(huì)責(zé)任人2006年會(huì)議籌備計(jì)劃內(nèi)容確認(rèn)參會(huì)人員名單，邀請(qǐng)公司董事長(zhǎng)、員會(huì)責(zé)任人2006年2月7891011121314151617二三四五六日一二三■四■五張XX張XX確定籌備小組人員的具體任務(wù)總經(jīng)理和各部門主管以及全體工作人會(huì)議議程表與會(huì)議日程表會(huì)議議程表是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清楚地表達(dá)出來(lái)，它是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。通常秘書草擬了會(huì)議議程后，交給上司審閱、修改、批準(zhǔn)，在會(huì)前復(fù)印分發(fā)給與會(huì)者。大中型會(huì)議的議程一般安排如下：（1）開幕式：上司和來(lái)賓致詞(2)主要發(fā)言人做報(bào)告(3)分組討論(4)參觀或其他活動(dòng)(5)會(huì)議總結(jié)，宣讀會(huì)議決議(6)閉幕式會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，一般采用簡(jiǎn)短的文字表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午和晚上三個(gè)單元里，使人一目了然。會(huì)議日程是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，包括會(huì)議全程的各項(xiàng)活動(dòng)，要求明確具體，準(zhǔn)確無(wú)誤。通常秘書草擬了會(huì)議日程后，也需要提交給上司審定，在會(huì)前復(fù)印分發(fā)給每位與會(huì)者。在安排會(huì)議議程和會(huì)議日程時(shí)要注意會(huì)議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時(shí)間；還要考慮人們的生理規(guī)律，安排在人們辦事高效率時(shí)段開會(huì)，要注意將全體會(huì)議安排在上午，分組討論發(fā)言安排在下午，晚上則安排一些娛樂(lè)活動(dòng)。范例：天威公司提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力研討會(huì)日程表日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人負(fù)責(zé)人備注2005年8月20日上午8:30報(bào)至U會(huì)議大廳全體代表鐘秘書9:00-10:00總經(jīng)理講話小會(huì)議廳全體代表10:00-10:20休息小會(huì)議廳全體代表10:20-11:50公司顧問(wèn)講座小會(huì)議廳全體代表張秘書投影儀12：00午餐天威賓館餐廳全體代表王秘書自助餐下午1:30-3:00劉副總經(jīng)理專題報(bào)告小會(huì)議廳全體代表3:00-3:20休息小會(huì)議廳全體代表3:20-4:20高副總經(jīng)理專題報(bào)告小會(huì)議廳全體代表4:30-5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會(huì)議廳全體代表晚上6：00晚餐天威賓館餐廳全體代表7：00聯(lián)歡賓館卡拉OK大廳全體代表2005年8月21日上午7：30早餐天威賓館餐廳全體代表9:00-10:30分組討論小會(huì)議廳全體代表10:30-10:40休息小會(huì)議廳全體代表10:40-11:30分組討論小會(huì)議廳全體代表12：00中餐小會(huì)議廳全體代表下午1:30-2:30分組討論小會(huì)議廳全體代表2:30-2:40休息小會(huì)議廳全體代表2:40-4:10各組代表發(fā)言小會(huì)議廳全體代表6:00-7:30聚餐天威賓館餐廳全體代表8