物業(yè)采購管理制度及采購流程

-.z.物業(yè)采購管理制度及采購流程一、目的：為加強(qiáng)采購方案的管理，保證公司各區(qū)域采購工作按時(shí)、按質(zhì)地完成，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序地進(jìn)展，特制定本制度。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容〔一〕總則：為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作?！捕掣玖鞒蹋翰少徯枨蟆獙ふ夜┙o商—詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗(yàn)收—質(zhì)檢—入庫—方案對(duì)賬—財(cái)務(wù)結(jié)算〔三〕采購流程圖如下：四、制度細(xì)則〔一〕采購需求的提請(qǐng)1、定義：采購需求是指*部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請(qǐng)獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采購申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)〔重點(diǎn)要素見細(xì)則要求〕。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采購申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù)〔重點(diǎn)要素見細(xì)則要求〕。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報(bào)申請(qǐng)單部門審核總經(jīng)理采購部由需求部門經(jīng)理〔負(fù)責(zé)人〕進(jìn)展審核，對(duì)申請(qǐng)采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)展審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)?？偨?jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進(jìn)展采購。采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)書，要對(duì)申請(qǐng)書的內(nèi)容進(jìn)展核對(duì)，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)展確認(rèn)。再根據(jù)庫存、采購在途等進(jìn)展訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。3、請(qǐng)購單的要素完整的請(qǐng)購單應(yīng)包括以下要素：請(qǐng)購的部門；請(qǐng)購物品所屬工程；請(qǐng)購的用途；請(qǐng)購的物品名；請(qǐng)購的物品數(shù)量；請(qǐng)購的物品規(guī)格；請(qǐng)購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請(qǐng)購物品的需求時(shí)間；請(qǐng)購如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購單填寫人；請(qǐng)購的部門負(fù)責(zé)人；請(qǐng)購單的審核人；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。4、請(qǐng)購單及其提請(qǐng)規(guī)定請(qǐng)購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。請(qǐng)購部門在提交請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)要求采購部簽字接收，請(qǐng)購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時(shí)可以以附件清單的形式進(jìn)展提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以、或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請(qǐng)部門必須作出書面說明。請(qǐng)購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請(qǐng)購部門有更改和補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。5、公司物資申請(qǐng)采購的提請(qǐng)部門公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請(qǐng)。公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物品由生產(chǎn)部門提請(qǐng)。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公工程由行政部門提請(qǐng)。公司各部門專用的物資由各部門自行提請(qǐng)。6、請(qǐng)購單的接收采購部在接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請(qǐng)購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請(qǐng)購單時(shí)應(yīng)遵循無方案不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對(duì)采購臺(tái)帳看在途采購的物資是否滿足采購申請(qǐng)。對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)采購的部門。7、請(qǐng)購單的分工處理核對(duì)過的請(qǐng)購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)展分工處理。對(duì)于緊急采購工程應(yīng)優(yōu)先處理。無法按照申請(qǐng)部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請(qǐng)部門。重要的工程采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。請(qǐng)購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購單的審批流程，以便采購部門能按時(shí)完成采購。采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略?！捕吃儍r(jià)及其規(guī)定詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購部門溝通。屬于一樣類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。對(duì)于緊急請(qǐng)購工程應(yīng)優(yōu)先處理。所有采購工程上必須向生產(chǎn)廠家或供給商直接詢價(jià)，原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)一樣，本錢較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分。對(duì)于請(qǐng)購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請(qǐng)購部門進(jìn)展溝通的，采購也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購對(duì)使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。遇到重要的物資、工程或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的根本情況，提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書。詢價(jià)時(shí)對(duì)于一樣規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)展詢價(jià)。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供給商詢價(jià)、供給商參與比價(jià)或招標(biāo)采購的供給商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)視。比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成公司所需物資和工程的能力。比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)展詢價(jià)。在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示?！踩潮葍r(jià)、議價(jià)對(duì)廠商的供給能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或效勞質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)。對(duì)于合格供給商的價(jià)格水平進(jìn)展市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。收到供給單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)展開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。重要工程應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)展驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)展實(shí)地考察了解供給商的各方面的實(shí)力等。參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)展價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判?！菜摹潮葍r(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)展修改或重新處理。〔五〕合同的簽訂及其規(guī)定〔1〕合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)。采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的局部。包裝要求，備品備件包裝運(yùn)輸要求。合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期。質(zhì)量要求及標(biāo)準(zhǔn)。違約責(zé)任和解決糾紛的方法。雙方的公司信息。其他約定?！?〕合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司**的，注意**責(zé)任。擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。如物品訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)，務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)。質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開場(chǎng)并應(yīng)盡量要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試效勞款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢前方可進(jìn)展合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)展巡簽審查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門?！擦掣犊罴昂贤瑘?zhí)行〔1〕付款流程〔2〕付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進(jìn)度付款的采購工程必須確保質(zhì)檢合格方可付款。按照公司規(guī)定和合同約定到達(dá)付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。〔3〕合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部工程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)展監(jiān)視，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并催促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同?！财摺瞅?yàn)收入庫與退貨〔1〕驗(yàn)收流程〔2〕報(bào)驗(yàn)供給單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門進(jìn)展驗(yàn)收。對(duì)于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)進(jìn)展質(zhì)檢，并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)?！?〕入庫公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收。采購的物品在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門，由請(qǐng)購部門及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。質(zhì)檢部門未及時(shí)驗(yàn)收的，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫