全國中小學校舍安全工程檔案的管理辦法培訓資料

全國中小學校舍安全工程檔案的管理辦法培訓資料主要內(nèi)容一、為什么制定《檔案管理辦法》二、《檔案管理辦法》形成的過程三、制定《檔案管理辦法》的依據(jù)四、對《檔案管理辦法》的說明2一、為什么制定《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》3（一）國務院文件的要求

國務院辦公廳印發(fā)的《全國中小學校舍安全工程實施方案》明確提出各地人民政府組織對行政區(qū)域內(nèi)各級各類中小學現(xiàn)有校舍（不含在建項目）進行逐棟排查，按照抗震設防和有關防災要求，形成對每一座建筑的鑒定報告，建立校舍安全檔案。4（二）國務院領導的要求劉延東國務委員5月8日在全國中小學校舍安全工程工作電視會議上的講話強調(diào)，在排查鑒定的基礎上，實現(xiàn)在全國每一所學校都有校舍安全檔案，每一個地區(qū)的教育和建設主管部門都要掌握轄區(qū)內(nèi)每一座校舍的安全信息。5（三）校舍安全工程本身的要求

1.管理文件多校舍安全工程的實施時間是三年，量大面廣，涉及各級政府、校安辦和有關部門，將印發(fā)大量的管理文件和資料，這些文件和資料必須進行系統(tǒng)地整理和歸檔，以全面反映校安工程的實際。6

2.工程環(huán)節(jié)多

校舍安全工程增加了排查鑒定的環(huán)節(jié)。排查既包括對學校場址的排查，也包括對所有單體建筑物的排查。根據(jù)不同地區(qū)的特點，對校舍的鑒定包括抗震鑒定、安全鑒定、抗淹沒抗洪水沖擊等綜合防災能力的鑒定等。這些排查鑒定報告是對校舍進行加固改造的重要依據(jù)，必須妥善保管。7

3.工程要求質(zhì)量高校舍安全工程不僅僅是危房改造，要求既要達到新的抗震設防標準，又要達到綜合防災要求。因此，每一個建設環(huán)節(jié)都必須高度重視，必須嚴格按照基本建設程序施工，將各種施工文件保存下來，確保將校舍安全的責任落實到每一個環(huán)節(jié)。8二、《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》形成的過程9（一）起草《辦法》的主要考慮

《全國中小學校舍安全工程檔案管理辦法》主要考慮從校舍安全工程的特點出發(fā)，解決校舍檔案建設的責任主體、收集方式、檔案內(nèi)容、分類標準、保管期限、適用范圍等問題。10（二）借鑒原來已有的文件關于建設項目工程的檔案管理，國家有關部門已經(jīng)印發(fā)了多個辦法、規(guī)定、規(guī)范或標準。這些文件從不同的角度和側面對建設項目工程，特別是城市建設項目工程檔案的標準、收集、制作、歸檔、管理和利用等做出了規(guī)定。起草過程中我們參考了這些文件。11在中小學校舍建設檔案管理方面，一些地方已有不同程度的實踐，如山東1992年印發(fā)了《山東省中小學校舍檔案管理暫行辦法》，并出版了《中小學校舍檔案管理》一書，其中將校舍檔案分為確權、基建、管理三類，對建立校舍檔案的責任主體、檔案內(nèi)容、組卷編目、保管期限等做出了規(guī)定。目前，山東全省歸檔統(tǒng)一執(zhí)行。12（三）形成過程

對有關文件進行認真研究的基礎上，結合校舍安全工程的實際需求，從7月份開始動手起草《管理辦法》。起草工程中主要參考了《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等規(guī)定。征求了辦公廳檔案處、有關專家的意見，并在此基礎上進行修改后，由征求了成員單位和各地校安辦的意見，并進一步做了修改和完善。13（四）對附錄項目分卷的有關說明1.與建設工程文件歸檔整理規(guī)范附錄不完全相同■

校舍安全工程項目分卷增加了安全工程實施前項目建設和加固改造文件和排查鑒定文件（如圖）■

結合校舍安全工程，對附錄的部分內(nèi)容做了修改14增加安全工程實施前項目建設

和加固改造文件

圖—1序號歸檔文件一工程準備文件二監(jiān)理文件三施工文件四竣工圖五竣工驗收文件六其它15增加排查鑒定文件

圖—2歸檔文件校舍建筑安全排查報告抗震鑒定報告安全鑒定報告抗淹沒、抗洪水沖擊鑒定報告抗風能力驗算報告檢測報告其他鑒定報告鑒定委托合同加固改造方案拆除施工的相關文件其它16附錄的部分內(nèi)容■“監(jiān)理文件”第7項“分包資質(zhì)”有改動，校舍安全工程不能分包，因此改為“供貨、試驗等相關單位資質(zhì)材料”。■“施工文件”只列了建筑安裝工程里的第一部分內(nèi)容，第二部分電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程雖然沒有單列，也要按《規(guī)范》里的要求歸檔。

■校舍安全工程不含市政基礎建設部分，因此《規(guī)范》附錄中市政基礎設施工程和市政基礎設施工程竣工圖沒納入?！鲈诿恳豁椣旅婢黾恿恕捌渌币豁梼?nèi)容，主要是考慮附錄里所列項目由可能不全面，有些沒有列到項目之內(nèi)，但又要歸檔的，放入其它項下。172.對部分修改意見的說明■關于名稱問題■關于移交時間問題■關于附錄項目細化問題18關于名稱問題在征求意見時名稱是叫《檔案管理規(guī)范》，我們考慮叫辦法更合適，因此在定稿時改為《檔案管理辦法》。19

關于移交時間

第七條要求校安辦在工程項目竣工驗收后一個月內(nèi)向校舍安全檔案室移交該項目的檔案資料是否與《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》要求的三個月是否矛盾問題。

我們考慮校舍安全工程檔案管理工作與其他工程相比有其特殊性，不能全部按原來要求做，檔案移交時間并不矛盾，因此沒有作修改。20

關于附錄細化問題

有的省提出E項目分卷增加有關文件的名稱，考慮到項目較多，且《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》對歸檔文件規(guī)定的都很詳細規(guī)定，我們就不再細化了，因此在相關文件后加上詳見《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》。21

工程準備階段表格對比

圖—3歸檔整理規(guī)范序號歸檔文件保存單位和保管期限一立項文件1項目建議書永久2項目建議書審批意見及前期工作通知書永久3可行性研究報告及附件永久4可行性研究報告審批意見永久5關于立項有關會議紀要、領導講話永久6專家建議文件永久7調(diào)查資料及項目評估研究材料長期校安工程檔案序號歸檔文件備注一立項文件二建設用地、征地、規(guī)劃文件三勘察、測繪、設計文件四招投標文件五開工審批文件六財務文件七建設、施工、監(jiān)理機構及負責人八其它22三、制定《全國中小學校舍安全檔案管理辦法》的主要依據(jù)23（一）依據(jù)全國中小學校舍安全工程實施細則

根據(jù)國務院印發(fā)的《全國中小學校舍安全工程實施方案》，教育部等11部門聯(lián)合印發(fā)了《實施細則》等三個配套文件，其中《實施細則》進一步明確了管理體制和職責分工、工程實施、工程資金、監(jiān)督檢查和責任追究，關于建立校舍安全工程檔案也多處提及到。24第五條各省要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本地區(qū)專業(yè)機構和技術力量，指導和幫助市、縣進行校舍安全排查鑒定，建立健全校舍安全檔案。25第十一條各地依據(jù)排查鑒定情況逐棟建立安全檔案，并納入全國中小學校舍信息管理系統(tǒng)，全面反映中小學校舍安全基本情況。26第二十一條項目實施期間應當按照建設工程文件歸檔整理規(guī)范》及時、管好建設工程文件檔案資料及建設前后的圖片和文字資料；竣工后，及時向建設單位和有關部門移交。27（二）依據(jù)相關的法律、規(guī)范1.中華人民共和國檔案法

2.國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

3.建設工程文件歸檔整理規(guī)范

4.城市建設檔案管理規(guī)定

5.城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法

6.城市建設檔案案卷質(zhì)量規(guī)定

7.基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定

8.高等學校檔案管理辦法

28四、對《全國中小學校舍安全檔案管理辦法》的說明29（一）關于本辦法的適用范圍本辦法適用于所有中小學所有校舍工程項目的檔案管理

《辦法》第三條對檔案進行了定義檔案是指工程實施過程和各個項目在排查鑒定、規(guī)劃、加固改造等各個階段以及其他正在實施或?qū)⒁獙嵤┑乃兄行W校舍建設工程所形成、與校舍安全有關的、具有保存價值的各種形式的記錄。30《辦法》第四條規(guī)定本辦法適用于前條所述檔案的收集、整理、保存、管理和利用。31（二）關于校舍檔案建設的責任主體檔案建設的責任主體就是各級校安辦

第五條規(guī)定檔案的歸檔和管理由各省、自治區(qū)、直轄市中小學校舍安全工程領導小組統(tǒng)一組織，各市區(qū)縣負責實施。各級校安辦負責對本級檔案資料進行收集、整理、檢查、驗收和保存歸檔工作，并負責對下級校安辦檔案工作進行指導、監(jiān)督、檢查、和驗收。

32縣級及以上教育行政部門應當設立中小學校舍安全檔案室，指定專人、劃定專門場所管理所屬學校的檔案，按要求建立完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)?！币虼?，檔案建設的責任主體是各級校安辦，但校舍安全檔案室應該建在教育行政部門。33（三）關于檔案的收集《辦法》的第六條、第七條、第八條對檔案的收集提出了要求

第六條規(guī)定在項目招投標及與排查鑒定、檢測、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交的整理、歸檔責任，并對項目文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出具體要求。34第七條規(guī)定項目檔案的歸檔工作應與項目實施同步進行。排查鑒定時，即應開始對項目檔案進行收集、整理和檢查。校安辦應在工程項目竣工驗收后一個月內(nèi)向校舍安全檔案室移交該項目的檔案資料。35第八條規(guī)定項目實施過程中，各級校安辦應當督促建設、排查鑒定、檢測、勘察、設計、施工、監(jiān)理等有關單位按照協(xié)議、合同的要求及時做好項目檔案的形成、積累、整理、保管、移交工作。屬于歸檔范圍的檔案資料，應當及時與有關單位辦理移交。對于無法取得原件的歸檔資料，可由提供單位確認一致性后將復印件加蓋公章歸檔。36檢測單位校安辦排查鑒定單位勘察單位設計單位監(jiān)理單位施工單位檔案室建設單位37（四）關于檔案的分類和立卷校舍安全檔案共分為五類第九條規(guī)定檔案可以按綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷、學校總卷和項目分卷進行分類立卷。38

縣級及以上教育行政部門規(guī)劃和經(jīng)費卷學校總卷綜合卷監(jiān)督檢查卷項目分卷1項目分卷2項目分卷339《辦法》第十條對綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷進行了細化。

40綜合卷

本級政府部門和上級政府部門印發(fā)的與工程有關的各種文件，包括工程實施方案、工程領導小組和辦公室人員組成、工程路線圖和時間表、工程簡報、工程年度實施情況總結、月報表等。41A綜合卷序號歸檔文件一工程實施方案二領導小組和辦公室組成人員名單三工程路線圖和時間表四工程年度實施情況總結五月報表六工程簡報、快報七上級政府、校安辦、各部門各類文件八本級政府、校安辦、各部門各類文件九下級政府、校安辦、各部門請示和批復十其它42

規(guī)劃和經(jīng)費卷

工程總體規(guī)劃年度實施計劃工程總體經(jīng)費預決算43B規(guī)劃和經(jīng)費卷序號歸檔文件一工程總體規(guī)劃二轄區(qū)內(nèi)學校布局調(diào)整規(guī)劃三工程年度實施計劃四工程經(jīng)費預決算五其它44

監(jiān)督檢查卷

工程日常監(jiān)督檢查辦法監(jiān)督檢查具體實施方案監(jiān)督檢查記錄

專項監(jiān)督檢查報告45C監(jiān)督檢查卷序號歸檔文件一工程日常監(jiān)督檢查辦法二監(jiān)督檢查具體實施方案三監(jiān)督檢查記錄四專項監(jiān)督檢查辦法五其它46第十一條規(guī)定了學校總卷和項目分卷學?？偩戆磳W校立卷，命名為××學?？偩韺W校總卷歸集該校校舍場址排查報告、校園整體規(guī)劃、整體設計方案等文件；項目分卷按項目立卷，命名為××學?！痢另椖糠志?。項目分卷歸集該項目的所有建設和改造文件，包括排查鑒定報告、加固改造方案等。

項目是指每個單體建筑物，包括學校的教學及教學輔助用房、生活用房和辦公用房等。47ⅹⅹ學校總卷ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷2ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷1ⅹⅹ學校ⅹⅹ項目分卷348D學?？偩恚ò磳W校一校一卷）序號歸檔文件一學校簡介二學校整體規(guī)劃三學校整體設計方案四工程實施前后校園平面圖五工程實施前后土地校舍情況總表六工程實施前后校舍基本情況明細表七校舍場址安全排查報告八其它49（五）關于拆除項目卷項目拆除要單獨立卷

第十二條規(guī)定經(jīng)排查鑒定后確定為拆除的項目文件按學校集中歸集為拆除項目卷。50學校教學用房辦公用房其他用房輔助用房生活用房拆除項目分卷51（六）關于管理制度和責任追究第十六條規(guī)定

各級教育行政部門應當根據(jù)本辦法和有關法律法規(guī)建立健全中小學校舍檔案的收集、歸檔、整理、鑒定、保管、移交、查閱、保密、銷毀等方面的管理制度，明確管理人員的職責，完善中小學校舍檔案管理機制。對于毀壞、丟失校舍檔案，造成損失的單位和個人將依法追究責任。52（七）關于項目檔案歸檔范圍

與校舍安全有關的所有材料都應當歸檔

第十七條規(guī)定項目檔案歸檔范圍包括安全工程實施前項目建設文件、本次排查鑒定文件、項目規(guī)劃文件、本次加固改造文件。

檔案歸檔范圍的具體內(nèi)容見附錄，各地可根據(jù)實際情況適當增加各卷的內(nèi)容。53E項目分卷要求按項目立卷，一項一卷。包括：工程實施前項目建設和加固改造文件排查鑒定文件工程準備文件工程監(jiān)理文件施工文件竣工圖竣工圖驗收文件541.能收集到的工程實施前項目在原建設和加固改造過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。552.校舍場址安全排查報告、校舍建筑安全排查報告、校舍的各種鑒定報告和檢測報告、排查鑒定合同等。563.對于需加固改造的校舍，設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。574.對于需要重建的校舍，選址與立項、勘察設計、施工、竣工驗收等各個階段直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。58（八）關于檔案的保管期限按照檔案性質(zhì)不同分為永久、長期和短期三種綜合卷、規(guī)劃和經(jīng)費卷、監(jiān)督檢查卷和學?？偩淼谋９芷谙逓橛谰?，需要永久保存項目分卷保管期限為長期，保存期限等于該項目的使用壽命，具體按照《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求執(zhí)行拆除項目分卷的保管期限為短期，保存期限為20年59（九）其他需要說明的事項■校安工程結束后的檔案管理■對歸檔文件的要求■與城建檔案管理的銜接■紙質(zhì)檔案的數(shù)字化■對未盡事宜的說明■對時間上的要求601.校安工程結束后的檔案管理辦法充分考慮了校安工程結束后校舍建設的檔案管理。

第三條