【人事檔案】人力資源檔案和社會(huì)保險(xiǎn)管理辦法

PAGEPAGE8 人力資源檔案和社會(huì)保險(xiǎn)管理辦法總則第一條為了加強(qiáng)公司人力資源檔案和社保工作，進(jìn)一步提高人力資源檔案和社保的管理水平，使人力資源檔案和社保工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,更好地為公司的發(fā)展生產(chǎn)服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況制定本辦法。第二條人力資源檔案是公司在聘干、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人的經(jīng)歷，政治思想，業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工資、崗位變動(dòng)等情況的材料，是歷史地，全面的考察員工的依據(jù)。社保檔案是公司員工在退休養(yǎng)老和工作中受傷以及福利待遇等的重要依據(jù)。第三條人力資源檔案和社保管理工作必須貫徹黨和國家有關(guān)檔案法、保密法制度。第二章人力資源檔案和社保材料的收集補(bǔ)充制度第四條收集范圍和途徑一、通過單位的組織，人力資源部門收集員工工作中形成的聘用、續(xù)聘審批表、聘用合同書及解聘、辭退材料。調(diào)配、復(fù)退轉(zhuǎn)業(yè)軍人安置、任免、考察、考核等工作中形成的履歷表、簡歷表、聘用呈報(bào)表、民主評(píng)議和組織考察綜合材料，鑒定材料等。辦理工資待遇工作中形成的登記表、審批表和解決待遇的批復(fù)材料。評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表，執(zhí)業(yè)（職業(yè)）資格考試合格人員登記表。通過公司黨組織收集，在組織建設(shè)中形成的已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員登記表、優(yōu)秀黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者事跡登記表等。不合格黨員和被勸退或除名的取消預(yù)備黨員資格的組織意見等材料。收集國民教育、成人教育、黨校的學(xué)生登記表，報(bào)考登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)證書、學(xué)位審批材料、學(xué)歷證明、培訓(xùn)、結(jié)業(yè)成績、鑒定材料。通過公司工會(huì)收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成先進(jìn)工作者、先進(jìn)生產(chǎn)者登記表等。收集免于處分處理、意見記過材料、查證、核實(shí)報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人對(duì)處分決定意見、本人檢查、交待材料、通報(bào)批評(píng)材料、法院的判決書等。收集有突出貢獻(xiàn)、有發(fā)明科研成果及有重大影響論文譯著等的目錄。員工因病、工傷、意外事故，傷殘等級(jí)評(píng)審登記表、鑒定材料、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告等。收集社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)保險(xiǎn)的資料、證明等。第五條檔案資料收集方法人力資源檔案工作人員與產(chǎn)生檔案材料部門聯(lián)系，共同組織檔案材料，互相溝通信息，保證將新形成的檔案材料收集起來。公司各部門、項(xiàng)目部應(yīng)主動(dòng)配合積極支持，在材料形成一個(gè)月內(nèi)按要求將材料送交綜合辦歸檔。公司員工每三年填一次員工履歷表或登記表，綜合辦根據(jù)工作需要和檔案所缺材料適時(shí)安排填寫一些材料。第三章人力資源檔案和社保材料歸檔制度第六條各部門、項(xiàng)目部主動(dòng)送交人力資源檔案材料是檔案材料形成部門的職責(zé)和義務(wù)，是不可缺少的一道重要工作程序，任何個(gè)人都不得擅自保存檔案材料，更不能據(jù)為已有。第七條送交時(shí)限，公司有關(guān)部門形成檔案材料，十五天內(nèi)送交歸檔。第八條送交份數(shù)，公司員工的檔案材料送交一份。第九條送交方式：形成檔案材料部門、收集工作人員應(yīng)填寫《檔案材料登記表》一式二份，送交綜合辦。第十條歸檔要求一、歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料齊全、完整、真實(shí)，文字清楚，有承辦部門或個(gè)人署名及形成材料的日期。歸檔材料必須手續(xù)完備、一般應(yīng)有本人簽字、或批準(zhǔn)部門名稱、文號(hào)和時(shí)間。檔案材料截體，應(yīng)使用16開規(guī)格辦公用紙，材料左邊必須留出2.5厘米裝訂線。文字須是鉛印，計(jì)算機(jī)打印，不得使用圓珠筆，鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。收集歸檔材料須是原件，除電傳外，一般不得使用復(fù)印件。第四章人力資源、社保檔案保管和保密制度第十一條檔案的保管檔案保管分為“人才交流中心保管”和“公司保管”兩種。檔案庫房必須配置空調(diào)、去濕機(jī)、滅火機(jī)等，確保檔案絕對(duì)安全。檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防光、防蛀、防高溫等安全措施。除檔案管理人員外，其他無關(guān)人員不得擅自保存人力資源、社保檔案，檔案工作者，不得保管本人的檔案。第十二條檔案保密要求檔案庫房為機(jī)要重地，無關(guān)人員不得入內(nèi)。嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得隨意泄露檔案內(nèi)容。嚴(yán)格管理制度，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。外出須帶檔案的，應(yīng)由指定人員擔(dān)任（必須是中共黨員），并采取必要的安全保密措施。第五章借閱檔案制度第十三條查閱事由一、凡因員工考察，聘任，調(diào)動(dòng)、政審、工齡、學(xué)歷、組織發(fā)展等問題的需要，可查閱檔案。上級(jí)組織，人力資源部門提檔審閱或因工作需要報(bào)送查閱。其他必須查閱檔案。第十四條查、借閱檔案有關(guān)規(guī)定一、查閱者必須是中共黨員，并在檔案室查閱。二、凡查閱檔案，一律填寫《查閱檔案審批表》，按項(xiàng)目填寫清楚，經(jīng)總經(jīng)理或書記簽字后，方可查閱。三、外單位來我公司查閱有關(guān)人力資源檔案，需持本單位黨委和人力資源部門的專門介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱有關(guān)部分檔案。任何個(gè)人不得查閱本人及親屬的檔案。四、嚴(yán)禁在查閱檔案室內(nèi)吸煙。第六章社會(huì)保險(xiǎn)第十五條公司根據(jù)實(shí)際情況分別為每個(gè)員工，（含聘用）繳納基本養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)和其他社會(huì)保險(xiǎn)。按期足額繳納各類社會(huì)保險(xiǎn)基金。員工個(gè)人負(fù)擔(dān)的部分，由公司在員工的工資中代扣繳納。第十六條公司應(yīng)定期向員工通告繳納社會(huì)保險(xiǎn)基金的情況。第十七條公司根據(jù)有關(guān)政策規(guī)定和經(jīng)濟(jì)能力為員工建立補(bǔ)充保險(xiǎn)。第十八條員工退休后的基本養(yǎng)老金，按國家有關(guān)規(guī)定在公司投保的社會(huì)保險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)所指定的銀行領(lǐng)取。第七章檔案管理人員的職責(zé)第十九條保管人力資源和社保檔案，為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。第二十條辦理檔案查閱（借閱）和傳遞手續(xù)，為有關(guān)部門提供員工的情況。第二十一條做好檔案的安全、保密、保護(hù)工作。第二十二條辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。第八章附則第二十三條本管理辦