工程EPC總承包項(xiàng)目采購(gòu)合同簽訂及合同文件管理方案

工程EPC總承包項(xiàng)目采購(gòu)合同簽訂及合同文件管理方案1.1合同文件的組成1.1.1完整的合同文件完整的合同文件應(yīng)由以下文件組成：訂單及其條款；供貨一覽表；請(qǐng)購(gòu)單；議價(jià)記錄；合同基本條款；報(bào)價(jià)文件；其它說明；如包裝、嘜頭、裝運(yùn)、涂漆說明及檢驗(yàn)要求等。以上文件的基本格式參見《采購(gòu)合同編制規(guī)定》。1.1.2一般貨物的合同文件工程中的一般貨物可以使用合同文件的簡(jiǎn)單格式，只包1.1.1項(xiàng)的1～6條內(nèi)容。使用簡(jiǎn)單格式的范圍由項(xiàng)目的具體情況及業(yè)主的要求而定。1.2合同的簽訂1.2.1確定供貨商按照采購(gòu)手冊(cè)中《貨物分供方選擇和評(píng)價(jià)規(guī)定》、《供貨商報(bào)價(jià)評(píng)審規(guī)定》及各項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定，確定項(xiàng)目中貨物的最終供貨商。1.2.2合同談判經(jīng)過報(bào)價(jià)評(píng)審，最終確定中標(biāo)廠商后，在合同正式簽訂前，應(yīng)由采買工程師組織雙方進(jìn)行合同談判。合同談判主要對(duì)合同基本條款、檢驗(yàn)要求、包裝要求、運(yùn)輸要求、合同總價(jià)款、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款條件、合同范圍和條件等，經(jīng)雙方確認(rèn)，方可轉(zhuǎn)作正式合同文件條款。當(dāng)有異議時(shí)，應(yīng)根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果進(jìn)行修改后作為合同文件。1.2.3合同校審為了保證訂貨合同的質(zhì)量，采買工程師在合同簽訂前，需經(jīng)過校核審核等程序，以確保采購(gòu)質(zhì)量。采買工程師應(yīng)將雙方確認(rèn)的完整的合同文件連同合同審批記錄單一同提交校審及批準(zhǔn)人。合同審批記錄單見附件1(1)校核對(duì)于一般的訂貨合同需經(jīng)校核。校核人員為采買負(fù)責(zé)人或工程采購(gòu)經(jīng)理。校核內(nèi)容：檢查合同文件是否齊全；檢查合同各欄是否填寫完整明確；檢查是否有遺漏的合同條款。(2)審核大型復(fù)雜貨物的訂貨合同，應(yīng)在校核的基礎(chǔ)上，交項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理審核。審核內(nèi)容：供貨范圍數(shù)量是否明確合理；合同價(jià)格是否合理；支付條款是否明確合理；制造范圍和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否明確合理；供貨商提供的技術(shù)文件的內(nèi)容、數(shù)量、日期是否符合要求；交貨條件、交貨狀態(tài)、交貨地點(diǎn)是否明確合理；配套輔機(jī)、備品備件供應(yīng)情況是否符合要求。1.2.4合同批準(zhǔn)項(xiàng)目中的一般貨物采購(gòu)合同經(jīng)校審后，提交采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)于工程中的主要及關(guān)鍵貨物的訂貨合同，應(yīng)提交項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)在合同審批記錄單上簽字。1.2.5合同的簽訂及合同生效合同的簽訂通常經(jīng)批準(zhǔn)的合同，先以電話、傳真形式或信函方式通知中標(biāo)廠商，隨后要盡快發(fā)出正式的經(jīng)雙方確認(rèn)的完整的合同文件，為了保證合同的正確性，一般情況下，在供貨商收到上述合同文件簽字蓋章后，一式兩份返回需方，需方審查無誤在合同文件上簽字蓋章，然后其中一份發(fā)送供貨商，一份交綜合管理工程師存檔。合同生效當(dāng)合同雙方在確認(rèn)合同文件無誤，并在文件上簽字蓋章后，該合同即為依法成立的合同，自成立時(shí)生效。1.2.6供貨商協(xié)調(diào)會(huì)經(jīng)過報(bào)價(jià)評(píng)審確定中標(biāo)廠商后，項(xiàng)目采購(gòu)組根據(jù)需要召開廠商協(xié)調(diào)會(huì)。項(xiàng)目設(shè)計(jì)組和采購(gòu)組應(yīng)分別制定會(huì)議議程，與會(huì)議通知一起發(fā)往中標(biāo)廠商。會(huì)議主要是全面核對(duì)詢價(jià)文件，核對(duì)并落實(shí)報(bào)價(jià)評(píng)審，對(duì)報(bào)價(jià)書提出的要求，中標(biāo)廠商應(yīng)確認(rèn)，完全了解并同意需方的意圖和要求。協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議結(jié)束后，采購(gòu)經(jīng)理或指定人編制廠商協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)人簽字，并作為合同附件或納入合同條款。1.3合同文件的管理合同文件及資料是指工程項(xiàng)目采購(gòu)過程中，與合同有關(guān)的內(nèi)部、外部的文件資料。包括：合同文件、設(shè)計(jì)提供的貨物請(qǐng)購(gòu)文件、圖紙資料、供貨商提供的圖紙資料及從詢價(jià)到合同簽訂的有關(guān)過程記錄文件，對(duì)于確保工程建設(shè)質(zhì)量以及控制項(xiàng)目費(fèi)用均有直接的作用，因此必須對(duì)合同文件進(jìn)行嚴(yán)格的管理和有效的控制。1.3.1建立合同文件臺(tái)帳合格供貨商臺(tái)帳根據(jù)批準(zhǔn)的詢價(jià)廠商名單，按專業(yè)及貨物類型編制供貨商臺(tái)帳，并附有廠商簡(jiǎn)介、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品樣本等資料，提供項(xiàng)目選用。合同管理臺(tái)帳合同管理臺(tái)帳上，按類別，將設(shè)備訂貨合同、散裝材料訂貨合同、直接材料相關(guān)費(fèi)用合同、采購(gòu)分包合同、備品備件合同，記入管理臺(tái)帳，按合同編碼查詢，是訂貨狀報(bào)告的依據(jù)。采購(gòu)工作文件臺(tái)帳采購(gòu)工作文件包括：請(qǐng)購(gòu)文件、詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)文件、評(píng)審文件、各類協(xié)議書、會(huì)議紀(jì)要等，按類別記入臺(tái)帳，按類別、編碼查詢。采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函件目錄采購(gòu)聯(lián)絡(luò)函件包括：采購(gòu)部門與業(yè)主或供貨商之間工作來往的函件、電話記錄、傳真、特快專遞等，按類別、按時(shí)間編寫目錄，以便查詢。采購(gòu)變更臺(tái)帳采購(gòu)變更臺(tái)帳包括：業(yè)主要求的變更、設(shè)計(jì)變更、供貨商要求的變更，按類別、文件編碼記入臺(tái)帳，以便查詢。采購(gòu)費(fèi)用執(zhí)行情況臺(tái)帳采購(gòu)費(fèi)用包括：貨物直接費(fèi)用、直接材料的相關(guān)費(fèi)用、采購(gòu)分包費(fèi)用，應(yīng)按發(fā)票或批件記入臺(tái)帳，并輸入計(jì)算機(jī)中，是費(fèi)用狀態(tài)報(bào)告的依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)備忘錄臺(tái)帳風(fēng)險(xiǎn)備忘錄包括項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理發(fā)給業(yè)主的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)備忘錄及項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)理收到的來自業(yè)主的風(fēng)險(xiǎn)備忘錄，風(fēng)險(xiǎn)備忘錄應(yīng)按發(fā)生和收到分類記入風(fēng)險(xiǎn)備忘錄臺(tái)帳。到貨臺(tái)帳貨物運(yùn)抵現(xiàn)場(chǎng)，按類別記入臺(tái)帳，是貨物到貨狀態(tài)報(bào)告的依據(jù)。安裝及試車階段貨物異常情況臺(tái)帳在安裝和試車階段，由于貨物本身的問題出現(xiàn)了異常情況，根據(jù)記錄憑證記入臺(tái)帳，并記錄對(duì)問題的處理結(jié)果。1.3.2合同文件的保密合同文件必須保密，均不得向無關(guān)人員或有關(guān)制造廠商透漏，保密資料要妥善保管、嚴(yán)防泄密。1.3.3合同文件編號(hào)合同文件編號(hào)應(yīng)按項(xiàng)目編號(hào)程序及信函程序的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1.3.4文件管理同一訂貨合同的所有文件，包括詢價(jià)文件、請(qǐng)購(gòu)單、報(bào)價(jià)文件、技術(shù)評(píng)審、商務(wù)評(píng)審、綜合評(píng)審、設(shè)計(jì)變更、來往信函及催交檢驗(yàn)報(bào)告，均應(yīng)由綜合計(jì)劃工程師集中保管，其它文件也需分類進(jìn)行集中保管。對(duì)外發(fā)放的文件應(yīng)有回執(zhí)及取件人簽字。存檔文件資料借閱應(yīng)辦理借閱手續(xù)。所有入檔資料不得丟失或私自更改或銷毀。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定移交公司有關(guān)部門存檔，有保存價(jià)值的資料應(yīng)加以整理，交部門資料室存檔。1.3.5設(shè)計(jì)變更管理各專業(yè)與采購(gòu)有關(guān)的設(shè)計(jì)變更由采購(gòu)經(jīng)理簽字接收后，轉(zhuǎn)交采購(gòu)綜合管理工程師，然后拷貝兩份，一份交采買工程師落實(shí)辦理，一份存檔備查。凡金額大、制造周期長(zhǎng)、直接會(huì)影響工程進(jìn)度和費(fèi)用控制的設(shè)計(jì)變更，必須先與采購(gòu)經(jīng)理及施工經(jīng)理商議，并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)可后方能執(zhí)行。由設(shè)計(jì)變更引起的設(shè)備費(fèi)用增加，要?dú)w入設(shè)備費(fèi)用中去。1.4合同變更1.4.1合同變更原因業(yè)主要求的變更：由于業(yè)主要求修改合同內(nèi)容而導(dǎo)致已批準(zhǔn)的費(fèi)用及進(jìn)度計(jì)劃發(fā)生了變化。設(shè)計(jì)要求的變更：由于設(shè)計(jì)變更要求修改合同內(nèi)容而導(dǎo)致已批準(zhǔn)的費(fèi)用及進(jìn)度計(jì)劃發(fā)生了變化。1.4.2合同變更內(nèi)容詳細(xì)說明變更的原因及內(nèi)容，以便有關(guān)部門對(duì)費(fèi)用估算及變更執(zhí)行情況進(jìn)行分析。說明變更引起的進(jìn)度變化情