投資有限公司印章證照管理制度

投資有限公司印章證照管理制度1．印章管理1.1．總體原則（1）印章的使用、刻制銷毀必須經(jīng)過相應(yīng)的審批與備案。（2）未經(jīng)審批或者內(nèi)容空白的表單文件，不能加蓋任何印章。1.2．印章的使用1.2.1．公章、合同章、法人名章的一般使用（1）對(duì)于公章、法人名章、負(fù)責(zé)人名章的使用，申請(qǐng)人在審批文件《印章證照使用申請(qǐng)表》中寫明需蓋章的文件類型和名稱、需使用的印章類型、申請(qǐng)人等相關(guān)內(nèi)容。（2）審批通過后，審批文件連同需要加蓋該印章的文件送交印章管理員，管理員審核審批文件中請(qǐng)求是否與蓋章文件一致。印章管理員在確認(rèn)審批文件后予以蓋章，并將該審批文件（附蓋章文件復(fù)印件）按時(shí)間順序存檔備查。（3）若需要蓋章的文件屬于合同類文件，則合同需郵件請(qǐng)公司法務(wù)部律師審批。1.2.2．常規(guī)事務(wù)印章的使用對(duì)于性質(zhì)單純，法律風(fēng)險(xiǎn)很低，多次或定期按照同一目的使用印章的情況，由行政人員審批。如：與人事雇傭關(guān)系相關(guān)的合同、協(xié)議，包括勞動(dòng)雇傭合同、保密協(xié)議、保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議、辦理網(wǎng)上工資支付及工資卡、證明員工身份用途的介紹信。每月定期的福利和稅務(wù)申報(bào)資料，包括人事社會(huì)保險(xiǎn)和福利申報(bào)材料，員工福利公積金開戶、財(cái)務(wù)納稅申報(bào)資料，證照年鑒申報(bào)資料、郵局取款通知單，銀行購匯發(fā)票。與行政設(shè)施管理相關(guān)的需要加蓋公章的情況，包括大廈出門條、物業(yè)空調(diào)延時(shí)申請(qǐng)。1.2.3．非常規(guī)事務(wù)印章的使用對(duì)于在常規(guī)事務(wù)范圍以外的，法律風(fēng)險(xiǎn)較高的使用印章的情況，經(jīng)法務(wù)審核后，由公司最高負(fù)責(zé)人審批。1.3．印章的外借（1）在外借印章前，申請(qǐng)人需要填寫《印章證照原件外借申請(qǐng)表》，并得到行政人員審批。印章管理員審核被批準(zhǔn)的審批文件無誤后方可借出印章，并按時(shí)間順序保存審批文件作為備查的依據(jù)。（2）外借印章由員工親自到印章管理員處取用、返還，并承擔(dān)接觸期間相應(yīng)法律責(zé)任。印章需當(dāng)天外借當(dāng)天歸還，不得在外過夜。公司以外人員如需在公司外使用印章，必須有公司員工親自持章，陪同外出使用。2．證照管理2.1．證照復(fù)印件的使用2.1.1．證照復(fù)印件的一般使用（1）對(duì)于證照復(fù)印件的使用，申請(qǐng)人在《印章證照使用申請(qǐng)表》中寫明需提供的證照復(fù)印件種類、申請(qǐng)人等相關(guān)內(nèi)容。（2）行政人員審批后，證照管理員審核文件確認(rèn)審批無誤后予以復(fù)印件，并在復(fù)印件上注明使用目的。證照管理員應(yīng)將該《印章證照使用申請(qǐng)表》按時(shí)間順序存檔備查。2.2．證照原件的外借在外借證照原件前，申請(qǐng)人需要填寫《印章證照原件外借申請(qǐng)表》，說明證照類型、外借時(shí)間、歸還時(shí)間，并得到行政人員審批。證照管理員審核審批文件無誤后方可借出證照原件,并按時(shí)間順序保存審批文件作為備查的依據(jù)。2.3．證照的更新2.3.1．證照更新的主要內(nèi)容證照更新工作包括但不限于證照的年檢、復(fù)審、延期、補(bǔ)登記。2.3.2．證照更新負(fù)責(zé)人證照更新工作由印章/證照管理員按期完成。3．《印章證照使用申請(qǐng)表》與《印章證