施工企業(yè)物資集中采購管理辦法

XXXXXX有限公司物資集中采購管理辦法

第一章總則第一條為規(guī)范XXXXXX有限公司（以下簡稱集團公司）物資采購流程，優(yōu)化供應商資源，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，控制采購風險，保障XX有限公司集中采購實施，根據(jù)《中國冶金科工股份有限公司設備物資集中招標采購管理實施細則》（XX公司招采〔2013〕1號）及國資委對中央企業(yè)集中采購工作有矢管理要求，結合集團公司實際，制定本管理制度。第二條本管理制度適用于xx有限公司及所屬各單位。第三條本管理制度中所稱物資集中采購是指集團公司為降低采購成本、控制采購風險而建立的采購管理體制，于一級或二級平臺實施的物資采購。一級平臺：采購中心作為XX有限公司設備物資集中招標采購工作的“組織和監(jiān)督”部門，是XX公司集中采購管理體系的一級管理機構，負責組織實施XX公司總部集中招標采購業(yè)務。二級平臺：集團公司采購管理部作為集中采購管理體系的二級管理機構，是物資集中招標采購工作的“實施及控制”主體，稱為“二級平臺”；是采購業(yè)務的核心操作平臺，業(yè)務上接受一級平臺的指導和監(jiān)督。三級平臺：指各子、分公司（簡稱分公司）物資管理部門；是采購業(yè)務的協(xié)助操作平臺，業(yè)務上接受二級平臺的指導和第四條物資集中采購工作，應遵循公開、公平、公正、誠信、效益、廉潔及維護集團公司利益的基本原則。集中采購過程中堅持“誠信和諧、資源共享、效益雙贏、風險分擔、專業(yè)米購、規(guī)范運作、公開招標、全程監(jiān)管”的發(fā)展原則,堅持“嚴肅、快捷、服全程監(jiān)管”的發(fā)展原則,堅持“嚴肅、快捷、服務、協(xié)調(diào)”的物資采購宗旨。堅持“質(zhì)量合格、費用最低，費用相同、質(zhì)量選優(yōu)”的擇優(yōu)標準。第二章機構設置第五條集團公司采購管理部為物資集中采購機構。由集團公司采購管理部組織完成“物資集中采購”的招標（詢價）揭示、定標、公示、合同簽訂等事宜。第六條物資集中采購機構的管理職責是：1、貫徹執(zhí)行國家有矣物資集中采購工作的各項方針、政策和法令、法規(guī)及XX公司科工集團相矣規(guī)定，結合集團公司實際情況及時制定和完善物資采購管理辦法及實施細則。2、通過電子商務平臺，根據(jù)各級單位上報的物資采購計劃進行審核并分交，組織物資集中采購。3、定期安排集團公司物資集中采購工作例會；對物資集中采購需求計劃、結算信息及時通報。4、根據(jù)招標采購物資，代表集團公司與供應商簽訂物資購銷合同。5、協(xié)調(diào)解決相矣單位在物資集中采購的供貨、驗評、驗收工作出現(xiàn)的問題。督促供應商按合同提供售后服務，集中采購的工程物資在使用過程中出現(xiàn)問題，需供應商解決的，工程項目部直接與供應商協(xié)商處理，必要時集團公司采購管理部應協(xié)助解決。6、對外部資源（包括生產(chǎn)廠和供應商）進行整合,開展市場資源6、對外部資源（包括生產(chǎn)廠和供應商）進行整合,開展市場資源7、建立供應商考核制度，建立合格供應商檔案，對供應商進行考

評，評價其供貨能力及質(zhì)量保證能力，不斷優(yōu)化供應茴庫。8及時了解、掌握市場行情，建立動態(tài)物資價格信息庫，搭建價格信息平臺。9、定期將各相矣單位實際采購的物資按品種、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價匯總統(tǒng)計。10、組織集團公司、各分公司物資集中采購品種增減的論證工作?！酢?0、組織集團公司、各分公司物資集中采購品種增減的論證工作?！酢?2、負責物資集中采購資料臺帳的建立、整理、分析及歸檔工作。第七條集團公司所屬各單位和工程項目部應建立健全相對應的物資部門及相應崗位，形成職責明確，分工準確、配合默契、上下貫通、聯(lián)系方便、運作自如的物資集中采購管理體系及精干高效的運行機制。第三章采購流程第八條物資采購程序：以項目為單位按照項目編碼原則進行立項，編制和提交采購計劃，組織物資集中采購。項目建立：各工程項目部成立后，按照項目編碼規(guī)則（附件1），進行項目立項，項目編碼具有唯一性、連續(xù)性。采購計劃。各項目根據(jù)需求分別編制計劃，經(jīng)項目經(jīng)理、分公司物資主管會簽確認。通過xx公司集團電子商務平臺進行上報，需求計劃上報時間與物資使用時間間隔為15天（特殊情況除外）。計劃審核與分交按需求單位提交的采購計劃進行平衡審核后合理分交:1）、上報xx公司集團米購2）、集團公司集米3）、分公司自米制定采購方案。集團公司采購人員針對分交集團公司集采的物資，制定具體采購方案，采取定向詢價、競價詢價、議標、招標、鋼廠直接定貨等方式進行。對于分交分公司的物資，按照本辦法規(guī)定執(zhí)行。組織實施米購。根據(jù)確定的采購方案按集中采購招標流程組織采購活動。簽訂采購合同。在中標通矢口書發(fā)出后5采購人員與中標供應商簽訂書面采購合同，分發(fā)相矣單位5供應商按合同供貨。履約驗收。分公司物資部門負責采購合同履約跟蹤，各單位工程項目部嚴格按照相矣規(guī)定作好物資的驗收、復檢（復檢合格后的物資方可使用），及時處理與合同偏離的問題，杜絕事后質(zhì)量分歧。集團公司采購管理部進行協(xié)調(diào)。同步建檔，應及時反饋驗收意見、建議。資料管理物資采購人員負責集中采購檔案的保管工作，采購檔案包括采購計劃、詢價單、定標文件、合同、驗收單等。物資合格證明等質(zhì)量證明文件、發(fā)票由項目部管理。9■付款集中采購集團公司統(tǒng)一付款時，由工程項目部根據(jù)合同及付款條件，按相應的付款程序發(fā)起付款審批流程（詳見第六章）。各工程項目部及分公司需在物資進場后十五日內(nèi)發(fā)起由集團公司審批的付款審批流程'每次付款后將相尖資料返至使用項目財務一份。1—3II集中采購分公司付款時，按照集團公司現(xiàn)行相矢管理辦法執(zhí)行。第四章集中采購招標第九條物資采購計劃：利用集團電子商務平臺，建立及時、準確、高效、合理的物資集中采購計劃管理體系。在招標詢價前一天12:00之前，各分公司需將所屬工程項目物資采購計劃經(jīng)物資管理部門審核后提交（采購計劃需注明物資品名、規(guī)格、型號、材質(zhì)、單位、數(shù)量、是否定尺、送貨地點、供應期限、主管人員聯(lián)系方式及其它相尖要求）。第十條招標時間安排：米購管理部在收到相矢單位的米購計劃時要做好審核、分交工作。根據(jù)批準的采購方式組織采購活動，利用電子商務平臺在網(wǎng)上組織采購。在每周二、周三、周四進行詢價及報價揭示。第八一條供應商的選定：由集團公司采購管理部在合格供應商名冊中選取報價單位。根據(jù)采購數(shù)量多少確定投標供應商數(shù)量，最低不少于三家。第十二條定向詢價：集團公司采購管理部通過定向詢價的方式進行物資集中采購。定標后與中標人簽訂物資采購合同，定向詢價具體實施規(guī)定如下：1、詢價確認:詢價書采用集團公司統(tǒng)一標準格式進行編制。將審核完成的詢價書，發(fā)送給已選定的合格供應商并確定其是否報價，采購人員做好書面記錄。2、投標(報價)保證金：投標保證金在發(fā)出詢價書的同時投標人必須交納,暫定10萬元。集團公司采購管理部應做好投標保證金的登記工作(附件3)，投標保證金交到集團公司資產(chǎn)財務部。如有確認報價但不報價的、報價人在報價有效期內(nèi)撤銷報價的、中標后棄標不供貨的或中標人的違法行為導致中標被依法確認無效的一律不退還投標保證金。宣布中標結果后，經(jīng)采購管理部負責人批準后方可退還投標保證金(財務部退還后，情況及時反饋給集團公司采購管理部備案)。未繳納保證金的供應商其報價單視作無效報價。已在集團公司有債權的供應商可以不交投標保證金，但需有投標保證金承諾書。3、報價登記：報價人必須按照詢價書的規(guī)定在報價截止前提交報價單，物資集中米購人員在報價揭示后，統(tǒng)計各供應商報價結果，并做好記錄。4、報價揭示及公示：由集團公司采購管理部物資采購人員，進行網(wǎng)上揭示。按詢價書中規(guī)定的時間準時揭示報價^由物資采購相尖人員共同檢查報價資料是否符合詢價書的要求。對有疑義的報價當場落實并做好記錄。比價后，將單項價格最低者作為預中標單位。由采購人員與預中標單位電話或當面確認，確認完成后，經(jīng)相矢領導審核，如無異議后，對采購結果進行公示發(fā)布，確定出中標人。將中標結果發(fā)給各投標人，同時在網(wǎng)上進行中標結果公示。第十三條對定向詢價不能滿足采購要求的，可以采取競價詢價、招標議標、鋼廠直接定貨等方式進行采購工作。其中競價詢價與招標議標流程與定向詢價流程基本相同；鋼廠直接訂貨視實際情況線下操作。第五章合同簽訂第十四條由集團公司通過采購電子商務平臺統(tǒng)一招標、簽訂并付款的采購合同，確定中標單位后，由集團公司物資采購人員與中標人按集團公司物資采購標準合同范本簽訂物資購銷合同（見附件4），經(jīng)評審簽訂后分發(fā)至相矢單位。第十五條由集團公司通過采購電子商務平臺統(tǒng)一招標，由分公司簽訂并付款的采購合同，確定中標單位后，集團公司采購管理部將采購結果澄清表發(fā)至分公司，由分公司物資采購人員與中標人按集團公司物資采購標準合同范本簽訂物資購銷合同，并上報集團公司備案，要求每之前通過內(nèi)網(wǎng)上報已簽訂的采購合同掃描件。物資采購合同支持t生資料：1、詢價函（通過電子商務平臺已接收）。2、報價澄清表（通過電子商務平臺已揭示）。3、中標通知書（通過電子商務平臺已接收）。4、棄標情況書面說明（如果有時）。5、線下通過議標方式的合同’除以上資料外，還需有

第六章款項支付第十六條集團公司資產(chǎn)財務部負責材料采購業(yè)務的會計核算流程設計和資金結算管理。第十七條集團公司資產(chǎn)財務部負責物資采購單位資金支付能力審查、確認、核準。第十八條物資采購費用支付原則：堅持“誰物資采購誰承擔支付款項”的原則。第十九條款項支付基本程序:由集團公司資產(chǎn)財務部根據(jù)集團公司采購管理部提交的物資采購合同，以及由分公司發(fā)起的物資采購付款審批流程，流程審批通過后統(tǒng)一辦理款項支付手續(xù)，該審批流程應上傳物資采購驗收清單（項目部上傳）、發(fā)票掃描件（項目部上傳）、物資采購付款審批單（項目部上傳并發(fā)起）、物資采購付款審批匯總單（分公司匯總并上傳）。物資采購驗收單應包括采購單位、項目部、品種、、材質(zhì)、數(shù)量、單價、金額等信息。付款后，集團公司資產(chǎn)財務部將付款信息及時通知各物資采購單位。（付款流程見附件6）一十條物資需求單位財務部核對付款信息與項目部驗收入庫等信息，并完善該單位付款審fit第十九條款項支付基本程序:由集團公司資產(chǎn)財務部根據(jù)集團公司采第二條物資需求單位自身資金不足，確需進彳丁物資采購的，則按照《xx有限公司內(nèi)部借款管理辦法》履行借款手續(xù)。第二十二條為保證物資采購支付業(yè)務順利實施，集團公司資產(chǎn)財務部要做好物資采購業(yè)務審查、資金籌措、合理調(diào)度、款項支付等各項工作,確保材料采購資金鏈暢通和安全。

第二十三條物資供應商：指為XX有限公司及子公司提供物資及相矣服務的制造商、經(jīng)銷商，分為XX公司內(nèi)部供應商和XX公司外部供應商。能夠提供XX有限公司及子公司需用的產(chǎn)品的XX公司內(nèi)部子企業(yè)稱為XX公司內(nèi)部供應商；其它的供應商稱為XX公司外部供應商。供應商準入一般應具備以下條件：1、具有法人資格及相矢的資質(zhì)條件；2、申請準入的制造商要具備國家或XX有限公司要求必須取得的質(zhì)量、安全、環(huán)保以及其它生產(chǎn)經(jīng)營資格；3、具有良好的商業(yè)信譽，經(jīng)營活動中無違法記錄；4、具有完善的質(zhì)量保證體系’在政府部門、行業(yè)以及xx有限公司質(zhì)量監(jiān)督檢查中無不良記錄；5、具有良好的經(jīng)營業(yè)績、合同履約能力和售后服務能力；凡不符合以上任意一項準入基本條件，或具有以下所述情況任意一項的供應商5不予準入。1、2、1、2、3、依法被撤銷、解散、宣告破產(chǎn)等終止的企業(yè)；超出登記機矢核準登記的經(jīng)營范圍的；從事法律禁止的其他活動、損害國家利益或者社會公共利益的；4、5、4、5、6、有嚴重產(chǎn)品質(zhì)量問題的；有經(jīng)營誠信、職業(yè)道德不良行為的；提供虛假的業(yè)績證明或其他資信資料的;7、氏事仃為能力人依法不能獨立實施的；8、代理權轉委托他人、委托書授權不明或委托代理授權過期9、違反國家相尖法律法規(guī)等其它規(guī)定的；10、違反xx有限公司其它有矢規(guī)定的。第二十四條對供應商實施等級管理。集團公司采購管理部負責制定和完善本企業(yè)供應商管理細則（詳見《XX有限公司物資供應商管理實施細則》），通過XX公司電子商務平臺對本企業(yè)的供應商進行全生命周期和電子檔案維護管理，由集團公司采購管理部相矣崗位、各單位相尖部門和各單位工程項目部考評簽署意見,門和各單位工程項目部考評簽署意見,配合采購管理部對供應商實施考核和評價。同時建立合格供應商、優(yōu)秀供應商、戰(zhàn)略供應商檔案庫。根據(jù)考評意見，按照供應商的業(yè)績、守信情況等確定等級及是否續(xù)用。對定期考核評價不合格的供應商在合格供應商名錄中剔除。第二十五條集團公司通過適宜的形式與供應商、工程項目部進行交流□□互動，增強雙方的信任與合作，建立戰(zhàn)略合作伙伴矢系，共同發(fā)展?！酢醯诎苏卤O(jiān)督管理第二十六條集團公司紀檢監(jiān)督部負責監(jiān)督物資集中采購的公開、公平、公正、廉潔。負責對物資購銷合同范本的法律風險評審。負責對不良供應商的法律追責。第二十七條集團公司財務部門應按照職責范圍，對采購付款進行審核監(jiān)督。對于批量物資采購，如供貨單位是XX公司采購電子商務平臺合格供應商名錄范圍之外的、或未通過XX公司采購電子商務平臺采購的，財務部門應拒絕支付貨款并將有矣信息及時向本單位有矢部門通報。第二十八條物資采購人員應當具有相矣職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，且集團公司應對其專業(yè)水平、工作實績定期進仃考核，不合格者不得繼續(xù)任職。有下列情形之一的，應追查主管人員及當事人的責任：1、串通或協(xié)助供應商偽造資料或提供虛假資料的；2、對供應商存在重大質(zhì)量問題或隱患知情不報的；3、未經(jīng)批準在合格供應商范圍外選擇供應商的；4、在物資采購過程中玩忽職守、營私舞弊或收受賄賂的；5、私自將相尖信息更改、銷毀或泄漏的；6'其它違反本管理制度規(guī)定的。第二十九條本辦法由XXXXXX有限公司制定下發(fā)，采購管理部負責解釋，自下發(fā)之日起生效并實施。二0一四年四月二十九日—I—"J■"II1=1匕工I/I、八71=1匕工L/JZAA附件：1、編碼規(guī)則2、物資采購流程3、投標保證金的登記表4、購銷合同范本5、議標談判記錄6、付款流程樣表一項目部物資驗收單樣表二項目部付款審批單樣表三分公司付款匯總單1八；工分公司（三級公司）各項目部通過電商平臺進行采購項目的立項通過電商平臺各項目部編制提交物資采購計劃，經(jīng)所屬分公司物資部門審核并提交集團公司（二級公司）物資采購部審核通過電商平臺審核鋼材分交集團公司（二級）集中采購審核通過后，通過電商平臺進行分交其他分交分公司（三級）自行組織采購集團公司物資采購部組織鋼材集中采購通過電商平臺選擇供應商，向供應商發(fā)詢價函供應商接到詢價函，通過電商平臺報價集團物資采購部通過電商平臺進行報價揭示、評標、定標集團公司物資采購部確定中標單位通過電商平臺公示中標單位并向供應商發(fā)出中標通知書集團公司物資采購部與供應商簽訂物資購銷合同（一式六份書面合同）合同分發(fā)集團財務部及分公司物資管理部門（本地當面移交，異地郵寄）分公司物資管理部門分發(fā)合同到相應項目部，同時供應商履行合同，項目部對進場鋼材進行驗收、復檢，供應商提供正規(guī)有效發(fā)票后（合同分發(fā)分公司一份、項目部一份、財務核算員一份）項目部發(fā)起分公司內(nèi)部采購付款審批流程，審批流程需上傳附件（附件包括付款審批單、物資驗收單及供應商提供的正規(guī)有效的發(fā)票掃描件）。驗收單見樣表一，審批單見樣表二。項目部發(fā)起流程后，分公司物資部門審批并填制匯總單分公司物資采購部門發(fā)起由集團公司采購付款審批流程，流程需上傳附件（附件包括審批匯總單、各項目部之前報分公司的審批單及兩個附件（物資驗收單及供應商提供的正規(guī)有效的發(fā)票掃描件））。分公司發(fā)起由集團公司采購付款審批流程集團公司相矢部門審批流程集團公司物資采購部審批并下載附件，匯總分析辦理臺賬集團公司財務部按合同內(nèi)容定期集中付款，本流程結束附件招標公司：XXXXXX有限公司招標編號:PTJI十材料購銷合同出賣人（供方）：合同編號：買受人（需方）:XXXXXX有限公司簽訂地點:使用單位：***分公司簽訂時間：年月日工程名稱：和*工程項目供貨時間：年月日第一條產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價及金額:序號品名材質(zhì)規(guī)格型號單位數(shù)量含稅單價（元）金額（元）備注1T2T3T4T5T***T合價T合計（人民幣大寫）：第二條質(zhì)量要求及技術標準：符第三條供方對質(zhì)量負責的期限：1、供方對質(zhì)量負責期限符合國家標準規(guī)范要求。2、必須保證材料的規(guī)格型號跟需方提供的材料計劃的規(guī)格型號一致，材料必須保證性能、質(zhì)量。3、材料質(zhì)量必須符合“工程項目”質(zhì)量第十四條合同簽訂有效期限：從雙方簽署之日起至雙方權利義務履行完畢止。盤條過磅，直條檢尺。第五條運輸方式及到達站（港）和費用負擔：汽車運輸。單價為到工地落地價。第六條包裝標準和費用承擔：按第七條驗收標準及方式和提出異議期限:1、初驗：外觀質(zhì)量應符合規(guī)范要求，不符合規(guī)范要求的，需方有權拒收，需方產(chǎn)生的一切損失由供方承擔。2第七條驗收標準及方式和提出異議期限:有權拒收，需方產(chǎn)生的一切損失由供方承擔。2、供方在交貨同時向需方提供該批次產(chǎn)品的鋼材出廠合格證及材質(zhì)證明單（加蓋供方公章）等質(zhì)量證明材料，如供方提供的檢驗報告及質(zhì)量證明材料與該批次產(chǎn)品不符或不提供，需方有權拒收。3、復檢：供方供貨質(zhì)量是否合格應以復檢為準。業(yè)主或監(jiān)理單位對復檢機構有特殊要求的，應以業(yè)主及監(jiān)理單位要求的檢驗機構出具的有效檢驗報告為準；無特別要求的，以有質(zhì)檢、質(zhì)監(jiān)資質(zhì)及權限的機構出具的有效檢驗報告為準。如驗收檢驗不符合國家標準（外觀、力、物理性能及化學成分復檢）,需方應在三日內(nèi)以書面形式告知供方，供方在收到需方通知后三日內(nèi)無條件退貨，相尖費用由供方承擔，需方因此遭受的一切損失由供方承擔。第八條付款方式及期限：1、本合同約定價格為暫定總價固定單價，最終結算以實際驗收確認量為準。2、付款方式：所有材料送到項目部指定地點后，經(jīng)項目部物資管理相尖人員對產(chǎn)品驗收檢驗復檢合格確認，并辦理結算手續(xù)且供方出具正規(guī)有效的增值稅發(fā)票后，需方支付總貨款的林札其余貨款*林。3、付款方式：電匯或銀行承兌匯票。若支付銀行承兌匯票特別說明:料*。第九條違約責任：雙需方有權拒收。3、復檢：供方供貨質(zhì)量是否合格應以復檢為準。業(yè)主或監(jiān)理單位對復檢機構有特殊要求的，應以業(yè)主及監(jiān)理單位要求的檢驗機構出具的有效檢驗報告為準；無特別要求的，以有質(zhì)檢、質(zhì)監(jiān)資質(zhì)及權限的機構出具的有效檢驗報告為準。如驗收檢驗不符合國家標準（外觀、力、物理性能及化學成分復檢）,需方應在三日內(nèi)以書面形式告知供方，供方在收到需方通知后三日內(nèi)無條件退貨，相尖費用由供方承擔，需方因此遭受的一切損失由供方承擔。第八條付款方式及期限：1、本合同約定價格為暫定總價固定單價，最終結算以實際驗收確認量為準。2、付款方式：所有材料送到項目部指定地點后，經(jīng)項目部物資管理相尖人員對產(chǎn)品驗收檢驗復檢合格確認，并辦理結算手續(xù)且供方出具正規(guī)有效的增值稅發(fā)票后，需方支付總貨款的林札其余貨款*林。3、付款方式：電匯或銀行承兌匯票。若支付銀行承兌匯票特別說明:料*。第九條違約責任：雙同法及雙方商定的有矢條款賠償經(jīng)濟損失。第十條解決合同糾紛的方式：本依法向合同簽訂地人民法院提起訴訟。第十一條其它約定的事項：1、材料卸車和部分需現(xiàn)場安裝的材料及售后服務的安全責任由供方負責。2、本合同約定單價為含稅價（開發(fā)票價），稅金已包含在單價中，由供方承擔。3、本合同一式六6:00—6:00—晚8：00之間，其余時間不接收材料。線材到達現(xiàn)場需方有權要求復磅，復磅費用由供方承擔。第十三條補充條款：***。杯*、聯(lián)系電話;第十二條聯(lián)系方式：供方聯(lián)系人::***、聯(lián)系電話打杯*、聯(lián)系電話;出賣人出賣人：單位名稱（章）：單位地址：法定代表人：委托代理人：電話：開戶銀行：賬號：日期：年月日買受人買受人：單位名稱（章）：單位地址：法定代表人：委托代理人：電話：開戶銀行：賬號：日期：年月日附件5議標談判記錄表采購單位：供應單位：米購單位：（簽字）期:日期:PTJ1件物資集中采購付款審批流程項目部發(fā)起由分公司審批的采購付款審批流程，審批流程需上傳附件（附件包括付款審批單、物資驗收單及供應商提供的正規(guī)有效的發(fā)票掃描件）。驗收單見樣表一，審批單見樣表二。項目部發(fā)起流程后，分公司物資部門審批并填制匯總單分公司物資管理部門發(fā)起由集團公司采購付款審批流程，流程需上傳附件（附件包括審批匯總單、各項目部之前報分公司的審批單及兩個附件（物資驗收單及供應商提供的正規(guī)有效的發(fā)票掃描件））。分公司發(fā)起由集團公司采購付款審批流程*集團公司相尖部門審批流程集團公司物資采購部審批并下載附件，匯總分析辦理臺賬集團公司財務部按合同內(nèi)容定期集中付款，本流程結束物資集中采購付款審批流程說明：1、項目部發(fā)起的由分公司審批