公司采購內(nèi)控管理制度

公司采購內(nèi)控管理制度公司采購內(nèi)控管理制度公司采購內(nèi)控管理制度xxx公司公司采購內(nèi)控管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度公司采購內(nèi)控管理制度目的為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。適用范圍適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資采購過程，包括出口物資的采購。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。采購部負(fù)責(zé)合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需求；對供方在制過程和生產(chǎn)進(jìn)度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。工程部和銷售部負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要時由工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認(rèn)后以請購單的形式提報給采購部。銷售部負(fù)責(zé)對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。財務(wù)部負(fù)責(zé)對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。采購崗位職責(zé)尋找物料供應(yīng)來源,并分析相關(guān)市場。與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之?dāng)?shù)據(jù)。要求報價與進(jìn)行議價并做出比價分析。獲取所需之物料。查證購進(jìn)物料之?dāng)?shù)量與質(zhì)量。建立采購業(yè)務(wù)進(jìn)行順?biāo)焖枰當(dāng)?shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名錄。了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。呆料與廢料之預(yù)防與處理。物資采購工作程序采購工作流程圖銷售部工程部采購部財務(wù)部選擇供應(yīng)商—————————————————————————————————————選擇供應(yīng)商填寫《請購單》審核請購單出圖紙參數(shù)填寫《請購單》審核請購單出圖紙參數(shù)銷售與客戶溝通確認(rèn)圖紙登錄《合格供應(yīng)商名錄》銷售與客戶溝通確認(rèn)圖紙登錄《合格供應(yīng)商名錄》注：工程部門提報的請購單，則由工程部詢價比價直接提交采購部進(jìn)入采購流程。OK詢價比價發(fā)出訂單發(fā)出訂單制程跟蹤與反饋不合格制程跟蹤與反饋庫存的核對與處理供應(yīng)商交貨產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報關(guān)出貨合格庫存的核對與處理供應(yīng)商交貨產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報關(guān)出貨拍照存檔備查拍照存檔備查結(jié)算貨款審核應(yīng)付貨款結(jié)算貨款審核應(yīng)付貨款新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖如請購的項(xiàng)目在《合格供應(yīng)商名錄》中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程如下圖：銷售部工程部采購部財務(wù)部—————————————————————————————————————填寫《請購單》開發(fā)新供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù)填寫《請購單》開發(fā)新供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù)銷售與客戶溝通確認(rèn)圖紙供應(yīng)商評定銷售與客戶溝通確認(rèn)圖紙供應(yīng)商評定輔導(dǎo)錄入《合格供應(yīng)商名錄》輔導(dǎo)錄入《合格供應(yīng)商名錄》N0不合格合格淘汰淘汰樣品管制流程圖銷售部工程部采購部財務(wù)部選擇供應(yīng)商——————————————————————————————————————————選擇供應(yīng)商審核請購單出圖紙參數(shù)填寫請購單審核請購單出圖紙參數(shù)填寫請購單與客戶溝通確認(rèn)圖紙與客戶溝通確認(rèn)圖紙樣品制作跟蹤N0樣品制作跟蹤不合格顧客判定樣品檢驗(yàn)工程判定合格顧客判定樣品檢驗(yàn)工程判定OK《顧客簽評記錄》樣品保管與記錄《顧客簽評記錄》樣品保管與記錄6、請購及其規(guī)定

請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

《請購單》的要素

完整的請購單應(yīng)包括一下要素：

（1）請購的部門；

（2）請購物品所屬項(xiàng)目；

（3）請購的用途；

（4）請購的物品名；

（5）請購的物品數(shù)量；

（6）請購的物品規(guī)格；

（7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

（8）請購的物品的需求時間；

（9）請購如有特殊需要請備注；

（10）請購單填寫人；

（12）采購負(fù)責(zé)人；

《請購單》及其提報規(guī)定請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰

，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后提報工程部；（2）請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)圖紙參數(shù)等要素盡可能詳細(xì)地提供給工程和采購部門；（3）工程部進(jìn)行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和《請購單》一起返給請購人；（4）請購部門確認(rèn)無誤后把請購單與確認(rèn)后的圖紙一起提報給采購部門；（5）請購人在提報請購單后是應(yīng)要求采購部請購單接收人簽字回執(zhí)；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

（7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（9）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

公司物資請購單的提報部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由工程部門提報；（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報。請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

《請購單》的接收要點(diǎn)

（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙是否經(jīng)過確認(rèn)，有無確認(rèn)簽字；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認(rèn)庫存數(shù)量；

（4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門?！墩堎弳巍返姆职l(fā)規(guī)定（1）對于《請購單》采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期；

（4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。采購周期的規(guī)定

（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；

（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

（3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)特別注意溝通跟進(jìn)確保生產(chǎn)進(jìn)度和交期。（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時間提前提報請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過各種渠道對其進(jìn)行調(diào)查摸底，通過情況匯總認(rèn)為可以進(jìn)行合作，將供應(yīng)商的情況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進(jìn)行供應(yīng)商資格評定。工程部應(yīng)對選出的重點(diǎn)供方進(jìn)行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。工程部對評定合格的供應(yīng)商要在《合格供方登記表》上簽字確認(rèn)，由采購部錄入《合格供應(yīng)商名錄》與《合格供方登記表》一起存檔。8樣品管制的規(guī)定采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應(yīng)給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產(chǎn)錯誤。采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負(fù)有跟蹤和管制的責(zé)任。取得樣品后采購部門要進(jìn)行自檢并在《樣品評測表》簽字確認(rèn)，再與樣品實(shí)物一起提交給工程評測確認(rèn)簽字，最后交由銷售和客戶進(jìn)行確認(rèn)，由采購對本單進(jìn)行存檔備查。9詢價及其規(guī)定詢價比價原則除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少對三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價；由三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。低價搜索原則：采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進(jìn)行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；

對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進(jìn)行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進(jìn)行背書簽字；詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；比價采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；比價采購應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)容與請購人進(jìn)行溝通，并存檔備查；在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。10比價、議價對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)價格；重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；參考目標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。廉潔原則：（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

11比價、議價結(jié)果匯總

比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽(yù)良好者。（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。12合同的簽訂及其規(guī)定。

12.

1合同

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。合同正文應(yīng)包含的要素（1）

合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；（2）采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；

（5）付款方式；（6）工期；（7）質(zhì)量保證期；（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）

其他約定。合同簽訂及其規(guī)定

供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。具體要求如下：1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng)報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；

6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照《合同范本》的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別進(jìn)行存檔。13付款及合同執(zhí)行付款規(guī)定

1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。合同執(zhí)行

已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；14報驗(yàn)與入庫

14.

1報驗(yàn)

（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知工程部門共同進(jìn)行驗(yàn)收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請工程部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（4）工程部門在接到采購部報驗(yàn)通知后應(yīng)及時報驗(yàn)，并出具《采購物品驗(yàn)收單》，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。．入庫1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)；3）質(zhì)檢部門未及時驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具《入庫單》；5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。7）如驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。15、考核：凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。17、本制度附件：1、《采購申請單》2、《詢價對比分析表》3、《合格供應(yīng)商名錄》4、《合格供方登記表》5、《樣品評測表》6、《合同范本》7、《入庫單》8、《采購物品驗(yàn)收單》一般采購流程表：流程作業(yè)要求記錄表單責(zé)任單位/人采購申請采購申請接收請購單詢價比價議價樣品提供確認(rèn)供應(yīng)商選擇進(jìn)度跟催簽訂采購合同驗(yàn)收入庫接收請購單詢價比價議價樣品提供確認(rèn)供應(yīng)商選擇進(jìn)度跟催簽訂采購合同驗(yàn)收入庫1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要填寫請購單。請購單需求部門1、采購接收請購單，直接采購或轉(zhuǎn)給工程出圖出參數(shù)，完成后附圖返回請購部門確認(rèn)，完成確認(rèn)后將資料返給采購。請購單采購員工程部請購部門1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行比價和議價。詢價對比分析表采購員1、以滿足需求部門