檔案館搬遷實(shí)施方案

檔案館搬遷實(shí)施方案

關(guān)于開展“檔案集中接收年”的實(shí)施方案檔案接收是國(guó)家賦予檔案局(館)的重要職能，是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、服務(wù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要?！稒n案法》明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！币蚴袡n案局原庫(kù)房已嚴(yán)重飽和，自上世紀(jì)80年代以來除特殊情況外，基本未接收檔案。20**年市委、市政府領(lǐng)導(dǎo)專門研究協(xié)調(diào)檔案館搬遷，同時(shí)財(cái)政列出專款完成庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，保證了檔案進(jìn)館要求。為進(jìn)一步整合全市檔案信息資源，增強(qiáng)檔案服務(wù)能力，確保檔案安全管理，促進(jìn)我市檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，擬于今年開展“檔案集中接收年”，集中接收全市到期檔案。為了按時(shí)完成檔案接收工作,特制定本實(shí)施方案。一、指導(dǎo)思想在維護(hù)歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)檔案分級(jí)管理的原則，將應(yīng)該由市檔案館接收的一切具有歷史憑證作用和科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案，完整齊全地接收進(jìn)館，著重建立起覆蓋民生、覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務(wù)民生、服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，充分發(fā)揮檔案資源在經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的獨(dú)特作用。二、政策依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》等。三、具體要求(一)檔案接收期限1、列入市國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交，即20**年(含)以前形成的檔案;2、被撤銷、解散或者由于其他原因終止時(shí)尚未移交的檔案，自被撤銷、解散或者終止之日起3個(gè)月內(nèi)移交;3、國(guó)有企業(yè)依法宣告破產(chǎn)時(shí)尚未移交的檔案，自企業(yè)破產(chǎn)清算終結(jié)之日起1個(gè)月內(nèi)移交;4、重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案，自重大活動(dòng)或者重要事件結(jié)束之日起1個(gè)月內(nèi)移交。提前或者延期移交檔案的，需經(jīng)市政府檔案行政管理部門同意。(二)內(nèi)容范圍接收市級(jí)下列機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在工作和社會(huì)活動(dòng)中形成的具有工作查考、科學(xué)研究和歷史憑證作用的各種門類、各種載體的檔案。具體內(nèi)容如下：1、市委及其所屬各部門形成的檔案;2、市人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)形成的檔案;3、市政府及其所屬各部門和單位形成的檔案;4、市人民政治協(xié)商會(huì)議及其常設(shè)機(jī)構(gòu)形成的檔案;5、市人民法院、市人民檢察院形成的，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定需要由市國(guó)家檔案館保存的檔案;6、市工會(huì)、共產(chǎn)主義青年團(tuán)、婦聯(lián)、殘聯(lián)等社會(huì)團(tuán)體形成的檔案;7、國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位形成的檔案;8、以上各單位設(shè)置的直屬臨時(shí)機(jī)構(gòu)和下屬單位所形成的檔案;9、國(guó)家有關(guān)部門駐邢單位的檔案，經(jīng)其上級(jí)主管部門同意后，由市國(guó)家檔案館接收;10、被撤銷和解散的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位和已被依法宣告破產(chǎn)的國(guó)有企業(yè)的檔案;11、屬于地方和上級(jí)主管部門雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映邢臺(tái)市某項(xiàng)事業(yè)或者建設(shè)活動(dòng)為主的，并經(jīng)上級(jí)主管部門確定由市國(guó)家檔案館保存的檔案;12、法律法規(guī)規(guī)定的其他應(yīng)當(dāng)由市國(guó)家檔案館保存的檔案。(三)檔案進(jìn)館的質(zhì)量要求1、進(jìn)館檔案必須符合案卷質(zhì)量規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。各單位應(yīng)對(duì)進(jìn)館檔案逐卷、逐件進(jìn)行檢查，使之符合移交規(guī)范。(1)文書檔案的整理。20**年以前的檔案以卷為單位進(jìn)行整理，20**年以后的檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-20**)以件為單位進(jìn)行整理。(2)科技檔案的整理。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822—20**)執(zhí)行。(3)專門檔案的整理。不同的專業(yè)檔案要符合國(guó)家或省有關(guān)規(guī)定。如會(huì)計(jì)檔案要符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求等。(4)特殊載體檔案的整理。不同載體的檔案要符合各自的整理規(guī)范要求，如照片檔案符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-20**)的要求等。(5)企業(yè)移交進(jìn)館檔案按《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-20**)整理編目。2、編制檢索工具。各單位在移交檔案時(shí)，必須編制好案卷目錄和文件級(jí)目錄一式三套，兩套隨檔案移交檔案館，以確保進(jìn)館檔案的有效利用，一套留原單位，以備日后查閱使用。3、其它須移交的材料：(1)立檔單位檔案全宗介紹;(2)立檔單位檔案分類方案;(3)與檔案有關(guān)的資料(大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革、檔案利用效果匯編等)。(四)接收檔案進(jìn)館的程序和手續(xù)1、移交檔案前，先由市檔案館對(duì)所移交的檔案案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查，確認(rèn)案卷質(zhì)量達(dá)到進(jìn)館要求后，方可進(jìn)行移交。2、檔案交接雙方必須根據(jù)案卷目錄逐卷、逐件清點(diǎn)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)當(dāng)場(chǎng)改正或在案卷備考表中注明。3、驗(yàn)收合格后的檔案由移交單位裝箱向市檔案局移送。4、交接雙方按規(guī)定履行交接手續(xù)。填寫檔案交接文據(jù)一式二份，經(jīng)交接雙方單位負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人簽名蓋章后生效，各存一份備查。四、方法步驟及時(shí)間安排“檔案集中接收年”從2016年3月開始，至12月底結(jié)束。分四個(gè)階段：第一階段籌備動(dòng)員。3月1日至3月底結(jié)束，制定活動(dòng)方案，廣泛宣傳動(dòng)員。第二階段調(diào)查摸底。4月1日至4月底結(jié)束，對(duì)已整理好的檔案，填寫摸底表，未整理檔案可先估計(jì)大體數(shù)量，4月底前填表上報(bào)市檔案局市直業(yè)務(wù)指導(dǎo)科。第三階段整理驗(yàn)收。5月1日至8月底結(jié)束，各單位在調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，對(duì)散存檔案進(jìn)行整理，要抽調(diào)專人，集中時(shí)間，按時(shí)完成整理工作。已整理完善的單位，可隨時(shí)驗(yàn)收入館。第四階段集中接收。9月1日至12月底結(jié)束，對(duì)整理驗(yàn)收單位進(jìn)行集中接收。凡列入本次接收范圍的檔案，立檔單位必須按要求進(jìn)行移交，不得以任何理由拒交或延期移交;對(duì)拒不移交或延期移交而造成檔案缺失、損毀的，將依照《檔案法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》嚴(yán)肅追究責(zé)任。五、組織領(lǐng)導(dǎo)各級(jí)各部門要把檔案接收工作作為一項(xiàng)重要任務(wù)，認(rèn)真謀劃，精心組織，扎實(shí)推動(dòng)，確保完成。(一)成立工作機(jī)構(gòu)。為加強(qiáng)對(duì)檔案接收進(jìn)館工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立以市政府黨組成員高立春同志為組長(zhǎng)的“檔案集中接收年”領(lǐng)導(dǎo)小組。各單位都要成立相應(yīng)組織，明確領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施人員，負(fù)責(zé)對(duì)檔案接收進(jìn)館的具體工作，確保檔案接收進(jìn)館工作的順利完成。(二)強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)。市檔案局做好檔案接收的指導(dǎo)工作，對(duì)檔案整理存在問題的單位要及時(shí)指導(dǎo)，盡快完善整理。(三)加強(qiáng)督促檢查。堅(jiān)決防止應(yīng)交不交的情況發(fā)生。檔案移交工作的開展情況將作為對(duì)各單位進(jìn)行檔案達(dá)標(biāo)認(rèn)定、評(píng)先的一項(xiàng)重要依據(jù)。附：邢臺(tái)市“檔案集中接收年”領(lǐng)導(dǎo)小組名單市直單位已進(jìn)館檔案統(tǒng)計(jì)市直單位應(yīng)交檔案調(diào)查摸底表二〇一六年三月一日

第二篇：檔案館搬遷方案5700字檔案館搬遷方案搬遷前規(guī)劃準(zhǔn)備一、規(guī)劃新館館舍布局檔案館建設(shè)是檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)和保證，努力把各級(jí)國(guó)家檔案館建設(shè)成為“五位一體”的公共檔案館，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重點(diǎn)目標(biāo)。所以，檔案館新館建設(shè)對(duì)每個(gè)地方來說都是新的里程碑，是實(shí)現(xiàn)管理水平、服務(wù)水平跨越式發(fā)展的重要機(jī)遇。而新館功能區(qū)域的劃分、各種功能用房的分布、館藏檔案資源的布局、柜架桌椅等不同設(shè)備的需求數(shù)量及擺放位置等，是每個(gè)檔案館新館規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)考慮的基本要件，更是在建成使用前要面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。1根據(jù)功能要求合理規(guī)劃?rùn)n案館新館布局鑒于檔案館特殊性，按照其使用功能一般分為庫(kù)區(qū)、對(duì)外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)和附屬用房區(qū)等。檔案館新館布局應(yīng)根據(jù)功能要求和工作流程進(jìn)行合理規(guī)劃，做到既能滿足功能分區(qū)，又便于前后工作銜接，保障利用者得到靈活、迅速、周到的服務(wù)。各類用房要凸顯實(shí)體保管、閱覽接待、開放利用、展覽教育、技術(shù)處理、辦公會(huì)議、干部培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、公眾休閑、對(duì)外服務(wù)等功能，并在平面布局中做到功能分區(qū)明顯。如庫(kù)區(qū)要求相對(duì)獨(dú)立，對(duì)外服務(wù)區(qū)應(yīng)單獨(dú)設(shè)置出入口，鍋爐房、變配電室等可能危及檔案安全的附屬用房，在整個(gè)布局中應(yīng)與庫(kù)區(qū)保持一定安全距離;對(duì)外服務(wù)區(qū)、業(yè)務(wù)技術(shù)區(qū)、辦公區(qū)應(yīng)具有良好的自然采光和通風(fēng)條件;館內(nèi)道路規(guī)劃應(yīng)與城市道路或公路連接，符合消防和疏散要求并便于檔案運(yùn)送、裝卸;保證足夠綠化用地、集散場(chǎng)地、道路、停車場(chǎng)等;使室外公共區(qū)域其既可在平時(shí)作為公眾休閑的場(chǎng)所，又可在災(zāi)害發(fā)生時(shí)成為人員疏散和臨時(shí)應(yīng)急避難的場(chǎng)所使用。2科學(xué)、合理劃分、布局檔案館新館館藏要根據(jù)檔案館收藏檔案資源的特點(diǎn)(如載體、內(nèi)容、性質(zhì)等不同)，結(jié)合新館建筑結(jié)構(gòu)，科學(xué)、合理地劃分館藏存放區(qū)域。檔案館館藏布局是檔案館百年大計(jì)，一旦確定一般不容易改變，需要有一定前瞻性。應(yīng)根據(jù)新建檔案館的建筑結(jié)構(gòu)、建筑空間分布及各空間檔案資源的承載量、館藏檔案特點(diǎn)和各類檔案館藏量、擬藏量、各類檔案資源的閱流量及利用者流量來科學(xué)規(guī)劃，對(duì)館藏區(qū)域進(jìn)行合理布局(如設(shè)置紙質(zhì)檔案庫(kù)、特殊載體檔案庫(kù)、實(shí)物檔案庫(kù)、資料庫(kù);珍貴檔案實(shí)體，還要安排特殊庫(kù)房作為特藏庫(kù))，將新館館藏組成一個(gè)高效、有序的有機(jī)整體，并科學(xué)安排館藏出入庫(kù)和提供利用的流動(dòng)路線。既保障館藏檔案安全，又方便利用者，同時(shí)維護(hù)檔案館工作人員正常工作環(huán)境。3通過室內(nèi)環(huán)境布局體現(xiàn)現(xiàn)代檔案館管理與服務(wù)理念確定館藏檔案布局之后，接下來是設(shè)計(jì)各功能區(qū)域的室內(nèi)布局。要考慮柜架位、柜架距、閱覽桌桌距、工作臺(tái)擺放等。要合理利用檔案館有效面積，避免空間浪費(fèi)。作為全新檔案館，要從利用者視角出發(fā)，綜合考慮閱覽室內(nèi)及其他服務(wù)區(qū)域的空間感、視覺感、行為感，通過有效家具設(shè)計(jì)與擺放，最大限度為利用者提供舒適、平和、親切的閱覽環(huán)境。同時(shí)，還應(yīng)充分考慮工作人員辦公區(qū)域和其他功能區(qū)域的室內(nèi)布局，使其具有可塑性，能根據(jù)形勢(shì)需要，較容易做出局部調(diào)整。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用AutoCAD軟件，先繪制出每個(gè)樓層的布局平面圖及每個(gè)房間的平面效果圖，在現(xiàn)場(chǎng)和圖紙上標(biāo)明舊址相關(guān)各區(qū)域、場(chǎng)所及檔案柜架、閱覽桌、工作臺(tái)和其他設(shè)備的統(tǒng)一編號(hào)，以確保搬遷人員能夠迅速準(zhǔn)確地找到每一件物品的歸宿，擺放一步到位，節(jié)約時(shí)間和人力。二、確認(rèn)新館各項(xiàng)建設(shè)指標(biāo)新館交付使用前，要按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)新館建設(shè)情況進(jìn)行全面驗(yàn)收，重點(diǎn)驗(yàn)收安全、消防及恒溫恒濕系統(tǒng)的設(shè)置及質(zhì)量情況，新機(jī)房環(huán)境(包括室電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)環(huán)境、供電系統(tǒng)線路情況的確認(rèn)，各種電壓測(cè)量，UPS供電系統(tǒng)檢測(cè)量)，確認(rèn)每項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。三、成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組檔案館搬遷工作必須遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)配合”的原則，成立搬遷工作領(lǐng)導(dǎo)小組及各區(qū)域工作小組，明確職責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：負(fù)責(zé)組織、策劃本次搬遷的全面工作;討論制定搬遷工作方案并組織實(shí)施;協(xié)調(diào)搬遷工作中出現(xiàn)的矛盾和問題;及時(shí)調(diào)度搬遷的進(jìn)程;協(xié)調(diào)好參與搬遷工作的部隊(duì)或搬遷公司在搬運(yùn)物品時(shí)做好物品的防護(hù)工作。各區(qū)域工作小組及負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動(dòng)的指導(dǎo)與組織;負(fù)責(zé)區(qū)域搬遷活動(dòng)的監(jiān)督;負(fù)責(zé)執(zhí)行搬遷活動(dòng)工作方案的實(shí)施;協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)處理在搬遷過程中出現(xiàn)的問題;及時(shí)調(diào)度負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的搬遷活動(dòng)的進(jìn)度;協(xié)調(diào)做好搬遷過程中物品的防護(hù)工作。四、查驗(yàn)清理館藏與固定資產(chǎn)檔案館搬遷，正是對(duì)館藏檔案資源全面查驗(yàn)、對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清理的大好時(shí)機(jī)?？蓪?duì)發(fā)現(xiàn)與確定的錯(cuò)庫(kù)、錯(cuò)架、錯(cuò)類、錯(cuò)號(hào)案卷(或資料)進(jìn)行校正;通過清理對(duì)館藏水平做一次系統(tǒng)、階段性的總結(jié)和優(yōu)化，讓新館在較優(yōu)基礎(chǔ)上起步。1清點(diǎn)館藏對(duì)檔案資源進(jìn)行“核賬”，可以利用案卷目錄、分類目錄等對(duì)檔案資源逐卷逐冊(cè)逐件核對(duì)。做到對(duì)館藏心中有數(shù)，為新館確定柜架份額準(zhǔn)備好可靠數(shù)據(jù)。此項(xiàng)工作量較大，需提前進(jìn)行。2館藏整序即檔案資源的有序化，是對(duì)館內(nèi)各檔案庫(kù)、資料庫(kù)所藏資源進(jìn)行全面的整序、歸類、排架、鑒定、剔舊、核銷等工作。在搬遷前將所有未按系統(tǒng)排列的檔案資源，例如柜架緊張時(shí)，下架的和“亂架”的檔案、資料等，按檔號(hào)(資料編號(hào))統(tǒng)統(tǒng)歸位;對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行全面檢查、鑒定，剔除過期、到期、無保存價(jià)值的檔案資源，卸下包袱，輕裝搬遷。使檔案資源個(gè)個(gè)“貨真價(jià)實(shí)”，為那些重要的、利用率較高的檔案資源騰出空間。3確認(rèn)家當(dāng)即按部門清點(diǎn)現(xiàn)有檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，清理庫(kù)房?jī)?nèi)存放的物品，具體列出應(yīng)搬遷的設(shè)備、物品和損壞、報(bào)廢的設(shè)備、物品明細(xì)，匯總造冊(cè)。掌握區(qū)域空間柜架特點(diǎn)及其規(guī)模。此外，還要明確需要增添的設(shè)備、配件等，及時(shí)申請(qǐng)。在此過程中，對(duì)各固定資產(chǎn)及其位置要有總體認(rèn)識(shí);對(duì)廢舊、損壞的物品要登記去處，提前處理不要物品，不遺留任何問題。4實(shí)施保護(hù)搬入新館前對(duì)查找出來的問題，根據(jù)輕重緩急，逐一解決。主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、消毒;對(duì)“病檔”進(jìn)行登記，對(duì)不規(guī)范的檔案進(jìn)行重新整理或者有重點(diǎn)的搶救性保護(hù)措施(如復(fù)印原件備查，進(jìn)行縮微、數(shù)字化等);對(duì)特種載體檔案要進(jìn)行除塵、清潔、干燥等。就原有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備而言，繪制出現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的列表和拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)圖及搬遷后的物理布置圖、連接圖、線纜號(hào)圖;對(duì)所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)(包括程序、數(shù)據(jù)庫(kù)、各服務(wù)器的配置參數(shù)、操作系統(tǒng)等)進(jìn)行備份;提早解決各個(gè)設(shè)備及其線纜、信號(hào)燈、液晶顯示屏等存在的錯(cuò)誤;對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備保潔處理等。五、準(zhǔn)確無誤地測(cè)定柜架位館藏柜架位的測(cè)定是檔案館搬遷過程中重要步驟。由于新舊館合承載量、庫(kù)位布局、館藏量均存在差異，故原有館藏各類檔案資源實(shí)體需要重新組合和布局，以便更好地利用。為此，必須進(jìn)行柜架位測(cè)定，據(jù)此編制《舊館、新館檔案存放對(duì)照表》、《新館檔案存放方案》，定位每節(jié)柜架。館藏柜架位的測(cè)定主要包括測(cè)量計(jì)算在架存放各類檔案資源實(shí)體的實(shí)際長(zhǎng)度、存放各類檔案資源實(shí)體的預(yù)留發(fā)展空間，要在新館儲(chǔ)存檔案資源實(shí)體的各個(gè)獨(dú)立空間里的檔案柜架上事先標(biāo)出編號(hào)。館藏柜架位測(cè)定準(zhǔn)確無誤，可節(jié)省人力、物力、財(cái)力，降低損耗，加快搬遷速度。六、選擇合適的搬遷方法一般搬遷方式：一是打捆、下架、裝箱(裝袋)，然后裝入大中型貨運(yùn)車運(yùn)送至館藏地，再開箱(袋)、解捆、上架、排序，這種方法比較適合新舊館距離比較遠(yuǎn)的檔案館的搬遷;二是打捆、下架、裝車運(yùn)送至目的地，再解捆、上架、排序，此種方法則適合新舊館距離較近的檔案館的搬遷;三是下架、裝上推車(或其他搬運(yùn)工具)，由人組成傳送帶運(yùn)送至上架架位，上架、排序，此種方法適用于同一樓層或跨樓層的搬遷。以上方法不足之處：首先，需要有較大的空間有序地排放已經(jīng)下架的包和捆;其次，無法準(zhǔn)確控制館藏實(shí)體的排列架位及預(yù)留今后發(fā)展的架位空間;再次，一旦次序發(fā)生混亂，如一捆或幾捆、一包或幾包案卷出現(xiàn)錯(cuò)誤，整個(gè)布局將隨之發(fā)生混亂，需要重新排序;第四，整個(gè)搬遷過程無法進(jìn)行有序控制，容易發(fā)生亂堆亂放的情況，為后續(xù)的工作帶來困難和不便。所以，搬遷過程中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，靈活使用。七、制定詳細(xì)的搬遷實(shí)施方案搬遷工作應(yīng)在“人員安全、檔案安全、保密安全”的總要求下，制定詳細(xì)、合理、可行的搬遷實(shí)施方案，內(nèi)容包括搬運(yùn)日期、檔案資源的種類和柜架的類型、數(shù)量、搬遷的起始地點(diǎn)、運(yùn)輸路線等。與此同時(shí)，需充分考慮影響搬遷進(jìn)度的主要因素，估計(jì)搬遷工作中可能遇到的問題與難點(diǎn)，包括安保、搬運(yùn)、通電、天氣問題等，提出解決措施和應(yīng)急方案，并成立相應(yīng)工作小組，明確每一道工序，把搬遷工作細(xì)化到每個(gè)人。八、準(zhǔn)備搬遷所需工具及用品主要是指搬遷過程中所使用的運(yùn)輸工具(如搬運(yùn)車輛)及打包、搬遷用品(如記號(hào)筆、封口膠、紙箱、繩子、螺絲刀、錘子、鉗子、裁紙刀、報(bào)紙、泡沫等)的準(zhǔn)備，為搬遷工作提供物質(zhì)保障。搬遷中的過程控制搬遷中的過程控制是檔案館搬遷的實(shí)質(zhì)性階段，包括檔案資源及辦公設(shè)備搬遷兩大部分。要進(jìn)行“預(yù)搬試驗(yàn)”，精確計(jì)算搬遷全程所需要時(shí)間。在驗(yàn)證此方法可行之后，進(jìn)行人員調(diào)配、戰(zhàn)前動(dòng)員和說明搬遷注意事項(xiàng)，開始運(yùn)作，以達(dá)到搬遷成本最小化。一、組織調(diào)配人員搬遷前期，領(lǐng)導(dǎo)小組要召開由全體工作人員參加的搬遷動(dòng)員大會(huì)，宣布搬遷思路、搬遷方案及各部門、搬遷工作小組和每個(gè)人的職責(zé)，充分調(diào)動(dòng)積極性，全力以赴投入工作。在搬遷實(shí)踐中，全員全程參與，領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一組織和調(diào)配人員，責(zé)任落實(shí)到人。二、檔案資源搬遷1打捆檔案館在暫停對(duì)外服務(wù)，告知社會(huì)和民眾閉館情況的基礎(chǔ)上，把館藏案卷、資料逐一卸下，貼上印有庫(kù)室號(hào)、柜架號(hào)、全宗號(hào)、起止號(hào)、盒數(shù)(或卷數(shù))、裝箱人等標(biāo)識(shí)的標(biāo)簽。標(biāo)簽應(yīng)不小于捆扎包的三分之二，盡量使用毛筆書寫，用塑料繩捆扎結(jié)實(shí)并用膠帶封好。同時(shí)要把每捆(包、袋)的數(shù)據(jù)記入“賬冊(cè)”，以便遷入新館時(shí)把同類的捆(包、袋)放到相應(yīng)架位旁。打捆質(zhì)量好，編號(hào)質(zhì)量高，才能保證檔案資源搬運(yùn)的有序進(jìn)行。2搬運(yùn)搬運(yùn)主要包括檔案資源出庫(kù)、裝車、運(yùn)輸、卸車、入庫(kù)5個(gè)環(huán)節(jié)，可以請(qǐng)武警或?qū)I(yè)的搬家公司協(xié)助完成。負(fù)責(zé)檔案資源出庫(kù)登記的工作人員要認(rèn)真記錄檔案資源出庫(kù)情況，記錄出庫(kù)的是何類檔案，其捆(包、袋)號(hào)是多少，以及該車共裝了多少捆(包、袋)案卷。裝車時(shí)，要注意按館藏區(qū)域順序裝車，保持裝車過程有條不紊。運(yùn)輸時(shí)檔案館要配備專門的押車人員，人要在場(chǎng)并跟車押運(yùn)，防止車上的檔案資源在運(yùn)輸過程中掉落下來。卸車時(shí)嚴(yán)禁“扔包”，防止“散包”、“掉包”，出現(xiàn)問題及時(shí)解決;要明確所運(yùn)載檔案資源的入庫(kù)位置，并清點(diǎn)捆(包、袋)數(shù)，與裝車時(shí)所登記的捆(包、袋)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，確保準(zhǔn)確無誤，然后組織人員把各類檔案資源直接搬運(yùn)到所對(duì)應(yīng)柜架附近。3上架把每捆(包、袋)檔案直接“對(duì)號(hào)入座”，及時(shí)上架，不遺留一捆(包、袋)，保質(zhì)保量完成上架任務(wù)，避免庫(kù)內(nèi)大倒架及轉(zhuǎn)庫(kù)現(xiàn)象發(fā)生。三、固定資產(chǎn)搬遷檔案柜架、閱覽桌椅、儀器設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)搬遷的組織過程主要體現(xiàn)在拆卸、裝箱、搬運(yùn)、安裝等環(huán)節(jié)上，同樣需要做好科學(xué)、周密、細(xì)致的設(shè)計(jì)。1進(jìn)行拆卸、整理和保護(hù)性包裝各部門對(duì)自己管理和使用的、需要拆裝的辦公設(shè)備和家具進(jìn)行拆卸、整理和保護(hù)性包裝(如對(duì)電腦主機(jī)、顯示器和及其他易掉易損部件拆卸，用專用纏繞薄膜進(jìn)行分類纏繞，確保成為各個(gè)獨(dú)立的整體，便于搬運(yùn))，員工要將自己的私人物品裝箱、封口。2統(tǒng)一編號(hào)、粘貼標(biāo)示參照平面圖對(duì)新址的工作站點(diǎn)在顯著位置貼上統(tǒng)一名稱、編號(hào)(此編號(hào)一旦確認(rèn)，有關(guān)部門舊址所有的辦公設(shè)備和家具統(tǒng)一使用該編號(hào)，以便搬運(yùn)人員能迅速找到搬運(yùn)過來設(shè)備和