電子發(fā)票檔案管理(4篇)

本文格式為Word版，下載可任意編輯——電子發(fā)票檔案管理(4篇)學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊〞，周代叫作“中〞，秦漢稱作“典籍〞，漢魏以后謂之“文，以下是為大家整理的關(guān)于電子發(fā)票檔案管理4篇,供大家參考選擇。

電子發(fā)票檔案管理4篇

第一篇:電子發(fā)票檔案管理

電子檔案管理方法（試行）

第一章總則第一條為了加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔與管理工作，確保電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，制定本方法。其次條本方法所稱的電子檔案是指依照一定歸檔要求，將整理好的具有保存價(jià)值的內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息一并以數(shù)字形式存儲(chǔ)在磁性載體或光學(xué)載體上保存的電子文件。第三條本方法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依靠計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。第四條本方法適用于。其次章管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)第五條各單位應(yīng)明確電子文件歸檔與管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，明確職能部門負(fù)責(zé)人主管、檔案人員具體管理的管理體制。檔案人員應(yīng)忠于職守、遵守紀(jì)律，具備檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟悉把握本單位計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作技能，并能積極主動(dòng)地做好電子檔案的管理和利用工作。第六條各單位應(yīng)建立健全電子檔案管理制度和技術(shù)措施，做好電子文件歸檔與管理工作，對(duì)電子文件實(shí)行全程管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。第七條電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)等工作，由承辦部門負(fù)責(zé)，電子文件歸檔管理的日常監(jiān)視、指導(dǎo)和整理、保管、利用等工作，有檔案部門負(fù)責(zé)。第八條各單位的電子檔案與其它各種門類的檔案必需實(shí)行集中統(tǒng)一管理，積極提供利用，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。單位檔案部門要與業(yè)務(wù)部門相互兼容的計(jì)算機(jī)軟硬系統(tǒng)，保證電子文件的有效歸檔與管理。第九條各專業(yè)主管單位在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下，必需對(duì)所屬單位和本專業(yè)系統(tǒng)的電子檔案工作進(jìn)行監(jiān)視和指導(dǎo)。第三章歸檔范圍和保管期限的劃分第十條各單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有參考和利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)歸檔保存。第十一條電子文件歸檔范圍電子文件的歸檔范圍依照國家關(guān)于文件材料歸檔和不歸檔的范圍等業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行，主要包括：（一）電子文件稿本及代碼M－草稿性電子文件；U－非正式電子文件；F－正式電子文件。（二）子文件類別及代碼T－文本文件；D－數(shù)據(jù)文件；I－圖像文件；G－圖形文件；V－影像文件；A－聲音文件；P－計(jì)算機(jī)程序；O－多媒體文件。（三）電子文件信息類型1.文本文件：指用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)形成的文字文件、表格文件等。歸檔時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性，重點(diǎn)收集定稿電子文件和正式電子文件。（1）定稿電子文件：用計(jì)算機(jī)起稿時(shí)形成的最終一稿草稿文件。對(duì)特別重要文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)加以標(biāo)識(shí)以示區(qū)別。（2）正式電子文件：指已修改、簽發(fā)完畢的定稿、能行使文件職能、注明正式文件文號(hào)的電子文件。2.數(shù)據(jù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫形成存在的具有文件屬性的記錄。3.圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字設(shè)備采集或制作的靜態(tài)圖像文件。4.圖形文件：指采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。5.影像文件：指用數(shù)碼攝像機(jī)等視頻設(shè)備錄入的動(dòng)態(tài)圖像文件。6.聲音文件：指用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件。7.計(jì)算機(jī)程序：指計(jì)算機(jī)使用的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及軟件的版本等。8.多媒體文件：指用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復(fù)合信息形式。（四）電子文件載體類型電子文件載體主要分為磁性載體、光學(xué)載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤光學(xué)載體包括只讀光盤、可寫入光盤、可擦寫光盤等。第十二條各單位電子文件的形成部門定期將具有憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的電子文件制作脫機(jī)備份。需要永久、長期保存的電子文件，應(yīng)制作紙質(zhì)版本與電子文件同時(shí)歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，及時(shí)歸入相應(yīng)門類檔案管理。第十三條歸檔電子文件的保管期限參照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章電子文件的歸檔要求第十四條電子文件的歸檔方式包括規(guī)律歸檔和物理歸檔。規(guī)律歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。物理歸檔是指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。規(guī)律歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按紙質(zhì)檔案的規(guī)定完成。各單位電子文件歸檔時(shí)，必需進(jìn)行物理歸檔。具體做法按《廣西壯族自治區(qū)檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行歸檔和管理。第十五條使用局域網(wǎng)的單位，電子文件歸檔報(bào)經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門同意后，實(shí)施歸檔，基本要求是：（一）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成。（二）檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。（三）網(wǎng)絡(luò)管理人員應(yīng)把電子文件的物理地址存放在指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，并采取可靠的備份措施。（四）歸檔電子文件要有文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的元數(shù)據(jù)，即描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。（五）局域網(wǎng)應(yīng)有可靠的安全措施，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，應(yīng)制定嚴(yán)密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方法，確保數(shù)據(jù)確切無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行；檔案人員應(yīng)參與設(shè)備更新時(shí)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做好更新記錄。（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡(luò)管理人員要及時(shí)清理計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)上重復(fù)的電子文件。第十六條局域網(wǎng)條件有限或沒有局域網(wǎng)的單位，電子文件采用物理歸檔方式，要求：歸檔電子文件存儲(chǔ)的載體光盤、磁盤等介質(zhì)應(yīng)注明是否做檢毒和清毒處理；含有病毒或其它安全隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔。第五章歸檔電子文件的整理第十七條歸檔電子文件的整理按《廣西壯族自治區(qū)電子文件整理規(guī)矩》的規(guī)定進(jìn)行。第六章電子檔案的移交第十八條電子文件的形成部門應(yīng)按規(guī)定將每年辦理完畢應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門移交。移交前，各承辦部門應(yīng)檢查電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，做到移交及時(shí)、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容確切、手續(xù)完備等。第十九條單位的檔案部門負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)視、指導(dǎo)工作以及歸檔檢查驗(yàn)收和歸檔后的整理、編目、保管、開發(fā)利用工作。檔案部門應(yīng)檢驗(yàn)承辦部門移交的電子文件，做到外觀完好、整齊無損、稿本確切，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄工程與登記一致，確保上機(jī)測試無病毒和確切率。其次十條各單位要依照國家和自治區(qū)的有關(guān)法律法規(guī)，定期向檔案館移交電子檔案，移交進(jìn)館的電子檔案一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。其次十一條撤并單位的電子檔案應(yīng)按規(guī)定向接納單位或檔案館移交。第七章電子檔案的保管其次十二條接收入庫的電子檔案，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于40％，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。其次十三條系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)，要及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移和備份。其次十四條對(duì)電子檔案的復(fù)制分為一致載體的原樣復(fù)制和不同載體的轉(zhuǎn)換復(fù)制。本方法推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤作為電子檔案保存的載體。其次十五條磁性載體上的電子檔案，每四年要復(fù)制一次。需要搶救的光盤應(yīng)及時(shí)復(fù)制，原載體保存時(shí)間不少于四年。其次十六條保管的電子檔案要采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)手段進(jìn)行保管。電子檔案載體應(yīng)直立存放于防磁、防光、防塵。防要害氣體的裝具中，溫度操縱在17℃－20℃,相對(duì)溫度操縱在35％－45％。第八章電子檔案的利用其次十七條電子檔案的提供利用要注意以下事項(xiàng)：（一）查閱應(yīng)在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。（二）通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。（三）封存的電子檔案不得利用和外借。其次十八條到期銷毀的電子檔案，應(yīng)按檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，并確保載體與信息完全銷毀。第九章附則其次十九條本方法由廣西壯族自治區(qū)檔案局負(fù)責(zé)解釋。第三十條本方法自公布之日起執(zhí)行。

其次篇:電子發(fā)票檔案管理

摘要:隨著信息化程度的提高,電子檔案越來越廣泛地應(yīng)用于日常辦公與管理。本文針對(duì)高校檔案管理的工作特點(diǎn),著重分析了電子檔案在應(yīng)用中的主要特點(diǎn),強(qiáng)調(diào)加快電子檔案建設(shè),要充分利用信息化手段提高檔案管理工作的效率。關(guān)鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學(xué)校一、高校檔案管理現(xiàn)狀縱觀近幾年高等教育發(fā)展?fàn)顩r,如表所示,2022年相較于2022年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了十所,學(xué)生總規(guī)模增加了兩百萬左右,高校教職工人數(shù)增加了十萬;而2022年相比于2022年,高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所,學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬,高校教職工人數(shù)也是以萬為單位遞增;連續(xù)三年,高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢。每年,數(shù)以千萬的檔案變動(dòng)、更新、維護(hù),確實(shí)是對(duì)檔案管理工作的巨大挑戰(zhàn)。根據(jù)2022年9月1日公布的《高等學(xué)校檔案管理方法》,高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄〞。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史,更是全校師生員工德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄,具有重要價(jià)值。這就更表達(dá)了檔案管理在高校工作中的重要地位。具體地看,全國高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn):第一,工作量大:由于高校的獨(dú)特環(huán)境,每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng),錄入或者遷出,全國每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬計(jì),加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種狀況,檔案的變化浮現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn),加上其他檔案的維護(hù)、保存,都需要消耗巨大的人力物力。其次,電子信息化程度有待提高:信息技術(shù)是高效的信息處理手段,但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發(fā)揮其優(yōu)勢。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介,電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段,管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。第三,檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高:由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體狀況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異,導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致,甚至存在極少數(shù)相互抵觸的狀況,這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。第四,遠(yuǎn)距離傳遞頻繁:由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等狀況每年都會(huì)發(fā)生,學(xué)生的滾動(dòng)性強(qiáng),所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞,跨省市、跨地區(qū)甚至跨國調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的狀況。以上是各高校檔案管理工作中對(duì)比突出的特點(diǎn),也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在,后文將繼續(xù)就以上特點(diǎn)結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。二、電子檔案管理的利弊1.電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)越性首先,依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力,能大大提高工作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作,檔案的抄寫、用筆用字的規(guī)范、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)都需要花費(fèi)大量人力,同時(shí)還簡單疏漏出錯(cuò)。采用信息技術(shù)可以使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便利,同時(shí)也具有很高的可靠性。其次,通過電子文檔的方式存儲(chǔ)文件檔案,可以實(shí)現(xiàn)檔案的充分交流與共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案調(diào)檔探尋繁瑣,對(duì)于遠(yuǎn)距離共享或調(diào)度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困難等。利用信息化手段,高效的辦公自動(dòng)化軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的體系管理,索引更靈活,探尋查找更快速便利。還可以根據(jù)不同要求實(shí)現(xiàn)分類、探尋、排序、過濾等操作,使文檔的管理和調(diào)度更便捷。此外,以電子文檔形式保存的檔案文件,其保存方式和對(duì)環(huán)境的要求較傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔要低。由于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)媒質(zhì)為紙張,環(huán)境中的溫度、濕度以及微生物環(huán)境都可能影響其存儲(chǔ)壽命,所以在存放過程中對(duì)環(huán)境的要求較高,防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時(shí),大量的數(shù)據(jù)消耗紙張,不利于環(huán)境保護(hù)。而現(xiàn)代的電子文檔的存儲(chǔ)方式多樣,DVD光碟、閃存U盤、硬盤,存儲(chǔ)量大,1GB的存儲(chǔ)卡就可以存儲(chǔ)5億字,相當(dāng)于近1000套《三國演義》;且儲(chǔ)存時(shí)間長,受外部環(huán)境影響小,具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

最終,采用信息技術(shù)還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位,這樣的速度是傳統(tǒng)書寫無法對(duì)比的;存儲(chǔ)卡體積小重量輕,兩個(gè)手指就能輕松移動(dòng),假如傳遞記錄著5億文字的紙質(zhì)檔案,這是無法想象的。在安全性方面,高校檔案經(jīng)常涉及異地傳遞等遠(yuǎn)距離傳送,文件在郵遞過程中丟失等狀況時(shí)有發(fā)生,導(dǎo)致一些重要文件的遺失,信息在調(diào)用過程中的丟失或延誤,都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享傳遞,能夠有效提高文件的安全性和時(shí)效性。2.電子檔案在應(yīng)用中的風(fēng)險(xiǎn)當(dāng)然,電子檔案也不是萬無一失的。事實(shí)上,電子檔案在存儲(chǔ)和使用的過程中,都存在著一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。(1)電子檔案存儲(chǔ)的安全性。由于存儲(chǔ)設(shè)備具有高速讀寫速度,假若被盜取,受侵害的程度將遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)媒質(zhì)。另外,由于信息化手段采用統(tǒng)一字體、統(tǒng)一標(biāo)識(shí),喪失了手寫漢字的特征性,不利于真假鑒別,受侵害的文件不易被發(fā)現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)的風(fēng)險(xiǎn)性存在,通過網(wǎng)絡(luò)的遠(yuǎn)距離調(diào)用存在信息被修改、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)。由于高校保存的檔案多是學(xué)生、教職工的關(guān)鍵信息,安全問題不可忽略。(2)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。對(duì)于傳統(tǒng)的手工文件,一次的筆誤或處理失誤,其影響范圍有限,而且簡單在后面的錄入過程中被發(fā)現(xiàn)。而批量處理的文件,一次處理的文件量極大,一次誤操作就可能造成大范圍的結(jié)果受影響。此外,文件多處于開放狀態(tài),更新不及時(shí),便可能造成信息丟失。另外電子文件結(jié)構(gòu)繁雜,存儲(chǔ)方式多樣,在各種方式轉(zhuǎn)換中也簡單造成信息的缺失。(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上,信息的存儲(chǔ)和讀取都需要特定的設(shè)備,造成了信息對(duì)軟硬件的依靠。當(dāng)前電子技術(shù)發(fā)展迅速,計(jì)算機(jī)軟硬件的更新?lián)Q代速度快,假如兼容性不夠好,也可能造成信息的丟失,從而直接縮短了電子檔案的壽命。三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用針對(duì)電子檔案在實(shí)際運(yùn)用中所涉及的風(fēng)險(xiǎn)問題,可以采取以下措施進(jìn)行預(yù)防:第一,加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性。首先,保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全,專機(jī)專用,定時(shí)進(jìn)行軟硬件更新升級(jí),定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù),保證存儲(chǔ)設(shè)備的良好狀態(tài);定期對(duì)存檔文件更新備份,防止文件在意外狀況下的丟失;還可以通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、病毒預(yù)防以及檔案及時(shí)備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限,加強(qiáng)電子檔案在存儲(chǔ)處理過程中的安全性,