文科類(lèi)比-會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

報(bào)表管理系統(tǒng)概述報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述報(bào)表數(shù)據(jù)處理流程報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作流程基本術(shù)語(yǔ)按Esc返回會(huì)計(jì)報(bào)表管理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是設(shè)計(jì)報(bào)表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其他子系統(tǒng)中取得有關(guān)會(huì)計(jì)信息，自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表,并對(duì)報(bào)表進(jìn)行審核、匯總，生成各種分析圖表，同時(shí)按預(yù)定格式輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表。目前的表處理

主要有三類(lèi)：

報(bào)表系統(tǒng)、通用報(bào)表系統(tǒng)和準(zhǔn)通用的會(huì)計(jì)報(bào)表管理。報(bào)表系統(tǒng)是把會(huì)計(jì)報(bào)表的種類(lèi)、格式和編制方法固定在程序中。這種作簡(jiǎn)單，但是使用者對(duì)程序設(shè)計(jì)者的依賴(lài)性強(qiáng)，報(bào)表有變化，程序就隨之需要修改，不能適應(yīng)會(huì)計(jì)報(bào)表隨時(shí)間和地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，不利于報(bào)表系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，如某些部門(mén)的報(bào)表匯總。通用報(bào)表系統(tǒng)能夠提供一種通俗易懂的方法，由使用者根據(jù)自己的情況定義會(huì)計(jì)報(bào)表種類(lèi)、格式和編制方法，計(jì)算機(jī)根據(jù)使用者的定義，從現(xiàn)有的會(huì)計(jì)核算所提供的數(shù)據(jù)庫(kù)資源中提取數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，如Excel等電子表。除了

和通用的報(bào)表公司均開(kāi)發(fā)了會(huì)計(jì)報(bào)表管理以外，各家財(cái)務(wù)，如UFO表，可用于不同的單位不同的時(shí)間，屬于通用的報(bào)表。但是從總賬系統(tǒng)中取數(shù)公式的定義必須與指定的財(cái)務(wù)

相配套的，具有一定的特殊性。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述報(bào)表管理系統(tǒng)的主要功能有文件管理、格式管理、數(shù)據(jù)處理、圖表功能、打印功能和二次開(kāi)發(fā)功能，并提供各行業(yè)報(bào)表模板(包括現(xiàn)金流量表)。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述1.文件管理文件管理功能可以對(duì)報(bào)表文件的創(chuàng)建、、保存和備份進(jìn)行管理；能夠進(jìn)行不同文件格式的轉(zhuǎn)換，如文本文件、*.mdb

文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus文件等；支持多個(gè)窗口同時(shí)顯示和處理，可同時(shí)打開(kāi)的文件和圖形窗口多達(dá)40個(gè)；提供了標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以與其他財(cái)務(wù)

交換數(shù)據(jù)。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述2.格式管理格式管理功能為使用者提供了豐富的格式設(shè)計(jì)功能，如定義組合單元、畫(huà)表格線(xiàn)(包括斜線(xiàn))、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等等，滿(mǎn)足各種要求報(bào)表編制的需要。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述3.數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理功能以固定的格式管理大量不同的表頁(yè)，能將多達(dá)99999張具有相同格式的報(bào)表資料在一個(gè)報(bào)表文件中進(jìn)行

管理，并且在每張表頁(yè)之間建立有機(jī)的聯(lián)系，同時(shí)還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能。數(shù)據(jù)處理中的絕對(duì)單元公式和相對(duì)單元公式功能，可以方便、迅速地定義計(jì)算公式；種類(lèi)豐富的函數(shù)功能，可以準(zhǔn)確地從總賬等子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，生成會(huì)計(jì)報(bào)表。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述4.圖表功能圖表功能主要是指將數(shù)據(jù)表以圖形的形式進(jìn)行表示。它采用“圖文混排”方式組織圖形數(shù)據(jù)，能夠制作包括直方圖、

圖、圓餅圖、折線(xiàn)圖等十多種圖式的分析圖表，同時(shí)還可以編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色等，打印輸出圖表。7.1.1報(bào)表管理系統(tǒng)功能概述5.二次開(kāi)發(fā)二次開(kāi)發(fā)功能為使用者提供批命令和自定義菜單功能。自動(dòng)記錄命令窗中輸入的多個(gè)命令，可將有規(guī)律性的操作過(guò)程編制成批命令文件。提供了Windows風(fēng)格的自定義菜單，綜合利用批命令，可以在短時(shí)間內(nèi)開(kāi)發(fā)出本企業(yè)的

系統(tǒng)。7.1.2報(bào)表數(shù)據(jù)處理流程編制會(huì)計(jì)報(bào)表是每個(gè)會(huì)計(jì)期末最重要的工作之一，從一定意義上說(shuō)編制完會(huì)計(jì)報(bào)表是一個(gè)會(huì)計(jì)期間工作完成的標(biāo)志。報(bào)表系

般是通過(guò)定義的報(bào)表公式從有關(guān)數(shù)據(jù)源如賬簿、憑證中取得數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)計(jì)算匯總最后輸出各種會(huì)計(jì)報(bào)表文件。7.1.2報(bào)表數(shù)據(jù)處理流程報(bào)表編制數(shù)據(jù)處理流程圖如圖7-1所示。取數(shù)會(huì)計(jì)科目發(fā)生額余額匯總表賬其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表匯總表分析結(jié)果報(bào)表格式和公式會(huì)計(jì)報(bào)表審核輸出匯總計(jì)算圖7-1報(bào)表編制數(shù)據(jù)處理流程圖7.1.3報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作流程報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作過(guò)程可以分為三個(gè)步驟：報(bào)表的格式和公式設(shè)置；報(bào)表的數(shù)據(jù)處理；報(bào)表的打印輸出。見(jiàn)圖7-2。設(shè)計(jì)報(bào)表格式源及定運(yùn)義算數(shù)關(guān)據(jù)系來(lái)報(bào)表運(yùn)算生成報(bào)表報(bào)表圖形處理輸出報(bào)表數(shù)據(jù)錄入審核匯總創(chuàng)建新表初始設(shè)置日常處理圖7-2報(bào)表管理系統(tǒng)的基本操作流程7.1.4基本術(shù)語(yǔ)1.報(bào)表結(jié)構(gòu)按照?qǐng)?bào)表結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，可將報(bào)表分為簡(jiǎn)單表和復(fù)合表兩類(lèi)。簡(jiǎn)單表是規(guī)則的二維表，由若干行和列組成。復(fù)合表是簡(jiǎn)單表的某種組合。大多數(shù)的會(huì)計(jì)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等都是簡(jiǎn)單表。簡(jiǎn)單表的格式一般由四個(gè)基本要素組成：標(biāo)題、表頭、表體和表尾，如圖7-3所示。不同的報(bào)表上述四個(gè)基本要素是不同的。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)1.報(bào)表結(jié)構(gòu)主管部門(mén)：編制單位：××公司資產(chǎn)負(fù)債表會(huì)股01表單位：元標(biāo)題資產(chǎn)行次期初數(shù)期末數(shù)流動(dòng)資產(chǎn)：貨幣1201374.53應(yīng)收賬款8159200.00資產(chǎn)合計(jì)896777.69會(huì)計(jì)主管：表頭表體表尾制表人：圖7-3

會(huì)計(jì)報(bào)表的結(jié)構(gòu)示意圖7.1.4基本術(shù)語(yǔ)1.報(bào)表結(jié)構(gòu)(1)標(biāo)題，報(bào)表的名稱(chēng)。報(bào)表的標(biāo)題可能不止一行，有時(shí)會(huì)有副標(biāo)題、修飾線(xiàn)等內(nèi)容。(2)

表頭，

報(bào)表的編制單位名稱(chēng)、日期等輔助信息和報(bào)表欄目。特別是報(bào)表的表頭欄目名稱(chēng)，它是表頭的最主要內(nèi)容，決定報(bào)表的縱向結(jié)構(gòu)、報(bào)表的列數(shù)以及每一列的寬度。有的報(bào)表表頭欄目比較簡(jiǎn)單，只有一層，而有的報(bào)表表頭欄目卻比較復(fù)雜，需分若干層次。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)1.報(bào)表結(jié)構(gòu)(3)表體，是報(bào)表的，決定報(bào)表的橫向組成。它是報(bào)表數(shù)據(jù)的表現(xiàn)區(qū)域，是報(bào)表的主體。表體在縱向上由若干行組成，這些行稱(chēng)為表行；在橫向上，每個(gè)表行又由若干個(gè)欄目構(gòu)成，這些欄目稱(chēng)為表列。(4)表尾，指表體以下進(jìn)行輔助說(shuō)明的部分及編制人、審核人等內(nèi)容。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)UFO報(bào)表系統(tǒng)將含有數(shù)據(jù)的報(bào)表分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作和報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進(jìn)行的。格式狀態(tài)。在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)報(bào)表的格式，如表尺寸、行高、列寬、單元屬性、報(bào)表公式等。在格式狀態(tài)下時(shí)，所看到的是報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)全部都隱藏了。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)2.格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時(shí)，所看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)3.二維表與三維表確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱(chēng)為“維”。在一張有方格的紙上填寫(xiě)一個(gè)數(shù)，這個(gè)數(shù)的位置可通過(guò)行和列(二維)來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱(chēng)為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個(gè)二維表中的任何位置的數(shù)據(jù)。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)3.二維表與三維表如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數(shù)據(jù)的要素需增加一個(gè)，即表頁(yè)號(hào)(Z軸)。這一疊表稱(chēng)為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數(shù)據(jù)，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表中的表間操作即稱(chēng)為“運(yùn)算”。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)4.報(bào)表文件及表頁(yè)一個(gè)或多個(gè)報(bào)表以文件的形式保存在介質(zhì)中稱(chēng)為報(bào)表文件，每個(gè)報(bào)表文件都有一個(gè)名字，如“利潤(rùn)表.REP”。表頁(yè)是由若干行和若干列組成的一個(gè)二維表，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同，每一張表頁(yè)是由許多單元組成的。一個(gè)UFO報(bào)表最多可容納99

999張表頁(yè)。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)4.報(bào)表文件及表頁(yè)為了便于管理和操作，一般把經(jīng)濟(jì)意義相近的報(bào)表放在一個(gè)報(bào)表文件中，如各月編制的利潤(rùn)表就可歸集在“利潤(rùn)表.REP”報(bào)表文件中。在報(bào)表文件中，確定一個(gè)數(shù)據(jù)所在的位置，其要素是“表頁(yè)

號(hào)”、“行號(hào)”、“列號(hào)”。由此可見(jiàn)，報(bào)表文件就是一個(gè)三維表，如圖7-4所示。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)4.報(bào)表文件及表頁(yè)項(xiàng)目期初數(shù)期末數(shù)現(xiàn)金8

00012

000….……圖7-4

報(bào)表文件及表頁(yè)示意圖表頁(yè)1表頁(yè)3表頁(yè)27.1.4基本術(shù)語(yǔ)4.報(bào)表文件及表頁(yè)UFO報(bào)表系統(tǒng)有關(guān)技術(shù)指標(biāo)如下：行數(shù)：1～9

999行列數(shù)：1～255列行高：0～160毫米列寬：0～220毫米(缺省值為50

行)；(缺省值為7

列)；(缺省值為5毫米)；(缺省值為26毫米)；表頁(yè)數(shù)：

1～99

999頁(yè)

(缺省值為1頁(yè))。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)5.單元及單元屬性表中由表行和表列確定的方格稱(chēng)為單元，專(zhuān)門(mén)用于填制各種數(shù)據(jù)。單元是組成報(bào)表的最小單位，每個(gè)單元都可用一個(gè)名字來(lái)標(biāo)識(shí)，稱(chēng)為單元元名用所在行和列的坐標(biāo)表示，行號(hào)用數(shù)字1～9999表示，列標(biāo)用字母A～I(xiàn)U表示，如C2表示報(bào)表中第2行第C列對(duì)應(yīng)的單元。單元屬性包括單元類(lèi)型、對(duì)齊方式、字體顏色、表格邊框等。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)單元及單元屬性單元類(lèi)型有數(shù)值型、字符型和表樣型。數(shù)值單元，是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元必須是數(shù)字，可直接輸入也可由單元中存放的公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的單元類(lèi)型均默認(rèn)為數(shù)值型。字符單元，是報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤(pán)可輸入的符號(hào)組成的一串字符。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可以由單元公式生成。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)5.單元及單元屬性(3)表樣單元，是報(bào)表的格式，應(yīng)在格式狀態(tài)下輸入的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。表樣單元對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無(wú)法修改。對(duì)齊方式有左對(duì)齊、右對(duì)齊、居中等。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)6.區(qū)域與組合單元區(qū)域由一張表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的矩形塊。在UFO

表中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個(gè)二維表的所有單元(整個(gè)表頁(yè))，最小的區(qū)域是一個(gè)單元。在描述一個(gè)區(qū)域時(shí)，開(kāi)始單元(左上角單元)與結(jié)束單元(右下角單元)之間用冒號(hào)“:”連接。如C3:F6。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)6.區(qū)域與組合單元組合單元由相鄰的兩個(gè)或的單元組成，這些單元必須是同一種單元類(lèi)型(表樣、數(shù)值、字符)，UFO表在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元。組合單元的名稱(chēng)可以用區(qū)域的名稱(chēng)或區(qū)域中的單元的名稱(chēng)來(lái)表示。如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元，

這個(gè)組合單元可以用“B2”、“B3”或“B2:B3”表示。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)7.固定區(qū)與可變區(qū)固定區(qū)是組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)的數(shù)量是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的?？勺儏^(qū)是屏幕顯示一個(gè)區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計(jì)中設(shè)定的。7.1.4基本術(shù)語(yǔ)7.固定區(qū)與可