文科類比-會計信息系統(tǒng)

報表管理系統(tǒng)概述報表管理系統(tǒng)功能概述報表數(shù)據(jù)處理流程報表管理系統(tǒng)的基本操作流程基本術(shù)語按Esc返回會計報表管理系統(tǒng)的主要任務(wù)就是設(shè)計報表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其他子系統(tǒng)中取得有關(guān)會計信息，自動編制會計報表,并對報表進行審核、匯總，生成各種分析圖表，同時按預(yù)定格式輸出各種會計報表。目前的表處理

主要有三類：

報表系統(tǒng)、通用報表系統(tǒng)和準通用的會計報表管理。報表系統(tǒng)是把會計報表的種類、格式和編制方法固定在程序中。這種作簡單，但是使用者對程序設(shè)計者的依賴性強，報表有變化，程序就隨之需要修改，不能適應(yīng)會計報表隨時間和地點的轉(zhuǎn)移，不利于報表系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，如某些部門的報表匯總。通用報表系統(tǒng)能夠提供一種通俗易懂的方法，由使用者根據(jù)自己的情況定義會計報表種類、格式和編制方法，計算機根據(jù)使用者的定義，從現(xiàn)有的會計核算所提供的數(shù)據(jù)庫資源中提取數(shù)據(jù)，自動生成會計報表的全部內(nèi)容，如Excel等電子表。除了

和通用的報表公司均開發(fā)了會計報表管理以外，各家財務(wù)，如UFO表，可用于不同的單位不同的時間，屬于通用的報表。但是從總賬系統(tǒng)中取數(shù)公式的定義必須與指定的財務(wù)

相配套的，具有一定的特殊性。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述報表管理系統(tǒng)的主要功能有文件管理、格式管理、數(shù)據(jù)處理、圖表功能、打印功能和二次開發(fā)功能，并提供各行業(yè)報表模板(包括現(xiàn)金流量表)。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述1.文件管理文件管理功能可以對報表文件的創(chuàng)建、、保存和備份進行管理；能夠進行不同文件格式的轉(zhuǎn)換，如文本文件、*.mdb

文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus文件等；支持多個窗口同時顯示和處理，可同時打開的文件和圖形窗口多達40個；提供了標準財務(wù)數(shù)據(jù)的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以與其他財務(wù)

交換數(shù)據(jù)。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述2.格式管理格式管理功能為使用者提供了豐富的格式設(shè)計功能，如定義組合單元、畫表格線(包括斜線)、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等等，滿足各種要求報表編制的需要。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述3.數(shù)據(jù)處理數(shù)據(jù)處理功能以固定的格式管理大量不同的表頁，能將多達99999張具有相同格式的報表資料在一個報表文件中進行

管理，并且在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系，同時還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能。數(shù)據(jù)處理中的絕對單元公式和相對單元公式功能，可以方便、迅速地定義計算公式；種類豐富的函數(shù)功能，可以準確地從總賬等子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，生成會計報表。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述4.圖表功能圖表功能主要是指將數(shù)據(jù)表以圖形的形式進行表示。它采用“圖文混排”方式組織圖形數(shù)據(jù)，能夠制作包括直方圖、

圖、圓餅圖、折線圖等十多種圖式的分析圖表，同時還可以編輯圖表的位置、大小、標題、字體、顏色等，打印輸出圖表。7.1.1報表管理系統(tǒng)功能概述5.二次開發(fā)二次開發(fā)功能為使用者提供批命令和自定義菜單功能。自動記錄命令窗中輸入的多個命令，可將有規(guī)律性的操作過程編制成批命令文件。提供了Windows風(fēng)格的自定義菜單，綜合利用批命令，可以在短時間內(nèi)開發(fā)出本企業(yè)的

系統(tǒng)。7.1.2報表數(shù)據(jù)處理流程編制會計報表是每個會計期末最重要的工作之一，從一定意義上說編制完會計報表是一個會計期間工作完成的標志。報表系

般是通過定義的報表公式從有關(guān)數(shù)據(jù)源如賬簿、憑證中取得數(shù)據(jù)，經(jīng)過計算匯總最后輸出各種會計報表文件。7.1.2報表數(shù)據(jù)處理流程報表編制數(shù)據(jù)處理流程圖如圖7-1所示。取數(shù)會計科目發(fā)生額余額匯總表賬其他經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表匯總表分析結(jié)果報表格式和公式會計報表審核輸出匯總計算圖7-1報表編制數(shù)據(jù)處理流程圖7.1.3報表管理系統(tǒng)的基本操作流程報表管理系統(tǒng)的基本操作過程可以分為三個步驟：報表的格式和公式設(shè)置；報表的數(shù)據(jù)處理；報表的打印輸出。見圖7-2。設(shè)計報表格式源及定運義算數(shù)關(guān)據(jù)系來報表運算生成報表報表圖形處理輸出報表數(shù)據(jù)錄入審核匯總創(chuàng)建新表初始設(shè)置日常處理圖7-2報表管理系統(tǒng)的基本操作流程7.1.4基本術(shù)語1.報表結(jié)構(gòu)按照報表結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，可將報表分為簡單表和復(fù)合表兩類。簡單表是規(guī)則的二維表，由若干行和列組成。復(fù)合表是簡單表的某種組合。大多數(shù)的會計報表如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等都是簡單表。簡單表的格式一般由四個基本要素組成：標題、表頭、表體和表尾，如圖7-3所示。不同的報表上述四個基本要素是不同的。7.1.4基本術(shù)語1.報表結(jié)構(gòu)主管部門：編制單位：××公司資產(chǎn)負債表會股01表單位：元標題資產(chǎn)行次期初數(shù)期末數(shù)流動資產(chǎn)：貨幣1201374.53應(yīng)收賬款8159200.00資產(chǎn)合計896777.69會計主管：表頭表體表尾制表人：圖7-3

會計報表的結(jié)構(gòu)示意圖7.1.4基本術(shù)語1.報表結(jié)構(gòu)(1)標題，報表的名稱。報表的標題可能不止一行，有時會有副標題、修飾線等內(nèi)容。(2)

表頭，

報表的編制單位名稱、日期等輔助信息和報表欄目。特別是報表的表頭欄目名稱，它是表頭的最主要內(nèi)容，決定報表的縱向結(jié)構(gòu)、報表的列數(shù)以及每一列的寬度。有的報表表頭欄目比較簡單，只有一層，而有的報表表頭欄目卻比較復(fù)雜，需分若干層次。7.1.4基本術(shù)語1.報表結(jié)構(gòu)(3)表體，是報表的，決定報表的橫向組成。它是報表數(shù)據(jù)的表現(xiàn)區(qū)域，是報表的主體。表體在縱向上由若干行組成，這些行稱為表行；在橫向上，每個表行又由若干個欄目構(gòu)成，這些欄目稱為表列。(4)表尾，指表體以下進行輔助說明的部分及編制人、審核人等內(nèi)容。7.1.4基本術(shù)語格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)UFO報表系統(tǒng)將含有數(shù)據(jù)的報表分為兩大部分來處理，即報表格式設(shè)計工作與報表數(shù)據(jù)處理工作。報表格式設(shè)計工作和報表數(shù)據(jù)處理工作是在不同的狀態(tài)下進行的。格式狀態(tài)。在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的格式，如表尺寸、行高、列寬、單元屬性、報表公式等。在格式狀態(tài)下時，所看到的是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部都隱藏了。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。7.1.4基本術(shù)語2.格式狀態(tài)與數(shù)據(jù)狀態(tài)(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時，所看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。7.1.4基本術(shù)語3.二維表與三維表確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫一個數(shù)，這個數(shù)的位置可通過行和列(二維)來描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個表就是二維表，通過行(橫軸)和列(縱軸)可以找到這個二維表中的任何位置的數(shù)據(jù)。7.1.4基本術(shù)語3.二維表與三維表如果將多個相同的二維表疊在一起，找到某一個數(shù)據(jù)的要素需增加一個，即表頁號(Z軸)。這一疊表稱為一個三維表。如果將多個不同的三維表放在一起，要從這多個三維表中找到一個數(shù)據(jù)，又需增加一個要素，即表名。三維表中的表間操作即稱為“運算”。7.1.4基本術(shù)語4.報表文件及表頁一個或多個報表以文件的形式保存在介質(zhì)中稱為報表文件，每個報表文件都有一個名字，如“利潤表.REP”。表頁是由若干行和若干列組成的一個二維表，一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同，每一張表頁是由許多單元組成的。一個UFO報表最多可容納99

999張表頁。7.1.4基本術(shù)語4.報表文件及表頁為了便于管理和操作，一般把經(jīng)濟意義相近的報表放在一個報表文件中，如各月編制的利潤表就可歸集在“利潤表.REP”報表文件中。在報表文件中，確定一個數(shù)據(jù)所在的位置，其要素是“表頁

號”、“行號”、“列號”。由此可見，報表文件就是一個三維表，如圖7-4所示。7.1.4基本術(shù)語4.報表文件及表頁項目期初數(shù)期末數(shù)現(xiàn)金8

00012

000….……圖7-4

報表文件及表頁示意圖表頁1表頁3表頁27.1.4基本術(shù)語4.報表文件及表頁UFO報表系統(tǒng)有關(guān)技術(shù)指標如下：行數(shù)：1～9

999行列數(shù)：1～255列行高：0～160毫米列寬：0～220毫米(缺省值為50

行)；(缺省值為7

列)；(缺省值為5毫米)；(缺省值為26毫米)；表頁數(shù)：

1～99

999頁

(缺省值為1頁)。7.1.4基本術(shù)語5.單元及單元屬性表中由表行和表列確定的方格稱為單元，專門用于填制各種數(shù)據(jù)。單元是組成報表的最小單位，每個單元都可用一個名字來標識，稱為單元元名用所在行和列的坐標表示，行號用數(shù)字1～9999表示，列標用字母A～IU表示，如C2表示報表中第2行第C列對應(yīng)的單元。單元屬性包括單元類型、對齊方式、字體顏色、表格邊框等。7.1.4基本術(shù)語單元及單元屬性單元類型有數(shù)值型、字符型和表樣型。數(shù)值單元，是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元必須是數(shù)字，可直接輸入也可由單元中存放的公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的單元類型均默認為數(shù)值型。字符單元，是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可以由單元公式生成。7.1.4基本術(shù)語5.單元及單元屬性(3)表樣單元，是報表的格式，應(yīng)在格式狀態(tài)下輸入的所有文字、符號或數(shù)字。表樣單元對所有表頁都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無法修改。對齊方式有左對齊、右對齊、居中等。7.1.4基本術(shù)語6.區(qū)域與組合單元區(qū)域由一張表頁上的一組單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的矩形塊。在UFO

表中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個二維表的所有單元(整個表頁)，最小的區(qū)域是一個單元。在描述一個區(qū)域時，開始單元(左上角單元)與結(jié)束單元(右下角單元)之間用冒號“:”連接。如C3:F6。7.1.4基本術(shù)語6.區(qū)域與組合單元組合單元由相鄰的兩個或的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型(表樣、數(shù)值、字符)，UFO表在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示。如把B2到B3定義為一個組合單元，

這個組合單元可以用“B2”、“B3”或“B2:B3”表示。7.1.4基本術(shù)語7.固定區(qū)與可變區(qū)固定區(qū)是組成一個區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)的數(shù)量是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的?？勺儏^(qū)是屏幕顯示一個區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計中設(shè)定的。7.1.4基本術(shù)語7.固定區(qū)與可