照片檔案管理2PPT

照片檔案管理

廣東省檔案館陳競亞2009年4月前言聲像檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人在社會公務(wù)活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影視片等特殊載體的歷史記錄。聲像檔案的特點：1、載體材料種類繁多2、記錄方式特殊多樣3、載體記錄容量巨大4、記錄對象范圍較廣5、記錄和利用方式先進(jìn)特殊6、復(fù)制性能準(zhǔn)確快捷7、耐久性能特殊復(fù)雜聲像檔案的作用1、聲像檔案是解讀歷史的直觀材料。

2、聲像檔案是業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。

3、聲像檔案是科學(xué)研究的參考材料。4、照片檔案是宣傳教育的生動教材。一、照片和照片檔案1、攝影技術(shù)的歷史2、攝影的基本原理3、照片的分類4、照片檔案的定義國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。二、照片檔案的收集和移交１、收集范圍記錄本單位主要職能活動和重要工作成果的照片。記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。其他具有保存價值的照片。2、收集要求對屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個人不得據(jù)為己有。對存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。對反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。底片、照片、說明應(yīng)齊全。底片與照片影像應(yīng)一致。對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片。照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3、收集時間對具有歸檔價值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。對跨年度的工程或項目的照片檔案待項目或工程結(jié)束后一并歸檔。依照《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。檔案館應(yīng)按收集范圍隨時征集零散的對國家和社會具有保存價值的照片。機(jī)構(gòu)撤銷或合并，照片檔案應(yīng)隨同其它載體形態(tài)的檔案移交給同級檔案館或合并后單位的檔案管理機(jī)構(gòu)，不得轉(zhuǎn)移和隨意銷毀。移交照片檔案，應(yīng)辦理移交手續(xù)，其具體移交方法與其它載體形態(tài)檔案相同。三、照片檔案的整理1、整理原則照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。2、照片、底片的鑒定保管期限：保管期限是按照片、底片的價值劃定的存留年限，分為永久、長期、短期三種。對照片、底片保管期限的劃分按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。密級：密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》、GB/T7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、底片的整理底片的編號：全宗號——保管期限代碼——張?zhí)柸谔枺簷n案館給立檔單位編制的代號。保管期限代碼：分別用“1、2、3”或“Y、C、D”對應(yīng)代表永久、長期、短期。張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開始的順序編號。底片號的登錄底片袋的標(biāo)注底片的入冊大幅底片的放置冊內(nèi)備考表底片冊的封面底片冊的排列4、照片的整理照片的分類照片的排列照片的編號格式一：全宗號——保管期限代碼——冊號——張?zhí)柛袷蕉喝谔枴９芷谙薮a——張?zhí)栒掌娜雰源蠓掌姆胖?/p>

單張照片說明的填寫題名：照片號：底片號：參見號：時間：攝影者：文字說明：

文字說明：題

名：照片號：底片號：文字說明：參見號：時

間：攝影者：

題

名：文字說明：

照片號：底片號：參見號：文字說明：時

間：攝影者：題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。如：“3月2日，**領(lǐng)導(dǎo)來我公司參觀”。“2002年1月12日，***公司在勞動飯店召開檔案工作協(xié)調(diào)會，圖為大會主席臺，左起，張總、劉書記”。組合照片說明的填寫冊內(nèi)備考表照片冊的封面照片冊的冊脊照片冊的排列照片檔案目錄的編制目錄的著錄目錄的編制目錄種類基本目錄冊內(nèi)目錄四、膠片檔案的耐久性1、膠片的結(jié)構(gòu)與成像黑白膠片結(jié)構(gòu)示意圖

彩色膠片結(jié)構(gòu)示意圖2、膠片的老化與變質(zhì)3、影響照片檔案耐久性的外部因素溫度濕度灰塵有害氣體霉菌、細(xì)菌和害蟲水火機(jī)械性損傷五、照片檔案的去污與修復(fù)去污去除底片上的手印去除底片上的擦痕、劃痕去除底片上的水斑去除底片上的顏色污染去除底片上的霉斑去除底片上粘附的粘膠物去除底片、照片的灰塵和其他污物去除底片上的折壓痕跡底片和照片卷曲修復(fù)粘連底片的修復(fù)乳劑層起皺、龜裂或產(chǎn)生氣泡膠片的修復(fù)反銀底片的修復(fù)褪色黑白照片底片的修復(fù)發(fā)黃底片、照片的修復(fù)褪色彩色膠片的修復(fù)六、照片檔案的保管1、包裝物與裝具底片袋底片冊、照片冊貯存柜架2、溫度、濕度要求類

型中期貯存長期貯存最高溫度/℃相對濕度/％最高溫度/℃相對濕度/％黑白底片2520-5021151020-3020-4020-50彩色底片2520-502-3-1020-3020-4020-50黑白照片2520-501830-50彩色照片2520-50230-40注：1：中期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存10年。

長期貯存是指膠片、照片在表中規(guī)定的溫、濕度條件下至少能保存10年。

注：2：推薦值內(nèi)較低的溫度、濕度環(huán)境，更能延長膠片、照片的壽命。一般情況下，保存底片的適宜溫濕度為：溫度13—15℃，相對濕度35%—45%。保存照片的適宜溫濕度為：溫度14—24℃，相對濕度40%—60%。3、空氣調(diào)節(jié)和凈化要求4、庫房有關(guān)要求5、保管要求和措施6、照片檔案管理制度出入庫房制度消防安全制度溫濕度登記、控制制度利用制度翻拍制度防霉殺蟲制度定期檢查制度庫房清潔制度七、照片檔案的利用建立照片檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)。照片檔案一般不外借。編制必要的照片檔案目錄等檢索工具，方便提供利用。配合黨和政府的中心工作，利用照片檔案舉辦展覽會、報告會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊，主動提供服務(wù)。照片檔案在保管和利用過程中，如發(fā)現(xiàn)有損毀、倒賣、私帶出境等違反法律行為，應(yīng)按《檔案法實施辦法》有關(guān)條款處理。八、數(shù)碼照片檔案管理1、數(shù)碼照片的定義

數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。數(shù)碼照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和該照片的文字說明兩部分組成。2、數(shù)碼照片的特點形成和使用方式的先進(jìn)性記錄方式的數(shù)字性信息表現(xiàn)形式的多態(tài)性載體的特殊性所存信息的易損性所存信息的可改性及更改的隱蔽性可復(fù)制性3、數(shù)碼照片的歸檔凡屬收集范圍的數(shù)碼照片，由攝影者或形成部門按本規(guī)定進(jìn)行整理，在年度內(nèi)定期向單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員移交歸檔；重大活動或重大事件形成的照片檔案，工作結(jié)束后一個月內(nèi)應(yīng)整理移交歸檔，任何單位或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。歸檔的數(shù)碼照片、文字說明二者應(yīng)齊全。對反映同一內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要數(shù)碼照片歸檔。收集歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)為JPEG或TIFF通用格式。拍攝數(shù)碼照片的像素數(shù)應(yīng)在300萬以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于600dpi。對具有永久保存價值的數(shù)碼照片，收集時必須同時沖印出紙質(zhì)照片并附加說明一同歸檔。4、數(shù)碼照片檔案的整理

整理原則：數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持?jǐn)?shù)碼照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。鑒定：沒有保存價值的或重復(fù)的數(shù)碼照片不得歸檔。分類：在同一全宗內(nèi)，數(shù)碼照片按“保管期限——形成年度”分類。排列、編號在光盤根目錄下建立一個命名為“DATA”的文件夾。數(shù)碼照片檔號格式為：全宗號-保管期限代字-數(shù)碼照片號。如：234-Y-20030016

全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號保管期限代字：永久、定期分別用Y、D代表標(biāo)注數(shù)碼照片號：是指在同一保管期限同一年度（光盤根目錄文件夾“DATA”）內(nèi)數(shù)碼照片的排列順序號，由“形成年度+流水號”構(gòu)成。編制數(shù)碼照片光盤目錄數(shù)碼照片光盤目錄項目包括：全宗號、光盤號、題名、起止年月、張數(shù)、保管期限、備注光盤號題名起止年月張數(shù)保管期限備注編制盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄數(shù)碼照片號題

名拍攝時間拍攝者備注填寫數(shù)碼照片光盤封面全宗號保管期限盤號數(shù)碼照片光盤

全宗名稱

起止年月年

月至

年

月

照片張數(shù)

制作時間

制作人

審核人

套別

題

名

5、數(shù)碼照片檔案的存儲根目錄說明文件（SM.TXT）盤內(nèi)數(shù)碼照片文件目錄(ML)

數(shù)碼照片檔案文件夾（DATA）數(shù)碼照片號1（20070001.jpg）數(shù)碼照片號2（20070002.tif）數(shù)碼照片號3……說明文件命名為SM.TXT，文件存儲格式為文本文件，主要說明本張光盤的各類信息。內(nèi)容包括存儲數(shù)碼照片檔案的全宗名稱、全宗號、歸檔年度、保管期限、照片數(shù)量、照片反映的主要內(nèi)容、攝影者等。如：全宗名稱：全宗號：歸檔年度：保管期限：照片數(shù)量：照片反映主要內(nèi)容：套別：攝影者：制作人：審核人：制作時間：200601236、數(shù)碼照片檔案的安全性影響數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)安全的因素硬件因素軟件因素人為因素數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)安全的關(guān)系保證數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)安全的主要措施7、數(shù)碼照片檔案的保管環(huán)境溫濕度環(huán)境磁場強(qiáng)度環(huán)境潔凈程度減少震動沖擊對新入庫的數(shù)碼照片檔案數(shù)據(jù)應(yīng)檢查載體是否完好，檢測在指定的硬軟件環(huán)境下能否準(zhǔn)確讀出數(shù)據(jù)光盤應(yīng)放在堅硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓要建立數(shù)碼照片的定期檢查制度對特別重要、珍貴的數(shù)碼照片檔案，要復(fù)制多套，并異地保存對數(shù)碼照片檔案涉及的計算機(jī)等設(shè)備和軟件使用情況、更新情況要定期進(jìn)行檢查，保持讀取設(shè)備或軟件的可用性機(jī)關(guān)、單位數(shù)碼照片檔案數(shù)量少，保管條件不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的，可申請交由同級國家綜合檔案館代為保管或提前移交進(jìn)館8、數(shù)碼照片檔案的利用建立數(shù)碼照片檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)。根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。配合黨和政府的中心工作，利用數(shù)碼照片檔案主動為機(jī)關(guān)和社會提供服務(wù)，或舉辦展覽、編輯綜合性和專題性宣傳資料等。數(shù)碼照片檔案在保管和利用過程中，如發(fā)現(xiàn)有損毀、倒賣、私帶出境等違反法律行