推進無紙化辦公 降低管理成本

推進無紙化辦公降低管理成本推進無紙化辦公降低管理成本推進無紙化辦公降低管理成本推進無紙化辦公降低管理成本編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:推進無紙化辦公降低管理成本港口建設公司李斌謝繼澤於鐳無紙化辦公是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術進行辦公，實現(xiàn)不用紙張和筆對各種事務進行處理。隨著計算機及相關應用技術的普及，辦公自動化對于我們來講已經(jīng)不再陌生，無紙化辦公正是建立在辦公自動基礎之上的節(jié)約型、高效型的辦公方式。就在電腦開始逐漸進入辦公室，有人預言無紙化辦公時代即將來臨時，卻由于方方面面的原因致使大勢所趨的無紙化辦公進程遭遇到了瓶頸。一、我公司無紙化辦公的基本現(xiàn)狀近年來，我公司不斷加大在信息化辦公上的經(jīng)費投入，健全無紙化環(huán)境中的計算機硬件、應用軟件、通信網(wǎng)絡三個基本物質(zhì)要素，進一步推進無紙化辦公的條件已經(jīng)基本成熟。一是計算機設備得到普及。隨著計算機應用的推廣，公司的大多數(shù)部門的計算機臺數(shù)在近年來快速增長，很多部門已經(jīng)實現(xiàn)“人手一臺”，部分工作人員還配備了筆記本電腦。二是通信網(wǎng)絡已經(jīng)基本建成。三是文件流轉(zhuǎn)速度逐漸加快。四是公司配備了專兼職信息網(wǎng)絡管理人員。在看到我公司無紙化辦公進程不斷向縱深推進，取得很大進展的同時，也充分認識到制約無紙化辦公進程的一些不利因素。一是無紙化辦公的意識不強。工作人員仍然習慣于瀏覽紙質(zhì)文檔，覺得電子文檔看著別扭；文件不以紙張的方式打印留存，就覺得心里不踏實；認為文件只有打印出來、蓋上章才更有權威性。二是計算機應用水平有待提高,相關調(diào)查表明機關中有許多工作人員由于年齡偏大，不能熟練或不會使用計算機應用軟件，學習中文輸入方法存在困難。三是文件流傳軟件不夠完善。絕大多數(shù)部門還未安裝無紙化辦公軟件，使得領導無法在計算機上對文件直接進行親筆圈閱、批注和簽名，不能實現(xiàn)真正意義上的無紙化。另外，在缺少相關軟件的情況下，文件及信息的安全性不能得到保障。四是一些干部存在消極心理。一些年紀稍大，還沒有掌握電腦技能的干部認為一旦實行無紙化辦公，自己不會用電腦，就勢必被領導和年輕人看輕，甚至會威脅到自己的崗位和職位，從而產(chǎn)生消極情緒。二、推進無紙化辦公的現(xiàn)實選擇溫家寶總理說過：“電子政務從根本上講是為了提高行政效率，降低行政成本，改進企業(yè)工作，方便人民群眾?！倍鵁o紙化辦公是電子政務的基礎，公司只有大力推進無紙化辦公，實現(xiàn)辦公自動化，才能充分發(fā)揮電子政務的各項應用，企業(yè)和職工才能夠享受到電子政務提供的頂級服務。1、減少辦公費用。推進無紙化辦公，可以實現(xiàn)“鍵盤一敲，費用減少”。一是減少紙張支出。網(wǎng)絡電子文件的應用會使得紙質(zhì)文件大量減少，而我公司機關單位的紙張花費近萬元/年。二是減少耗材和設備維修支出。單位年均購買、修理打印機及耗材支出近萬元左右，實現(xiàn)無紙化辦公，打印機的工作強度會大大降低，在實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)的情況下，公司甚至可以只留一臺網(wǎng)絡打印機，從而省下這筆開支。三是節(jié)約交通、郵寄費。公司各基層單位每年都有大量的文件上報和下發(fā)，工作人員常常需要來回奔波于機關、收發(fā)室、郵政局之間，支出的交通費、信件郵寄費也不是一個小數(shù)目，如果我們充分使用現(xiàn)有的網(wǎng)絡資源，采用電子郵件等形式收發(fā)文件，也能節(jié)約部分開支。四是削減人力資源的開支。在機關內(nèi)設有文印室，無紙化辦公后這部分人力資源將會得到解放，可以安排到更需要人的地方。2、提高辦公效率。推進無紙化辦公，可以實現(xiàn)“鼠標一摁，效率提升”。具體表現(xiàn)為三快：文件流轉(zhuǎn)快。在網(wǎng)上進行若干份文件的發(fā)送可以實現(xiàn)即送即達，一個環(huán)節(jié)處理好后，摁一下鼠標就可以迅速進入下一環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)，收文責任人只要在一臺上網(wǎng)的計算機上就能完成批閱，不受辦公地點的限制，同時還可以避免一文多投、文件積壓和文件亂傳等現(xiàn)象，提高文件流轉(zhuǎn)速度。文件查找快。我公司各機關的網(wǎng)站現(xiàn)在已經(jīng)能通過因特網(wǎng)互相訪問，這就進一步促進了公司機關信息共享局面的形成，在查找文件時我們只需要在計算機共享資源內(nèi)輸入查找文件的關鍵字就可以快速完成，而不再要去對“文山紙海”進行翻箱倒柜。部門聯(lián)動快。實施無紙化辦公，可以建立健全決策咨詢信息支持系統(tǒng)，推進決策的科學化、民主化。在應對緊急事務時，利用互聯(lián)網(wǎng)傳遞的高速信息流，可以讓公司所有相關單位在同時收到，同時做出反應，從而加快企業(yè)對緊急事件的處理和快速反應能力。3、提升服務水平。推進無紙化辦公，可以實現(xiàn)“網(wǎng)上連線，距離拉近”。一方面能夠加快轉(zhuǎn)變部門職能，更快捷地為各項工作服務，職工可以在網(wǎng)上了解項目辦理所需的手續(xù)并直接填報相關資料，縮短了審批辦理流程工作日數(shù)量，避免兩地之間的來回奔波；另一方面在領導和基層之間增加了一條快速便捷的交流通道，通過網(wǎng)絡，職工可以及時了解公司的工作中心、工作動態(tài)、政策文件，公司領導也能知道職工急需要解決的問題。三、推進我公司無紙化辦公的初步建議1、加強領導，建立機制。成立推進無紙化辦公領導小組，并指定具體部門負責此項工作，針對不同單位信息化辦公的實際情況制訂差別化考核制度和推進辦法，定期對公司各機關無紙化辦公推進情況進行督查，并納入機關年終考核。對于無紙化辦公開展較好的部門，要進行表彰獎勵，對不推進或推進不力的部門要通報批評。在財務預算中，要對各部門紙張、耗材用量進行制約。2、組織學習，轉(zhuǎn)變觀念。一是加強信息化辦公意識學習。無紙化辦公向前推進的關鍵就在于觀念的轉(zhuǎn)變，要在公司機關內(nèi)做好無紙化辦公的宣傳教育工作，加快傳統(tǒng)辦公到電子政務的意識轉(zhuǎn)變。二是加強無紙化辦公技術學習。普及計算機辦公自動化相關軟件的應用，定期對全體工作人員進行計算機應用基礎知識培訓。此外，適時聘請有豐富教學經(jīng)驗的專業(yè)教師講解計算機網(wǎng)絡等較深層次的知識，以提高單位專職人員的計算機應用能力，確保單位無紙化辦公系統(tǒng)的正常運行。3、完善配置，確保安全。軟硬件的完善，是推進無紙化辦公的物質(zhì)保障。一是繼續(xù)推進電子政務建設，加快構建電子政務平臺，為無紙化辦公夯實基礎。二是進一步加大計算機軟硬件投入，對于硬件設施配置薄弱的部門，要加大投入，至少保證“科室一臺”，并逐步實現(xiàn)“人手一機”。三是安裝辦公軟件，條件成熟的部門要率先安裝帶有電子筆跡和簽章功能的OA軟件，對網(wǎng)上文件的批閱、流轉(zhuǎn)及文件的安全性提供技術支持。4、統(tǒng)一要求，扎口管理。在推進無紙化辦公的進程中，應在技術上制定統(tǒng)一的規(guī)范和標準，確保公司文件流轉(zhuǎn)的格式一致，實現(xiàn)各單位之間信息交流和兼容共享。同時要把好軟、硬件配置的審核關，避免因為重復建設而造成的浪費。5、分步實施，循序漸進。無紙化辦公不可能一蹴而就，全面實行需要一個過程，各部門對電子政務的重視程度的差異以及經(jīng)濟發(fā)展的不均衡，導致人員、設備的配置不盡相同。推進過程中，