大型會議接待方案

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大型會議接待方案1

一、會前預(yù)備工作

1、組織會務(wù)班子、明確工作職責(zé)。大型會議還要制定具體的會務(wù)工作方案。

2、發(fā)出會議通知。包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍。

3、印刷會議日程，編排好會議程序，制定留意事項。

4、大型會議要編組并提出小組召集人、爭論地點。

5、大型會議要印制會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。

6、會場布置、會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。

(1)懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟登。

(2)設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，支配座次，設(shè)置發(fā)言席，訪問席簽、話筒，并保證音響效果。

(3)確定會議桌擺放形式，明確劃分分會場區(qū)域，并使與會者明確。

(4)保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

(5)擺放相宜花卉。

7、后期服務(wù)工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化消遣、平安保衛(wèi)等做出細(xì)致支配。

8、做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的預(yù)備工作。

9、進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報預(yù)備工作狀況。

二、會務(wù)組織與服務(wù)工作

1、會務(wù)人員提前1小時到達(dá)會場，反復(fù)檢查會場預(yù)備狀況。

2、搞好會議簽到、材料分發(fā)。

3、落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。

4、按預(yù)訂方案組織與會人員由前向后以此就座。

5、維持好會場秩序。會議開頭前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場;開會期間關(guān)閉手機，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。

6、做好會議紀(jì)錄，寫好會議簡報。

7、組織照相。

8、為與會人員預(yù)訂車、船、機票等。

會議善后工作

1、會議結(jié)束后，要檢查會場，帶回剩余材料、席簽等。

2、組織送站。依據(jù)與會人員離會時間，提前支配車輛、送站人員等。

3、做好會議文件的清退、收集、歸檔工作。

4、做好會議報道工作。

大型會議接待方案2

會議策劃簡介：

1、供應(yīng)多家大酒店由您選擇，價格優(yōu)待。

2、會場（或分會場）的選擇和預(yù)定，會場的設(shè)計和布置（會場內(nèi)外氣氛的渲染和烘托，橫幅、旗幟彩球、拱門、主席臺、桌簽、簽到臺等）以及各種設(shè)備的擺放。

3、材料和證件的印制、會議手冊和參會人員通訊錄的設(shè)計制作、請柬、胸卡、餐券的印制。

4、禮品策劃、設(shè)計、樣品供應(yīng)和制作。

5、設(shè)備：會議設(shè)備、辦公設(shè)備、視頻設(shè)備及多媒體、音頻設(shè)備、燈光設(shè)備。

6、翻譯：各類外語語種的口譯、筆譯服務(wù)。

7、媒體支持、幫助聯(lián)系媒體、邀請記者。

8、供應(yīng)會議所需各類信息。

9、幫助招徠參會人員、幫助尋求贊助單位和邀請本地嘉賓。

10、禮賓接待、會議事務(wù)及其他秘書服務(wù)、現(xiàn)場接待、禮賓禮儀、款待酒會、會間茶憩、攝影錄象、及vcd的制作等

11、供應(yīng)西餐、中餐、自助餐、宴會等不同標(biāo)準(zhǔn)的菜單，依據(jù)要求進(jìn)行調(diào)整，幫助選擇和推舉不同的用餐地點。

12、接送車輛及各種豪華轎車、中巴車、大巴車的租用。

13、公司特地為會議設(shè)計和支配了多條旅游路線，并依據(jù)參會人員的喜好，幫助支配各種休閑活動。

14、報到同時有專人登記和辦理返程票預(yù)定。

會議接待程序：

1、我們提倡商務(wù)會議的全新概念，樂觀為合作客戶供應(yīng)效、優(yōu)質(zhì)、周到的服務(wù)，可以依據(jù)客戶需求，敏捷支配會議規(guī)模、費用，供應(yīng)活動整體策劃方案，以便為客戶供應(yīng)不同規(guī)模、檔次的商務(wù)會議服務(wù)設(shè)施。

2、我們還供應(yīng)會議舉辦地的交通、氣候、商務(wù)環(huán)境等一系列資詢信息供客戶選擇，為客戶供應(yīng)商務(wù)會議期間全部的會務(wù)用品及會議現(xiàn)場布置，為客戶供應(yīng)相應(yīng)的媒體支持。

3、會議期間，會依據(jù)客戶的需求，在會議舉辦地進(jìn)行媒體宣揚，敏捷操作，使商務(wù)會議期間的消遣休閑活動具有鮮亮特色。

4、我們將依據(jù)會議的詳細(xì)狀況，確定是否將會議劃分為幾個分會場，選擇分會場地點，并提前為您預(yù)約。

5、我們將為您提當(dāng)?shù)卮缶频?—7優(yōu)待價格的預(yù)定服務(wù)，并完全考慮您的要求，為您推舉適合您需要的酒店以及樓層。

6、我們擁有雄厚的辦會實力、豐富的辦會閱歷及訓(xùn)練有素的專業(yè)會務(wù)人員，與各酒店都有協(xié)議關(guān)系，可按客戶的不同要求供應(yīng)規(guī)范、經(jīng)濟的會議策劃及籌辦工作。

大型會議接待方案3

為確保各項會議接待工作的順當(dāng)進(jìn)行，特擬定方案如下：

一、會議主題：待定

二、會議時間：20xx年6月7日星期四9：00-16：00

三、會議地點：淄博匯科機電設(shè)備有限公司二樓會議室

四、參會人數(shù)：35人左右

五、環(huán)境布置：

(一)會場外區(qū)域布置：懸掛橫幅，表示對各位參會的企業(yè)家的熱鬧歡迎。

(二)會場內(nèi)區(qū)域布置：

1、購置白板，預(yù)備好相應(yīng)的辦公文具等。

2、把原來的圍桌撤掉，放進(jìn)大約40張椅子，供與會人員就做。(必要時可以給領(lǐng)導(dǎo)支配座椅，座椅上貼有領(lǐng)導(dǎo)的名字，以便對號入座)

3、需飲水機一臺，以便于與會人員休息時飲水。

六、人員配置：

(一)會前布置：人員于8：40左右支配就位，公司一樓門前設(shè)接待人員一名，二樓會議室門前設(shè)接待一名。

(二)會中布置：支配三名我公司員工，進(jìn)行會中服務(wù)，一名服務(wù)人員將為講師服務(wù)，協(xié)作講師順當(dāng)完成此次培訓(xùn)；一名服務(wù)人員負(fù)責(zé)飲水等工作；另一名服務(wù)人員，在辦公室，負(fù)責(zé)行政保障工作。

(三)會后布置：培訓(xùn)完畢后，可按派我公司一到兩名員工，進(jìn)行疏導(dǎo)企業(yè)家離開會場。

(四)午休時間布置：會議人員如有需要，可由我公司派出員工與通力機電城接待處聯(lián)系解決中午就餐問題，午休時，需支配一名員工在前臺坐班，為與會人員供應(yīng)服務(wù)。

七、禮貌用語

為樹立我公司良好形象，我公司員工在接待與會人員時，還需要使用必要的禮貌用語，如：會前接待時，可說：你好，歡迎來到匯科機電/請這邊走等；會議結(jié)束后，可說：“再見，請慢走，歡迎您下次光臨等?！?/p>

大型會議接待方案4

依據(jù)參與會議的人數(shù)不同、會議接待的預(yù)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

●依據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

●發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必需寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參與者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要留意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參與會議，預(yù)備參與會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參與者還要附上到達(dá)會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避開了外地人問路的很多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的詳細(xì)支配，它是人們了解會議狀況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

●選擇會場。

選擇會場，要依據(jù)參與會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn)：

第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的.首相丘吉爾曾說：“肯定不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間?！?/p>

其次：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點定的離與會者住宅較近一些，免得與會者來回奔波。

第三：附屬設(shè)施要齊全。會務(wù)人員肯定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠由于“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順當(dāng)”。否則，可能會造成損失。

第四：要有停車場?，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

●會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議，依據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊重，主席臺上可懸掛國旗、國家旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗潔凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：

①圓桌型。假如是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消退不公平的感覺。另外，與會者能清晰地看到其他人的面容，因而有利于相互交換看法。這種形式適于10—20人左右的會議。座次支配應(yīng)留意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及伴隨面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

②口字型。假如使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

③教室型。這是采納得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)狀況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要爭論、溝通看法。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

●預(yù)備會議資料。

會務(wù)組應(yīng)當(dāng)預(yù)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，便利于與會者的閱讀和做好發(fā)言預(yù)備。

會議前的接待禮儀。

●會前檢查。

這是對在預(yù)備工作階段考慮不周或不落實的地方進(jìn)行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否預(yù)備齊全。

●提前進(jìn)入接待崗位。

接待人員應(yīng)當(dāng)在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

①簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，假如是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。假如是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)常常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

②引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開頭前幾分鐘再到主席臺就座。

③接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱忱向與會者解答各種問題，滿意各種要求，供應(yīng)盡可能周到的服務(wù)。

會議中的服務(wù)禮儀

會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、靈敏、準(zhǔn)時。

●倒茶服務(wù)人員留意觀看每一位與會者，以便準(zhǔn)時為期天茶水。到誰是動作輕快、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水精確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。假如操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌驚慌張，來回奔跑，將與會者的留意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

●其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要消失冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項預(yù)備工作。如，會議進(jìn)行第一項：全體起立、奏國歌。這是音響應(yīng)馬上播放出國歌。又如，大會宣布方法榮譽證書，組織人員應(yīng)快速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)?。為使會場上的活動有條不紊，必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避開會場上消失混亂。

假如與會者有電話或有人要相告特殊重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。假如要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避開無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者留意力。

●做好會后服務(wù)的預(yù)備。會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好預(yù)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的預(yù)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥當(dāng)支配。

會后服務(wù)

會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

●組織活動會議結(jié)束后，有時還會支配一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織力量才能勝任，同時其他接待人員要樂觀協(xié)作，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動方案的順當(dāng)實施。

●送別依據(jù)狀況支配好與會者的交通工具，使其開心、準(zhǔn)時地踏上歸程。

●清理睬議文件①依據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。②整理睬議紀(jì)要。③新聞報道。④主卷歸檔。⑤會議

大型會議接待方案5

一．會前

1．與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需