文件控制程序

文件控制程序文件控制程序文件控制程序xxx公司文件控制程序文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度目的：本程序對與體系有關文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、保管、修改、作廢和歸檔等做出規(guī)定，以確保公司各相關場所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的文件，結合公司實際，特制定本程序。范圍：本程序適用于與公司管理體系有關的文件，包括外來文件的控制。定義：歸檔：文件履行審批手續(xù)后可以移交文控部門的過程。發(fā)放：輸出的文件由文控部門統(tǒng)一蓋受控標識章后掃描為PDF版上傳到公司電腦公共盤，各部門使用。受控文件：體系文件、技術文件。非受控文件：僅提供信息作為參考，變更時不須更換職責：QCI&EHS部（文控部門）負責組織公司《管理手冊》的編寫、修訂、發(fā)放和控制負責各部門輸出文件的接收、歸檔、發(fā)放、發(fā)布、更新、回收、作廢等統(tǒng)一受控管理及臺帳建立。負責國家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關質量、環(huán)保、安全生產方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。HR部負責國家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關勞動保障方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。技術部負責將編制定型的工藝文件Bom表及電子檔歸檔。負責與公司產品技術相關的國家、行業(yè)標準以及國際、國內同類產品的相關技術文件和資料的收集，并輸出到文控部門受控。銷售部負責收集客戶提供的文件和資料歸檔。運營部負責公司生產、能源、設備等方面文件控制總經辦：負責原輔材料供應商材料的收集及歸檔。公司科技項目、產品型號核準證、產品第三方檢測報告、各類許可證、技術專利證書歸檔。所有部門負責本部門職能范圍內的文件的編制、審核、歸檔、輸出和使用有效性管理。負責對文控部門發(fā)放的受控文件的管理和正確使用。負責本部門產生及接收的內部文件、記錄的歸檔管理。負責將歸檔的文件移交到文控信息管理平臺，以便文件存儲及安全性。工作流程文件分類按文件來源分：內部文件、外來文件按性質文件分為四層第一層為管理手冊第二層為公司級文件（程序文件及跨部門的管理制度和流程）第三層為作業(yè)文件（各部門、各崗位的具體作業(yè)要求，如：崗位操作程序、檢驗程序、各部門管理規(guī)定、制度流程及技術文件等）、外來文件和資料（指本公司使用的各類國際/國家/行業(yè)標準、適用的法律/法規(guī)、上級主管部門下發(fā)的條例/通知/文件、本組織相關方送閱的文件等；第四層為記錄表格和報表（用于證明體系正常運行及數據分析，如操作記錄、檢驗記錄、設備檢修記錄、工作檢查情況記錄、生產日報表、財務報表等）按文件狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。按文件載體分：紙張性文件、非紙張性文件（如：軟盤、硬盤、光盤、電子媒體等）文件格式及編寫要求QCI&EHS部負責跨部門文件格式及編寫要求；技術研發(fā)部負責技術文件格式及編寫要求；運營部負責操作指導書格式及編寫要求；各類文件按照格式及編寫要求建立。文件編號及版本標識管理手冊編號編號規(guī)則：QEMS規(guī)則說明：“QEMS”：代表質量、環(huán)境管理體系的簡稱，二標合一?？绮块T文件編號編號規(guī)則：QEMS－XX－XXX規(guī)則說明：部門編號序列號部門作業(yè)文件編號規(guī)則：XX/XX－XXX規(guī)則說明：部門編號類別代碼序列號部門編號表：部門名稱總經辦人力資源部財務部研發(fā)部技術部銷售部公共關系部運營部EHS&QCI部門代號MGHRFNRDTKSAPROPEQ類別代碼：部門需要根據編制，如：ED－外來文件WI－作業(yè)指導書QS－技術規(guī)范、GL-管理文件記錄編號編號規(guī)則：相關文件編碼后直接加-FXXX如跨部門文件涉及的記錄編號QEMS－XX--XXX－FXXX規(guī)則說明：部門編號文件序列號表格序列號版本標識文件的版本控制體現在版本號、更改記錄上。版本號由A0開始按文件發(fā)行次序順序編排，更改記錄由1開始，超過5項后版本要升級，更改為A1。QEMS手冊、程序文件、作業(yè)指導書等文件的版本標識在文件眉頭里，修改狀態(tài)標識在文件結尾《更改記錄》欄里。文件審批與權限在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件必須按規(guī)定履行相關審批手續(xù)。在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件審批流程為紙質文件審批流程,所有審批為手寫審批，不得打印或蓋章體系手冊的審批流程紙質文件（編制人提供）審核（管理者代表）批準（最高管理者/總經理）；跨部門的審批流程紙質文件（部門編制人提供）審核（最高管理層/部門經理）批準（最高管理者/管理者代表）；作業(yè)文件的審批流程紙質文件（編制人提供）審核（部門助理）批準（部門經理）；文件輸出執(zhí)行紙質文件在完成審批手續(xù)后，文件編制人將紙質文件正本及對應的電子文件同步輸出到文控部門。各部門輸出文件到文控部門，均須填寫《受控文件清單》，辦理文件輸出移交登記手續(xù)。文件歸檔輸出的工藝文件由文控部門填寫《受控文件清單》統(tǒng)一歸檔管理。文件管理以方便查找、明確發(fā)放、回收、銷毀的途徑、受控有效為原則。文件分類標識清晰，方便查找。文件修改狀態(tài)可識別，在使用場所為最新有效版本。文件受控標識清晰，易識別，控制有效。文件作廢，若需保留，應進行標識并隔離保管。紙質文件的歸檔管理文控部門管理人員做好文件管理工作。文件發(fā)放文件發(fā)放權責文控部門負責對公司所有部門發(fā)放。文件發(fā)放的原則：對公司內的發(fā)放，由編制部門的主管領導審批后即可發(fā)放；對外單位的發(fā)放必須管理者代表審批后方可發(fā)放。文件發(fā)放形式：文件發(fā)放對象根據文件使用需要批準，保證在文件的使用處有相應的文件。由公司文件管理部門統(tǒng)一打印文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標注受控分發(fā)號以作標識，然后發(fā)放到各使用部門或相關外部人員，填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，由文件使用負責人或其主管簽領。收發(fā)雙方應同時在文件上簽字，標識該文件的發(fā)放和修訂狀態(tài)。文件更改文件更改由原文件編制部門指定人員負責實施，所有文件更改，在更改記錄中進行明確，且重新執(zhí)行審批、輸出、歸檔、發(fā)放流程。管理體系文件不致換版的，可標明更改范圍，進行拆頁更換，每更改一次，其版本更改記錄增加一個序數，經多次更改（版次累計到5次）或大量更改的文件，則應換版發(fā)行。文件作廢受控文件發(fā)生作廢時，新的文件由文控部門按文件發(fā)放流程進行發(fā)放和公告。舊的文件進行回收。作廢文件的處理紙質的舊版作廢體系文件由文控部門統(tǒng)一回收、銷毀，紙質的舊版技術文件由文控部門加蓋“作廢文件”章后移至指定區(qū)域隔離存放，同時保存1年。文件受控文件受控章的標識。以下文件均需加蓋受控章?！笆芸匚募薄w系文件的受控標識以及產品設計輸出文件、工藝文件的正式輸出受控標識?！白鲝U文件”——所有作廢文件受控標識。文件查/借閱文件的查/借閱查/借閱者要嚴格遵守文件保密，不能私自打印、傳真、外傳