文件編寫(xiě)培訓(xùn)

文件編寫(xiě)培訓(xùn)文件編寫(xiě)培訓(xùn)文件編寫(xiě)培訓(xùn)資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月文件編寫(xiě)培訓(xùn)版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：文件編寫(xiě)培訓(xùn)一、與文件有關(guān)的術(shù)語(yǔ)：過(guò)程程序信息文件規(guī)范質(zhì)量健康安全環(huán)境管理手冊(cè)（QHSE手冊(cè)）質(zhì)量計(jì)劃記錄二、標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件的要求：1、標(biāo)準(zhǔn)總要求；（建立：四個(gè)符合；實(shí)施：四個(gè)凡事；保持：四個(gè)結(jié)合；改進(jìn)：四件工作；見(jiàn)GB/T19001）2、Q/文件要求；3、Q/法律、法規(guī)及其他要求；三、文件編寫(xiě)的準(zhǔn)備工作：（體系文件的必要條件）1、完成公司QHSE方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案的編制；2、完成公司QHSE管理體系組織結(jié)構(gòu)圖的確定；3、完成職能部門(mén)的職責(zé)分配表；（見(jiàn)職能分配表）4、組成文件編寫(xiě)小組，小組成員應(yīng)滿足以下條件：1）、具備一定的專業(yè)知識(shí)；2）、熟悉所在部門(mén)的運(yùn)作方式；3）、有相當(dāng)?shù)墓ぷ鹘?jīng)歷和工作經(jīng)驗(yàn)；4）、熟悉、理解和掌握相關(guān)QHSE標(biāo)準(zhǔn)條款；5）、具有一定的寫(xiě)作能力；6)、應(yīng)獲得相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、資料及文件等。5、建立程序文件（包括體系程序和運(yùn)行控制程序）及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)清單。并明確分工（指編制人員的分工）。（見(jiàn)清單）6、資源的配備：（人：（文件編寫(xiě)小組；）、財(cái)：相關(guān)的經(jīng)費(fèi)；物：設(shè)備的保障—電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、紙張等）7、體系策劃策劃前準(zhǔn)備的工作：我們前面開(kāi)展的初始評(píng)審、過(guò)程識(shí)別與控制、危害因素識(shí)別與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素與環(huán)境影響評(píng)價(jià)工作，都是為QHSE管理體系的體系設(shè)計(jì)做準(zhǔn)備的。策劃：首先確定體系文件的框架；體系文件的結(jié)構(gòu)管理手冊(cè)體系程序管理手冊(cè)體系程序運(yùn)行控制程序管理作業(yè)文件作業(yè)指導(dǎo)書(shū)作業(yè)指南說(shuō)明：1、管理手冊(cè)描述的是“面”，體系程序和運(yùn)行控制程序描述的是“線”，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)描述的是“點(diǎn)”；2、體系程序是由省公司各職能部門(mén)按照職責(zé)分配的要求對(duì)本部門(mén)所主控的QHSE標(biāo)準(zhǔn)要素如何實(shí)現(xiàn)管理和控制進(jìn)行描述形成一條主線，并按分級(jí)管理的要求管理到分公司和控制到點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)主線與支線、主線與點(diǎn)的結(jié)合；3、運(yùn)行控制程序是各分公司職能部門(mén)按其職責(zé)分配的要求，結(jié)合本部門(mén)所主控的QHSE標(biāo)準(zhǔn)要素如何實(shí)現(xiàn)管理和控制進(jìn)行描述形成一條支線，并將管理和控制要求貫徹落實(shí)到點(diǎn)上，完成對(duì)上與主線聯(lián)接，對(duì)下與點(diǎn)聯(lián)接；4、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)在描述過(guò)程中都必須遵循“過(guò)程方法”和“PDCA”方法。PDCA模式圖的理解：模式圖，內(nèi)審員應(yīng)該會(huì)理解：先看大圓圈內(nèi)，四個(gè)是標(biāo)準(zhǔn)的第5、6、7、8章，箭頭表示它們的關(guān)系。圓圈內(nèi)是質(zhì)量管理體系的四大過(guò)程，它們之間用箭頭表示彼此相連、相互的作用關(guān)系；P（管理職責(zé)）表示管理者建立本組織的質(zhì)量方針和目標(biāo)，確定和提供實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的必要的資源；D（資源管理）通過(guò)資源管理，保證產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)等各過(guò)程獲得必要的資源；C（產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)）產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行測(cè)量，確保合格品的提供；A（測(cè)量、分析和改進(jìn)）對(duì)測(cè)量數(shù)據(jù)和信息應(yīng)進(jìn)行分析，尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)，并提供給管理者做出改進(jìn)決策。通過(guò)持續(xù)改進(jìn)，完成PDCA循環(huán)，使質(zhì)量管理體系螺旋式提高和發(fā)展。從橫向看，顧客的需求和期望，是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的輸入，產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)輸出是最終產(chǎn)品，提供給顧客合格產(chǎn)品使顧客滿意。組織應(yīng)對(duì)顧客滿意程度進(jìn)行測(cè)量和分析，顧客將滿意程度的信息反饋給組織的測(cè)量、分析和改進(jìn)過(guò)程，作為體系改進(jìn)的一個(gè)依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)過(guò)程：領(lǐng)導(dǎo)在建立和改進(jìn)質(zhì)量方針、目標(biāo)時(shí)，都應(yīng)確定顧客的需求和期望，并把承諾和新的決策反饋給顧客。所以，顧客要求與管理職責(zé)；顧客滿意與測(cè)量、分析和改進(jìn)之間都有雙向的虛線箭頭表示雙方的信息流。通過(guò)測(cè)量、分析和改進(jìn)，不斷地循環(huán)，使體系總體持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)入更高的階段，用大箭頭表示。8、成立貫標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組；9、確定管理者代表、確定安全總監(jiān)；10、確定手冊(cè)、程序文件的編寫(xiě)人員；四、怎樣編制文件1、文件編寫(xiě)的原則：不同的企業(yè)的過(guò)程不同、活動(dòng)的復(fù)雜程度不同、風(fēng)險(xiǎn)的不同，應(yīng)而不強(qiáng)調(diào)管理體系結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，以及文件結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。編制的體系文件應(yīng)具有符合性、可操作性、可檢查性和唯一性。企業(yè)應(yīng)確定其所需文件的多少和詳略程度及使用的載體和媒體，取決于以下因素：（1）企業(yè)的規(guī)模和類型；（2）過(guò)程的復(fù)雜程度和相互作用，產(chǎn)品的復(fù)雜性；（3）經(jīng)證實(shí)的人員能力以及滿足管理體系要求所需證實(shí)的程度；（4）顧客、員工、社會(huì)及其他相關(guān)方要求，適用的法律法規(guī)要求；文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，有助于：（1）滿足顧客、員工、社會(huì)及其他相關(guān)方要求；（2）滿足QHSE管理體系的改進(jìn)；（3）提供適宜的培訓(xùn)；（4）滿足重復(fù)性和可追溯性；（5）提供客觀證據(jù)；（6）評(píng)價(jià)管理體系的有效性和持續(xù)適宜性；2、QHSE管理體系文件的類型和層次體系文件分管理手冊(cè)、程序文件及作業(yè)文件三個(gè)層次，記錄是一種特殊類型的文件。（1）管理手冊(cè)是QHSE綜合管理體系的第一層次的文件，它向企業(yè)內(nèi)部和外部提供QHSE綜合管理體系的管理體系框架；（2）程序文件是QHSE綜合管理體系的第二層次文件，它是針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款編制的管理文件，明確實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)條款的步驟和方法；（3）作業(yè)文件是QHSE綜合管理體系的第三層次文件，是闡明要求和推薦方法的文件。作業(yè)文件主要是為操作人員提供工作的依據(jù)，包括質(zhì)量計(jì)劃、健康安全環(huán)境作業(yè)計(jì)劃書(shū)、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理方案、各種規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、圖樣等；（4）記錄作為一種特殊類型的文件，是體系運(yùn)行的證實(shí)材料，為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)的文件。3、QHSE綜合管理體系文件的內(nèi)容：（1）管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)管理體系概括性的描述，它對(duì)管理體系過(guò)程之間的相互作用予以表述。內(nèi)容包括：質(zhì)量健康安全環(huán)境的方針和目標(biāo)；企業(yè)結(jié)構(gòu)、職能分配表和職責(zé)說(shuō)明；主要領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)職責(zé)的描述，關(guān)鍵工作的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系；標(biāo)準(zhǔn)條款的實(shí)施策劃的描述；相關(guān)文件的查詢途徑，使用的記錄；手冊(cè)的評(píng)審、修改和控制；附件（組織結(jié)構(gòu)圖、程序文件清單、職能分配表）。（2）程序文件是針對(duì)管理過(guò)程制定的文件。內(nèi)容包括：責(zé)任部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的職責(zé)；管理程序及步驟；涉及的接口及相關(guān)文件；明確將使用的記錄。（3）工作指南（操作規(guī)程）是針對(duì)作業(yè)過(guò)程指定的文件。內(nèi)容包括：管理制度；操作過(guò)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；環(huán)境管理方案、應(yīng)急計(jì)劃；檢查表、工藝卡片。（4）記錄是管理過(guò)程和作業(yè)過(guò)程證實(shí)性的文件。記錄一般包括項(xiàng)目、名稱、時(shí)間、編號(hào)、簽名等。4、QHSE綜合管理體系文件編制程序（1）確定體系文件結(jié)構(gòu)、層次及清單；文件數(shù)量以符合標(biāo)準(zhǔn)要求且滿足實(shí)際活動(dòng)需要為原則，同時(shí)考慮其實(shí)施的靈活性和可操作性。（2）確定每份文件需規(guī)范的內(nèi)容和區(qū)間，明確每份文件在體系中的位置及其于其他文件的接口關(guān)系、相關(guān)關(guān)系。（3）確定每份文件編制的責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人及配合單位。按5W1H，即WHY為什么做、WHAT做什么、WHO誰(shuí)來(lái)做、WHET什么時(shí)候做、WHERE在什么地方做、HOW怎么做。（4）根據(jù)文件層次結(jié)構(gòu)合理確定每份文件的完成時(shí)間。（5）體系文件辦公室審核文件的符合性。（標(biāo)準(zhǔn)的要求、是否滿足編制要求、是否與預(yù)先的計(jì)劃或安排想吻合）（6）由各相關(guān)執(zhí)行單位和人員審核其可操作性。（是否符合實(shí)際、是否合理、是否具有切實(shí)的可操作性）（7）交企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。每份文件通過(guò)符合性和可操作性審核后包授權(quán)人批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后由主管部門(mén)發(fā)布。五、編制文件的要求（注意事項(xiàng)）（1）體現(xiàn)完整性和系統(tǒng)性從企業(yè)的整體出發(fā)，所有文件都應(yīng)在統(tǒng)一的指導(dǎo)思想、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一步驟下進(jìn)行，反映了組織管理體系的特征，滿足體系所有要求，體系要覆蓋Q/標(biāo)準(zhǔn)的所有過(guò)程。（2）體系文件的邏輯性文件之間要做到層次清楚，接口明確，從一級(jí)文件可查詢到相關(guān)的二級(jí)程序文件，從二級(jí)文件可查詢到相關(guān)的三級(jí)文件，保證文件結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序、相互關(guān)聯(lián)。文件在必要時(shí)允許有交叉，但邏輯性要強(qiáng)。（3）文件權(quán)威性和法規(guī)性文件總體上妖孽遵守Q/—2001標(biāo)準(zhǔn)的要求，以及國(guó)家法律法規(guī)及其他要求，能體現(xiàn)方針合乎目標(biāo)指標(biāo)的要求，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)，是企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行和實(shí)施的法規(guī)性文件，是指導(dǎo)組織一切活動(dòng)的行為活動(dòng)的規(guī)范和實(shí)施審核的依據(jù)之一。（4）文件的充分性和有效性文件體現(xiàn)組織質(zhì)量環(huán)境和職業(yè)健康安全管理的特點(diǎn)、規(guī)模，特別是重要環(huán)境因素和重大危因素的運(yùn)行控制，應(yīng)對(duì)潛在的環(huán)境因素和風(fēng)險(xiǎn)如何控制作明確規(guī)定，防止環(huán)境污染和事故的發(fā)生。體系文件還可作為客觀證據(jù)，向第三方認(rèn)證單位證實(shí)本組織管理體系的運(yùn)行情況，能滿足法律法規(guī)及其他要求以及相關(guān)方的合理控制。環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的運(yùn)作有效，重要環(huán)境因素和危害因素得到有效控制，始終滿足國(guó)家和地方的法律法規(guī)及其他要求，保證體系的充分性和持續(xù)適用性。（5）體系文件編寫(xiě)的原則寫(xiě)你所做；做你所寫(xiě)；記你所做；即標(biāo)準(zhǔn)要求是要寫(xiě)到，文件寫(xiě)到的要做到，做到的要有效。（6）體系文件的兼容質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系在教育培訓(xùn)、文件控制、信息交流、內(nèi)部審核、不符合糾正和預(yù)防措施、管理評(píng)審等條款要求方面比較接近，在文件策劃和文件編寫(xiě)時(shí)，應(yīng)盡可能將兩個(gè)不同體系之間共同的內(nèi)容結(jié)合兼容，不同的內(nèi)容分別進(jìn)行策劃實(shí)施和規(guī)定。六、文件編寫(xiě)的格式管理手冊(cè)：封面：包括文件編號(hào)、序號(hào)（分發(fā)號(hào)、控制號(hào)）、版本號(hào)、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等內(nèi)容批準(zhǔn)頁(yè)：編制、審核、批準(zhǔn)目錄前言組織概況發(fā)布令（必須經(jīng)最高管理者簽字，注明生效日期和簽署日期）任命書(shū)公司QHSE承諾、方針、目標(biāo)手冊(cè)的管理1范圍總則應(yīng)用1.2.11.2.22規(guī)范性引用文件3術(shù)語(yǔ)和定義4QHSE管理體系總要求文件要求4.2.1總則4.2.1.1管理體系包括a)b)c)以下正文部分從5-8章與公司管理手冊(cè)保持一致，但描述時(shí)應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別，不能與公司管理手冊(cè)雷同（即不照抄也不重復(fù)），重點(diǎn)是要說(shuō)明在相關(guān)條款上與公司如何接口，對(duì)油庫(kù)和加油站如何實(shí)現(xiàn)管理和控制，并為運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)提供引索。附錄1：《法律、法規(guī)及其他要求清單》附錄2：QHSE管理體系組織機(jī)構(gòu)圖附錄3：QHSE管理體系職能分配表附錄4：QHSE管理體系程序文件一覽表附錄5：地域分布圖（加圖示）附錄6：地理位置圖（西安市某局部的位置）附錄7：平面布置圖（包括辦公區(qū)、生活區(qū)）附錄8：消防設(shè)施平面布置圖（列器材明細(xì)表和圖示）附錄9：逃生線路圖（辦公區(qū)和生活區(qū)）附錄10：重要環(huán)境因素清單附錄11：重大危險(xiǎn)源清單程序文件：封面：包括文件編號(hào)、序號(hào)（分發(fā)號(hào)、控制號(hào)）、版本號(hào)、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等內(nèi)容批準(zhǔn)頁(yè)：編制、審核、批準(zhǔn)1目的2范圍3職責(zé)4工作程序4.1.14.1.1.1a)b)5相關(guān)文件6記錄支持性文件：同上作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：同范本1、管理手冊(cè)總體上可按“范本”編制（但不作任何刪減），建議附件適當(dāng)增加一些內(nèi)容：2、各地市公司建議編制“管理工作手冊(cè)”與“管理手冊(cè)”進(jìn)行接口，其目錄（或內(nèi)容）如下：前言組織概況發(fā)布令任命書(shū)公司QHSE承諾、方針、目標(biāo)分公司QHSE目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案管理工作手冊(cè)（相當(dāng)于分冊(cè)）以下正文部分從1-8章與公司管理手冊(cè)保持一致，但描述時(shí)應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別，不能與公司管理手冊(cè)雷同（即不照抄也不重復(fù)），重點(diǎn)是要說(shuō)明在相關(guān)條款上與公司如何接口，對(duì)油庫(kù)和加油站如何實(shí)現(xiàn)管理和控制，并為運(yùn)行控制程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)提供引索。附錄部分與管理手冊(cè)一致（包括建議部分）3、體系程序和運(yùn)行控制程序原則可參照“范本”中提供的程序文件一覽表組織編寫(xiě)。但就“范本”而言，仍存在需要補(bǔ)充、完善的地方，比如監(jiān)視和測(cè)量裝置的控制，還需進(jìn)一步細(xì)化，以明確相關(guān)的要求，包括化驗(yàn)室所使用的計(jì)量器具等。又比如，在應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制中，尚未明確是否承擔(dān)地方政府規(guī)定的搶險(xiǎn)抗災(zāi)的要求，應(yīng)急準(zhǔn)備的物資儲(chǔ)備和管理，以及相關(guān)急救和救護(hù)措施的實(shí)施所需配備的器材及藥品等。因此，建議在組織編寫(xiě)這部分文件時(shí)，還不能完全“范本”化，一定要依照標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本公司實(shí)際把該做的和可以做或能做的寫(xiě)進(jìn)去。關(guān)于體系程序，詳見(jiàn)附件《程序文件一覽表》。關(guān)于運(yùn)行控制程序企業(yè)可按“范本”一覽表中的提示確定內(nèi)容。4、油庫(kù)及加油站作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原則可按“范本”提供的模式進(jìn)行編制，“范本”中所提供的模式實(shí)際上就是“HSE”中所規(guī)定的“兩書(shū)一表”（如何形成兩書(shū)一表也應(yīng)在相關(guān)程序中予以明確），但建議在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中的附錄部分補(bǔ)充以下內(nèi)容：1）、主要設(shè)備一覽表2）、主要HSE設(shè)施一覽表3）、消防器材一覽表4)、消防器材及設(shè)施平面布置圖（可在總平面圖中一并標(biāo)識(shí)）5)、救護(hù)器材及醫(yī)用藥品一覽表6)、應(yīng)急準(zhǔn)備物資一覽表四、需要注意事項(xiàng)的提示：1、需要編制一個(gè)體系文件編寫(xiě)計(jì)劃，明確分工、責(zé)任到人、限期完成；2、文件的編寫(xiě)必須堅(jiān)持符合性（符合標(biāo)準(zhǔn)要求、符合法規(guī)要求、符合企業(yè)的運(yùn)作方式）和適宜性（規(guī)定或措施適宜，具有可實(shí)施性和可操作性）；3、文件編寫(xiě)過(guò)程中必然會(huì)引用或引出一些必要的支持性文件，比如某某管理辦法和某某管理規(guī)定以及某某操作規(guī)程等，但不是越多越好，要把握一個(gè)“度”字，“夠用、好用、管用”即可；4、關(guān)于文件的審核，要充分發(fā)揮各級(jí)職能部門(mén)的作用，由部門(mén)負(fù)責(zé)人，特別是主要負(fù)責(zé)人一定要主持對(duì)本部門(mén)起草的文件進(jìn)行符合性和適宜性審核，只有這樣，后續(xù)的文件會(huì)審才會(huì)有意義，審核還要把好接口關(guān)，縱向的、橫向的都要予以充分考慮；5、確保必要資源的配置。說(shuō)明：1）資源的管理指的是提供與管理兩部分，涉及人員問(wèn)題提出一個(gè)原則的規(guī)定，即可轉(zhuǎn)到其它程序（6.2.2）；涉及設(shè)備設(shè)施的問(wèn)題也一樣；該程序著重描述資金的提供和管理（包括如何保障QHSE管理體實(shí)施，如何保障目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案的實(shí)施及新、改、擴(kuò)項(xiàng)目的實(shí)施）。另外，還應(yīng)描述所涉及的工作環(huán)境提供和管理（包括辦公室環(huán)境、作業(yè)環(huán)境、化驗(yàn)室環(huán)境等）以保證人體