接電話的基本禮儀(總結(jié))

接電話的基本禮儀（總結(jié)）接電話的基本禮儀（一）：接聽電話的人雖然處于被動(dòng)的位置，可是，也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級(jí)，可能是合作方，也可能是對(duì)你很有幫忙的友人，所，受話人在接聽電話時(shí)，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。當(dāng)本人接聽打給自我的電話時(shí)，應(yīng)注意及時(shí)接聽并謙和應(yīng)對(duì)，無論對(duì)方地位尊卑，都要待人禮。1、及時(shí)接聽電話鈴聲響起，要立即停下自我手頭的事，盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個(gè)人是否能及時(shí)接聽電話，也可從一個(gè)側(cè)面反映出他的待人接物的誠(chéng)懇程度。一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較適宜?！扳徛暱墒侨暋笔且粋€(gè)原則，也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度，并且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會(huì)為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時(shí)，要道歉，向?qū)Ψ秸f“抱歉，讓您久等了”。2、謙和應(yīng)對(duì)在接電話時(shí)，首先要問候，然后自報(bào)家門，向?qū)Ψ秸f明自我是誰。向發(fā)話人問好，也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報(bào)家門是為了確認(rèn)自我是否是發(fā)話人真正要通話的對(duì)象。在私人住所接聽電話時(shí)，為了安全起見，能夠不必自報(bào)家門，或者只向?qū)Ψ酱_認(rèn)一下電話號(hào)碼來確定是否對(duì)方找對(duì)了人。即使對(duì)方錯(cuò)撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。在接聽電話時(shí)，要聚精會(huì)神，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)對(duì)方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。3、分清主次其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成為最緊急的事情，其他事情都能夠先放一邊。接聽電話時(shí)，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時(shí)候你忙著別的事，在接聽電話時(shí)也不要向打電話來的人說電話來得不是時(shí)候。其二，有時(shí)候確實(shí)有無法分身的情景，比如自我正在會(huì)晤重要的客人或者在會(huì)議中間，不宜與來電話的人深談，此時(shí)能夠向來電話的人簡(jiǎn)單說明原因，表示歉意，并主動(dòng)約一個(gè)具體的雙方都方便的時(shí)間，由自我主動(dòng)打電話過去。一般來說，在這種情景下，不應(yīng)讓對(duì)方再打過來一次，而應(yīng)由自我主動(dòng)打過去，尤其是在對(duì)方打長(zhǎng)途電話的情形中。約好了下次通話的時(shí)間，就要遵守約定，按時(shí)打過去，并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢?。其三，如果在接聽電話的時(shí)候，適逢另一個(gè)電話打了進(jìn)來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要掛斷電話，稍等片刻。去接另一個(gè)電話的時(shí)候，接通之后也要請(qǐng)對(duì)方稍候片刻或者請(qǐng)他過一會(huì)兒再打進(jìn)來，或者自我過一會(huì)兒再打過去。等對(duì)方理解之后，再繼續(xù)方才正接聽的電話。接電話的基本禮儀（二）：1、鈴響可是3聲打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響可是3聲”原則。迅速及時(shí)接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴(yán)重的失禮行為。若長(zhǎng)時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的倘若電話鈴聲響到五六聲上才接，接電話的人應(yīng)當(dāng)首先向?qū)Ψ街虑福骸氨福∽屇玫攘?！?、了解來電話的目的公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。如果受話人確實(shí)很忙，又想與之接洽，能夠請(qǐng)對(duì)方過些時(shí)候再打，或者等受話人打去電話。接電話時(shí)也要盡可能問清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，如自我無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，可牢記5WIH技巧，即When何時(shí)、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、How如何進(jìn)行，此保留重要的通話資料。這樣不僅僅不會(huì)誤事并且會(huì)贏得對(duì)方的好感。電話不僅僅是傳遞信息的溝通工具，還會(huì)體現(xiàn)通話者個(gè)人的修養(yǎng)和素質(zhì)，無論是打電話還是接電話，我們都應(yīng)做到語調(diào)熱情、大方自然、聲量適中、表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明扼要、禮貌禮貌。接電話的基本禮儀（三）：關(guān)于電話的禮貌用語1、我是XXX公司XXX部（室）xxx，請(qǐng)問怎樣稱呼您2、請(qǐng)幫我找XXX同志。3、您打錯(cuò)號(hào)碼了，我是XXX公司XXX部（室），……沒關(guān)系。4、我就是，請(qǐng)問您是哪一位請(qǐng)講。5、對(duì)不起，我打錯(cuò)電話了。6、您好!請(qǐng)問您是XXX單位嗎7、XXX同志不在，我能夠替您轉(zhuǎn)告嗎（請(qǐng)您稍后再來電話好嗎）8、您好!那里是XXX公司XXX部（室），請(qǐng)問您找誰9、請(qǐng)問您有什么事（有什么能幫您）10、再見!（與下各項(xiàng)通用）11、不用謝，這是我們應(yīng)當(dāng)做的。12、對(duì)不起，這個(gè)問題……，請(qǐng)留下您的聯(lián)系電話，我們會(huì)盡快給您答復(fù)好嗎13、對(duì)不起，這類業(yè)務(wù)請(qǐng)您向XXX部（室）咨詢，他們的號(hào)碼是……。（XXX同志不是這個(gè)電話號(hào)碼，他（她）的電話號(hào)碼是……）14、您放心，我會(huì)盡力辦好這件事。接電話的基本禮儀（四）：撥打電話禮儀要求時(shí)間的選擇通常應(yīng)根據(jù)受話人的工作時(shí)間、生活習(xí)慣選擇撥打電話的時(shí)間，緊急事情除外。撥打電話般白天宜在早8點(diǎn)后(節(jié)假日應(yīng)在9點(diǎn)后)，晚間在22點(diǎn)前，免影響他人休息。不宜在中午休息或日三餐的常規(guī)時(shí)間打電話，免影響別人休息或用餐。給單位撥打電話時(shí)應(yīng)避開剛上班或快下班的時(shí)間。打公務(wù)電話，不要占用他人的私人時(shí)間，尤其是節(jié)假日時(shí)間。打電話前要搞清地區(qū)時(shí)差、各國(guó)工作時(shí)間和生活習(xí)慣差異。不要在休息日打電話談生意，免影響他人休息。即使客戶已將家中的電話號(hào)碼告訴你，也盡量不要在休息往家中打電話。非公務(wù)電話應(yīng)避免在對(duì)方的通話高峰和業(yè)務(wù)繁忙的時(shí)間段內(nèi)撥打。擬好要點(diǎn)，再打電話在撥打電話前要事先想好，撥打電話的目的是什么通話時(shí)怎樣開頭通話中要怎樣說遭到拒絕怎樣辦對(duì)方不在怎樣辦一次電話該打多久..在打電話之前應(yīng)先列提織綱，如怕遺漏，可擬出通話要點(diǎn)，理順說話的順序，備齊與通話資料有關(guān)的文件和資料。忌結(jié)結(jié)巴巴，這樣既有損個(gè)人形象，也不禮貌。打電話之前，還要核對(duì)所打的電話號(hào)碼，免打錯(cuò)，同時(shí)要調(diào)整好自我的情緒。語言要禮貌、規(guī)范電話接通后，應(yīng)先說“您好”，再詢問對(duì)方單位或部門或個(gè)人，得到答復(fù)后再進(jìn)行更進(jìn)一步的交流。研究對(duì)方處境如電話交談的資料較多，應(yīng)詢問對(duì)方是否方便。若對(duì)方時(shí)間不便，則應(yīng)商量的口吻和對(duì)方另約時(shí)間。姿態(tài)端正，注意舉止、表情撥打電話時(shí)應(yīng)注意姿態(tài)端正，面帶微笑，嘴和話筒堅(jiān)持4厘米左右的距離。不能把話筒夾在脖下或趴在桌子上，也不要趴著、仰著、坐在桌角上，更不要把雙腿高架在桌子上。不要筆代手去撥號(hào)。掌握通話時(shí)間打電話前擬好要點(diǎn)，再撥打電話，既能夠使自我表達(dá)流暢、應(yīng)對(duì)自如，也能夠節(jié)儉通話時(shí)間，不要“煲電話粥”，通常次通話不應(yīng)長(zhǎng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”撥錯(cuò)電話應(yīng)致歉撥錯(cuò)電話時(shí)應(yīng)向?qū)Ψ街虑?，勿直接掛斷電話，沒有任何解釋。請(qǐng)人轉(zhuǎn)告時(shí)注意禮貌受話人不在，請(qǐng)人轉(zhuǎn)告時(shí)留言要簡(jiǎn)明，講清楚自我的姓名、聯(lián)系電話或再次聯(lián)禮貌掛斷電話通常打電話的一方應(yīng)先結(jié)束話題。結(jié)束時(shí)要說些“打擾您了”“拜托您了”“多謝”“再見”等禮貌用語終止通話，輕放好話筒。不要用力一摔，這樣會(huì)引起對(duì)方的不快，同時(shí)也是失禮的表現(xiàn)。接電話的基本禮儀（五）：接電話禁忌用語在接電話時(shí)切忌使用“說!”“講!”。說講是一種命令式的方式，即難讓人理解，又不禮貌。有的人在接聽電話時(shí)，一接起電話立刻說:“說”或“講”，或者多加一兩個(gè)字“聽到，說!”這種行為在公司、企業(yè)內(nèi)部也許還能夠理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒有太多的時(shí)間應(yīng)對(duì)電話，期望對(duì)方直截了當(dāng)，別浪費(fèi)時(shí)間。但這種硬邦邦的電話接聽方式顯得過于粗魯無禮，有一種盛氣凌人的氣勢(shì)，好像是擺架子。給人的感覺是“有什么話快說，老子沒空和你在電話里啰嗦!有的人對(duì)這樣的電話應(yīng)答方式也懶得再“說”，干脆一聲不吭將電話掛了。本來還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者供給一些信息，一聽他這口氣就不舒服，說了等于白說，這種人懶得理他。大家每個(gè)人都期望別人禮相待，有誰愿意同不懂得禮貌的人打交道呢所，在接聽電話時(shí)，必須要注意應(yīng)有的禮貌。接電話的基本禮儀（六）：接聽電話禮儀要求1.調(diào)整心態(tài)，及時(shí)接聽電話鈴響應(yīng)及時(shí)接，辦公室電話通常不超過三聲。超過三聲后，就應(yīng)道歉:“對(duì)不起，讓您久等了?！比绻茉捜瞬荒芗皶r(shí)接聽，代接的人應(yīng)代為解釋。當(dāng)你拿起電話聽筒的時(shí)候，必須要面帶笑容。不要為笑容只能表此刻臉上，他也會(huì)藏在聲音里。2.自報(bào)家門拿起聽筒后應(yīng)先說“您好!”，在報(bào)出單位名稱和部門或個(gè)人，一是對(duì)方清楚是否打?qū)α穗娫?。確認(rèn)對(duì)方對(duì)方打來電話，一般會(huì)自我主動(dòng)介紹或說明事由。如果對(duì)方?jīng)]有介紹，或者你沒有聽清楚，就應(yīng)當(dāng)主動(dòng)問:“請(qǐng)問您是哪位我能為您做什么”避免拿起電話聽筒直接盤問:“喂!哪位？”這在對(duì)方聽來，既陌生、疏遠(yuǎn)，又缺少人情味。仔細(xì)傾聽接聽電話時(shí)，應(yīng)注意使嘴和話筒堅(jiān)持4厘米左右的距離；要把耳朵貼近話筒，仔細(xì)傾聽對(duì)方的講話。接聽電話時(shí)，應(yīng)中斷其他交談和事宜，切忌邊說邊笑、叼著香煙、嚼著東西接聽。交談過程中聲音不宜過大或過小，要吐字清晰。在接聽中應(yīng)經(jīng)常說一些“是”“好的”之類的話語，使對(duì)方感到你在認(rèn)真地傾聽，不要輕易打斷對(duì)方的話題。做好記錄接聽公務(wù)電話時(shí)，應(yīng)當(dāng)手持電話聽筒，手持筆記錄。般情景下你要記清楚:who(誰來的電話)、whom(打電話找誰)、whal（來電的資料）、why（來電的原因）、whe（來電提到的地點(diǎn)）when（來電中提到的時(shí)間