倉儲單據(jù)管理辦法倉庫單據(jù)、表格、賬冊的填寫保管要求

安得物流股份有限公司企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)倉儲單據(jù)管理辦法全文目錄一、目的 1二、適用范圍 1三、職責(zé) 1四、倉儲單據(jù)分類 2五、管理規(guī)則 25.1空白單據(jù)管理要求 25.2出入庫單據(jù)管理 25.3存卡管理要求 65.4盤點表管理要求 65.5單據(jù)裝訂、審核、保管要求 7六、檢查與考核 7七、相關(guān)附件 7八、相關(guān)文件 7一、目的規(guī)矩倉儲單據(jù)管理及使用流程，完備倉儲單據(jù)內(nèi)部管理體系，防范運作風(fēng)險。二、適用范圍本辦法適用于公司一切服務(wù)平臺倉儲類單據(jù)日常管理。三、職責(zé)3.1 倉管員負責(zé)倉儲單據(jù)使用、傳遞進程中的管理，確保單據(jù)完好、整潔，并且即時傳遞給單據(jù)員；3.2 核算員負責(zé)接客戶訂單的接受、內(nèi)部訂單轉(zhuǎn)化、傳遞、整理、裝訂、存檔及空白訂單管理，關(guān)于客戶訂單、內(nèi)部訂單的完好性負責(zé)；3.3 平臺財務(wù)負責(zé)人負責(zé)檢查、審核本平臺倉儲單據(jù)管理的執(zhí)行情況，關(guān)于本平臺單據(jù)的完整性、規(guī)矩性負責(zé)；3.4 倉庫主管負責(zé)關(guān)于倉庫倉儲單據(jù)和存卡的監(jiān)管，并且落實整改要求；3.5 大區(qū)倉儲職能線關(guān)于所管轄平臺倉儲單據(jù)管理情況進行檢查與監(jiān)控，月度關(guān)于平臺倉儲單據(jù)管理執(zhí)行情況輸出檢查管理通報；3.6 運作管理部負責(zé)監(jiān)督大區(qū)倉儲職能線關(guān)于單據(jù)管理的執(zhí)行情況，關(guān)于違規(guī)情況給予考核評估。3.7 大區(qū)行政職能線負責(zé)倉儲單據(jù)的統(tǒng)一采購、印刷與發(fā)放；3.8 安全與風(fēng)險管理部關(guān)于各崗位與部門職責(zé)履行情況進行檢查，關(guān)于違規(guī)情況給予考核評估。四、倉儲單據(jù)分類4.1 公司倉儲單據(jù)：公司制定適用于倉儲業(yè)務(wù)的通用單據(jù)，包含出入庫通知單、暫存單、小票、存卡、盤點表、其它運營管理部門特許單據(jù)等；4.2 客戶倉儲單據(jù)：指客戶標(biāo)準(zhǔn)訂單或服務(wù)策劃方案中注明的有效單據(jù)，用以換取公司倉儲單據(jù)的憑證。五、管理規(guī)則5.1空白單據(jù)管理要求5.1.1 平臺空白單據(jù)由單據(jù)員負責(zé)管理，分類別建立正規(guī)的收發(fā)存明細臺帳，存放地要保持干燥衛(wèi)生安全、垛碼整齊、美觀,按庫存產(chǎn)品的要求執(zhí)行。5.1.2 申領(lǐng)計劃制定：單據(jù)員根據(jù)空白單據(jù)庫存數(shù)量及使用進度，編制季度單據(jù)需求計劃，由平臺財務(wù)負責(zé)人審核后交大區(qū)行政職能線統(tǒng)一采購，統(tǒng)一領(lǐng)用（存卡、暫存單、五聯(lián)單、合同單）；5.2出入庫單據(jù)管理5.2.1單據(jù)樣單的管理5.2.1.1物流服務(wù)顧問負責(zé)在業(yè)務(wù)運作啟動一周內(nèi)與客戶確定客戶單據(jù)的有效印簽及樣式，并且上傳系統(tǒng)，途徑：合同管理—倉儲合同管理—倉儲單證印鑒；5.2.1.2平臺財務(wù)負責(zé)人保證倉庫單據(jù)使用人有一個有效印章、簽名樣式的樣單，能有效辨認倉儲單據(jù)的有效性、規(guī)矩性；5.2.1.3平臺在制定與客戶相關(guān)的雙方單據(jù)樣單、流程時需要與客戶協(xié)商，物流服務(wù)顧問負責(zé)給予支持、協(xié)助；（原5.2.7）5.2.1.4平臺財務(wù)負責(zé)人保證每一個單據(jù)使用人掌握單據(jù)使用方法與流程，并且定期檢查并且核實執(zhí)行情況；5.2.1.5平臺核算員、倉管員出現(xiàn)人員變動，應(yīng)關(guān)于接任單據(jù)員、倉管員進行單據(jù)管理、印章、簽名及合格樣單進行相關(guān)培訓(xùn)；5.2.1.6大區(qū)倉儲職能線和平臺財務(wù)負責(zé)人保證單據(jù)的使用及流程都有文件或協(xié)議規(guī)則，確保規(guī)則滿足客戶服務(wù)策劃方案或合同要求；5.2.2倉庫單據(jù)流轉(zhuǎn)及簽單規(guī)矩（參考附件：安得出入庫調(diào)賬單簽收規(guī)矩指引）5.2.2.1安的出入庫通知單各聯(lián)關(guān)于應(yīng)說明聯(lián)數(shù)用途責(zé)任人第一聯(lián)賬務(wù)處理單據(jù)員第二聯(lián)倉庫留存?zhèn)}管員第三聯(lián)裝卸作業(yè)聯(lián)裝卸第四聯(lián)司機出門司機、保安第五聯(lián)存根聯(lián)單據(jù)員5.2.2.2單據(jù)員審核客戶出入庫訂單無誤后（具體審核方式見《出入庫管理辦法》），根據(jù)客戶出入庫訂單，系統(tǒng)換單打印出安得出入庫通知單。核關(guān)于兩份單據(jù)確認信息一致后簽單。簽單后，留存第五聯(lián)，作為核算存根聯(lián)。將剩余四聯(lián)交于倉管員安排收發(fā)作業(yè)。5.2.2.3倉管員與送貨司機貨物清點交接完畢后簽單（如安得出入庫通知到單為多頁，只在最后一頁簽字即可）。簽單后，將第四聯(lián)交于送貨司機，作為出門聯(lián)使用。5.2.2.4倉管員將第三聯(lián)交于裝卸工，作為裝卸結(jié)算聯(lián)。5.2.2.5倉管員留存第二聯(lián)作為倉庫關(guān)于賬聯(lián)，將第一聯(lián)返回單據(jù)員處，進行賬務(wù)處理；5.2.2.6單據(jù)員將客戶出入庫訂單與安得出入庫通知單一一關(guān)于應(yīng)（安得出入庫通知單在上，客戶出入庫訂單在下，左上角關(guān)于齊）作為一組。當(dāng)天作業(yè)完畢后，按業(yè)務(wù)類別系統(tǒng)裝訂單據(jù)，妥善保管。5.2.2.7單據(jù)員打印出安得出入庫通知單，在指引附件1、2標(biāo)記1位置簽名，并且在簽名上加蓋安得物流收發(fā)貨專用章。5.2.2.8如果是2次打印，在指引附件2標(biāo)記2位置備注清楚2次打印的原因。（入庫調(diào)整單同理操作）二次打印核算員必需將一次打印的單據(jù)銷毀，嚴禁二次或多次打印單據(jù)同時流轉(zhuǎn)；5.2.2.9如果是運輸方提貨人員提貨，則單據(jù)員在核關(guān)于清楚提貨人員身份后，在上指引附件2標(biāo)記3位置寫清楚提貨人員的身份證號、聯(lián)系方式和姓名，標(biāo)記4位置空出5.2.2.10如果是司機直接提貨，則單據(jù)員在核關(guān)于清楚司機身份后，在指引附件2位置寫清楚司機姓名、車牌號，標(biāo)記3位置空出。5.2.2.11倉管員在接到運輸方提貨人員（或司機）帶來的安得出入庫通知單后，據(jù)以作業(yè)。每行貨物清點完畢后，在指引附件1標(biāo)記2、指引附件2標(biāo)記5位置填寫各行關(guān)于應(yīng)的實際收、發(fā)數(shù)量。5.2.2.12一切貨物收、發(fā)貨完畢后，倉管員須在指引附件1、2標(biāo)記3、6位置寫明“收、發(fā)貨完成情況”：“實收、發(fā)正品XX”，“實收、發(fā)殘次、包裝破損XX”空格位置根據(jù)實際情況，用大寫數(shù)字填寫件數(shù)，例如“壹佰臺”。倉管員在“收、發(fā)貨完成情況”的下方最后簽名、簽署日期。5.2.2.13如果是運輸方提貨人員提貨，則運輸方提貨人員須在指引附件2標(biāo)記7位置，簽實收數(shù)量并且簽名。如果是司機直接提貨，則司機在指引附件2標(biāo)記7位置，簽實收數(shù)量并且簽名。5.2.2.14如果裝卸工作非外包或非倉管員自己完成，倉管員應(yīng)在指引附件1、2標(biāo)記5、8位置填寫裝卸工姓名5.2.2.15安得出入庫通知單簽單流程圖：5.2.2.16單次發(fā)貨無法一次性發(fā)完，單據(jù)員按實際發(fā)貨數(shù)量確認系統(tǒng)發(fā)貨，剩余貨物進行系統(tǒng)暫存處理，打印暫存單，倉管員簽字確認；5.2.2.17單據(jù)員將暫存單與本次發(fā)貨客戶訂單、安得出庫通知單按單號關(guān)于應(yīng)同時整理裝訂；5.3存卡管理要求5.3.1立體倉庫實施庫位條碼，無需執(zhí)行存卡管理5.3.2后期推行RF管理倉庫，根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況及系統(tǒng)實施情況，逐步考慮取消存卡管理；5.3.3存卡分類使用方法分類正品殘次品包裝破損品處理方法不留下任何卡角撕下黃色卡角撕下紅色卡角5.3.4記錄信息包含：庫位、型號、類別、庫位、收發(fā)日期、數(shù)量、結(jié)存、收發(fā)貨人的姓名；5.3.5嚴格登記每一筆收發(fā)業(yè)務(wù)，包含出入庫日期、出入庫單號、盤點性質(zhì)、收發(fā)貨數(shù)量（盤點數(shù)量）、結(jié)存數(shù)量、操作人簽名，不得漏記、重記；5.3.6存卡不得隨意涂改，需更改，劃一橫線表示刪除，倉管員須在劃線行寫上原因及簽名確認；5.3.7新建存卡或換卡，需在存卡填寫第一行注明新建/換卡，如為換卡，在新、舊存卡上需注明關(guān)聯(lián)存卡編號；5.3.8單張存卡使用完畢后，需以舊換新向單據(jù)員核銷領(lǐng)取,由于某產(chǎn)品已無庫存而存卡未用完的集中回收管理,單據(jù)員和財務(wù)負責(zé)人不定期到倉庫檢查存卡使用及管理的情況，并且反饋異常問題，上傳知識平臺，制訂計劃由倉庫主管落實整改；5.3.9核銷或集中回收管理的存卡，平臺分月按客戶分類進行回收擺放、裝訂、存檔，存卡裝訂以30張/本，如單個客戶當(dāng)月需裝訂存卡較少，可與其他客戶合并且裝訂，但需標(biāo)記區(qū)分，不得混雜裝訂，平臺財務(wù)負責(zé)人定期進行檢查執(zhí)行情況；5.4盤點表管理要求5.4.1倉庫根據(jù)《盤點管理辦法》要求制定日盤、周盤、月盤等盤點計劃，生成制作盤點表；5.4.2盤點表需包含盤點日期、客戶、網(wǎng)點、倉庫、型號、數(shù)量、庫位、批次、狀態(tài)等內(nèi)容；5.4.3盤點結(jié)束后，盤點表由參與盤點關(guān)于賬人員簽字確認后注明最終盤點結(jié)果是否存在差異，如有差異需注明原因，按日期先后分倉庫進行裝訂存檔；5.5單據(jù)裝訂、審核、保管要求5.5.1 單據(jù)員在月度單據(jù)裝訂后，2日內(nèi)提交平臺財務(wù)負責(zé)人審核，財務(wù)負責(zé)人關(guān)于每一本單據(jù)的數(shù)量與系統(tǒng)中的記錄數(shù)量進行核關(guān)于或抽選比例核關(guān)于，核實單據(jù)裝訂規(guī)則、有效性是否契合公司要求，確認無誤在封面填寫復(fù)查數(shù)量并且簽名；5.5.2 財務(wù)負責(zé)人在審核進程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)向責(zé)任人發(fā)出整改通知單，并且記錄納入月度單據(jù)員個人考核；5.5.3 已裝訂單據(jù)審核完成后，按《檔案管理辦法》進行存檔管理；六、檢查與考核6.1 大區(qū)倉儲職能線月度關(guān)于平臺倉儲單據(jù)的裝訂的執(zhí)行情況、簽收規(guī)矩情況等進行檢查或抽樣檢查，出具月度管理評估通報，關(guān)于異常情況即時發(fā)出整改要求；6.2 運作管理部負責(zé)監(jiān)督各大區(qū)關(guān)于平臺倉儲單據(jù)監(jiān)管的執(zhí)行情況，季度、年度根據(jù)各大區(qū)執(zhí)行情況出具管理評估通報；6.3 安全風(fēng)險管理部在平臺財務(wù)負責(zé)人離任審計或?qū)ｍ棇徲嫊r應(yīng)關(guān)于單據(jù)檔案和單據(jù)審核的執(zhí)行