采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程采購管理制度及采購流程一、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求—尋找供應商—詢價、比價、議價—采購洽談—合同的簽訂—交貨驗收—質(zhì)檢—入庫—計劃對賬—財務結(jié)算（三）采購流程圖如下：采購管理制度及采購流程四、制度細則（一）采購需求的提請1、定義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖：填報申請 單部門審核總經(jīng)理采購部

由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認真詳細、清楚的填寫采購申請單各項數(shù)據(jù)（重點要素見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確認。由需求部門經(jīng)理（負責人）進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領導?？偨?jīng)理簽字批準后，交由采購部進行采購。采購部收到經(jīng)過簽字批準的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進行確認。再根據(jù)庫存、采購在途等進行訂單數(shù)量的最終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。采購管理制度及采購流程3、請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負責人；采購管理制度及采購流程請購單的審核人；財務審核人；公司總經(jīng)理。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門。請購部門在提交請購單時應要求采購部簽字接收，請購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請部門必須作出書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和補充的，應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請。公司設備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物采購管理制度及采購流程品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收采購部在接收請購單時應檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領導審批。接收請購單時應遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應及時通知申請采購的部門。7、請購單的分工處理核對過的請購單，采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理。對于緊急采購項目應優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應通知申請部門。重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領導的建議。8、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應的采購 xx采購管理制度及采購流程期。請購部門應按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能按時完成采購。采購部如未能按時完成采購任務時應向公司領導說明原因。遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價及其規(guī)定詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應及時與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購。對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應商直接詢價，原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。對于請購部門需求的物資或設備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應負責。采購對使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應的減分。遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采采購管理制度及采購流程購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，提報公司領導批準方可詢價或發(fā)放標書。詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應商詢價、供應商參與比價或招標采購的供應商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領導參與監(jiān)督。比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。比價采購或招標采購應按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價。在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。（三）比價、議價對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認。對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位采購管理制度及采購流程進行價格及條件的進一步談判。（四）比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領導，征得同意后方可匯總。比價、議價結(jié)果匯總應按照規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結(jié)果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定1）合同正文應包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運輸要求。合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期。質(zhì)量要求及規(guī)范。違約責任和解決糾紛的辦法。雙方的公司信息。其他約定。采購管理制度及采購流程2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任。擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低。如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時，務必請廠商派代表來場協(xié)助清點。質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細約定發(fā)票的提供時間及要求。針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款、調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款。違約責任一定要詳細、具體。比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。合同簽定前應按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應及時報送財務部門。（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程采購管理制度及采購流程采購物品到貨檢驗并辦理入庫手續(xù)后，根據(jù)與供應商簽定的期限，采購負責人核對采購帳目。備好各項資金審報材料。采購人對帳由采購部經(jīng)理進行審批、審核。簽字確認并上報上一級領導。采購部審批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進行簽字批準。副總/經(jīng)理財務部對上報的各項表單、材料審核無誤，各級領導簽字同意后。財務部執(zhí)行付款。財務部付款（2）付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時應參照公司財務報銷流程及資支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款采購管理制度及采購流程時應按財務部要求填寫相關(guān)資金支出、 付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務部付款。財務部門在接到付款審批單后應在 3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領導。（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約。合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫與退貨（1）驗收流程（2）報驗供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收。對于不同類型的物品驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時進行質(zhì)檢，采購管理制度及采購流程并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。（3）入庫公司所有的生產(chǎn)材料、設備入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收。采購的物品在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接