科創(chuàng)板上市公司董事會(huì)秘書工作制度(2021年版)

科創(chuàng)上市公司董事秘書工作度第一章

總則第一條規(guī)范科創(chuàng)板上市公（以下簡稱“公司”董事會(huì)秘書的行為保證公司規(guī)范運(yùn)作，保護(hù)投資者合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國公司法》（以下簡稱“《公司法”）中華人民共和國證券法（以下簡稱《證券法上市公司治理準(zhǔn)則》等法律規(guī)章范性文件科創(chuàng)板上市公司章程簡稱公司章程的有關(guān)規(guī)定，制定本工作制度。第二條事會(huì)秘書應(yīng)遵守法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件公司章程》及本工作制度的有關(guān)規(guī)定。第二章

董事會(huì)書的任資格和免程序第三條事會(huì)設(shè)董事會(huì)秘書一名，由董事長提名，董事會(huì)聘任或解聘。第四條事會(huì)秘書是公司高級管理人員對董事會(huì)負(fù)責(zé)并報(bào)告工作董事會(huì)秘書任期三年，任期屆滿可以續(xù)聘。第五條事或高級管理人員可以兼任董事會(huì)秘書必須保證其有足夠的精力和時(shí)間承擔(dān)董事會(huì)秘書的職責(zé)。第六條事不得兼任公司董事會(huì)秘書。第七條事兼任董事會(huì)秘書的如某一行為需由董事董事會(huì)秘書分別作出時(shí)則該兼任董事及公司董事會(huì)秘書的人不得以雙重身份作出。第八條司聘任董事會(huì)秘書之前應(yīng)當(dāng)向交易所報(bào)送以下資料薦書，包括被推薦人符合《上市規(guī)則》任職資格的說明、職務(wù)、工作表現(xiàn)及個(gè)人品德等內(nèi)容；（二）被推薦人的個(gè)人簡歷、學(xué)歷證明（復(fù)印件）；（三）被推薦人取得的交易所頒發(fā)1

的董事會(huì)秘書資格證書（復(fù)印件）。第九條司董事會(huì)正式聘任董事會(huì)秘書券事務(wù)代表后應(yīng)當(dāng)及時(shí)公告并向交易所提交以下資料：（一）董事會(huì)秘書、證券事務(wù)代表聘任書或者相關(guān)董事會(huì)決議；（二）董事會(huì)秘書、證券事務(wù)代表的通訊方式，包括辦公電話、住宅電話、移動(dòng)電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等；（三）董事長的通訊方式，包括辦公電話、移動(dòng)電話、傳真、通信地址及專用電子郵件信箱地址等。上述有關(guān)通訊方式的資料發(fā)生變更時(shí)，公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)向交易所提交變更后的資料。第十條事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)管理法律專業(yè)知識具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品德。有下列情形之一的人士不得擔(dān)任公司董事會(huì)秘書：（一無民事行為能力或者限制民事行為能力；（二因貪污、賄賂、侵占財(cái)產(chǎn)、挪用財(cái)產(chǎn)或者破壞社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)秩序，被判處刑罰，執(zhí)行期滿未逾5年，或者因犯罪被剝奪政治權(quán)利，執(zhí)行期滿未逾年；（三擔(dān)任破產(chǎn)清算的公司、企業(yè)的董事或者廠長、總經(jīng)理，對該公司、企業(yè)的破產(chǎn)負(fù)有個(gè)人責(zé)任的，自該公司、企業(yè)破產(chǎn)清算完結(jié)之日起未逾年；（四擔(dān)任因違法被吊銷營業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉的公司、企業(yè)的法定代表人，并負(fù)有個(gè)人責(zé)任的，自該公司、企業(yè)被吊銷營業(yè)執(zhí)照之日起未逾年；（五個(gè)人所負(fù)數(shù)額較大的債務(wù)到期未清償；（六最近3內(nèi)受到中國證監(jiān)會(huì)行政處罰，或者因涉嫌犯罪被司法機(jī)關(guān)立案偵查或者涉嫌違法違規(guī)被中國證監(jiān)會(huì)立案調(diào)查，尚未有明確結(jié)論意見等情形；（七被中國證監(jiān)會(huì)處以證券市場禁入處罰，期限未滿的；（八被證券交易所公開認(rèn)定為不適合擔(dān)任公司高管的；（九法律、行政法規(guī)或部門規(guī)章規(guī)定的其他內(nèi)容。第十一事會(huì)秘書。第十二

若董事會(huì)秘書辭職公司應(yīng)當(dāng)在原任董事會(huì)秘書離職后三個(gè)月內(nèi)聘任董公司解聘董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具有充分理由，不得無故將其解聘。董事會(huì)秘2

書被解聘或者辭職時(shí),公司應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上海證券交易所報(bào)告說明原因并公告董事會(huì)秘書有權(quán)就被公司不當(dāng)解聘或者與辭職有關(guān)的情,向上海證券交易所提交個(gè)人陳述報(bào)告。第十三

董事會(huì)秘書有下列情形之一的公司應(yīng)當(dāng)自該事實(shí)發(fā)生之日起一個(gè)月內(nèi)解聘董事會(huì)秘書：（一）出現(xiàn)本工作制度第十條所規(guī)定情形之一的；（二）連續(xù)三個(gè)月以上不能履行職責(zé)的；（三）在履行職責(zé)時(shí)出現(xiàn)重大錯(cuò)誤或者疏漏，給公司或者股東造成重大損失的；（四）違反法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件和《公司章程公司或者股東造成重大損失的。第十四

公司應(yīng)當(dāng)在聘任董事會(huì)秘書時(shí)與其簽訂保密協(xié)議要求其承諾在任職期間以及在離任后持續(xù)履行保密義務(wù)直至有關(guān)信息披露為止涉及公司違法違規(guī)的信息除外。董事會(huì)秘書離任前，應(yīng)當(dāng)接受董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的離任審查，在公司監(jiān)事會(huì)的監(jiān)督下移交有關(guān)檔案文件、正在辦理或者待辦理事項(xiàng)。第三章

董事會(huì)書的職第十五

董事會(huì)秘書的主要職責(zé)是：（一）負(fù)責(zé)公司信息披露事務(wù)，協(xié)調(diào)公司信息披露工作；（二）負(fù)責(zé)公司股東資料管理工作協(xié)調(diào)公司與主管部門股東及實(shí)際控制人媒體等之間的信息溝通；（三）組織籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)發(fā)布董事會(huì)股東大會(huì)會(huì)議通知參加股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議及高級管理人員相關(guān)會(huì)議，負(fù)責(zé)董事會(huì)會(huì)議、股東大會(huì)會(huì)議記錄工作并簽字確認(rèn)；3

（四）負(fù)責(zé)公司相關(guān)信息的保密工作；（五）負(fù)責(zé)保管公司股東名冊董事名冊控股股東及董事監(jiān)事和高級管理人員持有本公司股票的資料以及股東大會(huì)董事會(huì)會(huì)議文件和會(huì)議記錄及監(jiān)事會(huì)的會(huì)議記錄等；（六）關(guān)注公共媒體報(bào)道并主動(dòng)求證真實(shí)情況，督促董事會(huì)及時(shí)回復(fù)相關(guān)問詢；（七）組織董事監(jiān)事和高級管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的培訓(xùn)協(xié)助前述人員了解各自的權(quán)利和義務(wù)；（八）督促董事監(jiān)事和高級管理人員遵守相關(guān)法律法規(guī)及公司章程切實(shí)履行其所作出的承諾；在知悉公司作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時(shí)，應(yīng)予提醒；（九）《公司法章程國證監(jiān)會(huì)、上海證券交易所要求履行的其他職責(zé)。第十六

董事會(huì)秘書應(yīng)在董事會(huì)、股東大會(huì)會(huì)議通知中載明下列內(nèi)容：（一）會(huì)議的召開日期、地點(diǎn)和會(huì)議期限；（二）提交會(huì)議審議的事項(xiàng)和提案；（三）出席人員，授權(quán)代理情況；（四）有權(quán)出席股東大會(huì)股東的股權(quán)登記日（股東大會(huì)（五）投票代理委托書的送達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)；（六）會(huì)務(wù)常設(shè)聯(lián)系人姓名、電話號碼。第十七

董事會(huì)秘書應(yīng)在董事會(huì)、股東大會(huì)會(huì)議記錄中載明下列內(nèi)容：（一）會(huì)議屆次和召開的時(shí)間、地點(diǎn)和方式（二）會(huì)議通知的發(fā)出情況；（三）會(huì)議召集人和主持人；（四）董事、股東及股東代表親自出席和受托出席的情況；4

（五）關(guān)于會(huì)議程序和召開情況的說明；（六）會(huì)議審議的提案董事股東代表對有關(guān)事項(xiàng)的發(fā)言要點(diǎn)和主要意見對提案的表決意向；（七）每項(xiàng)提案的表決方式和表決結(jié)果（說明具體的同意、反對、棄權(quán)票數(shù)（八）律師（股東大會(huì)）及計(jì)票人、監(jiān)票人姓名（九）與會(huì)董事、股東認(rèn)為應(yīng)當(dāng)記載的其他事項(xiàng)；除會(huì)議記錄外，董事會(huì)秘書還可以對會(huì)議召開情況作成簡明扼要的會(huì)議紀(jì)要，根據(jù)統(tǒng)計(jì)的表決結(jié)果就會(huì)議所形成的決議制作單獨(dú)的決議紀(jì)錄。第十八議地址：

股東大會(huì)召開前董事會(huì)秘書應(yīng)將下列資料置備于會(huì)議通知中載明的會(huì)（一）擬交由股東大會(huì)審議的議案全文；（二）擬由股東大會(huì)審議的對外投資、擔(dān)保、收購并、重組等重大事項(xiàng)的合同和/或協(xié)議，以及董事會(huì)關(guān)于前述重大事項(xiàng)的起因、必要性、可行性及經(jīng)濟(jì)利益等所作的解釋和說明；（三）股東大會(huì)擬審議事項(xiàng)與公司股東現(xiàn)任董事監(jiān)事總經(jīng)理或其他高級管理人員的利害關(guān)系及利害關(guān)系的性質(zhì)和程度及這種利害關(guān)系對公司和除關(guān)聯(lián)股東外的其他股東的影響；（四）董事會(huì)認(rèn)為有助于出席會(huì)議的股（包括股東代理人對議案作出決定的其他有關(guān)資料。第十九

董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)公司信息披露管理事務(wù)，包括：（一）負(fù)責(zé)公司信息對外發(fā)布；（二）制定并完善公司信息披露管理制度；（三）督促公司相關(guān)信息披露義務(wù)人遵守信息披露相關(guān)規(guī)定助相關(guān)各方及有關(guān)5

人員履行信息披露義務(wù)；（四）負(fù)責(zé)公司未公開重大信息的保密工作；（五）負(fù)責(zé)公司內(nèi)幕知情人登記報(bào)備工作；（六）關(guān)注媒體報(bào)道主動(dòng)向公司及相關(guān)信息披露義務(wù)人求證督促董事會(huì)及時(shí)披露或澄清。第二十

董事會(huì)秘書應(yīng)協(xié)助董事會(huì)加強(qiáng)公司治理機(jī)制建設(shè)，包括：（一）組織籌備并列席董事會(huì)會(huì)議及其專門委員會(huì)會(huì)議事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)會(huì)議；（二）建立健全公司內(nèi)部控制制度；（三）積極推動(dòng)公司避免同業(yè)競爭，減少并規(guī)范關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)；（四）積極推動(dòng)公司建立健全激勵(lì)約束機(jī)制；（五）積極推動(dòng)公司承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。第二十條

董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)公司投資者關(guān)系管理事務(wù)，完善公司投資者的溝通、接待和服務(wù)工作機(jī)制。第二十條

董事會(huì)秘書應(yīng)協(xié)助董事會(huì)制定公司資本市場發(fā)展戰(zhàn)略協(xié)助籌劃或者實(shí)施公司資本市場再融資或者并購重組事務(wù)。第二十條

董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)公司規(guī)范運(yùn)作培訓(xùn)事務(wù)，組織公司董事、監(jiān)事、高級管理人員及其他相關(guān)人員接受相關(guān)法律法規(guī)和其他規(guī)范性文件的培訓(xùn)。第二十條

董事會(huì)秘書應(yīng)提示公司董事、監(jiān)事、高級管理人員履行忠實(shí)、勤勉義務(wù)。如知悉前述人員違反相關(guān)法律法規(guī)、其他規(guī)范性文件或《公司章程》，做出或可能做出相關(guān)決策時(shí)，應(yīng)當(dāng)予以警示，并立即向上交所報(bào)告。第二十條

公司應(yīng)為董事會(huì)秘書履行職責(zé)提供便利條件，董事、監(jiān)事及其他高級管理人員和公司相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)支持配合董事會(huì)秘書的工作董事會(huì)秘書為履行職責(zé)有6

權(quán)了解公司的財(cái)務(wù)和經(jīng)營情況，參加有關(guān)會(huì)議，查閱有關(guān)文件，并要求公司有關(guān)部門和人員及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。第二十條提供會(huì)議資料。第二十條

公司召開涉及公司重大事項(xiàng)的會(huì)議，應(yīng)及時(shí)告知董事會(huì)秘書列席并董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)與公司簽訂保密協(xié)議，承諾在任期期間及離任后持續(xù)履行保密義務(wù)直至有關(guān)信息對外披露為止涉及公司違法違規(guī)行為的信息不屬于前述應(yīng)當(dāng)履行保密的范圍。第二十條

公司董事會(huì)秘書空缺期間董事會(huì)應(yīng)當(dāng)指定一名董事或者高級管理人員代行董事會(huì)秘書的職責(zé)同時(shí)盡快確定董事會(huì)秘書人選公司指定代行董事會(huì)秘書職責(zé)的人員之前，由董事長代行董事會(huì)秘書職責(zé)。董事會(huì)秘書空缺期間超過三個(gè)月之后，董事長應(yīng)當(dāng)代行董事會(huì)秘書職責(zé)，直至公司正式聘任董事會(huì)秘書。第二十條

公司應(yīng)當(dāng)保證董事會(huì)秘書在任職期間按照要求參加上交所組織的董事會(huì)秘書后續(xù)培訓(xùn)。第四章

附則第三十的含義相同。第三十條

除非有特別