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文檔簡介
第接待方案匯編六篇
接待方案篇1
一、接待準(zhǔn)備工作
1、接到來客通知時(shí),首先了解清楚來客的單位、姓名、身份、性別、民族等基本狀況;了解來客的目的和要求;弄清來客抵達(dá)具體時(shí)光和所乘車次或航班。
2、擬訂接待方案送主任審閱。
3、按主任意見做好接待準(zhǔn)備工作,一般客人由工作人員直接作出安排。重要客人、考察組、視察團(tuán)、英模報(bào)告團(tuán)等要制定接待方案,在匯報(bào)資料、陪同人員、交通工具、費(fèi)用開支、活動(dòng)方式、日程安排等方面,提出具體意見,報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、按領(lǐng)導(dǎo)批示意見或接待方案,安排好接站和客人食宿;落實(shí)好匯報(bào)單位和匯報(bào)地點(diǎn)。
二、客人到達(dá)后的服務(wù)工作
1、迎接。根據(jù)不一樣狀況或接待方案的要求,接待人員提前到達(dá)賓館或車站、機(jī)場迎接客人。對(duì)重要客人,接待人員要陪同領(lǐng)導(dǎo)前往迎接。
2、安排食宿。來客到達(dá)賓館后,如有領(lǐng)導(dǎo)迎候,接待人員要將客主介紹給對(duì)方,然后按事先確定的住宿方案將來客依次引入房間,讓客人休息。再與來客的工作人員一齊安排伙食等。
3、商議活動(dòng)日程。食宿安排就緒后,接待人員要向客人進(jìn)一步了解前來的意圖和要求,商議具體活動(dòng)日程,然后逐項(xiàng)落實(shí)。
4、安排領(lǐng)導(dǎo)同志看望。如需陪餐或宴請(qǐng),要提前安排妥當(dāng)。
5、組織好客人的各項(xiàng)活動(dòng)。聽取匯報(bào),要事先安排好匯報(bào)人員、匯報(bào)資料和時(shí)光地點(diǎn):參觀游覽,要落實(shí)好用車和陪同人員及介紹人員等。
三、客人離去的收尾工作
1、為客人訂購返程的車、機(jī)票,并送到客人手中,或?yàn)榭腿俗庥梅党誊囕v。
2、協(xié)助客人按規(guī)定結(jié)算食宿等費(fèi)用。
3、安排送客的車輛,并由接待人員將客人送至車站、或機(jī)場等。如屬重要客人,安排領(lǐng)導(dǎo)人前往送行。
4、電話或電報(bào)通知來客單位或客人要到達(dá)的地方,客人何時(shí)乘何車、機(jī)班次離開,以便對(duì)方接站。
5、做好接待工作記錄。接待方案篇2
一、安全保障組織機(jī)構(gòu)、人員的聯(lián)系方式和職責(zé)
1安全保障組織機(jī)構(gòu)、人員的聯(lián)系方式:
組長:廈門市旅游局局長
副組長:
安全員:
2、職責(zé):
(1)組長:整個(gè)事件的總負(fù)責(zé)。指導(dǎo)、監(jiān)督接待車隊(duì)做好安全保障工作。
(2)副組長:積極配合公安部門的各項(xiàng)取證、處理工作、聽取安全員對(duì)傷亡人員的賠償方案及技工對(duì)車輛維修的方案,進(jìn)行處理決定。
(3)安全員:整個(gè)事件的具體經(jīng)辦,對(duì)傷亡人員及家屬進(jìn)行慰問,做出傷亡人員的賠償方案并對(duì)救援組長匯報(bào)。
二、預(yù)防保障
1、車隊(duì)選用車隊(duì)最優(yōu)秀的駕駛員,所有的駕駛員的駕齡必須達(dá)到五年以上,愛崗敬業(yè),品德優(yōu)良,并且三年內(nèi)無重大交通事故記錄。
2、在接待前召開安全學(xué)習(xí)會(huì)議,向駕駛員講述全國發(fā)生的各種交通事故,用血的教訓(xùn)讓駕駛員深刻認(rèn)識(shí)安全行車的重要性。再次強(qiáng)調(diào)要安全駕駛、文明駕駛、遵守各項(xiàng)交通法規(guī)。
3、車輛出車前必須進(jìn)行趟檢,確保車輛各項(xiàng)安全性能良好,安全設(shè)備如安全錘、滅火器、安全帶配備完整。
4、堅(jiān)持一日三檢制度,每天出車前、行駛中、停車后都要對(duì)車輛檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)解決,消除隱患。尤其在執(zhí)行任務(wù)前,應(yīng)對(duì)車輛進(jìn)行全面的檢查,核查范圍包括機(jī)油、燃油、冷卻水、電解液是否充足適量;輪胎氣壓是否符合標(biāo)準(zhǔn);手、腳制動(dòng)器、轉(zhuǎn)向燈是否靈敏有效,各部儀表是否正常,車輛內(nèi)外是否衛(wèi)生清潔。
5、車隊(duì)必須同車輛二級(jí)維護(hù)保修廠簽訂急救協(xié)議,以便車輛外出發(fā)生故障是搶修。
6、每輛車都必須配備一些醫(yī)藥箱以備應(yīng)急,醫(yī)藥箱內(nèi)必須有:紗布、膠布、紅藥水、紫藥水、感冒藥、防暑藥品等。
7、車隊(duì)準(zhǔn)備三臺(tái)全新大客車做為應(yīng)急車輛,備用車輛提前等候在各主要地段,以確保15分鐘內(nèi)到達(dá)事發(fā)現(xiàn)場。
8、安全員應(yīng)購置一些車輛易壞、易損的配件,存放于公司倉庫。
9、公司調(diào)度員全天候守候在電腦前,應(yīng)用公司對(duì)車輛的監(jiān)控系統(tǒng),隨時(shí)檢測(cè)、調(diào)控每一臺(tái)車輛的運(yùn)行情況。
三、安全事故應(yīng)急預(yù)案
1、報(bào)告程序:
(1)第一時(shí)間向110、120報(bào)警。(須在突發(fā)事件的三分鐘之內(nèi))
(2)再向組長、副組長報(bào)告。(須在突發(fā)事件的十分鐘之內(nèi))
(3)然后向車隊(duì)的安全員、調(diào)度員報(bào)告。
2、應(yīng)急措施:
(1)立即組織搶救傷者;
(2)組織乘客離開車輛;
(3)公司指揮車輛把未受傷的乘客接走。接待方案篇3
為充分體現(xiàn)我項(xiàng)目部日常精細(xì)化管理水平和全體管理人員的精神面貌,現(xiàn)特制訂我項(xiàng)目部“關(guān)于迎接各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作接待方案”,此方案就接待檢查中各個(gè)部門及相關(guān)人員的任務(wù)分工做出了明確。期望項(xiàng)目全體管理人員在今后的接待工作中嚴(yán)格按照此辦法執(zhí)行,切實(shí)做好各項(xiàng)服務(wù)工作。
一、迎接小組成員名單:
組長:___
副組長:___
組員:_____
二、任務(wù)分工:
(一)針對(duì)具體狀況,魏友斌及時(shí)做迎接檢查工作任務(wù)部署和安排,并在迎接任務(wù)部署中進(jìn)行全面動(dòng)態(tài)跟蹤,確保各項(xiàng)迎接準(zhǔn)備工作保質(zhì)保量完成。
(二)根據(jù)工作部署和安排,杭曉光負(fù)責(zé)落實(shí)現(xiàn)場安全禮貌施工工作部署,確?,F(xiàn)場施工道路通暢、整潔、無積水,施工現(xiàn)場整潔,材料堆碼整齊,臨邊防護(hù)、安全防護(hù)到位,現(xiàn)場標(biāo)識(shí)標(biāo)牌、迎接檢查橫幅掛設(shè)到位,確保施工現(xiàn)場貼合《重慶市安全禮貌施工工地檢查標(biāo)準(zhǔn)》的要求。此項(xiàng)工作由安全部門負(fù)責(zé)人李來華及材料部門負(fù)責(zé)人杜瑋協(xié)助實(shí)施完成。
(三)針對(duì)工作部署和安排,強(qiáng)安鵬負(fù)責(zé)落實(shí)工程實(shí)體質(zhì)量控制,對(duì)于現(xiàn)場存在的質(zhì)量問題及時(shí)要求進(jìn)行必要的整改和補(bǔ)救措施(如爆模、漏漿、蜂窩麻面等混凝土外觀成型質(zhì)量)。同時(shí),將工程實(shí)際實(shí)施狀況構(gòu)成書面文字匯報(bào)材料。此項(xiàng)工作由鄭時(shí)春、楊賀龍協(xié)助實(shí)施。
(四)根據(jù)工程實(shí)際狀況,由吳銳負(fù)責(zé)將合同履約狀況構(gòu)成書面匯報(bào)材料,此項(xiàng)工作由田雯協(xié)助實(shí)施。
(五)由吳建松負(fù)責(zé)迎接檢查的后勤保障及相關(guān)行政工作,具體包括:辦公區(qū)清潔衛(wèi)生,會(huì)議室迎接檢查橫幅掛設(shè),會(huì)議室擺放鮮花、水果、香煙、礦泉水,茶水等。此項(xiàng)工作由李曉明協(xié)助實(shí)施。
(六)迎接活動(dòng)中:
1、全體管理人員統(tǒng)一著項(xiàng)目工作服,佩戴胸牌及安全帽成兩列隊(duì)伍列隊(duì)歡迎。強(qiáng)安鵬負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)到場后的迎賓工作,黃忠文、杜瑋負(fù)責(zé)攝像,田雯、施洪鑫、李曉明負(fù)責(zé)分發(fā)安全帽。
2、進(jìn)入施工現(xiàn)場后由魏友斌陪同,其余管理人員跟隨,陪同人員務(wù)必從始至終陪到底,中途不得離開結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際狀況,魏友斌介紹工程概況并對(duì)檢查中的提問做回答。檢查過程中針對(duì)工程實(shí)體,強(qiáng)安鵬對(duì)工程實(shí)體質(zhì)量和施工過程新工藝新標(biāo)準(zhǔn)做補(bǔ)充介紹。
3、現(xiàn)場檢查后,全體管理人員參加現(xiàn)場會(huì)議。魏友斌主持會(huì)議并首先做工作匯報(bào)。匯報(bào)材料應(yīng)包括工程概況、工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同履約狀況。匯報(bào)后懇請(qǐng)給予意見和推薦。會(huì)議中,由李曉明負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)工作,吳建松做會(huì)議紀(jì)要。
上述方案根據(jù)項(xiàng)目部實(shí)際狀況制定,期望各部門及相關(guān)人員嚴(yán)格按照此方案執(zhí)行。接待方案篇4
客戶接待是我們從事商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要組成部分,是我們進(jìn)行商務(wù)洽談、客戶溝通的有效載體。一次優(yōu)質(zhì)的客戶接待活動(dòng)既能充分展示我司業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)、談判技能、組織能力及協(xié)調(diào)能力,又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實(shí)力,更能促進(jìn)雙方合作的順利進(jìn)行,促進(jìn)項(xiàng)目洽談的順利展開,同時(shí),還能促使新合作項(xiàng)目的生成,將雙方的合作提高到戰(zhàn)略伙伴合作的層面。因此,一次考慮全面、服務(wù)周到的客戶接待活動(dòng)對(duì)于生產(chǎn)型企業(yè)的銷售工作推進(jìn)起著舉足輕重的作用。
一、客戶來訪的一般目的:
在我們業(yè)務(wù)人員和客戶進(jìn)行郵件溝通的過程中,客戶很可能提到要來公司訪問,同時(shí),我司業(yè)務(wù)人員也會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候邀請(qǐng)客戶來我司考察訪問,以加深雙方的溝通和了解,促進(jìn)雙方合作的進(jìn)行。那么,我們首先要了解清楚客戶來訪的目的,通常不外乎以下幾種:
1、考察工廠以便了解我公司的生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品品質(zhì)等基本運(yùn)作情況,同時(shí)了解我司的生產(chǎn)體系、質(zhì)量控制體系和研發(fā)體系等等。這些客戶往往是新客戶,只是通過網(wǎng)站、展會(huì)、客戶介紹等方式了解到我們公司并產(chǎn)生了強(qiáng)烈的合作意向,但對(duì)于我司企業(yè)實(shí)體了解不深,因此,實(shí)地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。
2、進(jìn)行項(xiàng)目洽談,這樣的客戶往往是和我司相關(guān)業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有過幾次溝通,而且在相關(guān)展會(huì)上已經(jīng)看到過我們的產(chǎn)品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項(xiàng)目,是有備而來的。目的就是討論現(xiàn)有項(xiàng)目的合作,包括相關(guān)技術(shù)問題、價(jià)格問題、付款方式、交貨期等內(nèi)容的實(shí)質(zhì)性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的,因此,接待時(shí)不僅要有專業(yè)技術(shù)人員陪同,公司領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)適時(shí)參加接待和談判。
3、驗(yàn)貨為主,順便了解公司最新發(fā)展情況。這樣的客戶通常已經(jīng)和我們公司開始有了訂單的合作基礎(chǔ)。來訪的主要目的是對(duì)我司的產(chǎn)品質(zhì)量和品質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)。同時(shí),手中有一定的新項(xiàng)目,如果談的愉快,新項(xiàng)目生成的可能性極大。這類客戶往往會(huì)被我們的業(yè)務(wù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)忽視,因?yàn)榭蛻舸饲耙呀?jīng)來訪過,而且大家合作正常進(jìn)行,但我們往往會(huì)忽略客戶新項(xiàng)目的生成。
4、投訴為主,順便對(duì)我們公司進(jìn)行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想,是因?yàn)樗_實(shí)是一個(gè)很好的合作伙伴;怕,是因?yàn)槲覀兇饲坝袑?duì)不住客戶的地方,擔(dān)心談不好會(huì)傷害并可能丟失了客戶。但,這樣的客戶,我們恰恰必須要充分重視。
5、雙方公司進(jìn)行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過,來之前或許也沒有預(yù)約。這樣的客戶和咱的關(guān)系已經(jīng)很鐵了。來一下只是加強(qiáng)溝通,順帶看看正在合作的訂單運(yùn)轉(zhuǎn)情況。
二、客戶來訪之前的準(zhǔn)備工作
一旦確認(rèn)客戶來訪,我們的業(yè)務(wù)人員必須認(rèn)真、細(xì)致地做好相關(guān)準(zhǔn)備工作,針對(duì)客戶來訪目的`,我們必須根據(jù)公司相關(guān)流程和制度,針對(duì)性地做好安排:
1、了解客戶
對(duì)于老客戶來訪,我們不需要對(duì)客戶進(jìn)行深層次的了解。但對(duì)于新客戶來訪,我們必須慎重,必須詳細(xì)了解清楚客戶的實(shí)際狀況和來訪的真正用意。如果發(fā)現(xiàn)客戶公司實(shí)體并不存在或者是和我司的產(chǎn)品相似的制造型企業(yè),我們必須謹(jǐn)慎對(duì)待客戶來訪。因此,客戶調(diào)查是非常重要的,業(yè)務(wù)人員必須通過網(wǎng)站查詢、客戶溝通等方式認(rèn)真填寫表1.
2、邀請(qǐng)函及相關(guān)來訪入境手續(xù)
在客戶確定來訪后,業(yè)務(wù)人員必須和客戶詳細(xì)溝通,了解客戶是否需要我司制作來訪邀請(qǐng)函,以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協(xié)助提供相關(guān)其它證明材料如:我國政府部門需要審核對(duì)方的資信情況身份情況等材料,那么我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該在客戶確定來訪前協(xié)助辦理,以便客戶順利入境。
3、客戶的行程安排
在確認(rèn)客戶來訪后,業(yè)務(wù)人員應(yīng)充分了解客戶此次來訪的行程安排,客戶通常情況下不會(huì)只是因?yàn)榘菰L我們公司而進(jìn)入中國。一般是同時(shí)考察幾個(gè)供應(yīng)商,或者是展會(huì)結(jié)束來訪,因此,業(yè)務(wù)人員應(yīng)該事先和客戶溝通確認(rèn)好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應(yīng)商考察,應(yīng)該幫助客戶做好相關(guān)聯(lián)系和對(duì)接工作。
4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認(rèn)
客戶確認(rèn)來訪并已經(jīng)辦好VISA卡后,通常會(huì)告訴業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確的航班信息,這時(shí),我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系客戶,盡量讓客戶不要直飛上海,可以通過香港轉(zhuǎn)機(jī)到南京,這樣一來可以節(jié)省我們接機(jī)的時(shí)間,二來可以為我司節(jié)省一定的用車費(fèi)用。
航班信息確認(rèn)完畢后,要同時(shí)詢問客戶是否需要我司代為預(yù)定酒店,以便安排住宿。酒店住宿費(fèi)用通常由客人自行支付,但我們的業(yè)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)詢問并協(xié)助客戶預(yù)定酒店。
客戶來訪之前,業(yè)務(wù)人員必須根據(jù)來訪客戶數(shù)量提前兩天填寫用車申請(qǐng)單交行政部,以便及早安排好車輛接送客戶。見表2:
5、參與接待人員對(duì)接
根據(jù)前期的溝通,業(yè)務(wù)人員應(yīng)該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內(nèi)容,為此,業(yè)務(wù)人員應(yīng)提前一天和相關(guān)技術(shù)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通,并請(qǐng)相關(guān)技術(shù)人員在接待時(shí)給予協(xié)助和支持。同時(shí),應(yīng)提前將客戶來訪信息匯報(bào)給部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總,以便準(zhǔn)確把握客戶意圖,保證洽談進(jìn)程順利進(jìn)行,并對(duì)相關(guān)可能出現(xiàn)的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級(jí)別相應(yīng)知會(huì)部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理,以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層領(lǐng)導(dǎo)參加,必須提前2天書面告知總經(jīng)辦,以便確認(rèn)董事長等高層領(lǐng)導(dǎo)是否可以參加。
6、資料準(zhǔn)備
客戶來訪前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)事先認(rèn)真整理好和該客戶溝通過的相關(guān)資料,如:洽談合作的產(chǎn)品情況、價(jià)格情況、技術(shù)改進(jìn)情況、模具開設(shè)情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關(guān)合同、報(bào)價(jià)及其他重要資料。有關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)參數(shù)、使用說明等應(yīng)事先與研究院或技術(shù)部門相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤。并就這些信息和部門經(jīng)理及外貿(mào)部副總進(jìn)行事先溝通,以促進(jìn)談判的順利進(jìn)行。更重要的是,在談判前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)對(duì)擬洽談合作的產(chǎn)品情況進(jìn)行充分了解,以便談判現(xiàn)場能夠迅速反應(yīng)并隨時(shí)回答客戶的有關(guān)提問。
7、會(huì)談必備用品準(zhǔn)備
客戶來訪的前一天,業(yè)務(wù)人員必須事先告知行政部來訪人數(shù)、需要準(zhǔn)備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數(shù)量,展廳使用時(shí)間,多媒體教室使用時(shí)間,會(huì)議室使用時(shí)間,是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求,以便行政部做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。行政部必須在客戶進(jìn)入會(huì)議室前10分鐘必須把會(huì)議室空調(diào)打開,并將所有準(zhǔn)備資料和用品準(zhǔn)備到位。
8、備用金準(zhǔn)備
為保證客戶來訪期間的資金使用充足,業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)來訪客戶數(shù)量、到達(dá)時(shí)間等信息事先按照相關(guān)手續(xù)從財(cái)務(wù)部預(yù)借部分備用金,以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。
9、就餐準(zhǔn)備
客戶來訪之前應(yīng)根據(jù)客戶在我司考察的時(shí)間情況合理安排就餐,如果客戶當(dāng)日返回,中午應(yīng)該宴請(qǐng)客戶,并有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加。如果客戶次日或隔日離開,午餐應(yīng)從簡,由業(yè)務(wù)員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐,晚餐則應(yīng)有部門經(jīng)理或外貿(mào)部副總參加或公司其他領(lǐng)導(dǎo)參與宴請(qǐng)客戶,宴請(qǐng)酒店地點(diǎn)應(yīng)事先和外貿(mào)部副總溝通好以便外貿(mào)部副總安排后援部及早做好預(yù)定。
三、會(huì)談流程
客戶來訪的整個(gè)會(huì)談進(jìn)程主要分為觀看錄像了解公司的發(fā)展歷程、參觀展廳、企業(yè)情況PPT介紹、項(xiàng)目合作討論等部分,這幾個(gè)部分可以相互交錯(cuò)或同時(shí)進(jìn)行,但需要注意以下幾點(diǎn):
1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后,主接待業(yè)務(wù)員(該客戶對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)人員,同時(shí)也是會(huì)議的主持人)應(yīng)起身先做自我介紹,然后按照職級(jí)依次向客戶介紹我司參與接待人員,介紹完畢后再用中文依次向我司領(lǐng)導(dǎo)介紹客戶方代表,如果客戶方只有1人,就不需要介紹了。
2、人員情況介紹完畢后,主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)介紹并說明整個(gè)會(huì)談的主題。在主接待業(yè)務(wù)員介紹和講解期間,配合接待的業(yè)務(wù)員(次接待業(yè)務(wù)員)應(yīng)隨時(shí)做好翻譯協(xié)助,以便我司相關(guān)人員能夠理解。
3、對(duì)于公司介紹,如果沒有錄像資料介紹,由主接待業(yè)務(wù)員統(tǒng)一按照已經(jīng)審核確認(rèn)的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認(rèn)真聽取客戶隨時(shí)提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應(yīng)請(qǐng)相關(guān)在場領(lǐng)導(dǎo)給予解答,并同時(shí)做好翻譯協(xié)助。
4、新來訪客戶通常在主接待業(yè)務(wù)員介紹完畢后會(huì)介紹該公司的相關(guān)情況,主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)做好對(duì)應(yīng)翻譯工作。
5、項(xiàng)目洽談,可以在會(huì)議室進(jìn)行,也可以在引領(lǐng)客戶參觀展廳期間同時(shí)進(jìn)行交流與溝通。項(xiàng)目洽談過程中,應(yīng)建議公司相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)以適當(dāng)方式回避,以保證公司領(lǐng)導(dǎo)的最終決定不收談判內(nèi)容的影響。即便項(xiàng)目洽談在展廳有過討論,最終的項(xiàng)目確認(rèn)仍必須在會(huì)議室進(jìn)行。
6、會(huì)談全部進(jìn)程之中,次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)做好會(huì)議洽談全部內(nèi)容的詳細(xì)記錄和整理工作,會(huì)談結(jié)束后,次接待業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做好會(huì)談紀(jì)要,并請(qǐng)客戶和主接待業(yè)務(wù)員審核確認(rèn),雙方簽字各保留一份正本。會(huì)談紀(jì)要的英文模板如下:
7、客戶接待的全過程中間,次接待人員應(yīng)隨時(shí)協(xié)助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設(shè)備、輔助人員等的補(bǔ)充工作,同時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場圖片的拍攝及錄像工作。
四、會(huì)談后續(xù)工作
1、會(huì)談結(jié)束后,次接待人員應(yīng)清理好會(huì)議室并將相關(guān)資料設(shè)備交還給相關(guān)部門。
2、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)陪同客戶共進(jìn)午餐或晚餐。通常情況下,客戶如果在我司吃晚飯,午餐應(yīng)以簡單的工作餐招待。和客戶共進(jìn)晚餐的情況下,應(yīng)有相應(yīng)部門經(jīng)理或副總參與,重要客戶應(yīng)事先邀請(qǐng)公司高層領(lǐng)帶參與。并在晚餐前贈(zèng)送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開,午餐應(yīng)視為正餐,按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)招待。
3、主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)隨時(shí)保持和行政部的溝通,以保證用車的順利,決不可因我司人員疏忽導(dǎo)致客戶久等或不能正常用車。并及時(shí)安排將客戶送至相應(yīng)的火車站或機(jī)場。
五、訪問后期工作
1、客戶訪問結(jié)束的第二天,主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)將雙方確認(rèn)的會(huì)談紀(jì)要翻譯成中文,并于當(dāng)日和相關(guān)生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)部門就相關(guān)技術(shù)問題、交貨期等信息進(jìn)行確認(rèn),需要下達(dá)生產(chǎn)、改進(jìn)、開模、研發(fā)等任務(wù)通知的應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)完畢。
2、客戶訪問結(jié)束后的第二天,應(yīng)立即整理出1份內(nèi)容詳細(xì)并包含會(huì)談紀(jì)要附件的答謝信給客戶,并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿(mào)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)將我司技術(shù)人員提供的有關(guān)改進(jìn)、開模、研發(fā)等的最新信息告知客戶,以便客戶及時(shí)掌握和了解我司的反饋信息,同時(shí)明確洽談中未決事宜的完成時(shí)間表及重要事項(xiàng)。郵件中可以將客戶來訪時(shí)的相關(guān)照片一并發(fā)送給客戶。注意:為防止郵件過大堵塞客戶郵箱,所有照片應(yīng)復(fù)制到WORD并壓縮后以文檔形式發(fā)出,應(yīng)確保整個(gè)郵件容量不超過1MB。
六、注意事項(xiàng)
1、客戶接待從最初的聯(lián)系準(zhǔn)備到接待結(jié)束到后續(xù)工作推進(jìn)整個(gè)過程中,主接待業(yè)務(wù)員應(yīng)完成各相關(guān)表格的填寫,并于后續(xù)工作正式推進(jìn)的第二天提交給外貿(mào)部副總備案留存。
2、有關(guān)客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業(yè)務(wù)談判禮儀要求等知識(shí)各位在學(xué)校和前期的工作中都有所涉及和了解,在此不作詳細(xì)講解。不清楚的可以上網(wǎng)查詢。如有必要,我們將在以后的培訓(xùn)中專門講解。接待方案篇5
為了認(rèn)真做好20__級(jí)新生接待工作,按照“熱情、周到、安全、高效”的工作原則,結(jié)合我校的實(shí)際情況,制定了以下方案。
一、時(shí)間安排
1.各學(xué)院及有關(guān)部門從9月20日下午16:00開始接待新生,正式報(bào)到手續(xù)辦理時(shí)間為9月21日8:00至22:00;
2.__科技學(xué)院新生報(bào)到時(shí)間為9月11日;
3.__科技學(xué)院新生報(bào)到時(shí)間為9月22日。
二、報(bào)到地點(diǎn)
1.__校區(qū):體育館(部門)、成功廣場(學(xué)院)。
2.__校區(qū):圖書館(部門)、行政廣場(系)。
三、前期準(zhǔn)備工作
1.營造迎新宣傳氛圍,包括“3問”噴繪和宣傳橫幅的制作(宣傳部)。
2.迎新宣傳櫥窗、網(wǎng)頁等內(nèi)容的及時(shí)更新(宣傳部、各部門、各學(xué)院)。
3.校園周邊交通管制協(xié)調(diào)、停車場地的安排及校內(nèi)車輛停放調(diào)度、宿舍區(qū)車輛通道的開放、外來車輛的停放、新生接待秩序維護(hù)、治安巡邏、校區(qū)各開放門口的監(jiān)管及秩序整治等(保衛(wèi)處)。
4.交通示意圖的制作、沿路指示牌、與交警的協(xié)調(diào)溝通(保衛(wèi)處)。
5.校園營銷的管理及監(jiān)控(學(xué)生處、保衛(wèi)處)。
6.__校區(qū)及__校區(qū)迎新場地布置(含體育館及圖書館內(nèi)各部門辦理報(bào)到手續(xù)場地的布置),校門迎新照明燈具安裝等準(zhǔn)備(后勤服務(wù)處、學(xué)生處、__學(xué)院)。
7.新生入學(xué)指南專題網(wǎng)頁(招生就業(yè)指導(dǎo)處)。
8.制定__學(xué)院20__級(jí)新生接待工作方案、新生報(bào)到手續(xù)辦理場地位置安排、新生報(bào)到注冊(cè)流程圖(學(xué)生處)。
9.新生報(bào)到材料:新生花名冊(cè)、新生報(bào)到手續(xù)單、校園平面圖、新生接待工作證、緩交學(xué)費(fèi)申請(qǐng)表等材料的印制(學(xué)生處、招就處、__技術(shù)學(xué)院)。
10.落實(shí)迎新接待人員、老生教育與志愿者組織安排(有關(guān)部門、各學(xué)院)。
11.新生生源狀況及基本信息的熟悉、分析(招生就業(yè)指導(dǎo)處、各學(xué)院)。
12.新生各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作檢查(校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、學(xué)生處、宣傳部、后勤服務(wù)處、保衛(wèi)處、__技術(shù)學(xué)院)。
四、報(bào)到接待工作
1.新生接待(各學(xué)院、校團(tuán)委、學(xué)生會(huì))。
2.新生家長座談交流活動(dòng)(各學(xué)院)。
3.新生報(bào)到統(tǒng)計(jì)等工作(各學(xué)院、招就處)。
4.設(shè)置“綠色通道”,辦理家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生入學(xué)手續(xù)(各學(xué)院)。
5.收費(fèi)、校園卡制作、戶口遷移、身份證辦理等(計(jì)劃財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處)。
6.校園廣播宣傳、迎新錄像攝制、新聞宣傳報(bào)道(宣傳部)。
7.迎新現(xiàn)場臨時(shí)醫(yī)療服務(wù)點(diǎn)(后勤服務(wù)處)。
五、始業(yè)教育
1.制定新生始業(yè)教育工作方案(學(xué)工部、各學(xué)院)。
2.《學(xué)生管理規(guī)章制度匯編》、新生自律承諾等始業(yè)教育材料(學(xué)工部、學(xué)生處、__學(xué)院)。
3.新生安全法制教育、《學(xué)生安全知識(shí)手冊(cè)》材料(保衛(wèi)處)。
4.圖書館入館教育(圖書館)。
5.學(xué)校成立55周年成就展(宣傳部)。
6.新生體檢工作(后勤服務(wù)處)。
7.學(xué)生軍訓(xùn)準(zhǔn)備工作(體軍部)。
8.始業(yè)教育教室、新生晚自習(xí)專用教室安排(教務(wù)處、各學(xué)院)。
9.開學(xué)典禮的組織(學(xué)生處牽頭,方案另行制定)。
六、后勤保障工作
1.校園美化、凈化工作(后勤服務(wù)處)。
2.新生入學(xué)宿舍安排、床上用品準(zhǔn)備、餐飲延時(shí)準(zhǔn)備(學(xué)生處、后勤服務(wù)處、各學(xué)院)。
3.新生家長住宿、少數(shù)民族學(xué)生飲食問題、新生行李等運(yùn)輸工具準(zhǔn)備(后勤服務(wù)處、各學(xué)院等)。
4.學(xué)生繳費(fèi)情況了解、相關(guān)票據(jù)打印、校園一卡通制作(計(jì)劃財(cái)務(wù)處)。
5.校園衛(wèi)生大掃除、環(huán)境衛(wèi)生檢查整治(含宿舍)(后勤服務(wù)處、學(xué)生處)。
6.迎新車輛調(diào)度及使用(團(tuán)委、后勤服務(wù)處)。
7.__校區(qū)體育館及定海校區(qū)圖書館網(wǎng)線布置(公共實(shí)驗(yàn)與網(wǎng)絡(luò)中心)。
8.新生教材發(fā)放等教學(xué)準(zhǔn)備工作(教務(wù)處)。
七、其他
1.新生班主任及新任輔導(dǎo)員培訓(xùn)(學(xué)生處)。
2.天氣因素、安全問題等應(yīng)急方案準(zhǔn)備(辦公室、學(xué)生處、保衛(wèi)處、后勤服務(wù)處等)。
3.因迎新工作需要,9月21日學(xué)校校車正常開通。
4.__學(xué)院、__學(xué)院迎新工作方案可參照本方案執(zhí)行。
5.__學(xué)院的迎新工作與學(xué)校同步進(jìn)行,具體迎新方案自行制定。
6.研究生的迎新工作由研究生處自行安排。接待方案篇6
一、接待原則:熱烈、簡潔、節(jié)約
二、接待時(shí)間:20__年9月27日上午8:00;28日上午6:30。
三、接待內(nèi)容
來賓登記、接收捐贈(zèng)、發(fā)放宣傳品、安排住宿、用餐、交通、安全保衛(wèi)、后勤保障等。
四、接待地點(diǎn)
滄州市迎賓館、一中校園內(nèi)。
五、接待指揮
總指揮:常樹青
副總指揮:馬長水、曹亞會(huì)、張欣力
六、來賓簽到、參觀校園及休息接待
簽到組負(fù)責(zé)人:常城、牛來恒、沈云、潘峰、于向東、張興剛、趙壽峰、孟祥勇、張志堯、張紅
參加接待領(lǐng)導(dǎo):劉月廷、錢衛(wèi)軍、顧新立、宋學(xué)濤、郭樹發(fā)
(一)27日特邀嘉賓報(bào)到
時(shí)間:27日,從8:00開始,全天報(bào)到。
1、滄州市迎賓館
負(fù)責(zé)人:提飛
成員:張江旭、宋揚(yáng)、張振凱
職責(zé):
(1)發(fā)放宣傳品、房間鑰匙、飯票、節(jié)目單、日常安排。按名單發(fā)放,僅限于學(xué)校發(fā)邀請(qǐng)函的特邀嘉賓。
(2)收捐贈(zèng)物品、錢款,嚴(yán)格做好捐贈(zèng)物品、錢款的登記、保管工作。
(3)題字、題詞:準(zhǔn)備好筆與題字本。
2、滄州一中體育館
負(fù)責(zé)人:張欣力
成員:李洪霞、劉玉新、牟桂珍
職責(zé):
(1)收捐贈(zèng)物品、錢款,嚴(yán)格做好捐贈(zèng)物品、錢款的登記、保管工作。
(2)題字、題詞:準(zhǔn)備好筆與題字本。
(二)28日簽到安排
1、校門口迎賓
負(fù)責(zé)人:沈云
教師:年輕教師2名,吳艷潔、張玉立
(1)迎賓組
成員:學(xué)校禮儀隊(duì)10人(高二年級(jí))
職責(zé):校門兩邊各站5人,身披綬帶,歡迎嘉賓入場;會(huì)議開始后,到指定地點(diǎn)會(huì)場后排,成一排就坐。
(2)導(dǎo)引組
成員:導(dǎo)引學(xué)生20名(高二年級(jí))
職責(zé):負(fù)責(zé)引領(lǐng)校友到特定地點(diǎn)簽到。
①校門口迎賓時(shí)間:28日上午6:30分開始。
②帶隊(duì)2名老師,負(fù)責(zé)現(xiàn)場協(xié)調(diào)、指揮工作。
2、校園內(nèi)來賓簽到:
簽到時(shí)間:6:30
簽到地點(diǎn):雕塑前,東西兩側(cè)。西側(cè)為特邀貴賓簽到處,東側(cè)為校友簽到處。
簽到小組:共10組,共需20張桌子,40把椅。
職責(zé):
①款簽到處負(fù)責(zé)接收捐款,其他簽到處教師負(fù)責(zé)簽到,捐物的登記、接收,以及校慶宣傳品的發(fā)放。
②學(xué)生每組4人,計(jì)10組40人,由本組負(fù)責(zé)人調(diào)度,按培訓(xùn)要求引領(lǐng)省市領(lǐng)導(dǎo)、知名校友到三樓會(huì)議室休息。
③休息室安排志愿者4名,為嘉賓服務(wù),慶典開始前20分鐘,引領(lǐng)校友及嘉賓前往運(yùn)動(dòng)場主會(huì)場。
第一簽到處:省內(nèi)外大學(xué)、中學(xué)簽到處
負(fù)責(zé)人:張紅
工作人員:宋揚(yáng)、王建坤、崔孟維
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第二簽到處:接收捐款簽到處
負(fù)責(zé)人:張欣力
工作人員:李洪霞、庫書尊、李偉
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第三簽到處:接收捐款簽到處
負(fù)責(zé)人:提飛
工作人員:張江旭、王雅慧、李婷婷
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第四簽到處:滄州學(xué)校簽到處
市直學(xué)校簽到處
負(fù)責(zé)人:牛來恒
工作人員:劉四清、于硯涵、李雪瑩
禮儀學(xué)生4人(高二年級(jí))
第五簽到處:特邀友好人士簽到處
負(fù)責(zé)人:常城
工作人員:宮麗雅、徐娜娜、代麗娟
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第六簽到處:校友簽到處
負(fù)責(zé)人:趙壽峰
工作人員:吳憲、閆舒靜、潘彥文
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第七簽到處:校友簽到處
負(fù)責(zé)人:于向東
工作人員:潘彥文、劉妙懷、劉正丹
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第八簽到處:校友簽到處
負(fù)責(zé)人:潘峰
工作人員:董娟娟、王建坤、李龍艷
禮儀學(xué)生4人:(高二年級(jí))
第九簽到處:校友簽到處
負(fù)責(zé)人:孟祥勇
工作人員:馮新、杜艷霞、顏杰
禮
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