(整理)文件歸檔整理方法和要求

4/4(整理)文件歸檔整理方法和要求歸檔文件整理方法和要求

檔案整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或材料，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程，要貫徹強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用的業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn)便、高效、科學(xué)地開展歸檔整理工作。歸檔整理工作分為三大部分：文書檔案整理、聲像檔案整理、實(shí)物檔案整理。

第一部分文書檔案整理

歸檔文件是以“件”為單位進(jìn)行整理的。各單位要注意按下面的步驟、要求、方法做好歸檔文件整理工作：

一、收集

即按單位編制的歸檔范圍收集文件材料。收集工作是做好檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，要充分重視各類文件的材料的收集。

1、凡已按8號(hào)令要求重新編制了本單位文件材料歸檔范圍的單位，要按職能科室、部門列出的歸檔條款逐項(xiàng)進(jìn)行收集。

2、中央、省駐常單位及部分企、事業(yè)單位還沒(méi)有完成歸檔范圍編制與審批程序的，在開展收集工作時(shí)，要參照8號(hào)令的要求結(jié)合本單位實(shí)際開展收集。

3、黨組會(huì)議、辦公會(huì)議等會(huì)議記錄，各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、調(diào)研文章，與個(gè)人利益密切相關(guān)、反映個(gè)人情況的材料，要注意收集。

4、職能科室、部門在各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作中，每個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，要納入收集范圍。

二、歸檔鑒定

即按檔案保管期限表確定所收集的文件是否應(yīng)歸檔保存。凡是反映本單位各種職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。國(guó)家檔案局8號(hào)令中對(duì)歸檔與不歸檔的說(shuō)明比較明確，要突出“以我為主”、“以人為本”的歸檔思想。

三、確定件

立檔單位對(duì)歸檔文件實(shí)行以“件”為單位進(jìn)行整理。一般以每份文件為一件進(jìn)行裝訂。正本與定稿、正文與附件、原件與復(fù)制件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)文與來(lái)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可作為一件。以及未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時(shí)間等）組合，可裝訂在一起作為一件。如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等。會(huì)議記錄一次會(huì)議作為一件。

四、裝訂

裝訂前要對(duì)破損、模糊的文件進(jìn)行修裱、復(fù)制，去掉原有的金屬物，并依據(jù)紙張的多少選取不同的裝訂法。紙張少的使用不銹鋼訂書針，紙張多的使用備用夾，備用夾裝訂不了的采用“三孔一線”。保管期限為10年或短期的不需重新拆裝，保持文件原貌即可。在裝訂時(shí)，采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊；采用左上角裝訂的應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

件內(nèi)文件的排序：

正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文件處理單放在文件前面。

五、分類

一般采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”的分類方法。注意正確判定文件所屬年度及保管期限。

1、按年度歸檔分類

（1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如計(jì)劃、總結(jié)和獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。電報(bào)則以發(fā)出的日期，判定文件所屬年度歸檔。

（2）跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件，同一問(wèn)題的來(lái)文和復(fù)文等。

（3）跨年度的會(huì)議或活動(dòng)材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔。

（4）幾份文件作為一件時(shí)，判定“件”的日期，以裝訂在前面的文件日期為準(zhǔn)。

（5）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（2年以內(nèi)），文件材料較少，形成的文件可以不分年，放在工作結(jié)束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，也可以分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度整理歸檔。

2、按保管期限分類

按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的要求，現(xiàn)在文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。

（1）已完成8號(hào)令審批工作的單位，文書檔案的保管期限采用永久、30年、10年來(lái)劃分。

（2）沒(méi)有完成8號(hào)令審批工作的單位，保管期限仍舊采用永久、長(zhǎng)期、短期的劃分方法。

3、按機(jī)構(gòu)分類

按機(jī)構(gòu)分類，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。原則上一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。如“辦公室”、“業(yè)務(wù)科”、“法規(guī)科”等。

4、按問(wèn)題分類

按問(wèn)題分類，就是按照文件內(nèi)容所說(shuō)明的問(wèn)題對(duì)歸檔文件分類。要求各類特點(diǎn)明確，不能互相包含。只有在不適合按機(jī)構(gòu)分類時(shí)，才采用問(wèn)題分類法。

一般不會(huì)采用單一的分類方法，而是采用復(fù)式分類法。

1、按“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限”分類

即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按機(jī)構(gòu)分類，再在組織機(jī)構(gòu)下面按保管期限分類。這種分類方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)不復(fù)雜的立檔單位。

2、按“年度—問(wèn)題—保管期限”分類

即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按問(wèn)題分類，再在年度下面按保管期限分類。這種方法多用于機(jī)構(gòu)變化復(fù)雜的機(jī)構(gòu)。

六、排列

在同一保管期限內(nèi)按事由結(jié)合時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。

事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較為緊密

的工作過(guò)程。同一事由的歸檔文件應(yīng)集中排列，不同事由歸檔文件的排列可以按時(shí)間、重要程度等方法。

七、編號(hào)

歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

歸檔章一般采用紅色印泥蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置，不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容。并按規(guī)定填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)等必備項(xiàng)。分類方案中設(shè)置了機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的應(yīng)予填寫。

歸檔章式樣如圖：

①全宗號(hào)：檔案館給立檔單位的。

②年度：指歸檔文件的形成年度。填寫時(shí)，采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“2008”。

③室編件號(hào)：歸檔文件的排列序號(hào)。室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)（例如，2008年形成的永久、30年、10年三個(gè)保管期限的歸檔文件，編號(hào)后形成3個(gè)流水號(hào)，即永久的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，30年期的從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)，10年期的也從“1”開始編一個(gè)流水件號(hào)。）

④機(jī)構(gòu)或問(wèn)題：分類方案中設(shè)置了機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的應(yīng)予填寫。一般不必填寫。

⑤保管期限：按歸檔鑒定時(shí)劃定的保管期限填寫。

⑥館編件號(hào)：暫不必填寫。

八、編目錄

應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一規(guī)范的格式編制歸檔文件目錄。要求采用市檔案局

開發(fā)的歸檔軟件或泰坦DARMS管理系統(tǒng)生成并打印出目錄。目錄要求一式三份，一份放在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面供平時(shí)利用，一份放在檔案室留存?zhèn)溆谩?/p>

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和

歸檔文件目錄的填寫

（1）件號(hào)。填寫室編件號(hào)。

（2）責(zé)任者。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。責(zé)任者可以是一個(gè)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)，或者是一個(gè)人或若干人。填寫時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，注意不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等。

（3）文號(hào)。填歸檔文件上的發(fā)文號(hào)。

（4）題名。即填歸檔文件上的標(biāo)題。一般情況下，文件只有一個(gè)題名（正題名），填寫時(shí)照實(shí)錄入；有的文件還有副題名，當(dāng)正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名無(wú)須錄入；當(dāng)文件沒(méi)有題名，或以文種作為題名時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”；會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；會(huì)議記錄要以一次會(huì)議的記錄作為一件，并擬寫題名。有些歸檔文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說(shuō)明，在正件與附件作為一件時(shí)，可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號(hào)。

（5）日期。填寫歸檔文件的形成時(shí)間，即發(fā)文時(shí)間（文件的落款時(shí)間）。具體填寫日期項(xiàng)時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、

日，如2006年10月5日，標(biāo)注為20061005。作兩排書寫，文件上若未注明日期，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。

（6）頁(yè)數(shù)。填寫一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以文件中有圖文（指與文件內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等）的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁(yè)面數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。來(lái)文與復(fù)文，正本與定稿等作為一件時(shí)，統(tǒng)計(jì)頁(yè)數(shù)應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁(yè)數(shù)相加作為該件的頁(yè)數(shù)。如關(guān)于××問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)分別為4頁(yè)和1頁(yè)，作為一件時(shí)，該件頁(yè)數(shù)應(yīng)為5頁(yè)。標(biāo)識(shí)頁(yè)碼時(shí)，使用鉛筆在正面的右下角和反面的左下角進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

（7）備注。填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些文件須說(shuō)明的情況較多，備