市干部人事檔案工作的調(diào)研報(bào)告

市干部人事檔案工作的調(diào)研報(bào)告2018年市干部人事檔案工作的調(diào)研報(bào)告

為進(jìn)一步提高我市干部人事檔案管理水平，推動(dòng)干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的全面開(kāi)展，市委組織部對(duì)全市干部人事檔案工作的基本情況進(jìn)行了調(diào)查摸底，并抽調(diào)人員組成調(diào)研組，到未評(píng)定干部人事檔案目標(biāo)管理等級(jí)的縣、區(qū)委組織部、人事（勞）局，部分市屬單位開(kāi)展工作調(diào)研。從調(diào)研的情況看，全市干部人事檔案工作的總體情況比較好。但是，與干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)的有關(guān)要求相比，還存在一定的差距，有待于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)。

一、干部人事檔案工作調(diào)研基本情況

結(jié)合我市管檔單位較多的實(shí)際情況，此次干部人事檔案工作調(diào)研通過(guò)面上調(diào)研和點(diǎn)上調(diào)研相結(jié)合的方式進(jìn)行。

（一）面上調(diào)研

在全市386個(gè)縣、區(qū)和單位發(fā)放《干部人事檔案工作基本情況調(diào)查表》，其中縣區(qū)12個(gè)，市直機(jī)關(guān)事業(yè)單位97個(gè)，市管企業(yè)19個(gè)，二層管檔單位258個(gè)。

截止2009年，全市386個(gè)管檔單位共管理干部人事檔案350894卷（含各級(jí)人事代理機(jī)構(gòu)管檔數(shù)），其中干部檔案242106卷，工人檔案108788卷；已審核整理的檔案65906卷，其中在職干部50249卷，離退休干部15657卷。管檔500卷以上的單位80個(gè)；管檔50卷至500卷的202個(gè)；管檔20卷至50卷的38個(gè)；管檔不足20卷的66個(gè)。

管檔單位中，有367個(gè)實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房“三鐵”（即鐵門、鐵窗、鐵柜），占管檔單位數(shù)的95.1%；有14個(gè)單位實(shí)現(xiàn)了“三室分開(kāi)”（即檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室分開(kāi)），占3.6%。有105個(gè)單位實(shí)現(xiàn)了“二室分開(kāi)”（即檔案庫(kù)房分開(kāi)，辦公室與閱檔室合一），占27.2%。

（二）點(diǎn)上調(diào)研

在面上調(diào)研的基礎(chǔ)上，市委組織部重點(diǎn)選擇了50個(gè)有代表性的縣、區(qū)，單位開(kāi)展點(diǎn)上調(diào)研，其中，縣、區(qū)委組織部8個(gè)，市直部委辦局、開(kāi)發(fā)區(qū)29個(gè)，二層管檔單位［含縣（區(qū)）人事（勞）局］13個(gè)。調(diào)研側(cè)重從干部人事檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、庫(kù)房建設(shè)及設(shè)施設(shè)備的配置情況；干部人事檔案的管理體制；干部人事檔案管理部門履行職責(zé)和建立健全有關(guān)制度的情況；在干部人事檔案收集、整理、利用、轉(zhuǎn)遞及信息化建設(shè)等方面的情況；開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的情況，存在的突出問(wèn)題；開(kāi)展宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)的情況等七個(gè)方面進(jìn)行全面深入地了解。

點(diǎn)上調(diào)研共邀請(qǐng)有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人及主管部門、二層單位檔案員220多人召開(kāi)座談會(huì)37個(gè)，發(fā)放《干部人事檔案工作調(diào)查問(wèn)卷》50份，抽查干部人事檔案100卷，檢查檔案庫(kù)房50個(gè)。座談中，與會(huì)人員提出有關(guān)干部人事檔案工作的意見(jiàn)建議近百條（大部分意見(jiàn)相類似）。

50個(gè)調(diào)研單位中，管檔500卷以上的單位19個(gè)；管檔50至500卷的27個(gè)；管檔20卷至50卷的1個(gè)；不足20卷的3個(gè)。實(shí)現(xiàn)“二室分開(kāi)”的15個(gè)，“三室分開(kāi)”的2個(gè)，按照目標(biāo)管理的要求，庫(kù)房面積達(dá)標(biāo)的17個(gè)。

二、我市干部人事檔案工作的特點(diǎn)及存在的主要問(wèn)題

（一）特點(diǎn)

1、領(lǐng)導(dǎo)比較重視。一是組織機(jī)構(gòu)健全。各管檔單位由分管干部工作的領(lǐng)導(dǎo)直接抓干部人事檔案工作，均配有專（兼）職的檔案管理員。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看，有35個(gè)單位成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組。二是經(jīng)費(fèi)基本到位。大部分單位近年來(lái)都下?lián)芰藢ｍ?xiàng)經(jīng)費(fèi)添置相關(guān)的設(shè)施設(shè)備。三是部分單位的達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)正在穩(wěn)步開(kāi)展，制訂工作方案及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并抽調(diào)人員開(kāi)展檔案的收集、整理和歸檔工作。

2、硬件配備基本到位。一是從面上調(diào)研情況看，絕大部分管檔單位的.檔案保管都具備了“三鐵”。二是“六防”設(shè)施基本到位，大部分單位配備了密集架或鐵制檔案柜及計(jì)算機(jī)、空調(diào)、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)施設(shè)備。

3、管理制度比較健全。點(diǎn)上調(diào)研的單位大部分都建立了查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度，管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度。部分單位做到了制度上墻。平時(shí)工作基本能做到按制度辦事。

4、基本按照要求進(jìn)行收集、整理和裝訂。點(diǎn)上調(diào)研的單位大部分能按《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求收集各種應(yīng)歸檔的材料，建立有收集網(wǎng)絡(luò)；按照《干部人事檔案整理工作細(xì)則》的要求進(jìn)行整理，分類基本準(zhǔn)確，加工比較合理。

（二）存在的主要問(wèn)題及原因

1、部分單位抓工作不積極主動(dòng)，人員配備不到位，經(jīng)費(fèi)得不到保障。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作還存在“說(shuō)起來(lái)重要，干起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的觀念，對(duì)干部人事檔案工作抓得不緊，不積極主動(dòng)開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。工作中還存在有人管但管不到位，專職不專，兼職不兼的情況。檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)不到位，還存在計(jì)算機(jī)、檔案柜等設(shè)施設(shè)備陳舊、缺配的情況。

2、分級(jí)管理體制不夠合理，檔案管理不到位。這一不合理現(xiàn)狀主要存在于縣、區(qū)。有的縣、區(qū)委組織部管理所有機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部的檔案，管檔數(shù)特別多，如XX縣縣委組織部管檔8398卷，XX縣縣委組織部管檔5715卷；有的只管理機(jī)關(guān)（含參公）干部檔案；有的只管理科級(jí)干部檔案。有的縣、區(qū)委組織部因庫(kù)房、人員等條件的限制，未按分級(jí)管理的要求將檔案管理權(quán)限下放到人事、教育、衛(wèi)生等部門實(shí)行相對(duì)集中管理，導(dǎo)致管理不到位。

3、檔案庫(kù)房達(dá)標(biāo)率低。從面上調(diào)研的情況看，庫(kù)房實(shí)現(xiàn)“二室分開(kāi)”、“三室分開(kāi)”的單位僅占全部管檔單位的30.8%，點(diǎn)上調(diào)研的比例也只有34%。許多單位特別是市直機(jī)關(guān)單位受辦公場(chǎng)地的限制，干部人事檔案與文書檔案共放一室，還有部分單位將干部人事檔案放在辦公室內(nèi)，這樣非常不利于干部人事檔案的保管保護(hù)?？h、區(qū)的情況也不容樂(lè)觀。個(gè)別縣、區(qū)的管檔單位管理上萬(wàn)卷檔案，但因庫(kù)房太窄，檔案都已堆到天花板。還有的檔案庫(kù)房陳舊，未安裝鐵窗，天花板漏（雨），沒(méi)有落實(shí)專項(xiàng)資金進(jìn)行維修。

4、利用計(jì)算機(jī)管理干部人事檔案信息化程度太低。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看，大部分單位沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)輔助管理干部人事檔案工作的意識(shí)，即使意識(shí)到了，也沒(méi)有下定決心花費(fèi)人力和物力去建立干部人事檔案信息庫(kù)；即使建立信息庫(kù)了，也沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)更新。全市在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理干部人事檔案信息方面還停留在比較初級(jí)的階段。

5、案卷整體質(zhì)量不夠高。從點(diǎn)上調(diào)研的情況看，近半數(shù)的單位檔案案卷的質(zhì)量不夠高，材料收集不齊全，手續(xù)不夠完備，整理裝訂不夠規(guī)范，個(gè)別單位還存在2004年以來(lái)的任免、工資、年度考核材料均未收集的情況。材料收集不齊全除了區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤并等客觀原因外，主要是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案員對(duì)補(bǔ)缺檔案材料工作存在一定的畏難情緒，沒(méi)有形成長(zhǎng)效的工作機(jī)制，不主動(dòng)與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通聯(lián)系，共同建立收集網(wǎng)絡(luò)。

6、單位對(duì)檔案管理員的關(guān)心（愛(ài)）護(hù)不夠。一些單位經(jīng)常抽調(diào)檔案管理員參加（其他）工作，本職工作沒(méi)有連續(xù)的時(shí)間完成。另外，對(duì)檔案管理員的政治、（生活）待遇關(guān)心、落實(shí)不夠，沒(méi)有調(diào)動(dòng)起他們的工作積極性。

7、檔案員整體素質(zhì)還不夠高。近幾年來(lái)，各單位檔案員變動(dòng)較大，一些到齡退休，一些調(diào)整了工作崗位。部分新任的檔案員自學(xué)能力還不夠強(qiáng)，工作中存在一定的畏難情緒，對(duì)開(kāi)展達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)的積極性不高，不主動(dòng)熟悉新業(yè)務(wù)。各級(jí)管檔部門基本上沒(méi)有組織過(guò)（專業(yè)）知識(shí)培訓(xùn)，傳幫帶、銜接工作不到位。部分檔案員對(duì)檔案的重要性，管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)崗位的工作需求。

8、干部人事檔案管理的整體水平參差不齊，發(fā)展不平衡。對(duì)干部人事檔案工作重視的單位，制度執(zhí)行到位，檔案管理有序、規(guī)范，干部人事檔案信息完整。部分單位的管檔現(xiàn)狀不容樂(lè)觀：有的單位面上重視了，實(shí)際工作中沒(méi)有能及時(shí)收集、整理和裝訂檔案材料；有的單位只有幾十卷檔案，管理卻十分混亂，近十年的材料都沒(méi)有審核整理。

9、縣、區(qū)委組織部對(duì)二層管檔單位的宏觀指導(dǎo)力度不夠。大部分縣、區(qū)委組織部都能把檔案工作列入本部工作日程，但有部分縣、區(qū)對(duì)人事（勞）局、教育局、衛(wèi)生局的干部人事檔案工作的宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督不到位，對(duì)基層干部人事檔案工作不了解，導(dǎo)致個(gè)別二層管檔單位的檔案管理比較混亂，甚至出現(xiàn)了由非黨員的臨時(shí)工管理人事檔案的情況。

三、思路對(duì)策

為進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，有效提高此項(xiàng)工作的整體水平，針對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出以下思路對(duì)策。

（一）對(duì)全市干部人事檔案工作的思路對(duì)策

1、規(guī)范管理，加大保障力度。一是研究制訂并下發(fā)有關(guān)的規(guī)定性文件，進(jìn)一步明確檔案分級(jí)管理、經(jīng)費(fèi)保障、人員及硬件設(shè)施設(shè)備的配備，申報(bào)干部人事檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)的程序及條件，為開(kāi)展達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)提供依據(jù)。二是加強(qiáng)與各管檔單位特別是縣、區(qū)的溝通聯(lián)系，為基層多爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)保障、人員配備等方面的支持，并及時(shí)掌握基層干部人事檔案工作的動(dòng)態(tài)。

2、提高素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度。舉辦全市干部人事檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，邀請(qǐng)自治區(qū)黨委組織部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的收集與鑒別、整理與歸檔、保管與保護(hù)等內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)，并開(kāi)展分組交流和研討。定期不定期組織各單位檔案員分批到市委組織部干部檔案室進(jìn)行跟班（學(xué)習(xí)），提高實(shí)踐技能，促進(jìn)相互交流。

3、加強(qiáng)指導(dǎo)，加大申報(bào)力度。有計(jì)劃有步驟地開(kāi)展干部人事檔案工作目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。抓好第二批申報(bào)等級(jí)工作，繼續(xù)開(kāi)展調(diào)研摸底和指導(dǎo)，在2010年帶動(dòng)第三批、第四批申報(bào)等級(jí)單位全面開(kāi)展干部人事檔案目標(biāo)管理達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)。

（二）對(duì)各管檔單位干部人事檔案工作的思路對(duì)策

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入。要改變干部人事檔案管理較為落后的狀況，首先應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各單位干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把做好該項(xiàng)工作列入單位工作的議事日程。其次是加大資金投入。要加大資金投入的力度，有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的速度。定期檢驗(yàn)維修庫(kù)房?jī)?nèi)必要設(shè)備設(shè)施，努力改善干部檔案管理的保管保護(hù)條件。

2、提高干部人事檔案管理隊(duì)伍人員的素質(zhì)。一是各單位應(yīng)選調(diào)那些政治可靠，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，具有大專以上學(xué)歷的中共黨員和優(yōu)秀干部來(lái)從事干部人事檔案工作。二是檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，用主要的時(shí)間和精力做好檔案工作。只有這樣，他們?cè)跈n案工作崗位上才能夠有一定的業(yè)績(jī)，檔案工作才能有成效。三是要定期加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織參加各級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、檔案知識(shí)講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等，并采取“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法提高檔案員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。四是要關(guān)心檔案員的學(xué)習(xí)、工作和生活，解決他們的后顧之憂，在評(píng)職稱、提拔等方面，給予更多的關(guān)心和照顧。

3、提高干部人事檔案管理的質(zhì)量。一是堅(jiān)持“標(biāo)準(zhǔn)化”整理裝訂干部檔案，整理過(guò)程中要抓好材料鑒別歸類上求準(zhǔn)、材料加工上求精、材料切訂上求好、驗(yàn)收入庫(kù)上求嚴(yán)“四個(gè)環(huán)節(jié)”。二是加大檔案材料的收集歸檔力度。目前，檔案案卷的質(zhì)量不高除了整理裝訂不規(guī)范的原因外，更主要的是材料缺失嚴(yán)重。主要從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：建立收集網(wǎng)絡(luò)，和有關(guān)單位普遍建立起工作聯(lián)系；建立一支檔案收集員隊(duì)伍，把產(chǎn)生檔案材料的部門的工作人員都納入其中，參與材料收集工作；建立常規(guī)聯(lián)系制度，經(jīng)常溝通材料渠道，變坐等材料為主動(dòng)索要，堅(jiān)持定期和有關(guān)單位聯(lián)系一次，詢問(wèn)材料情況，督促各單位材料形成和上交速度；建立走訪制度，變單純收集為主動(dòng)指導(dǎo)，使各單位形成的檔案材料能夠保證質(zhì)量；掌握材料