采供部組織結(jié)構(gòu)及工作內(nèi)容

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)采供部管理規(guī)范采供部組織結(jié)構(gòu)采供部主要負責(zé)酒店所有物資的采購存儲管理，為酒店經(jīng)營提供便捷、及時、廉價的物資保障。采供部設(shè)經(jīng)理1人，下設(shè)采購組和庫管組。其組織機構(gòu)如下圖：采供部經(jīng)理食品采購物品采購庫房保管采供部工作內(nèi)容1.加強物資采購管理，及時制定采購物資的分類、質(zhì)量控制、數(shù)量控制標(biāo)準(zhǔn)及物資采購方法、物資驗收、物資儲存、物資領(lǐng)用與發(fā)放方法等。2.加強市場調(diào)研，及時走訪市場，根據(jù)市場行情變化及供需情況及時變更采購計劃或方法，最大限度地降低物資采購成本。3.定期回訪供貨商，加強供需雙方的溝通，增進雙方的了解合作，保障所提供物資價謙物美，供給及時。4.掌握市場信息,包括物價、新產(chǎn)品、物資替代品、新增供貨商等信息的收集、分析、整理,及時為酒店決策層提供有價值的重要內(nèi)容。5.加強庫存物資的管理工作，注意防火、防盜，保持庫房干燥通風(fēng)，所存放物資堆放整齊、碼放有序、易領(lǐng)取。6.加強食品物資的管理，注意防潮、防霉、防過期變質(zhì)和防蚊蟲叮咬及鼠害，保障食品衛(wèi)生安全,同時注意過期變質(zhì)食品的處理、清倉、報損工作及“三無”產(chǎn)品的清理與責(zé)任追究工作。7.嚴格物資進出程序、質(zhì)量、數(shù)量及標(biāo)準(zhǔn)，完善物資管理辦法，加強采供、庫存人員的思想教育工作，做到廉潔自律、不貪污、不挪用侵吞酒店資財，杜絕索受回扣等不法行為。8.及時按各部門經(jīng)批準(zhǔn)的申購計劃采購物資和各部門臨時急用物資的采購，做到采購準(zhǔn)確、及時，保障效各部門的正常運轉(zhuǎn)。9.控制本部門各項費用，減少成本支出。

采供部各崗位工作職責(zé)采供部經(jīng)理報告上級：總經(jīng)理督導(dǎo)下級：采購員、庫管員聯(lián)系部門：酒店各部門工作班次：行政班工作職責(zé)1.在總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，主持采供部全面工作，對酒店的物資采購和供量要求負主要責(zé)任。提出酒店物資供應(yīng)計劃，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實施，確保各項采購供應(yīng)任務(wù)及時完成。2.調(diào)查研究酒店各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，做到供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展本部門各項業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保酒店各種物資的正常供應(yīng)。3.審核各部門呈報的采購計劃及物資價格，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。4.熟悉和掌握酒店所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單位、用途和產(chǎn)地。檢查購進物資是否符合酒店規(guī)定的質(zhì)量要求。5.監(jiān)督和參與大宗商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談。檢查合同的執(zhí)行和落實情況，同時簽定供貨合同或協(xié)議。6.按采購計劃完成酒店各類物資的采購業(yè)務(wù)，并根據(jù)庫存量和部門使用量及時調(diào)整，以保障各部門正常用料，在預(yù)算中盡量減少開支。7.認真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制和一、二級庫質(zhì)量的稽查，防止物資浪費和流失。8.制定嚴格的庫房管理制度，防止因管理不當(dāng)造成意外損失，布置庫房消防安全工作，消除隱患，防霉、防鼠、防意外事故。9.嚴格要求收貨人員把好進貨質(zhì)量關(guān)，嚴格檢查貨物質(zhì)量、數(shù)量、包裝、標(biāo)志等，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。10.審核進、出庫房手續(xù)，檢查各類物資的庫存保管情況及賬目，監(jiān)督每月盤點、做到賬物相符，出現(xiàn)差錯及時糾正和上報。11.在部門經(jīng)理例會或物價會上，定期匯報采購落實情況和物價變化情況，每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項列出報表，呈酒店總經(jīng)理及財務(wù)部經(jīng)理，以便于決策掌握全酒店的采購項目。12.教育采購人員在采購業(yè)務(wù)活動中，遵紀守法、講信譽、不索賄受賄，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，在平等互利的原則下展開業(yè)務(wù)往來。13.抓好部下的思想和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，教育員工樹立“為使用部門服務(wù)”的思想，在不違反原則的前提下，最大限度地滿足各部門要求，同時教育員工遵守館紀館規(guī)，遵守“員工手冊”，努力提高員工素質(zhì)。14．參加酒店周一管理人員工作例會，主持部門例會，貫徹執(zhí)行上級領(lǐng)導(dǎo)的指示、決議。15.完成總經(jīng)理交辦的其它工作。

采購員報告上級：采供部經(jīng)理工作職責(zé)1.了解各部門物資需求及各種物資的市場供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部及采供部對各種物資采供成本及采購資金控制要求，熟悉各種物資采購計劃，根據(jù)經(jīng)理分配的采購任務(wù)具體擇商、報價并上報。2.依據(jù)有效呈批件、急購申請單做好計劃采購，認真核實各部的申購計劃，根據(jù)庫存貨情況，定出采購計劃，對定型、常用物資按庫存規(guī)定及時辦理。與庫管員經(jīng)常溝通，防物資積壓，做好物資使用的周期性計劃工作。3.按正規(guī)程序辦理提貨、交驗、入庫手續(xù)，并將賬目報會計人員。4.采購物品做到價廉物美，擇優(yōu)選擇，對時鮮，季節(jié)性物資，應(yīng)及時提供樣板、信息供經(jīng)營部門參考選用。5.配合庫房對進購物品把好質(zhì)量關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的，要堅決拒收和負責(zé)交涉退換，驗明貨物“三證”，特別注意商標(biāo)、色裝、生產(chǎn)日期等，防止假冒偽劣商品。6.保存采購工作的原始記錄，對曾經(jīng)合作的客戶應(yīng)掌握并留存其單位名稱、地址、電話、聯(lián)系人及經(jīng)營項目、基本價位等。7.開展市場調(diào)查研究，不斷開發(fā)資源渠道，推存優(yōu)新產(chǎn)品，提供市場信息，提出降低成本的合理建議并付諸實施。8.隨時了解庫存及各部門物品使用情況，以銷定購，防止盲目進貨，避免積壓物資，有計劃、有步驟地安排好日常工作。9.勤奮敬業(yè)、努力工作、清正廉潔、堅持采購工作中不貪污、不索受賄賂或回扣。10.努力學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，加強市場信息的收集調(diào)研和整理工作，節(jié)約降低采購成本。11.遵章守紀，團結(jié)互助，按時參加部門例會和培訓(xùn)，服從上級安排調(diào)配，高效完成上級分派的臨時任務(wù)。庫管員報告上級：采供部經(jīng)理工作職責(zé)1.按規(guī)定時間完成填寫庫存報表及采購申請工作，要求標(biāo)明物品的名稱、數(shù)量、單位、單價、規(guī)格、月用量、庫存量申購量等內(nèi)容。2.嚴格檢驗入庫貨物，根據(jù)有效到貨清單，核準(zhǔn)物品的數(shù)量、質(zhì)量、保質(zhì)期等，方可辦理入庫手續(xù)。3.根據(jù)使用部門需要量及物料性質(zhì)，選擇適當(dāng)?shù)臄[放方式，輕拿輕放，分類明細，避免人為損壞及堆放雜亂帶來的不便，科學(xué)安排庫房物品布局，做到整齊、美觀、方便。4.物品入庫房要馬上入賬，準(zhǔn)確登記。5.物品出庫時要按照有關(guān)規(guī)定辦理，手續(xù)不全不得發(fā)貨。如有特殊情況，需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，發(fā)貨時按出庫單辦理出庫手續(xù)，削減賬卡。6.做好月盤點工作，做好物卡相符，賬物相符，賬賬相符。7.主動與使用部門聯(lián)系，了解物品的消耗情況，防止因缺少溝通造成的物品短缺。8.嚴格遵守安全操作規(guī)程，防止事故發(fā)生。9.堅持庫存物資應(yīng)先進先出，后進后出原則，對即將過期商品應(yīng)在一月前填寫有問題商品報告單，向財務(wù)部及時上報處理。10.庫管員應(yīng)隨時注意物品的有效期，及時出庫，否則造成的損失應(yīng)予賠償。11.對易損易耗物資、工具類物資必須實行以舊換新的原則，以一換一，舊件由酒店集中處理。12.嚴禁白條抵庫，嚴禁以次充好，以假換真，不準(zhǔn)以貨換貨，不準(zhǔn)出售商品，收取現(xiàn)金。13.遵章守紀，團結(jié)互助，嚴格財經(jīng)制度，嚴守財經(jīng)紀律，保障庫存物資安全，預(yù)防庫存物資過期、變質(zhì)、潮濕和霉變等。14.工作認真負責(zé)仔細，服從上級安排調(diào)配，按時參加部門例會和培訓(xùn)，高效完成上級分派的臨時任務(wù)。

庫房安全操作規(guī)范1.做好各種防患工作，確保物資安全，不出安全事故。預(yù)防內(nèi)容包括八個方面，即：防火、防盜、防汛、防潮、防銹、防霉、防鼠、防蟲。2.做到四“必須”(1)上班必須檢查倉庫門鎖有無異狀；(2)下班必須鎖門、拉閘斷電；(3)必須經(jīng)常調(diào)整庫內(nèi)溫濕度，保持通風(fēng)；(4)易燃、易爆危險的必須單獨存放，妥善保管。3.入庫前，必須嚴格檢查物資質(zhì)量，做入庫帳，履行交接手續(xù)，殘次品不得入庫。4.有效地利用倉庫使用面積，充分利用貨位、貨架。5.物資分區(qū)分類堆放，保持整潔有序，并建立標(biāo)記，易于識別，便于入庫和出庫。6.堆放各種物資應(yīng)保證合理的墻距、頂距、堆距，庫內(nèi)進出通道要通暢，便于倉庫人員工作。7.經(jīng)常整潔庫容，保證庫內(nèi)清潔衛(wèi)生。8.建立和健全倉庫保管帳，詳細記載物資的品名、數(shù)量、規(guī)格、式樣、價格、產(chǎn)地、到貨時間、入庫時間、入庫數(shù)量、出庫數(shù)量、實存數(shù)量。9.定期進行帳目核對，達到帳帳相符、帳物相符。10.嚴格遵守倉庫保管紀律，倉庫保管紀律包括以下內(nèi)容：（1）嚴禁在庫內(nèi)吸煙；（2）禁止非工作人員、陌生人進入倉庫；（3）禁止在倉庫區(qū)用明火作業(yè)或使用汽油作業(yè)；（4）禁止在倉庫丟扔果皮、雜物、廢品等；（5）禁止在倉庫私分物資；（6）禁止在倉庫閑談、說笑、打鬧；（7）禁止在倉庫清理帳目、抽插帳頁；（8）禁止隨意使用消防器具。11.嚴格出庫物資管理手續(xù)，保管接到出庫單及時按所列編號、品名、數(shù)量等備貨，經(jīng)過第二人復(fù)核無誤后，按規(guī)定辦理包裝，不得多裝、少裝、錯裝。包裝完畢后領(lǐng)貨人在出庫單上簽名出庫，保管員憑單銷帳。12.倉庫盤點。保管員對庫存物資要旬點月盤，每旬要清帳點貨、月未盤點對帳。發(fā)現(xiàn)溢余、短少、殘損或變質(zhì)，必須查明原因，分清責(zé)任，及時寫出書面報告，提出處理意見，報采供部經(jīng)理核準(zhǔn)，總經(jīng)理審批，由財務(wù)部門按規(guī)定作銷帳處理。庫房管理制度1.入庫驗收：接到購進物料，要根據(jù)申購單與原始發(fā)票進行檢查點數(shù)，檢查規(guī)格、質(zhì)量，驗收合格后按部門規(guī)定入帳，清單一式四聯(lián)，分別留存根，交客戶、財務(wù)與庫房。2.庫存管理：辦理正常入庫手續(xù)后，按照物料性質(zhì)種類分別存入庫房，物品存放要合理科學(xué)，清潔整齊，防止積壓損壞，防止蟲蛀發(fā)霉，防止造成不必要損失。3.出庫管理：各部門在領(lǐng)用物品時，要填寫“領(lǐng)料單”并請該部門經(jīng)理批準(zhǔn)，方可到庫房領(lǐng)取。保管人員在發(fā)放物品時，應(yīng)按“領(lǐng)料單”所列品種、規(guī)格、數(shù)量，逐項核準(zhǔn)，開具出庫單后逐項點發(fā)，不得替代，不得更改單據(jù)上任何數(shù)字，物品出庫后要相應(yīng)減掉帳目數(shù)字，以保證帳物相符。4.庫房盤點：每月按規(guī)定時間進行盤點，盤點工作應(yīng)由保管員、記帳員及庫房主管同時進行，嚴格按照帳目核實出入庫單及現(xiàn)貨庫存，并列出詳細的物料庫存明細表，經(jīng)主管審核后上報部門，如盤點與實際庫存相符，主管人員應(yīng)簽署核實，如出現(xiàn)誤差，要經(jīng)調(diào)查落實后書面報告上級領(lǐng)導(dǎo)。5.倉庫保管人員由各部門根據(jù)倉庫管理工作量的大小、部門定員情況，指定專人專職負責(zé)。物品、食品出入庫管理工作和帳務(wù)管理工作必須由二人共同負責(zé)，管物不管帳、管帳不管物，不能因工作量小而由一人兼任。6.倉庫管理人員應(yīng)對所管物品、食品的種類、品名、數(shù)量、規(guī)格、單價、入庫日期等項內(nèi)容進行造冊、登記。7.倉庫帳簿的記帳原則是：簡單、清楚、及時、準(zhǔn)確。為便于記帳和便于查找，應(yīng)按總帳、分類帳的記帳順序，分別對不同種類、品名、規(guī)格、單價的所存物品、食品，按不同日期依次進行出入庫登記。8.倉庫應(yīng)將所存物品、食品按不同種類、品名、規(guī)格、入庫日期等分別進行碼放，碼放時應(yīng)做到定位、定架、定號，一目了然，易于盤庫，易于清點。9.倉庫所存物品、食品應(yīng)有分類標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明：種類、品名、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、單價、總價等內(nèi)容，出入庫時在標(biāo)簽上進行增減計算，并標(biāo)出合計項，使倉庫同品名、規(guī)格、單價的物品、食品通過標(biāo)簽清楚的反映出庫存情況。10.倉庫保管員應(yīng)對所管物品、食品的完好負責(zé)。對于易腐、易碎、易變質(zhì)、有儲存期的物品、食品，應(yīng)按規(guī)定的保管、操作規(guī)程進行管理，并及時向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報所保管的物品、食品的保管現(xiàn)狀。凡因保管不善或責(zé)任心不強而造成的損失，由保管員負責(zé)。11.物品、食品出入庫（含領(lǐng)退）時應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)。即：(1)入庫進庫由保管員制四聯(lián)單（四聯(lián)單應(yīng)詳細填寫種類、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等內(nèi)容），報部門經(jīng)理審批簽字，然后將四聯(lián)單的一聯(lián)交記帳員保留做帳，一聯(lián)由記帳員簽字后由保管員保留做存根，一聯(lián)交入庫人保管，一聯(lián)交財務(wù)核算。(2)出庫時記帳員制四聯(lián)單（詳細填寫內(nèi)容同上），報部門經(jīng)理審批，然后將四聯(lián)單的一聯(lián)交領(lǐng)物人，一聯(lián)交倉庫保管員，一聯(lián)做為出庫憑證留存，一聯(lián)由倉庫保管員簽字后交財務(wù)做帳。(3)辦理物品、食品出入庫手續(xù)時，必須認真負責(zé)，做到帳、物、出入庫單三相符，杜絕人為差錯的發(fā)生。12.倉庫每月必須進行一次或一次以上的盤點清查，盤庫工作由保管員和記帳員共同負責(zé)。每月末進行的盤庫須制“倉庫盤點平衡表”報財務(wù)部，遇盤虧或盤盈情況發(fā)生時，應(yīng)做文字說明并隨“平衡表”一并報財務(wù)部，所報報表及文字材料均應(yīng)有保管員、記帳員、部門經(jīng)理簽字。13.本規(guī)定所指倉庫包括的范圍，含酒店及部門存放物品、食品的倉庫，各部門可參照本規(guī)定制定實施細則。

廢舊物資管理規(guī)定為加強對廢舊物資處理的管理，特作如下規(guī)定。1.廢舊物資的種類：(1)過期的、無保留價值的書刊、雜志、報紙。(2)廢棄的包裝紙箱。(3)易拉罐、啤酒瓶、飲料瓶等其他可回收物品（不含酒廠、飲料廠已扣押金的瓶、箱等）。(4)廢棄的棉針織物：被單、被褥、毛巾、工作服等。(5)廢棄的金屬材料：鐵管、鋼管、鑄鐵管、鐵絲、銅絲、鋁線等。(6)廢棄的木制品：桌、椅、床柜等。2.廢舊物資的處理：(1)以部門為單位自行組織回收處理。(2)由相關(guān)部門專業(yè)人員論證。(3)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，指定專人負責(zé)，建立回收登記和處理手續(xù)。(4)處理廢棄物資須由二人以上出售，所得款項由二人同時簽字后報部門核銷，及時上交財務(wù)部。3.廢舊物資的獎罰：(1)各部門將回收處理的廢舊的物資款交財務(wù)部掛帳后，由財務(wù)部于年內(nèi)返還三分之二上交部門，剩余三分之一歸酒店所有，調(diào)劑給無廢舊物資的部門。作為部門對員工的獎勵或部門自行活動時開支。(2)如發(fā)現(xiàn)部門擅自處理或故意不上交回收處理廢舊物資款時，則對該部門給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。

物資報損制度1.各原料物品使用部門的庫管員或內(nèi)勤對所保管或領(lǐng)用的原料物品安全負責(zé)，對易腐、易碎、易變質(zhì)、有貯存期和規(guī)定使用范圍的原料物品須按規(guī)定的保管期和使用方法操作。2.采供部所存原料物品一般控制在6－30天需要量以內(nèi)，并做到先進先出，對未經(jīng)獲準(zhǔn)而超量存貯的原料物品引起報損，采供部不予審批，其經(jīng)濟責(zé)任由保管員自負。3.酒店各部所用物料根據(jù)代銷協(xié)議凡屬供貨商所供產(chǎn)品一律不予辦理報損。4.凡經(jīng)酒店采供部自購的各類原料物品，在產(chǎn)品未過期、未變質(zhì)、未損壞或可繼續(xù)使用時，不予辦理報損。5.凡采供部按各部門申購計劃自購的各類原料物品一律不予辦理報損，其損失由申購計劃審批者和申請部門自負。6.凡酒店采供部采購的各類原料物品，因管理使用不當(dāng)或人為原因造成原料物品失去效能一律不予報損，其經(jīng)濟責(zé)任由當(dāng)事人自負。7.凡酒店采供部自購商品須提前十日列出“物品報損申請表”；凡由供貨商所供產(chǎn)品須提前30日通知采供部予以退貨或更換。8.酒店采供部自購產(chǎn)品，在正常使用或存貯狀況下，因產(chǎn)品過期、變質(zhì)、失效等，經(jīng)核查屬實，可按以下程序予以報損：（1）各部原料物品保管員或管理員在清查核實所要報損原料物品數(shù)量后，填制“物品報損申請表”呈部門經(jīng)理審閱。（2）各部門經(jīng)理在查證核實所報損物資狀況后，在相應(yīng)意見欄內(nèi)簽署意見，并轉(zhuǎn)呈采供部審核。（3）采供部相關(guān)人員再次對所報損物資進行核查，并對核查情況由采供部經(jīng)理在相應(yīng)意見欄簽署意見后轉(zhuǎn)呈財務(wù)部報總經(jīng)理簽字審批認可，方可予以報損。

采供操作程序和管理規(guī)范1.全酒店實行“三統(tǒng)一”的管理辦法，即物資統(tǒng)一采購、價格統(tǒng)一制定、資金統(tǒng)一支付，除采供部外，任何部門不得擅自向外簽約訂貨、自組資源，否則，不予支付貨款。2.物資采購程序：各部門根據(jù)本部門庫存、實際消耗量，先向采供部報需貨計劃，列出品名、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量等，報總經(jīng)理審簽批準(zhǔn)后，由采供部派采購員，及時了解貨源和價格信息，并與使用部門確認價廉貨實、經(jīng)濟合理后，落實供應(yīng)商，簽署供應(yīng)合同。采購員依據(jù)合同，切實執(zhí)行，保證所需物資及時到店。3.堅持發(fā)料制度，物資進貨時，保管員必須憑總經(jīng)理簽批的物資申購單照單驗收，凡因價格、質(zhì)量和手續(xù)不全的物資一律不準(zhǔn)入庫，領(lǐng)料單的管理填制由采供部專人負責(zé)制發(fā)，耗用部門經(jīng)理，經(jīng)辦人簽字,保管員憑單發(fā)貨，保管員不準(zhǔn)填制領(lǐng)料單。4.進貨手續(xù)及程序：酒店采購部各種進貨按下列手續(xù)辦理（1）餐飲部在每天晚上九點