采購控制程序介紹

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修訂說明

制訂人

發(fā)行日期

批準(zhǔn)

:

審

核：

擬定

:

發(fā)行日期：—

會(huì)簽

及分發(fā)

會(huì)簽分發(fā)

部門簽名日期

會(huì)簽分發(fā)

部門簽名日期

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執(zhí)行總裁

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工程部

[][]

市場(chǎng)營(yíng)銷中心

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品保部

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生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)中心

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生產(chǎn)部

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專項(xiàng)目營(yíng)運(yùn)中心

[][]

采購部

[][]

新項(xiàng)目營(yíng)運(yùn)中心

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化工部

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財(cái)務(wù)中心

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吸塑部

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人力行政中心

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來料加工部

歸檔確認(rèn)

(DCC)

歸檔日期：

受控章

文件編號(hào)：

頁碼：2/8版本：G

主題

采購控制程序

1

目的

規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)（所有外購有形、無形物資，委外加工產(chǎn)品等），加強(qiáng)公司采購的監(jiān)督/執(zhí)行管理，特制定本程序。

選擇合格的供應(yīng)商并對(duì)采購作業(yè)進(jìn)行管理，確保采購的物品不含有標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的化學(xué)物質(zhì)，符合

規(guī)定要求，并要求供應(yīng)商配合進(jìn)行零件、原材料的化學(xué)物質(zhì)調(diào)查（提供相關(guān)材料成分表、測(cè)試報(bào)告、零部件行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備配置清單/操作說明等文件或電子檔資料）。

適用范圍

本程序適用于本公司所有采購行為，即生產(chǎn)用料和非生產(chǎn)性用料、勞保用品、固定資產(chǎn)類物品采購、委外加工產(chǎn)品采購、辦公/文具用品及設(shè)備維修需用零部件等，以及與采購有關(guān)聯(lián)的各項(xiàng)管

術(shù)語和定義

生產(chǎn)物料：用于產(chǎn)品生產(chǎn)用的主材料和輔助材料。

非生產(chǎn)物料：指用于非生產(chǎn)使用的相關(guān)輔助材料（含：辦公耗材、文具、勞保用品、機(jī)器設(shè)備、五金配件、建材等）

固定資產(chǎn)：指使用期限超過一年在生產(chǎn)過程中用來改變或影響勞動(dòng)對(duì)象的固定資本的實(shí)物形態(tài)。在生產(chǎn)過程中可長(zhǎng)期發(fā)揮作用，長(zhǎng)期保持原有實(shí)物形態(tài)，但其價(jià)值則隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而逐漸地轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本中去，并構(gòu)成產(chǎn)品價(jià)值的組成部分。分固定資產(chǎn)（房屋、建筑物、機(jī)器、機(jī)械、運(yùn)輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的設(shè)備、器具和工具等）和低值易耗品。

職責(zé)

采購部

主導(dǎo)供應(yīng)商開發(fā)，供應(yīng)商建檔，供應(yīng)商信用資料收集并復(fù)印給財(cái)務(wù)部作付款依據(jù)，供應(yīng)能力評(píng)估、交期控制/跟進(jìn)、商務(wù)談判、超額運(yùn)費(fèi)引起市場(chǎng)失效或潛在失效、客戶中斷原因分析及糾正/預(yù)防，送樣前相關(guān)事宜跟進(jìn)工作，對(duì)供應(yīng)商施加與環(huán)境管理體系、有害物質(zhì)管制過程相關(guān)的影響并跟進(jìn)效果。

負(fù)責(zé)物料/物品的采購工作及提出所有物料供應(yīng)商的MOQ最小采購量）、Leadtime（最短交期）給PMCW乍參考。

負(fù)責(zé)采購執(zhí)行中的日常工作（協(xié)議/合同擬訂、付款申請(qǐng)、采購單擬訂/傳真/傳送其他部門、品質(zhì)控制及異常跟進(jìn)、采購檔案的建立、市場(chǎng)信息收集、采購帳務(wù)處理、交期控制及異常跟進(jìn)、議價(jià)及降價(jià)計(jì)劃執(zhí)行）。

文件編號(hào)：

頁碼：3/8版本：G

主題

采購控制程序

4.1.4負(fù)責(zé)采購?fù)瓿珊蠊?yīng)商維護(hù)，組織定期評(píng)審，供應(yīng)商降價(jià)執(zhí)行結(jié)果跟進(jìn)

協(xié)助品保部進(jìn)行供應(yīng)商來料品質(zhì)管理。

跟進(jìn)供應(yīng)商來料批號(hào)管制及有害物質(zhì)管制，如HSF^ROHSS識(shí)、ICP測(cè)試報(bào)告（SGS/ITS/CTI）、

材質(zhì)證明等的有效性。

負(fù)責(zé)與供方溝通可回收包裝物循環(huán)、成本扣除或包裝/儲(chǔ)運(yùn)/防護(hù)要求提出。

品保部

IQC負(fù)責(zé)來料檢驗(yàn)/測(cè)試，根據(jù)工程部提供的信息擬訂來料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，主導(dǎo)實(shí)施供應(yīng)商品質(zhì)月度總結(jié)，協(xié)助季度/年度評(píng)審及現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審工作。

協(xié)助完成第一次采購前對(duì)供應(yīng)商的初選和現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審。

主導(dǎo)來料特采判定及必要時(shí)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行輔導(dǎo)。

主導(dǎo)供應(yīng)商月/季品質(zhì)會(huì)議及稽核供應(yīng)商品質(zhì)過程。

物料承認(rèn)（指非第一次購買的物料即更換供應(yīng)商時(shí)的物料承認(rèn)）。

監(jiān)督供應(yīng)商是否按本公司或客戶要求對(duì)有害物質(zhì)管制。

IQC接到倉儲(chǔ)課發(fā)出的來料檢驗(yàn)通知書后，1?3個(gè)工作日內(nèi)需作出品質(zhì)判定（特殊情況除外）。

工程部

負(fù)責(zé)提供判定收貨的技術(shù)要求、使用條件、質(zhì)量保證條件等作采購品質(zhì)依據(jù)及IQC檢驗(yàn)參考。

協(xié)助完成采購前對(duì)供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審及必要時(shí)協(xié)助執(zhí)行對(duì)供應(yīng)商的月度或季度或年度評(píng)審。

新物料/物品承認(rèn)及替代料確認(rèn)。

倉儲(chǔ)課

負(fù)責(zé)根據(jù)采購訂單按單收貨及通知IQC進(jìn)行來料檢驗(yàn)及驗(yàn)收合格入電腦帳及臺(tái)帳。

負(fù)責(zé)外來包裝物及可回收/不可回收包裝物管理、退回供方、協(xié)助回收等。

負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商來料管理工作稽核是否與PMCE相關(guān)部門需求一致

負(fù)責(zé)審核供應(yīng)商送貨單信息是否填寫完整及供應(yīng)有否貼批號(hào)（LOTNO及有害物質(zhì)不含的標(biāo)識(shí)“HSF或"ROHS。

PMO

負(fù)責(zé)按市場(chǎng)營(yíng)銷中心各業(yè)務(wù)人員所接收到的“生產(chǎn)工程單”提出物料需求（用“請(qǐng)購單”執(zhí)行）c

負(fù)責(zé)按采購部提供的材料供應(yīng)行情或特殊情況結(jié)合本公司客戶及本公司特性擬訂最高/最低安

全庫存量、主要原材料一覽表，并抄送倉儲(chǔ)課、采購部。

財(cái)務(wù)部

根據(jù)倉儲(chǔ)課的＜入庫單,，品保部的檢驗(yàn)記錄，采購部的＜采購單,，供應(yīng)商的＜送貨單＞與供應(yīng)商對(duì)賬；按采購部提出的“付款計(jì)劃”付款或協(xié)調(diào)付款執(zhí)行；稽查倉庫內(nèi)存放材料占用資金的合理性。

文件編號(hào)：

頁碼：4/8版本：G

主題

采購控制程序

程序內(nèi)容

供應(yīng)商評(píng)審

所有供應(yīng)商（主要為主材供應(yīng)商）在采購前必須依《供應(yīng)商管理程序》完成評(píng)審作業(yè)。

A所有供應(yīng)商在納入AVL《合格供應(yīng)商一覽表》前必須要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、可開稅額發(fā)票能力、通過ISO9001、QC080000&ISO1400體系認(rèn)證證書，對(duì)沒通過認(rèn)證的供應(yīng)商必須提交“ISO9001、QC080000&ISO1400體系認(rèn)證計(jì)劃書”。

B所有材料在采購前必須由供應(yīng)商提供材料樣品、承認(rèn)書（一式四份承認(rèn)書）/〈材質(zhì)證明書〉/

〈檢測(cè)報(bào)告〉/MSDS（MaterialSafetyDataSheet,即化學(xué)品安全說明書或稱為化學(xué)品安全技術(shù)

說明書或化學(xué)品安全數(shù)據(jù)說明書），采購部收到樣品及相關(guān)資料后填寫＜供方物料樣品送檢報(bào)告＞給相關(guān)部門執(zhí)行樣品檢測(cè)、承認(rèn)，OKt及時(shí)將承認(rèn)結(jié)果反饋給供應(yīng)商（樣品與＜供方物料樣品送檢報(bào)告＞一并給供應(yīng)商作為后續(xù)交貨之檢驗(yàn)依據(jù)）。所有樣品承認(rèn)必須簽實(shí)物板作為生產(chǎn)交貨、驗(yàn)收、測(cè)試依據(jù)。

試用期供應(yīng)商必須需齊備相關(guān)資料、評(píng)審后納入＜臨時(shí)采購供應(yīng)商一覽表＞。

經(jīng)評(píng)審合格的供應(yīng)商必須納入AVL4格供應(yīng)商一覽表＞后呈最高管理者或職務(wù)代理人批

準(zhǔn)后執(zhí)行商業(yè)往來抄送財(cái)務(wù)部、倉庫、IQG體系中心。未經(jīng)評(píng)審并列入＜合格供應(yīng)商一覽表＞供應(yīng)商，嚴(yán)禁執(zhí)行采購。

采購申請(qǐng)

直接生產(chǎn)物料的請(qǐng)購由PM5按訂單實(shí)際需求量及允許生產(chǎn)損耗值、庫存量提出申請(qǐng)。

主要原材料（含油墨）由PM5結(jié)合庫存量、實(shí)際需求量提出申請(qǐng)。

生產(chǎn)輔料、勞保用品、成品包裝用PE袋、紙箱等由倉儲(chǔ)課依各部門的實(shí)際用量、適量存量按月提出申請(qǐng)。

文具、辦公用品及耗材、后勤（電工用照明、線路耗材、日用小五金等）用料/物品由管理部

按

月實(shí)際用量、適量存量提出申請(qǐng)。

非生產(chǎn)特殊用料及生產(chǎn)輔料由使用部門按月/周需求提出申請(qǐng)，特急件必須經(jīng)部門主管及以上批準(zhǔn)后方可“急”購。

生產(chǎn)設(shè)備常用易損零部件由機(jī)修工按易損件適當(dāng)備貨或月/周需求提出申請(qǐng)。

所有申請(qǐng)依據(jù)《請(qǐng)購作業(yè)指導(dǎo)書》，部門主管批準(zhǔn)后方可采購。

采購執(zhí)行

采購部在接到＜請(qǐng)購單＞后，以物料的類別與特性決定采購方式。所有報(bào)價(jià)單必須有付款方式、稅額、保質(zhì)/保固期、品質(zhì)責(zé)任、服務(wù)/維護(hù)責(zé)任、包裝方式，必要時(shí)有備件清單等信息。如否一律不允許采購。

采購部隨即查詢相關(guān)資料，進(jìn)行相應(yīng)的“詢價(jià)/比價(jià)與議價(jià)”作業(yè)，在價(jià)格得到部門主管、最高

文件編號(hào)：

頁碼：5/8版本：G

主題

采購控制程序

管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行作業(yè)0

采購部將＜請(qǐng)購單＞通過系統(tǒng)轉(zhuǎn)成＜采購單〉，單上需明確載明：供應(yīng)商資料、品名、規(guī)格/型號(hào)、數(shù)量/重量、價(jià)格/幣別，交付期、付款方式，品質(zhì)/環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)要求，不含有害物質(zhì)等信息，以傳真

（或復(fù)印件）發(fā)送給供應(yīng)商（＜采購單＞一式四份，財(cái)務(wù)、采購、倉庫、供應(yīng)商各一份）。

＜采購單＞經(jīng)部門主管審核，最高管理者或其職務(wù)代理人核準(zhǔn)后，再傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商收到后須在半個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)回傳，否視默認(rèn)。

新物料的采購優(yōu)先考慮現(xiàn)有的合格供應(yīng)商。

客戶指定供應(yīng)商按《采購控制程序》、《供應(yīng)商管理程序》執(zhí)行或按客戶要求執(zhí)行，但不能免除其供應(yīng)合格產(chǎn)品的所有責(zé)任。

所有物料采貝^必須是從＜合格供應(yīng)商一覽表＞與＜臨時(shí)供應(yīng)商一覽表＞中的供應(yīng)商采購，當(dāng)＜請(qǐng)購單＞中的物料為新料時(shí)則必須完成5.1工作后進(jìn)行采購（特殊緊急情況時(shí)報(bào)部門最高管理者批準(zhǔn)后處理）。

物料采購時(shí)必須依照品質(zhì)與環(huán)保相關(guān)要求讓供應(yīng)商提交相應(yīng)的資料與證明（如材質(zhì)證明、ICP報(bào)告，有害物質(zhì)不使用證明等）（ICP報(bào)告指SGS￡ITS或CTI等權(quán)威機(jī)構(gòu)出示的報(bào)告）。

采購控制（即擬、審、核、決權(quán)限界定）：

報(bào)價(jià)單：由供應(yīng)商按產(chǎn)品制造或成本構(gòu)成而制的“報(bào)價(jià)單”，傳真或正本給本公司采購部，每類

物料或產(chǎn)品必須按采購5R原則（適時(shí)、適地、適質(zhì)、適量、適價(jià)）有3-5家以上“報(bào)價(jià)單”待選產(chǎn)品采購價(jià)格，必須經(jīng)采購部最高管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后方可執(zhí)行采購，固定資產(chǎn)類必須經(jīng)最高管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后方為有效。

采購單

A原材料采購單張《采購單》金額為RMB5000.00（含5000）元以上必須經(jīng)部門最高管理者或

其指定職務(wù)代理人批準(zhǔn)后方為有效，生產(chǎn)輔料采購單張《采購單》金額為RMB200O含2000）

元以上需經(jīng)部門最高管理者或其指定職務(wù)代理人批準(zhǔn)后有效；固定資產(chǎn)或機(jī)器設(shè)備零件配件必須經(jīng)部門最高管理者審核、公司最高管理者或其指定職務(wù)代理人批準(zhǔn)后有效；所有由香港公司代購產(chǎn)品或設(shè)備及其配件需經(jīng)部門最高管理者、公司最高管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后有效，辦公用品、勞保用品、電工用料、后勤用品等采購按生產(chǎn)輔料之核決權(quán)限執(zhí)行。

B所有《采購單》審批時(shí)必須附請(qǐng)購單單號(hào)，用途等信息。

請(qǐng)款單

A原材料、輔料、勞保用品、辦公用品、電工電料等原則上與供方以帳期進(jìn)行往來，且必須在雙核對(duì)無誤后方可請(qǐng)款。單張請(qǐng)款單在RMB5000t（含5000）以上必須由公司最高管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后方執(zhí)行付款；固定資產(chǎn)類需經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后方可執(zhí)行付款。

B如因特殊必須提前或應(yīng)急處理必須得到部門最高管理者或公司最高管理者批準(zhǔn)后方可。

文件編號(hào)：

頁碼：6/8版本：G

C所有商業(yè)往來付款依據(jù)必須按“合同”或“協(xié)議”執(zhí)行，且供應(yīng)必須出示有效稅票方可付款。

采購跟蹤作業(yè)

當(dāng)＜采購單＞下達(dá)給供應(yīng)商后需進(jìn)行確認(rèn)（電話或EMAID,并要求供應(yīng)商在半個(gè)工作內(nèi)回復(fù)交期并回傳，以免影響交期而延誤生產(chǎn)，否視供應(yīng)商默認(rèn)交期及相關(guān)要求。

采購部在下達(dá)＜采貝^單〉后，根據(jù)供應(yīng)商回復(fù)的交期進(jìn)行后續(xù)交貨狀況的跟進(jìn)，必要時(shí)制訂相應(yīng)

的交貨進(jìn)度跟蹤表進(jìn)行跟蹤，并且自下單時(shí)間開始須半個(gè)工作日內(nèi)按PMCS求回復(fù)交期。

當(dāng)供應(yīng)商的交貨延期（或不能持續(xù)交貨）必須以郵件或書面“通知”反饋信息，且采購部應(yīng)自知息后半小時(shí)內(nèi)知會(huì)市場(chǎng)營(yíng)銷中心/PMC果/生產(chǎn)部等相關(guān)單位作出應(yīng)對(duì)措施，必要時(shí)召開會(huì)議討論處理方案。

因生產(chǎn)條件、市場(chǎng)需求變化需要更改物料采購時(shí)，采購部需知悉要求信息立即與供應(yīng)商協(xié)商，達(dá)成一致意見后進(jìn)行訂單更改或取消作業(yè)（因變更產(chǎn)生成本變化須更改采購單并分清責(zé)任歸屬）0

采購部須會(huì)同品保部SQEK《供應(yīng)商管理程序》定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行品質(zhì)/交期/價(jià)格/超額運(yùn)費(fèi)引起本公司市場(chǎng)失效/服務(wù)等項(xiàng)目進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并完成相應(yīng)的跟蹤事宜。

采購部在收到IQC檢驗(yàn)判定不合格并貼附不合格標(biāo)識(shí)之物料時(shí)，一個(gè)工作日內(nèi)查明原因，并

通知供應(yīng)商在3個(gè)工作日內(nèi)辦理退料手續(xù)；最長(zhǎng)不得超過7個(gè)工作日，根據(jù)PMCS求交期，及時(shí)補(bǔ)回好品。若供應(yīng)商未能及時(shí)處理，本公司可作收取其場(chǎng)地占用費(fèi)及自行報(bào)廢處理，所有退貨損失從供應(yīng)商當(dāng)月貨款中扣除（特殊情況需有書面或郵件依據(jù)）。

供應(yīng)商來料如達(dá)不到本公司生產(chǎn)或客戶要求，因我方貨期緊急，需要特采的物料，扣除供應(yīng)商本批貨款10%（在當(dāng)月應(yīng)付款中直接扣除）。

采購帳務(wù)處理

采購部根據(jù)約定的付款方式/期限進(jìn)行供應(yīng)商交貨帳務(wù)整理與核帳作業(yè)。

采購部在與供應(yīng)商核帳完成后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行請(qǐng)款作業(yè)并將“請(qǐng)款單”連同相應(yīng)的“對(duì)帳

單”經(jīng)部門主管審核、最高管理者或其職務(wù)代理人批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行貨款支付作業(yè)，對(duì)于部分零星”采購物料或物品”則依特殊方式進(jìn)行請(qǐng)款與支付作業(yè)（如現(xiàn)金支付）。

采購部需于每月月底的最后一天將下月需付款的計(jì)劃以郵件或書面方式報(bào)財(cái)務(wù)部。

記錄處理

所有有關(guān)物料/物品載有價(jià)格或其他信息的資料或記錄如報(bào)價(jià)單、供應(yīng)商資料表、送樣測(cè)試報(bào)告及樣品、供應(yīng)商開戶銀行信息、采購單、圖紙或相關(guān)測(cè)試報(bào)告及其他涉及商業(yè)往來及本公司經(jīng)營(yíng)的相關(guān)資料不可隨意擺放，以防泄密。具體按《文件與資料控制程序》、《記錄控制程序》

進(jìn)行管理、保存、處理作業(yè)。

5.7.2所有未完成＜采購單＞/＜請(qǐng)購單＞需歸檔待隨時(shí)查核、跟進(jìn)、協(xié)調(diào)（與其他資料分開）

文件編號(hào)：

頁碼：7/8版本：G

采購成本Costdown

采購部需依公司發(fā)展需求和年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，采取多種方式控制采購成本，要求供應(yīng)商執(zhí)行年度、季度降價(jià)計(jì)劃，達(dá)成采購成本Costdown管理目標(biāo)。如有屬于供方行業(yè)或本公司行業(yè)特性執(zhí)行年度累計(jì)采購量返點(diǎn)/返利不列入Costdown考核內(nèi)容中，但須按行業(yè)特性執(zhí)行。

數(shù)據(jù)分析與整理

A采購部主管應(yīng)于每月5日前就上月采購總金額及