現(xiàn)代公司會議管理制度

現(xiàn)代公司會議管理制度過去，公司開會的目的不是宣傳上面的政策綱領(lǐng)，就是總結(jié)或頒獎什么的，既無成效，也無意義。而事實上，會議的真正目的只有一個，即溝通——公司上下級的溝通、同事之間的溝通、與客戶之間的溝通。建立健壘現(xiàn)代公司的會議管理制度，目的正在這里。現(xiàn)代公司會議管理制度主要包括以下這些：⊙會議管理要領(lǐng)(一)提高會議成效的要領(lǐng)1.要嚴格遵守會議的開始時間。2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。4.在會議進行中要注意如下事項：(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人?(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人?(6)是否某個人的發(fā)言過于冗長?(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進'5.應(yīng)當引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論。6.在必須延長會議時間內(nèi)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間。：7.應(yīng)當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認。8.應(yīng)當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。(二)會議禁忌事項1.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)。2.不可從頭到尾沉默到底。3.不可采用不正確的資料。4.不要盡談些期待性的預(yù)測。5.不可做人身攻擊。6.不可打斷他人的發(fā)言。7.不可不懂裝懂，胡言亂語。8.不要談到抽象論或觀念論。9.不可對發(fā)言者吹毛求疵。：10.不要中途離席。表12—1會議記錄(一名稱及會議時間主持人參加人員及人數(shù)主持人報告例行報告討論事項及結(jié)論表12—2會議記錄(二)編號(一)開會時間：年月日時分至時分(二)開會地點：(三)會議名稱(四)主持人：(五)參加人員六)出席人員(七)主持人報告(八)討論事項及結(jié)論⊙企業(yè)會議管理制度(一)總則為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。(二)會議分類及組織1.全廠會議。歸納為四類：(1)廠級會議：主要包括廠級領(lǐng)導(dǎo)(擴大)會、全廠干部會、全廠班組長會、全廠職工大會、全廠技術(shù)人員會以及各種代表大會。應(yīng)分別報請廠部批準后，由各辦事部門分別負責組織召開。(2)專業(yè)會議：是全廠性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(如經(jīng)營活動分析會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)準備會、生產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會等)，由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準，主管業(yè)務(wù)科室負責組織。(3)系統(tǒng)和部門工作會：各車間、科室召開的工作會(如車間辦工會、科務(wù)會、車間(科室)職工大會等)，由各車間科室領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負責組織。表12-3會議通知謹定于年月日午時分召開會議，請準時參加為荷隨本通知適提案書一份，若有提案請?zhí)畋韺懞笥陂_會前提交為荷。此致先生召集人提案書提案書提案人提案內(nèi)容：(4)班組(小組)會：由各工會、小組長或行政班組長決定并主持召開。2.上級或外單位在本廠召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或廠際業(yè)務(wù)會(如聯(lián)營洽談會，用戶座談會等)一律由廠辦受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口科室協(xié)作做好會務(wù)工作。(三)會議安排3.例會的安排。為避免會議過多或重復(fù)，全廠正常性的會議一律納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。例行會議安排如下：(1)行政技術(shù)會議：①廠長辦公會：研究、部署生產(chǎn)行政工作，討論決定全廠生產(chǎn)、行政工作重大問題。②廠務(wù)會：總結(jié)評價當月生產(chǎn)、行政工作情況，安排布置下月工作任務(wù)。③班組長以上干部大會(或全廠職工大會)：總結(jié)上季(半年、全年)工作情況、部署本季(半年、新年)工作任務(wù)，表彰獎勵先進集體、個人。④經(jīng)營活動分析會：匯報、分析工廠計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高工廠經(jīng)濟效益。⑤質(zhì)量分析會：匯報、總結(jié)、上月產(chǎn)品質(zhì)量情況，討論分析質(zhì)量事故(問題)、研究決定質(zhì)量改進措施。⑥安全工作會(含治安、消防工作)：匯報總結(jié)前季安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。表12-4年度會議實施計劃表會議名區(qū)分舉辦次數(shù)舉行日期舉行時間會議名區(qū)分目的參加者司儀主席事務(wù)負責人議事記錄黑板記錄員出席者參考資料會場分發(fā)的資料會前分發(fā)的資料⑦技術(shù)工作會(含生產(chǎn)技術(shù)準備會)：匯報或總結(jié)當月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、科研、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準備工作計劃完成情況，布置下月技術(shù)工作任務(wù)，研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。⑧生產(chǎn)調(diào)度會：調(diào)度、平衡生產(chǎn)進度，研究解決各車間(科室)不能自行解決的重大問題。⑨科務(wù)會：檢查、總結(jié)、布置工作。⑩車間辦公會：檢查、總結(jié)、布置工作。eq\o\ac(○,11)班組會：檢查、總結(jié)、布置工作。eq\o\ac(○,12)班組(科室)班前會：表12—5會議審核表注意要點查核欄開會的目的本次的會議是否實際需要（是否只是流于形式的例行會議？有不有其他更好的解決方法）開會的目的是否明確設(shè)定要項方面開會的時機、時間是否恰當開會的場所是否恰當所邀集的與會人員是否恰當開會通知方面是否對于與會人員確實通知妥當對于開會的主旨、議題目是滯確實通知與會人員是否事先通知與會人員應(yīng)當事先就議題目做好準備是否通知與會人員事先備妥有關(guān)的資料會議的準備方面是否事先擬就議題的進行順序及時間的分配事前是否應(yīng)當分發(fā)參考資料？是否已經(jīng)做了就變的準備是不安排排好會議的記錄是否必須用幻燈機或錄像機等機械設(shè)備邀集與會人員的選定標準·對于該項議題確實深有感觸者·對于該項議題確實握有資料、學有專精并富有經(jīng)驗者·本次會議的結(jié)論將會對其有所影響者·邀其與會參與發(fā)言討論的好處要比因該職員出席會議而致工作停頓所造成的損失來得更大者對前一天工作進行講評，布置當日工作任務(wù)和注意事項。(2)各類代表大會：①職工代表大會；②車間(部門)職工大會(或職工代表小組會)；③科協(xié)會員代表大會；④企協(xié)會員代表大會。(3)民主管理會議：①工廠董事會；②工廠管理委員會；③廠長、聯(lián)席會；④生產(chǎn)管理委員會；⑤生活福利委員會。(4)論文、成果發(fā)布會①科協(xié)年會；②企協(xié)年會；③廠Qc成果發(fā)布會；④科技成果發(fā)布會；⑤信息發(fā)布會；⑥企管成果發(fā)布會。表12—6年度會議活動計劃表會議名稱細節(jié)項目開會次數(shù)開會日期開會時間會議目的及宗旨與會人員司議主席會議召集單位會議記錄總務(wù)與會者應(yīng)務(wù)資料會場標示資料日前或事前的分發(fā)資料4.其他會議的安排。凡涉及多個車間(科室)負責人參加的各種會議，均須于會|義召開前由召集單位經(jīng)部門或分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準后，報廠辦匯總，并由廠辦統(tǒng)一安排，方可召開。5.廠辦每周六應(yīng)將全廠例會和各種臨時會議，統(tǒng)一平衡編制會議計劃并印發(fā)到廠領(lǐng)導(dǎo)和各車間、科室及有關(guān)服務(wù)人員。6.凡廠辦已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應(yīng)提前2天報請廠辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)廠辦同意，任何人不得隨便打亂正常會|義計劃。7.對于準備不充分、或重復(fù)性、或無多大作用的會議，廠辦有權(quán)拒絕安排。表12—7例行會議一覽表會議名稱討論事項召集人列席人固定參加人員不固定參加人員會議日期備注產(chǎn)銷會議產(chǎn)銷配事事項副總經(jīng)理廠長業(yè)務(wù)經(jīng)理生管科長制造科長業(yè)務(wù)科長品管科長技術(shù)科長每同一次質(zhì)量管理會議質(zhì)量改進檢討廠長副廠長品管科長生管科長制造科長每兩同一次廠務(wù)會議討論各種廠長廠長各科科長每同一四下午效率檢討會議檢討效率及獎金事宜副廠長科務(wù)會議檢討科內(nèi)生產(chǎn)問題各科科長各組組長每周二次進度會議檢討修訂進度各科科長各組組長每周一次隨同科務(wù)會議召開會議名稱討論事項召集人列席人固定參加人員不固定參加人員會議日期備注各種聯(lián)系會議討論各種聯(lián)系事項不定期視需要而定表12—8開會通知表［］會議開會通知如下。承辦［］（檢查）議題日期月日時分-時分地點出席者主席資料報告確認8.對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會|義，廠辦有權(quán)安排合并召開。9.各部門會期必須服從全廠統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在全廠例會同期召開，(與會人員不發(fā)生時間沖突除外)，應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。(四)會議的準備10.所有會議主持人和召集單位與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準備工作。(包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、各好坐位、茶具茶水、獎品、紀念品、通知與會人等)。表12-9會議程序表[]會議程序時間：月日時分~時分出席者姓名[]席者姓名·理由[]□1．起立、敬禮、宣布開會□2．合公布經(jīng)營理念□3．董事長（經(jīng)理）致詞□4．說明議題目、議案□5．補充說明、報告□6．討論問題（質(zhì)矣應(yīng)答）□7．其他□8．決議事項確認□9．下一次的討論事項確認□10．司議（主席）散會致詞□11．起立、敬禮□12．確認⊙會議工作細節(jié)審核一覽表表12-10工作項目查核工作項目查核活動的主旨活動的規(guī)范預(yù)算招待對象的層次總參加人數(shù)（查對邀請回函）活動日期及時間（注意是否與其他同業(yè)的活動撞車）活動日數(shù)籌備單位活動的負責人活動作業(yè)分工明細會場子的預(yù)訂主會場開會場地洽談室展示場來賓休息室主辦單位休息室（干事、辦事員）學藝人員休息室制作來賓名冊包括注明姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等項并核對其準確與否邀請函信封邀請卡回函明信片紀念品兌換券停車券指引地圖點心券餐券訂制張數(shù)（多印20%的備份）信封書寫作業(yè)投遞作業(yè)承辦員投遞日期（要以活動日期的二、三個星期前寄予達對方為原則）14．紀念品方面禮品包裝作業(yè)訂制數(shù)量（要多出20%的備份）送交通工具方面飛機火車巴士轎車勞務(wù)費（給司機、學藝人員…的）會場布置宴會的形式餐桌人座式自助餐人座式半人座式自助餐立食式自助餐雞尾酒會立食式料理樣式法國料理日本料理各國料理大會串路攤式、模擬餐館式、餐臺取食式、餐車服務(wù)式雕冰（原色、彩色）飲料方面餐前酒威士忌雞尾酒啤酒（罐裝或生啤酒）飲料類吧臺餐車餐車女服務(wù)員干杯用的酒石酸類（國產(chǎn)酒或洋酒）香煙方面香煙雪茄品牌（國產(chǎn)或進口）特別訂做的煙盒工作項目查核工作項目查核紀念品的選定決定包裝紙禮品題款作業(yè)姓名書定作業(yè)蝴蝶結(jié)裝飾作業(yè)雕冰花飾胸花饋贈用花束典禮臺花飾禮桌花飾文字花飾吊掛花飾蠟燭展示品飾花禮花（獻禮用）25．園景制作西式園景東方園景租借盆景觀葉盆景觀花盆景茶幾遮陽26．標語、標示牌類歡迎標語大門標語方向標示專用停車場票牌受付處標語會場入口處歡迎光臨的拱門典禮臺標語展示商品說明標牌會場子內(nèi)指引標示牌社微、社旗、林會旗27．拍照攝影方面紀念照片快照記錄攝影拍立得照片（拍照女服務(wù)員）28．選擇桌子（選用圓桌或方桌）29．座位順序香煙攤女服務(wù)員23．菜單項式的印刷24．花飾方面花圈花籃桌上花飾旗袍各國民族的衣著32．表演女廊33．女性公關(guān)人員34．住宿安排方面安排來賓至如歸的住宿（套房、單人房、雙人房）主辦人中住宿問題演藝人員的住宅區(qū)宿營預(yù)訂房間妥善分配房間35．特設(shè)專用柜臺36．支付的負擔范圍（住宿、餐費、取用箱內(nèi)的食物費用、電話費…）37．安排用餐方面住家者的用餐事宜來賓、司機的用餐問題服務(wù)人員的用餐學藝人員、樂隊的用餐問題38．活動行程方面司儀開場子白主席致辭舉杯同慶余興節(jié)目朗讀賀電致謝辭活動行程表的標示活動日程表的書寫工作播放背景音樂放映宣傳影片、幻燈片39．服務(wù)柜臺的工作方面來賓出制度的確認發(fā)放活動日程表主席迎賓作業(yè)引導(dǎo)來賓到休息室發(fā)放座位牌工作項目查核工作項目查核桌面標示卡桌面標示卡的書寫作業(yè)印制座位配置表30.胸章、銘牌方面顏色、大小、種類的選定公司名稱、職銜、姓名的書寫作業(yè)31.女服務(wù)員著裝方面洋裝安排演藝人員、樂隊節(jié)目主持人舞臺燈光燈光設(shè)計燈光器材舞臺燈光主要舞臺特設(shè)舞臺回轉(zhuǎn)舞臺凸出舞臺舞池②舞臺設(shè)計工作人員音響方面音響設(shè)計音響器材立式麥克風桌上型麥克風無線電麥克風錄音機音箱放大器音響操作員錄音現(xiàn)場測錄音41.摸彩活動摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服務(wù)員獎品給付方法當場核發(fā)散場時核發(fā)送到家郵寄發(fā)放紀念品接待大眾傳播人員設(shè)置暫時電話來賓簽名紀念40.表演節(jié)目的總預(yù)算方面本單元的活動企劃節(jié)目策劃及演出節(jié)目執(zhí)導(dǎo)會場布置料理、飲料服務(wù)人員44.會場方面會場布置典禮臺講臺講師制作人幻燈機放映幕燈光布置筆記用具資料的分發(fā)資料的披露樣品、試用品、殿示品麥克風錄音作業(yè)同步翻譯機茶水點心（咖啡甜點）用餐事宜45.展示會方面會場布置演出計劃展示、裝飾計劃邀請函、DM的制作游藝節(jié)目選定搬運公司遷入計劃（當天或前天）裝設(shè)計劃（當天或前天）展示商品展示器具③電氣工程、安裝工程制服解說體系工作項目查核工作項目查核42.演出節(jié)目的彩排43.新的工廠、公司落落大方成慶祝喜宴停車場收付柜臺設(shè)置場地向?qū)?、招待、解說人員活動行程表招引標示說明標示牌茶水點心的招待工廠、公司落成說明接待記者采訪人員接送交通工具聯(lián)絡(luò)有關(guān)官方機構(gòu)和鄰居打招呼裝置臨時電話給水、排水的設(shè)備電氣、瓦斯的設(shè)備冷暖器設(shè)備桌椅桌巾照明設(shè)備音響設(shè)備游藝節(jié)目紀念品①海報②說明書③解說員④說明標示牌⑤實地表演遷出計劃（當天或隔天）茶水點心用餐問題洽談室接待記者采訪人員46．服裝西裝燕尾服制服47．支付旅館費用方面支付的日期匯款、前來收款、當天支付現(xiàn)金出納員48．旅館事務(wù)方面的承辦員主辦人員餐宴預(yù)約辦事員餐廳宴服務(wù)經(jīng)辦員住宿服務(wù)經(jīng)辦員預(yù)約定經(jīng)辦員⊙會議提案改善方案1.為使各單位主管踴躍提供其有利于營運改進的意見，借以提高經(jīng)營的效率，并使會議能疏通及統(tǒng)一與會人員的意見，避免會而不議，議而不決，決而不行的弊病，與會人員除口頭提出工作報告(前月)外，特制定本方案。2.提案建議書，其內(nèi)容如下：(1)有關(guān)管理改進事項。(2)提案規(guī)章的修訂。(3)有關(guān)制造技術(shù)及品質(zhì)的改良，操作方法或程序及機械配置的改進事項。(4)有關(guān)設(shè)備的設(shè)計或修改事項。(5)有關(guān)產(chǎn)品的創(chuàng)意或包裝的改良事項。(6)有關(guān)成本的減低事項。(7)有關(guān)物料的節(jié)省及廢料的利用事項。(8)有關(guān)工廠安全或機械、工具的保養(yǎng)事項。(9)部門間的協(xié)調(diào)事項。(10)有關(guān)業(yè)務(wù)的調(diào)整方案。(11)其他有利于本公司興革事項。3.提案手續(xù)如下：(1)應(yīng)使用規(guī)定的提案建議書用紙(表)。(2)提案建|義書記載下列事項：①提案人。②所屬單位。③案由。④具體內(nèi)容說明(必要時添加改善前后的數(shù)值比較、圖面或說明資⑤研議事項(由總經(jīng)理填寫)。4．為處理提案的順利，請照規(guī)定時間送達總經(jīng)理室以便匯編處理。5.本方案經(jīng)呈準后通知實施，修改時亦同?！烟岚附ㄗh效益獎的管理條例(一)總則第一條為了落實公司關(guān)于提案建議和技術(shù)革新、技術(shù)開發(fā)項目管理辦法，調(diào)動廣大員工的積極性、創(chuàng)造性，推動公司提案建議和技術(shù)革新、技術(shù)開發(fā)工作的開展，促進生產(chǎn)技術(shù)的進步，改善經(jīng)營管理，增加企業(yè)活力，特制訂本條例。第二條提案建議和技術(shù)革新、技術(shù)開發(fā)工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是提高企業(yè)素質(zhì)的重要手段。各部門要積極發(fā)動、支持和鼓勵員工開展這項活動。第三條本條例由總工室和科技項目評審委員會組織實施。(二)獎勵范圍第四條本條例實施獎勵的范圍包括兩個方面：一是被采納取得效果的合理化建議；二是取得成果的技術(shù)開發(fā)項目。第五條合同化建議和技術(shù)革新、技術(shù)開發(fā)項目應(yīng)該在如下諸方面發(fā)揮效用：l.挖掘通信設(shè)備能力，改善通信網(wǎng)絡(luò)，增強通信能力。2.改善經(jīng)營管理，提高通信質(zhì)量和經(jīng)濟效益。3.應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新材料、新工藝，推廣新的科技成果，對引進的先進設(shè)備和技術(shù)進行消化、吸收改造，取得明顯的經(jīng)濟效益。4.開拓新的通信業(yè)務(wù)、增加企業(yè)收入。5.計算機技術(shù)的應(yīng)用取得明顯的經(jīng)濟效益。6.改善勞動組織，減輕勞動強度，改進設(shè)備維護、業(yè)務(wù)操作方式方法，提高勞動生產(chǎn)率。7.節(jié)約能源及其他費用開支，降低生產(chǎn)成本。8.降低工程造價，節(jié)約基建投資。9.解決公司在通信生產(chǎn)中急需解決的重大技術(shù)難題。(三)獎勵的申報和審查第六條成果評審鑒定后，對于需要申報獎勵的項目，已在上級主管部門立項的由總工室按有關(guān)規(guī)定向上申報；未在上級主管部門立項的由公司各部門填寫“科學技術(shù)進步獎申報表”報總工室。第七條向上報獎的項目由上級主管部門審查，其余項目由公司科技項目評審委員會負責審查。第八條公司科技項目評審委員會將從各部門申報的項目中選擇優(yōu)秀項目向上申報科學技術(shù)進步獎。第九條未向上報獎或上報而未獲獎的項目，由公司科技