高校基建檔案數(shù)字化資源共享初探

高?；n案數(shù)字化資源共享初探耿麗內(nèi)容摘要高等學(xué)校基建檔案與其他檔案和文獻(xiàn)類型相比具有特殊性，在基礎(chǔ)設(shè)施可持續(xù)利用以及教學(xué)資源溯源等方面具有不可替代的作用。高校基建檔案是高?；üこ淘诹㈨?xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及工程結(jié)算全過(guò)程活動(dòng)的真實(shí)記錄?；n案不僅對(duì)鑒定基建工程質(zhì)量、投資效益有重要的憑證作用，而且對(duì)工程項(xiàng)目建成后的維修、改擴(kuò)建、管理、法律糾紛等具有重要的依據(jù)作用。內(nèi)容目錄一.高?；n案的特性分析二.高?；n案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀三.高校基建檔案資源共享是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的有益探索一.高?；n案的特性分析高?；n案的開(kāi)發(fā)利用首先必須考慮其特殊性，將其與其他檔案和文獻(xiàn)類型區(qū)別開(kāi)來(lái)，并把它的特點(diǎn)作為實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和資源開(kāi)發(fā)的重要依據(jù)，才能有效解決開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。一.高校基建檔案的特性分析1.基建檔案的成套性一個(gè)基建項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體，規(guī)律性地形成了一系列相關(guān)科技文件。在基建項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，包括項(xiàng)目建議書(shū)及上級(jí)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工、竣工驗(yàn)收、監(jiān)理材料等等。2.基建檔案的專業(yè)性不論是基建檔案的形成領(lǐng)域還是內(nèi)容性質(zhì)都具有鮮明的專業(yè)特點(diǎn)。整個(gè)建設(shè)過(guò)程中，需要?dú)庀?、地質(zhì)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建筑、檢驗(yàn)、財(cái)會(huì)等不同領(lǐng)域的知識(shí)。

一.高?；n案的特性分析3.基建檔案的階段性基建檔案的基本特點(diǎn)是分階段、按時(shí)間順序形成，不同的階段形成不同的檔案。如施工階段有開(kāi)工報(bào)告、施工方案、施工計(jì)劃、原材料的有關(guān)證明、設(shè)計(jì)變更、圖紙會(huì)審紀(jì)要、系統(tǒng)調(diào)試、實(shí)驗(yàn)記錄等等。4.基建檔案的現(xiàn)實(shí)使用性這是基建檔案區(qū)別于其他檔案的一大特點(diǎn)，其他文件材料歸檔后，用來(lái)歷史查考的較多。而基建檔案則是，只要這一基建項(xiàng)目沒(méi)有拆遷，那么有關(guān)基建檔案就不能銷毀。我校是一所百年老校，有很多建筑已成為文物不能拆遷。我校已成為文物的建筑有大禮堂，老圖書(shū)館，一號(hào)、二號(hào)、三號(hào)教學(xué)樓等。這些建筑的基建檔案要永久保存。一.高?；n案的特性分析5.基建檔案來(lái)源的廣泛性基建檔案材料的來(lái)源涉及到政府部門(mén)的規(guī)劃、施工審批，設(shè)計(jì)部門(mén)的設(shè)計(jì)論證，建筑部門(mén)的施工建設(shè)，監(jiān)理部門(mén)的監(jiān)理監(jiān)察，質(zhì)檢部門(mén)的質(zhì)量檢查，以及原材料的合格證書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、招投標(biāo)合同等。6.基建檔案的龐大性前幾年各高校大量擴(kuò)招，進(jìn)行新校區(qū)的大規(guī)模建設(shè)，工程量大，工程復(fù)雜。即有大型的教學(xué)樓，又有大型的體育館、圖書(shū)館及其他生活區(qū)建筑和輔助性建筑，形成了大量的基建檔案。我校僅南校區(qū)建設(shè)就形成基建檔案445卷（盒）約45000頁(yè)。二.高?；n案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀由于對(duì)高校建筑物的維護(hù)、修繕、改造等方面的活動(dòng)，基建檔案原件頻繁使用，破損嚴(yán)重。雖經(jīng)多次粘貼、修補(bǔ)，仍然急需采用相應(yīng)補(bǔ)救措施保護(hù)原件。我校保存最早的基建檔案已有60多年歷史，受時(shí)代限制檔案形成時(shí)用紙、用筆等質(zhì)量不高，有的已洇花不清。所以高?；n案數(shù)字化迫在眉睫。二.高?；n案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔不及時(shí)，質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響基建檔案的數(shù)字化2.資金嚴(yán)重不足基建檔案數(shù)字化是高新技術(shù)支撐起來(lái)的，需要大量資金的支持。我校2000年以前基建圖紙共有4132張，無(wú)法取得電子版，尤其是成為文物的建筑物圖紙老化、破損嚴(yán)重；2000年以后基建圖紙4209張，有的也無(wú)法取得電子版。3.基建檔案開(kāi)發(fā)利用滯后于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)4.專業(yè)人才缺乏基建檔案的特點(diǎn)決定了它的專業(yè)性?；n案數(shù)字化需要即懂檔案知識(shí)又懂基建知識(shí)還懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。三.高校基建檔案資源共享是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的有益探索

高?；?xiàng)目的勘察設(shè)計(jì)由勘察設(shè)計(jì)研究院負(fù)責(zé)，施工建設(shè)由基建部門(mén)負(fù)責(zé)招投標(biāo)建設(shè)，建成后基建檔案由檔案館（室）負(fù)責(zé)管理，維修、改造由后勤維修部門(mén)負(fù)責(zé)。所以，有效整合各個(gè)部門(mén)的力量，共同建設(shè)開(kāi)發(fā)基建檔案，做到信息資源共享，是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的有效途徑。三.高校基建檔案資源共享是實(shí)現(xiàn)基建檔案數(shù)字化的有益探索1.爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和資金支持，為基建檔案資源共享提供保障2.整合基建檔案信息資源，為基建檔案資源共享奠