華倫天奴購(gòu)物中心總經(jīng)理辦公室管理制度

華倫天奴購(gòu)物中心總經(jīng)理辦公室管理制度一、總經(jīng)理辦公會(huì)議管理制度（一）為了規(guī)范和加強(qiáng)總經(jīng)理辦公會(huì)議的管理，提高各類辦公會(huì)議的效率，特制定本制度。（二）總經(jīng)理辦公會(huì)議由總經(jīng)理或副總經(jīng)理提議召開并主持，由總經(jīng)理辦公室協(xié)調(diào)、組織、籌備并召集。會(huì)議的主要內(nèi)容如下：1、研究、部署并討論公司的重大問題，如確定公司的發(fā)展方向及規(guī)劃，制定公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，根據(jù)人事任免權(quán)限決定部門副職以下人員職務(wù)的任免等。2、總結(jié)評(píng)價(jià)每個(gè)月或每季度各部門工作情況及企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，安排布置下階段工作任務(wù)。3、表彰獎(jiǎng)勵(lì)表現(xiàn)突出的各類先進(jìn)集體和個(gè)人，分析匯報(bào)公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果。4、提出改進(jìn)措施，廣泛采納能提高公司經(jīng)濟(jì)效益的良策。（三）為了避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。1、總經(jīng)理辦公會(huì)：研究、部署行政管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)等全局性工作，討論決定公司各類重大事項(xiàng)等。2、行政后勤管理及安全工作會(huì)（含治安、消防等）：匯報(bào)總結(jié)前期的行政、后勤管理（包括安全、防損、消防）等工作情況，討論分析并研究解決工作中遇到的各種問題，安排下一階段的工作任務(wù)。3、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)：匯報(bào)、分析公司計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)成果，總結(jié)評(píng)價(jià)前一階段企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，提出改進(jìn)措施，安排下階段的工作任務(wù)。（四）凡涉及多個(gè)部門經(jīng)理參加的各種會(huì)議，要在會(huì)議召開前3天經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)總經(jīng)理辦公室匯總，并由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排召集。1、總經(jīng)理辦公室每周將擬召開的公司例會(huì)和各種臨時(shí)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)一平衡，并編制會(huì)議計(jì)劃，分發(fā)到公司主要管理人員及有關(guān)服務(wù)人員手中。2、凡總經(jīng)理辦公室已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需安排其他會(huì)議時(shí)，召集單位應(yīng)提前兩天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室調(diào)整會(huì)議計(jì)劃。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意，任何人不得隨便打亂正常會(huì)議計(jì)劃。3、對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容相近、時(shí)間相近的會(huì)議，總經(jīng)理辦公室有權(quán)安排合并召開。（五）有以下原因，副總經(jīng)理以上的高層管理人員可提議舉行臨時(shí)會(huì)議或提前召開公司辦公例會(huì)：1、有重要事項(xiàng)需提交公司辦公例會(huì)討論決定的。2、各部門重要業(yè)務(wù)管理人員的錄用及辭退等。（六）會(huì)議要求：1、會(huì)議主持人、召集單位及與會(huì)人員應(yīng)分別做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會(huì)議議程、匯報(bào)或總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案等。2、安排落實(shí)好會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員的范圍等，無(wú)特殊原因被通知參加會(huì)議人員不能請(qǐng)假，如請(qǐng)假需經(jīng)主持人批準(zhǔn)。3、進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后應(yīng)自覺關(guān)閉手機(jī)或調(diào)震，會(huì)議期間禁止吸煙。4、各類會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，并根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理完成《會(huì)議紀(jì)要》或《決議》，呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后按程序下發(fā)和存檔。5、《會(huì)議紀(jì)要》作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至每個(gè)參加會(huì)議人員，以便對(duì)照核查落實(shí)；《會(huì)議紀(jì)要》屬公司內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。二、公司管理人員周例會(huì)制度為了提高辦公效率，公司經(jīng)理辦公例會(huì)執(zhí)行以下規(guī)定：1、會(huì)議時(shí)間：每周一下午15：00開始。2、會(huì)議由總經(jīng)理辦公室主任召集主持，公司部門經(jīng)理以上人員參加。3、參加會(huì)議人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，如有特殊原因不能到會(huì)的，事先要向總經(jīng)辦請(qǐng)假，如有需要應(yīng)指派部門其他人員參加。4、會(huì)議內(nèi)容：討論總結(jié)公司上一周各項(xiàng)工作進(jìn)展情況、企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況，協(xié)調(diào)解決各部門提出的各類相關(guān)問題，安排部署下一周的工作等，并負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要問題進(jìn)行決策。5、總經(jīng)辦要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容整理形成《會(huì)議紀(jì)要》，呈報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)、公司總經(jīng)理，主送參會(huì)人員；并按會(huì)議要求檢查、督導(dǎo)各部門落實(shí)執(zhí)行情況，然后將具體情況及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。三、會(huì)客預(yù)約制度（一）為了規(guī)范公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)客預(yù)約的工作程序，提高總經(jīng)理辦公室的工作效率，特制定本制度。（二）總經(jīng)理辦公室人員接到預(yù)約時(shí)，應(yīng)先了解客人的身份、特殊要求和會(huì)面時(shí)間，做好書面記錄；并把接待重要客戶的任務(wù)以書面或電話形式上報(bào)總經(jīng)理。（三）總經(jīng)理接到會(huì)客通報(bào)后，應(yīng)詳細(xì)了解客人的身份、特殊要求及會(huì)面時(shí)間等情況?？偨?jīng)辦根據(jù)總經(jīng)理的安排相應(yīng)做好接待準(zhǔn)備工作，包括：1、會(huì)議室、文件資料的準(zhǔn)備。2、相關(guān)部門配合的準(zhǔn)備。3、招待的準(zhǔn)備。4、其他準(zhǔn)備工作。5、通知并接待客人。四、接待新聞機(jī)構(gòu)的規(guī)定1、嚴(yán)格遵循“對(duì)外無(wú)小事”的原則，禁止向新聞機(jī)構(gòu)隨意發(fā)布消息，發(fā)表意見和評(píng)論。2、任何部門和個(gè)人未經(jīng)總經(jīng)理的批準(zhǔn)和安排，不得擅自接受采訪。3、接待者須要求采訪者出示工作證件，并報(bào)相關(guān)部門審批。4、新聞?dòng)浾咭蚬ぷ餍枰诂F(xiàn)場(chǎng)拍照、錄音、錄像的，必須有公司領(lǐng)導(dǎo)的許可并由公司派人陪同。5、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人無(wú)權(quán)代表公司向新聞媒體機(jī)構(gòu)作任何表態(tài)或承諾。6、接受采訪時(shí)，須維護(hù)公司形象，實(shí)事求是，正面積極宣傳，嚴(yán)禁泄露公司機(jī)密。7、須向新聞?dòng)浾呗暶鳎钦讲稍L不得以公司名譽(yù)公之于眾。8、涉及與本職工作無(wú)關(guān)的問題，被采訪者應(yīng)予以回避或婉言謝絕。9、凡違犯上述規(guī)定者，將視情節(jié)輕重，按公司有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。五、公司呈文管理規(guī)定為了完善公司內(nèi)部管理，根據(jù)企業(yè)公文處理的相關(guān)要求，對(duì)公司的呈文工作做出如下規(guī)定：（一）公文的種類包括：決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、復(fù)函、會(huì)議紀(jì)要等。（二）公文的格式包括：標(biāo)題、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)印章、成文年月日、抄報(bào)單位、印制份數(shù)等。（三）內(nèi)部行文關(guān)系：公司各部門的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍而定。1、各部門不得越級(jí)行文請(qǐng)示問題。因特殊情況必須越級(jí)行文請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的部位。2、各部門之間可以聯(lián)合行文。3、需以公司名義請(qǐng)示上級(jí)各有關(guān)單位解決的公文，由公司各歸口部門草擬初稿報(bào)送公司總經(jīng)理，經(jīng)審查由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)出。（四）公文處理的程序包括：收文、分辦、批辦、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、傳遞、立卷、銷毀等。1、公司各部門向上級(jí)的請(qǐng)示文件或要求批準(zhǔn)下發(fā)的文件原件，均應(yīng)送綜合管理部登記存檔。2、凡上報(bào)下發(fā)的文件，經(jīng)相應(yīng)的主管領(lǐng)導(dǎo)審稿后送公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。3、公文辦理完畢，承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷的要求把公文有效原稿和有關(guān)材料整理好送交檔案主管立卷，個(gè)人不得私自保存應(yīng)當(dāng)存檔的文件。（五）公司公文要求1、為利于文件的管理、立卷和查考，在公司范圍內(nèi)統(tǒng)一文件格式。文件用紙統(tǒng)一用單頁(yè)A4規(guī)格。2、公司對(duì)外的請(qǐng)示報(bào)告或下發(fā)的決定、重要通知、批復(fù)等公文，采用文件用紙，對(duì)外發(fā)的函件或一般通知，則采用公函用紙。3、根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)外或下發(fā)的如決定、重要通知、批復(fù)、復(fù)函等文件，必要時(shí)公司總經(jīng)理須在文件正稿上的簽署名字，以示負(fù)責(zé)。（六）公文的打?。?、正式發(fā)出的文件均須經(jīng)過打印和校對(duì)。2、公文打印嚴(yán)格按公文的結(jié)構(gòu)和尺寸打印。3、凡金錢、數(shù)字、人名、地址、日期及含有重要意義之辭句，不得涂改或挖補(bǔ)，數(shù)字應(yīng)大寫。4、上報(bào)、下發(fā)文件的份數(shù)視實(shí)際需要而定。（七）公文的立檔：1、公司在工