ISO文件編寫(xiě)指引-XXXX

1、 管 理 體 系 文 件編 寫(xiě) 指 引1目錄錄1.ISO9000質(zhì)量體系系文件1.1概念1.2質(zhì)量體系系文件的的價(jià)值1.3質(zhì)量體系系文件的的作用1.4質(zhì)量體系系文件的的結(jié)構(gòu)1.5質(zhì)量體系系文件的的要求2.文件格式式的基本本要求3.編寫(xiě)技巧巧3.1內(nèi)容框架架的確定定3.2流程圖3.3事項(xiàng)描述述六要素素4.舉例4.1質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)4.2質(zhì)量體系系程序4.3作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書(shū)或工工作規(guī)范范5.練習(xí)231.4體系文件件的結(jié)構(gòu)構(gòu)管理手冊(cè)冊(cè)程序文件件工作文件件或作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書(shū)書(shū)質(zhì)量記錄錄描述質(zhì)量量體系總總體結(jié)構(gòu)構(gòu)和要求求的綱領(lǐng)性文文件規(guī)定活動(dòng)動(dòng)或過(guò)程程的目的的、要求求、方法法的文件件規(guī)定某項(xiàng)項(xiàng)具體工工作的方方法、要要

2、求和標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的文文件證明質(zhì)量量體系有有效運(yùn)行行和作為為質(zhì)量體體系改進(jìn)進(jìn)分析依依據(jù)的特特殊文件件（一階）（二階）（三階）（四階）4文件類(lèi)別別區(qū)分管理手冊(cè)冊(cè)(一階文件件):敘述公司司管理政政策之文文件如質(zhì)質(zhì)量手冊(cè)冊(cè)，環(huán)境境手冊(cè);作業(yè)程序序文件（二階文文件）：與管理理手冊(cè)體體系相關(guān)關(guān)之所需需程序文文件；支持文件件(三階文件件):作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書(shū),檢檢驗(yàn)規(guī)范范及標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)書(shū);工程文件件:BOM,ECN,PCB圖,電路圖圖,線材材圖,產(chǎn)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)構(gòu)圖,模模具圖等等;記錄(四階文件件):所使用之之各類(lèi)記記錄,質(zhì)質(zhì)量記錄錄,圖表表等;5文件的制制訂、簽簽核文件類(lèi)別分類(lèi)代碼制訂審核批準(zhǔn)（質(zhì)量/環(huán)境）手冊(cè)（Q/E/R）M管

3、理者代表管理者代表總經(jīng)理程序文件（Q/E/R）P各部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等（Q/E/R）WI相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表記錄表單QF/EF/RF相關(guān)人員部門(mén)主管管理者代表行政管理文件PM部門(mén)主管管理者代表總經(jīng)理工程技術(shù)文件WI/SOP相關(guān)人員項(xiàng)目工程師技術(shù)主管6文件編號(hào)號(hào)原則:一階文件件編號(hào)系系統(tǒng)QM-01流流水號(hào)文件屬性性(Q：表示質(zhì)質(zhì)量管理理R:表示危害害物質(zhì)過(guò)過(guò)程管理理；E:表示環(huán)境境管理；M:表示手冊(cè)冊(cè)/綱領(lǐng)性文文件。)QM01流水號(hào)7文件編號(hào)號(hào)原則:8文件編號(hào)號(hào)原則:9制工部SOP編編號(hào)系統(tǒng)統(tǒng)（文件件屬性+工序+產(chǎn)品類(lèi)類(lèi)型+版版本+頁(yè)頁(yè)碼+流流水號(hào)）10記錄表單單編號(hào)原原則

4、:11部門(mén)代號(hào)號(hào)121.2質(zhì)量體系系文件的的價(jià)值在體系中中，編制制和使用用文件是是具有動(dòng) 態(tài)的的高增值的的活動(dòng)131.5體系文件件的發(fā)行行要求文件編制制者必須須向文件控制制中心索索取文件件編號(hào)和和版本號(hào)號(hào)。編制者者依照現(xiàn)現(xiàn)有文件件的格式式編制文文件，如如現(xiàn)有格式不適適用，可用其其他格式式，但文文件應(yīng)有有文件名名稱、編編號(hào)、版版本、頁(yè)頁(yè)碼及生生效日期期等文控中心心收到經(jīng)經(jīng)批準(zhǔn)的的文件需需進(jìn)行另另存歸檔檔。所有有以上文文件必需需經(jīng)文控控中心登登記且建建立健全全文件一覽覽表。擬發(fā)行的的文件由由文控中中心在每每頁(yè)文件件的適當(dāng)當(dāng)位置蓋蓋“受控控文件”章，按擬好好文件管制制總覽表表中要求的的發(fā)行部部門(mén)進(jìn)行

5、行點(diǎn)擊發(fā)發(fā)行。使用其他他格式必必需得到到管理者者代表批批準(zhǔn)141.5體系文件件的發(fā)行行要求體系管理理文件由由文控中心心將各部部門(mén)經(jīng)審審批合格格的文件件打印一一份,按照文件件的審批批流程要要求各部部門(mén)進(jìn)行行手工簽簽核(工程技術(shù)術(shù)文件不不在此范范圍)。文控中中心在對(duì)對(duì)其進(jìn)行行歸檔管管理時(shí)，應(yīng)在每每頁(yè)正本本文件背背面的適適當(dāng)位置置蓋“正正本文件件”章。此正本本文件由由文控中中心保存存.文件副本本用電子子檔發(fā)行行，文控控中心保保存一份份紙質(zhì)正正本文件件。151.5體系文件件的修訂訂體系管理理文件(一至三階階)需要修訂訂或廢止止時(shí),各單位提提出修訂訂及廢止止之意見(jiàn)見(jiàn)且提交交文件修訂訂/廢止申請(qǐng)請(qǐng)單,經(jīng)部

6、門(mén)主主管簽核核后,交原制定定部門(mén)主主管審核核.經(jīng)同意后后再交管管理者代代表核準(zhǔn)準(zhǔn)，由文控中中心將可可編制的的電子文文件發(fā)給給文件修修訂申請(qǐng)請(qǐng)人進(jìn)行行修訂；體系管理理文件廢廢止經(jīng)管管理者代代表核準(zhǔn)準(zhǔn)后,由文控中中心且將將原文件件由服務(wù)務(wù)器上作作撤回另另存入文文件作廢廢文件夾夾中.且建立健健全作廢文件件一覽表表161.5體系文件件的修訂訂要求記錄(四階文件件)的變更由由現(xiàn)行單單位填寫(xiě)寫(xiě)文件修訂訂/廢止申請(qǐng)請(qǐng)單，經(jīng)單位位主管審審核，管管理代表表核準(zhǔn)后后交由資訊訊部做統(tǒng)統(tǒng)一更新新動(dòng)作，另外，記錄變變更后，表格樣樣式需經(jīng)經(jīng)文控中中心確認(rèn)認(rèn)方可執(zhí)執(zhí)行 為確保各各單位使使用之文文件為最最新版本本,文控中心心

7、應(yīng)于計(jì)計(jì)算機(jī)系系統(tǒng)中建建立一份份文件一覽覽表，當(dāng)有制制、修、廢時(shí)，均須更更新文件一覽覽表之相關(guān)內(nèi)內(nèi)容。文件首次次發(fā)行版版本為1.0,首次變更更為1.1,第二次為為1.2一直編至至1.9,后為2.0,再至2.1,以此類(lèi)推推.171.5體系文件件的修訂訂體系管理理文件(一至三階階)需要修訂訂或廢止止時(shí),各單位提提出修訂訂及廢止止之意見(jiàn)見(jiàn)時(shí)，如出現(xiàn)跨跨多部門(mén)門(mén)的職責(zé)責(zé)與流程程變更時(shí)時(shí)，需由由管理者者代表主主導(dǎo)完成成相關(guān)部部門(mén)的協(xié)協(xié)調(diào)工作作。最后由由總經(jīng)理理核準(zhǔn)。記錄(四階文件件)的變更時(shí)時(shí)，如出出現(xiàn)多個(gè)個(gè)部門(mén)在在使用同同一份表表格時(shí)，則需由由管理者者代表主主導(dǎo)完成成相關(guān)部部門(mén)的協(xié)協(xié)調(diào)工作作。且征征求

8、相關(guān)關(guān)部門(mén)的的意見(jiàn)，如沒(méi)有有異議由由管理代代表核準(zhǔn)準(zhǔn)文件修訂訂/廢止申請(qǐng)請(qǐng)單，交由資訊訊部做統(tǒng)統(tǒng)一更新新動(dòng)作。181.5體系文件件的要求求A.簡(jiǎn)潔、易易懂B.實(shí)際工作作中能完完全做到到C.既符合標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，也不不違背組組織現(xiàn)實(shí)實(shí)D.及時(shí)更改改文件的的不符合合注意：“任何時(shí)時(shí)間、任任何部門(mén)門(mén)都適用用”是不不可求的的192.文件格式式的基本本要求文件編號(hào)號(hào)A.統(tǒng)一原則則B.簡(jiǎn)潔C.易懂、易易記D.數(shù)字與英英文字母母有機(jī)結(jié)結(jié)合E.易于標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)化202.文件格式式的基本本要求版次A.單頁(yè)文件及多多頁(yè)文件件的區(qū)別別B.總版本及及修訂本本C.數(shù)字與英英文字母母有機(jī)結(jié)結(jié)合212.文件格式式的基本本要求頁(yè)碼總頁(yè)碼與

9、與分頁(yè)碼碼生效日期期及截止止日期222.文件格式式的基本本要求章節(jié)區(qū)分分及編號(hào)號(hào)(以程序文文件為例例)1.目的2.范圍3.職責(zé)4.定義4.1(小標(biāo)題)4.1.1(次小標(biāo)題題)4.2 4.3 5.工作內(nèi)容容5.1流程圖5.25.2.15.2.25.2.2.1 5.3 6.相關(guān)文件件6.1 7.附件7.1 233.編寫(xiě)技巧巧3.1內(nèi)容框架架的確立立A.本文件的的編寫(xiě)目目的或功功能B.本文件控控制的活活動(dòng)(包括人、事、物)C.列出具體體的內(nèi)容容條目D.有先后工工作順序序的，需需流程圖圖E.文字描述述工作內(nèi)內(nèi)容243.2流程圖3.2.1流程圖符符號(hào)表示事項(xiàng)項(xiàng)或活動(dòng)動(dòng)的起始始及結(jié)束束OK/NGYES/N

10、O表示事項(xiàng)項(xiàng)或活動(dòng)動(dòng)之中間間步驟表示決定定性過(guò)程程(如:審批、判判斷、檢檢驗(yàn)等等等)表示事項(xiàng)項(xiàng)進(jìn)行方方向合格/不合格；通過(guò)/不通過(guò)是/不是例：簡(jiǎn)單單組合OKNG253.2.2流程圖的的配合要要求職責(zé)責(zé):確定各步步驟擔(dān)當(dāng)當(dāng)?shù)牟块T(mén)門(mén)或個(gè)人人文件/表格:進(jìn)行某項(xiàng)項(xiàng)工作步步驟時(shí)依依據(jù)的文文件制度度和需填寫(xiě)寫(xiě)的記錄錄26例:客戶投訴訴管理程程序客戶投訴訴接收登記備案案處理分類(lèi)類(lèi)處理實(shí)施施結(jié)果確認(rèn)認(rèn)結(jié)果反饋饋記錄歸檔檔流 程職 責(zé)文件/表格主管人員員主管人員員授權(quán)人員員授權(quán)人員員責(zé)任部門(mén)門(mén)/人主管人員員主管人員員解釋OKOKNGNGOKNG信函、電電話、傳傳真、面面談等客戶投訴訴記錄表表相關(guān)法規(guī)規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)

11、及文件件糾正預(yù)防防措施報(bào)報(bào)告糾正預(yù)防防措施報(bào)報(bào)告客戶投訴訴記錄表表客戶檔案案274.2.1章節(jié)要求求(見(jiàn)2.6)序號(hào)項(xiàng)目說(shuō)明1目的的本本文文件的制制訂目的的或功能能2范圍圍本本文文件適用用范圍，如人、事、物物3定義義說(shuō)說(shuō)明明本文中中的特別別用詞、代碼等等4職責(zé)責(zé)本本文文中各項(xiàng)項(xiàng)具體工工作的職職權(quán)劃分分5工作內(nèi)容容具具體的流流程及文文字說(shuō)明明5.1流 程圖圖圖圖解解方式說(shuō)說(shuō)明流程程6參考文件件本本文件件中引用用的文件件制訂本文文件參考考的文件件包括內(nèi)部部的和外外部的7附件件標(biāo)標(biāo)識(shí)式樣樣關(guān)系圖表格格式式其他圖表表284.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第一步：確定目目的通過(guò)對(duì)本本組織所所有與質(zhì)質(zhì)量活動(dòng)動(dòng)有

12、關(guān)的的人員實(shí)實(shí)施必要的的培訓(xùn)，使其掌掌握相應(yīng)應(yīng)崗位的的工作技技能和質(zhì)量量意識(shí)，確保員員工素質(zhì)質(zhì)滿足質(zhì)質(zhì)量體系系的要求。294.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第二步：確定范范圍本組織所有有與質(zhì)量量活動(dòng)有有關(guān)的員員工的培培訓(xùn)304.2.2培訓(xùn)管理理程序演練第三步：列出具具體的內(nèi)內(nèi)容條目目人員員：所所有人員員培訓(xùn)事項(xiàng)項(xiàng)：A.入職培訓(xùn)訓(xùn)B.在職培訓(xùn)訓(xùn)計(jì)劃培訓(xùn)訓(xùn)調(diào)崗培訓(xùn)訓(xùn)提升培訓(xùn)訓(xùn)其他他注:以上培訓(xùn)訓(xùn)事項(xiàng)分分類(lèi)編寫(xiě)寫(xiě)31第四步：流程圖圖A.入職培訓(xùn)訓(xùn)流程新員工入職培訓(xùn)考 核轉(zhuǎn) 正辭 退OKNG流 程職 責(zé)文件/表格人 事員工招聘聘程序“入職登記記表”人事+各部門(mén)員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱“培訓(xùn)簽到到表”人事+各部門(mén)新員工

13、考考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)總經(jīng)理“員員工考核核表”32B.在職培訓(xùn)訓(xùn)流程流 程職 責(zé)文件/表格培訓(xùn)需求求申 請(qǐng)審 批資料保存存退 件OKNG各部門(mén)員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱實(shí) 施考 核各部門(mén)“培訓(xùn)申申請(qǐng)表”內(nèi)訓(xùn)：部部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)“培訓(xùn)申申請(qǐng)表”外訓(xùn)：人人事、總總經(jīng)理預(yù)定部門(mén)門(mén)/人員“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”/授課資料料NG外訓(xùn)內(nèi)訓(xùn)OK授課部門(mén)門(mén)/人員“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”/培訓(xùn)證明明人事“員工工培訓(xùn)履履歷”/檔案33第五步：文字描描述工作作內(nèi)容5.工作內(nèi)容容：5.1流程圖（見(jiàn)前兩兩頁(yè)）5.2各部門(mén)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)據(jù)所屬各各崗5.3員工入職職培訓(xùn)5.3.1人事部依依據(jù)員工招聘聘程序?qū)嵤┬聠T工的招招聘，入入聘新員員工填寫(xiě)寫(xiě)“入職職登記表”（附件

14、件一），轉(zhuǎn)入一一個(gè)月試試用期。5.3.2人事部在在其入職職第二周周內(nèi)安排排入職培培訓(xùn)，內(nèi)容容包括：5.3.2.1組織概況況介紹-由人事部部負(fù)責(zé)A）本組織質(zhì)質(zhì)量方針針、目標(biāo)標(biāo)及企業(yè)業(yè)文化B）本組織發(fā)發(fā)展歷程程及目前前狀況C）本組織機(jī)機(jī)構(gòu)入主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)成員D）規(guī)章制度度5.3.2.2工作規(guī)范范及質(zhì)量量意識(shí)教教育-由用人部門(mén)負(fù)負(fù)責(zé)按員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱的要求，對(duì)新員員工培訓(xùn)訓(xùn)。5.3.3以上培訓(xùn)訓(xùn)需填寫(xiě)寫(xiě)“培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表”（附附件二），結(jié)束后后由授課課人對(duì)學(xué)學(xué)員進(jìn)行卷面考考試，合合格后進(jìn)進(jìn)行綜合合考核。5.3.4試用期滿滿，人事事部開(kāi)出出“員工工考核表表”（附件三三），并并會(huì)同用用人部門(mén)門(mén)依新員工考核核標(biāo)

15、準(zhǔn)實(shí)施新員員工轉(zhuǎn)正正考核。5.3.5考核不合合格的新新員工由由人事部部通知離離職?？己撕撕细竦牡模扇巳耸虏控?fù)負(fù)責(zé)登記記員工花名名冊(cè)及其其他個(gè)人人檔案的的建立和和修訂。5.4在職培訓(xùn)訓(xùn)（略）34第六步：完善程程序文件件1.目的：（見(jiàn)第第一步）2.范圍:（見(jiàn)第二二步）3.定義: (無(wú))4.職責(zé): (只含入職職培訓(xùn)部部分)4.1人事部：會(huì)審員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱新員工招招聘新員工的的培訓(xùn)（組織概概況部分分）及參與轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正考核核4.2用人部門(mén)門(mén)：起草草員工培訓(xùn)訓(xùn)大綱新員工培培訓(xùn)（工工作規(guī)范范及質(zhì)量意識(shí)部部分）及及參與轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正考核5.工作內(nèi)容容：（見(jiàn)見(jiàn)第三步步）6.相關(guān)文件件（只含含入職培培訓(xùn)部分分）6.1員工培

16、訓(xùn)訓(xùn)大綱6.2員工招聘聘程序6.3新員工考考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)7.附件7.1附件一入入職登記記表(*-01)7.2附件二培培訓(xùn)簽到到表(*-02)7.3附件三員員工考核核表(*-03)35企業(yè)流程程與ISO9000企業(yè)流程程能否與與企業(yè)的的策略及及目標(biāo)配配合ISO9000的內(nèi)容不不太可能能滿足企企業(yè)各方方面管理理的需求求流程的開(kāi)開(kāi)發(fā)、分分析、簡(jiǎn)簡(jiǎn)化及整整合沒(méi)有有必要以以ISO9000的內(nèi)內(nèi)容為基基礎(chǔ)最好以TQM的的方式開(kāi)開(kāi)展流程程（到后后階段再再考慮和和ISO9000標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)要求的的配合）36ISO對(duì)對(duì)文件體體系的要要求ISO從從未對(duì)文文件的結(jié)結(jié)構(gòu)或形形式有任任何固定定的要求求（文件件體系應(yīng)應(yīng)描述管管理體

17、系系的核心心要素及及其相互互關(guān)系，并為文文件提供供查詢指指引-ISO14001）文件的使使用者是是企業(yè)自自身，是是為企業(yè)業(yè)員工而而編寫(xiě)審核員必須以企業(yè)的的角度來(lái)來(lái)評(píng)審文文件體是是否健全全、有效效37全盤(pán)考量量企業(yè)需需求的重重點(diǎn)使用部門(mén)門(mén)是否滿滿意？有有什么改改進(jìn)意見(jiàn)見(jiàn)？營(yíng)運(yùn)現(xiàn)狀狀和預(yù)期期狀態(tài)有有何差異異？企業(yè)是否否有明確確的發(fā)展展方向、策略及及目標(biāo)？企業(yè)的人人力、物物力、財(cái)財(cái)力及技技術(shù)資源源是否能能配合？不同體系系是否要要整合（S，E，Q等等）？目前的管管理體系系是否配配合公司司的發(fā)展展？各種流程程是否要要增改？組織是是否要改改變？38制作文件件的目的的增加管理理控制功功能使操作者者得到足足夠的信信息培訓(xùn)增加各種種政策、程序解解釋的一一致性方便程序序的審核核及修改改提供管理理效能的的證明39體系文件件簡(jiǎn)化整整合的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)減輕使用用者的負(fù)負(fù)擔(dān)、員員工易于于接受減短流程程周期、提高工工作績(jī)效效（符合合TQM精神）節(jié)省編寫(xiě)寫(xiě)及維持持的資源源使用方便便（培訓(xùn)訓(xùn)、參閱閱、溝通通）避免重復(fù)復(fù)及矛盾盾的情況況便于整合合、增改改、評(píng)審審40如何簡(jiǎn)化化、整合合文件體體系避免多層層次的結(jié)結(jié)構(gòu)（可可以在一一階文件件中說(shuō)明明的流程程，便不不