秘書的會議服務(wù)工作

1、秘書的會議服務(wù)工作一、能夠按計(jì)劃搞好會場的環(huán)境布置(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠按計(jì)劃做好會場的布置。(二)會場的布置1.會場布置的技巧會場的布置是指秘書人員對會場內(nèi)的座位的布局?jǐn)[放、主席臺的設(shè)置、座次的安排以及為烘托或渲染會議氣氛所做的裝飾等。(1)會場內(nèi)座位的布局?jǐn)[放應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議的不同規(guī)模、主題，選擇適合的形式。 一般性會議會場的布局形式第一，會場座位布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會場，一般在禮堂、會堂、體育場館舉行，其形式或形狀基本固定即所謂長方形擴(kuò)大排列形式。第二，一些中小型會議或較特殊類型會議則可以根據(jù)要求選擇不同的布局形式。例如在會議廳召開的中小型會議，可以選擇而字型、倒山字型或半圓型

2、的布局形式(見圖1-4)，這些形式比較正規(guī)，有一個(gè)絕對的中心，即主席臺和會議的主持者或發(fā)言人。因此容易形成嚴(yán)肅的會議氣氛。圖1 圖2圖3 圖4第三，一些小型日常辦公會議以及小型座談會議一般在會議室、會議廳或臨時(shí)設(shè)置的會客室進(jìn)行，可以根據(jù)需要擺放成橢圓型、圓型、回字型、T字型、馬蹄型和長方型(見圖5-10)，這些形式可以使參加會議的人坐得比較緊湊，彼此面對面，容易消除拘束感。圖5 圖6 圖7圖8 圖9 圖10第四，座談會或小型茶話會、聯(lián)歡會多選擇六角型、八角型或半圓型等布局形式(見圖11-13)圖11 圖12 圖13第五，大型茶話會、團(tuán)拜會、宴會的會場一般可擺放成星點(diǎn)型、眾星拱月型(見圖14-1

3、5)，因?yàn)檫@些形式比較穩(wěn)定，容易形成輕松和緩的氣氛。圖14 圖15 會見與會談的布局形式禮節(jié)性的會見與商務(wù)性會談的會場一般在會議室或會客室里進(jìn)行。根據(jù)會見或會談的人數(shù)、身份及內(nèi)容等對座位進(jìn)行合理的布局。其主要形式有以下幾種：第一種：馬蹄型。根據(jù)人數(shù)的多少，馬蹄型又可分成三種，即馬蹄A型、馬蹄B型和馬蹄C型第二種：圓型第三種：方型第四種：長方型 一般來講，會見會談人數(shù)少時(shí)，多選擇馬蹄型，即不用會議桌，而用沙發(fā)，主賓各坐一邊，主人在左，主賓在主人的右邊就座。如果會見會談人數(shù)較多，需要擺放會議桌，可選擇圓型、方型或長方型等形式，但事先應(yīng)畫出座位擺放圖，并在桌上放置座位名簽，如果對方是外賓，名簽應(yīng)用主

4、賓雙方語種標(biāo)示。所選用的圓桌或方桌是由多桌組合而成的空心式，中間空心處應(yīng)適當(dāng)放置些花木，花木以綠色觀賞性植物為宜，其高度以不妨礙就坐人視線為標(biāo)準(zhǔn)。(2)會場的裝飾會場的裝飾是指根據(jù)會議的內(nèi)容，選擇適當(dāng)?shù)谋尘吧{(diào)或擺放、懸掛突出會議主題的裝點(diǎn)物等。會場的裝飾要講求藝術(shù)性。 主席臺的裝飾設(shè)有主席臺的會場，主席臺是裝飾的重點(diǎn)。因?yàn)橹飨_是整個(gè)會場的中心。一般應(yīng)在主席臺上方懸掛紅色的會標(biāo)(亦稱橫幅)，會標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)名會議的名稱。主席臺背景處(亦稱天幕)可懸掛會徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等，主席臺前或臺下可擺放花卉。 會場背景的裝飾會場前景的裝飾除了主席臺的裝飾之外，主要指會場四周和會場的門口，這些地方

5、可懸掛橫幅標(biāo)語、宣傳畫、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節(jié)性的會見，可多擺些鮮花，同時(shí)還可在會客室四周墻壁上懸掛幾幅名人字畫及有特色的工藝品等作為點(diǎn)綴，這樣更能增添會場典雅的氣氛。 色調(diào)的選擇色調(diào)在這里主要是指會場內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)，包括主席臺、天幕、臺布、場內(nèi)桌椅及其裝飾物等。應(yīng)當(dāng)選擇與會議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，這樣可以給與會者的感官形成一定的刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響。一般來講紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快，可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，因此比較適合于慶典性會議。天蘭、綠、米黃等色調(diào)莊重、典雅、比較適合于嚴(yán)肅的工作會議。2.會場座次排列的技巧會場座次

6、排列是指對與會人員在會場內(nèi)座位次序的安排。設(shè)有主席臺的會議，其座次排列既包括主席臺就坐的人員座次排列，也包括場內(nèi)其他人員的座次排列。會場座次的排列應(yīng)當(dāng)合理，符合慣例。(1)主席臺人員座次的排列由于主席臺就坐的人員多是領(lǐng)導(dǎo)和貴賓，因此主席臺人員座次的排列一般應(yīng)按照臺上就坐者職務(wù)的高低排列，以職務(wù)最高者居中，然后依先左后右向兩邊順序排開。主持人的座次也應(yīng)當(dāng)根據(jù)其職務(wù)進(jìn)行排列，不必排在主席臺第一排的最側(cè)邊。如果是報(bào)告會、聯(lián)席會，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法。重大會議主席臺的座次排列名單一般由秘書部門負(fù)責(zé)人來親自安排，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。有的會議，領(lǐng)導(dǎo)人對座次問題有專

7、門關(guān)照，則應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意見辦。(2)會場內(nèi)其他人員座次的排列并非所有的會議都需要對會場內(nèi)其他人員的座次進(jìn)行排列，但如果是中型以上較嚴(yán)肅的工作會議、報(bào)告會議或代表會議，一般要對座次進(jìn)行適當(dāng)排列。根據(jù)會議的不同要求，有不同的座次排列方法： 橫排法橫排法是指按照參加會議人員的名單以其姓氏筆畫或名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)，應(yīng)注意先排出會議的正式代表或成員，后排列席代表或成員。 豎排法豎排法是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向依次排列座次的方法。選擇這種方法也應(yīng)注意將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。 左右排列法左右排列

8、法是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)應(yīng)注意人數(shù)，例如一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員的人數(shù)若為單數(shù)，排在第一位的成員應(yīng)居中；一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員人數(shù)若是雙數(shù)，那么排在第一、二位的兩位成員應(yīng)居中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。(3)標(biāo)識座次座次標(biāo)識是指標(biāo)明會議成員座次的名簽、指示牌或表格。座次一旦確定，要選擇好標(biāo)識座次方法。座次標(biāo)識主要有以下幾種方法： 在主席臺或會議桌上擺放名簽 在與會人員出席證上注明座次(某排某號) 印制座次圖表可以在與會成員入場之前每人發(fā)一份座次圖表。主席臺座次圖表一般可貼在休息室，主席團(tuán)成員在入場

9、前一般先到休息室，秘書人員可提醒各位領(lǐng)導(dǎo)注意一下自己的座次。以上三種方法可取其一種，也可以結(jié)合使用。(三)相應(yīng)知識選擇與布置會場1.選擇會場的技巧(1)選擇大小適中的會場會場的大小是根據(jù)會議的規(guī)模而定。一般中、小型會議可以選擇本單位的會議室、辦公室或會議廳，而中型以上的會議，則需要選擇會堂、禮堂或體育場館等場所。選擇會場時(shí)，必須首先考慮其容納人數(shù)的多少，一般來說其容量應(yīng)與參加會議的人數(shù)大體相當(dāng)，不宜過大，也不宜過小。因?yàn)檫^大的會場會使會議顯得不夠緊湊，因而影響會議的氣氛；過小的場所則顯得過分擁擠，給與會者造成不舒適的感覺。(2)選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅鲞x擇會場的場址，首先，要考慮與會者是否便于前往，

10、交通是否便利。其次，要考慮會議主辦單位離會址也不宜過遠(yuǎn)，以致給會務(wù)工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會議，還要考慮到會場與住宿地點(diǎn)的距離，一般來講兩者之間的距離越近越方便。(3)選擇環(huán)境適合的會場為了使與會人員能夠?qū)Ｏ滦膩黹_會，保證會議的質(zhì)量，在選擇會場時(shí)，除了要考慮會場的大小、距離的遠(yuǎn)近之外，環(huán)境也應(yīng)當(dāng)是考慮的重要因素之一。一般來講，應(yīng)當(dāng)選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環(huán)境的會場。嘈雜喧囂的鬧市區(qū)肯定不是召開會議的理想環(huán)境。尤其是一些重要的會議，一方面需要安靜的環(huán)境，另一方面也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠(yuǎn)。(4)選擇設(shè)備齊全適用的會場會場內(nèi)

11、設(shè)備在這里主要包括召開會議所必須的設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)備如消防設(shè)備等。在選擇會場時(shí)，首先應(yīng)察看這些設(shè)備是否齊備，性能是否良好；其次，根據(jù)會議內(nèi)容的具體要求需要添加一些特殊設(shè)備時(shí)，應(yīng)考慮到會場內(nèi)原有設(shè)備是否適用。例如，在用電量大的情況下，是否會超出電源負(fù)荷。如果召開的是展示會，要考慮在場內(nèi)能否設(shè)置展臺等。(四)注意事項(xiàng)1.注意會議的規(guī)模、主題，選擇會場布局形式。2.會場裝飾是一門藝術(shù)，要注意實(shí)用、美觀、得體二、能夠完成簽到工作(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠完成簽到工作。(二)會議簽到按會議簽到工作的基本要求，能夠完成會議的簽到工作。為了隨時(shí)掌握報(bào)到人數(shù)，要認(rèn)真

12、搞好簽到工作。秘書人員在會議召開前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。1.簿式簽到。簿式簽到是指與會人員到會時(shí)，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會。簿式簽到方式簡便易行，但容易在會場門口形成擁擠現(xiàn)象。因此，比較適合于小型會議或紀(jì)典性會議。2.卡片式簽到?？ㄆ胶灥接挚梢苑譃閮煞N。一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場券)提前發(fā)給與會者，入場時(shí)，交出一張即可。另一種是磁卡簽到，即與會者進(jìn)入會場時(shí)，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時(shí)將其姓名、號碼等內(nèi)容輸入電腦，與會者入場完畢，簽到情況便立即在電腦屏幕上顯示出來。卡片式簽到方式適用于較大型會議。(三

13、)相應(yīng)知識簽到工作的基本要求：會議簽到的目的，是為了統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)，同時(shí)也能夠有效地保證會議的安全。簽到工作是準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會人數(shù)的重要手段，做好簽到工作有利于今后證實(shí)與會情況和聯(lián)系工作。此外，有些會議不一定簽到，僅憑會議通知、出席證、列席證或入場券便可進(jìn)入會場。有的小型內(nèi)部會議，由于與會者都是秘書所熟悉的人員，也可由秘書在事先準(zhǔn)備的名單上采取來一位，劃一位的方式。(四)注意事項(xiàng)1.準(zhǔn)備簽到用品要充分。2.簽到人員的組織要落實(shí)。三、能夠協(xié)助完成會場各種設(shè)備的操作，能夠正確地發(fā)放會議用品(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠協(xié)助完成會場各種設(shè)備的操作，正確發(fā)放會議用品。(二)具體做法1.會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)

14、備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書人員應(yīng)當(dāng)會使用這些設(shè)備。2.提供會場用品包括發(fā)放會議所需文具，隨時(shí)提供主席臺與會場人員飲用的茶水、飲料等。3.會前準(zhǔn)備，保管好、使用好。(三)注意事項(xiàng)1.設(shè)備安裝要早作準(zhǔn)備，要檢查備用。2.會議用品要按時(shí)送到會場，避免忙亂。3.設(shè)備使用，發(fā)放會議用品應(yīng)專人專職四、能夠協(xié)助完成與會人員的食宿安排(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠協(xié)助完成與會人員的食宿安排。(二)安排方法與會者食宿問題是會議召開期間會場外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會議召開前，食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會人員到會后，仍然會對食宿問題提出一些具體的要求和意見。秘書

15、人員應(yīng)當(dāng)虛心聽取這些意見，盡可能滿足與會者的要求，做到主動熱情服務(wù)。例如有的與會者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實(shí)在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意。又如有的與會者可能對飲食不習(xí)慣，而提出意見，也應(yīng)盡量改進(jìn)?？傊侠淼囊庖娨?，應(yīng)盡量采納給以滿足。(三)相應(yīng)知識會議報(bào)到工作的基本要求：對于秘書來講，會議期間會務(wù)工作的基本內(nèi)容主要是報(bào)到與簽到工作。報(bào)到工作的基本要求一般小型會議、內(nèi)部會議的報(bào)到工作比較簡單，只需在會議召開前進(jìn)行簽到。但大、中型跨地區(qū)的會議，報(bào)到工作實(shí)際上是一項(xiàng)重要的接待工作，內(nèi)容與要求也相對復(fù)雜一些。1.做好接站工作秘書人員應(yīng)在與會者報(bào)到之前預(yù)先了解好其所乘的飛機(jī)、車、船的班次、車次。如無法了解，應(yīng)在規(guī)定的報(bào)到日期內(nèi)安排好車輛和接站人員。最好在車站、機(jī)場設(shè)一接待站，制作一塊醒目的牌子或橫幅，寫明會議接待處等字樣。待與會人員到來，盡快將客人送往會場或會議駐地。這是報(bào)到工作的第一步。2.做好報(bào)到工作當(dāng)與會人員來到會場或會址報(bào)到時(shí)，秘書人員應(yīng)熱情、禮貌地接待：(1)首先對與會者的到來表示歡迎；(