秘書(shū)的會(huì)議服務(wù)工作

1、秘書(shū)的會(huì)議服務(wù)工作一、能夠按計(jì)劃搞好會(huì)場(chǎng)的環(huán)境布置(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠按計(jì)劃做好會(huì)場(chǎng)的布置。(二)會(huì)場(chǎng)的布置1.會(huì)場(chǎng)布置的技巧會(huì)場(chǎng)的布置是指秘書(shū)人員對(duì)會(huì)場(chǎng)內(nèi)的座位的布局?jǐn)[放、主席臺(tái)的設(shè)置、座次的安排以及為烘托或渲染會(huì)議氣氛所做的裝飾等。(1)會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的布局?jǐn)[放應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)議的不同規(guī)模、主題，選擇適合的形式。 一般性會(huì)議會(huì)場(chǎng)的布局形式第一，會(huì)場(chǎng)座位布局?jǐn)[放可以有多種形式或形狀，較大型的會(huì)場(chǎng)，一般在禮堂、會(huì)堂、體育場(chǎng)館舉行，其形式或形狀基本固定即所謂長(zhǎng)方形擴(kuò)大排列形式。第二，一些中小型會(huì)議或較特殊類型會(huì)議則可以根據(jù)要求選擇不同的布局形式。例如在會(huì)議廳召開(kāi)的中小型會(huì)議，可以選擇而字型、倒山字型或半圓型

2、的布局形式(見(jiàn)圖1-4)，這些形式比較正規(guī)，有一個(gè)絕對(duì)的中心，即主席臺(tái)和會(huì)議的主持者或發(fā)言人。因此容易形成嚴(yán)肅的會(huì)議氣氛。圖1 圖2圖3 圖4第三，一些小型日常辦公會(huì)議以及小型座談會(huì)議一般在會(huì)議室、會(huì)議廳或臨時(shí)設(shè)置的會(huì)客室進(jìn)行，可以根據(jù)需要擺放成橢圓型、圓型、回字型、T字型、馬蹄型和長(zhǎng)方型(見(jiàn)圖5-10)，這些形式可以使參加會(huì)議的人坐得比較緊湊，彼此面對(duì)面，容易消除拘束感。圖5 圖6 圖7圖8 圖9 圖10第四，座談會(huì)或小型茶話會(huì)、聯(lián)歡會(huì)多選擇六角型、八角型或半圓型等布局形式(見(jiàn)圖11-13)圖11 圖12 圖13第五，大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)、宴會(huì)的會(huì)場(chǎng)一般可擺放成星點(diǎn)型、眾星拱月型(見(jiàn)圖14-1

3、5)，因?yàn)檫@些形式比較穩(wěn)定，容易形成輕松和緩的氣氛。圖14 圖15 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的布局形式禮節(jié)性的會(huì)見(jiàn)與商務(wù)性會(huì)談的會(huì)場(chǎng)一般在會(huì)議室或會(huì)客室里進(jìn)行。根據(jù)會(huì)見(jiàn)或會(huì)談的人數(shù)、身份及內(nèi)容等對(duì)座位進(jìn)行合理的布局。其主要形式有以下幾種：第一種：馬蹄型。根據(jù)人數(shù)的多少，馬蹄型又可分成三種，即馬蹄A型、馬蹄B型和馬蹄C型第二種：圓型第三種：方型第四種：長(zhǎng)方型 一般來(lái)講，會(huì)見(jiàn)會(huì)談人數(shù)少時(shí)，多選擇馬蹄型，即不用會(huì)議桌，而用沙發(fā)，主賓各坐一邊，主人在左，主賓在主人的右邊就座。如果會(huì)見(jiàn)會(huì)談人數(shù)較多，需要擺放會(huì)議桌，可選擇圓型、方型或長(zhǎng)方型等形式，但事先應(yīng)畫(huà)出座位擺放圖，并在桌上放置座位名簽，如果對(duì)方是外賓，名簽應(yīng)用主

4、賓雙方語(yǔ)種標(biāo)示。所選用的圓桌或方桌是由多桌組合而成的空心式，中間空心處應(yīng)適當(dāng)放置些花木，花木以綠色觀賞性植物為宜，其高度以不妨礙就坐人視線為標(biāo)準(zhǔn)。(2)會(huì)場(chǎng)的裝飾會(huì)場(chǎng)的裝飾是指根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容，選擇適當(dāng)?shù)谋尘吧{(diào)或擺放、懸掛突出會(huì)議主題的裝點(diǎn)物等。會(huì)場(chǎng)的裝飾要講求藝術(shù)性。 主席臺(tái)的裝飾設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)場(chǎng)，主席臺(tái)是裝飾的重點(diǎn)。因?yàn)橹飨_(tái)是整個(gè)會(huì)場(chǎng)的中心。一般應(yīng)在主席臺(tái)上方懸掛紅色的會(huì)標(biāo)(亦稱橫幅)，會(huì)標(biāo)上用美術(shù)字標(biāo)名會(huì)議的名稱。主席臺(tái)背景處(亦稱天幕)可懸掛會(huì)徽或紅旗以及其它藝術(shù)造型等，主席臺(tái)前或臺(tái)下可擺放花卉。 會(huì)場(chǎng)背景的裝飾會(huì)場(chǎng)前景的裝飾除了主席臺(tái)的裝飾之外，主要指會(huì)場(chǎng)四周和會(huì)場(chǎng)的門(mén)口，這些地方

5、可懸掛橫幅標(biāo)語(yǔ)、宣傳畫(huà)、廣告、彩色氣球等，還可擺放鮮花等裝飾物，一些禮節(jié)性的會(huì)見(jiàn)，可多擺些鮮花，同時(shí)還可在會(huì)客室四周墻壁上懸掛幾幅名人字畫(huà)及有特色的工藝品等作為點(diǎn)綴，這樣更能增添會(huì)場(chǎng)典雅的氣氛。 色調(diào)的選擇色調(diào)在這里主要是指會(huì)場(chǎng)內(nèi)色彩的搭配與整體基調(diào)，包括主席臺(tái)、天幕、臺(tái)布、場(chǎng)內(nèi)桌椅及其裝飾物等。應(yīng)當(dāng)選擇與會(huì)議內(nèi)容相協(xié)調(diào)的色調(diào)，這樣可以給與會(huì)者的感官形成一定的刺激，在其心理上產(chǎn)生積極的影響。一般來(lái)講紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快，可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，因此比較適合于慶典性會(huì)議。天蘭、綠、米黃等色調(diào)莊重、典雅、比較適合于嚴(yán)肅的工作會(huì)議。2.會(huì)場(chǎng)座次排列的技巧會(huì)場(chǎng)座次

6、排列是指對(duì)與會(huì)人員在會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位次序的安排。設(shè)有主席臺(tái)的會(huì)議，其座次排列既包括主席臺(tái)就坐的人員座次排列，也包括場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次排列。會(huì)場(chǎng)座次的排列應(yīng)當(dāng)合理，符合慣例。(1)主席臺(tái)人員座次的排列由于主席臺(tái)就坐的人員多是領(lǐng)導(dǎo)和貴賓，因此主席臺(tái)人員座次的排列一般應(yīng)按照臺(tái)上就坐者職務(wù)的高低排列，以職務(wù)最高者居中，然后依先左后右向兩邊順序排開(kāi)。主持人的座次也應(yīng)當(dāng)根據(jù)其職務(wù)進(jìn)行排列，不必排在主席臺(tái)第一排的最側(cè)邊。如果是報(bào)告會(huì)、聯(lián)席會(huì)，一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法。重大會(huì)議主席臺(tái)的座次排列名單一般由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人來(lái)親自安排，并送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。有的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)座次問(wèn)題有專

7、門(mén)關(guān)照，則應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)辦。(2)會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他人員座次的排列并非所有的會(huì)議都需要對(duì)會(huì)場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次進(jìn)行排列，但如果是中型以上較嚴(yán)肅的工作會(huì)議、報(bào)告會(huì)議或代表會(huì)議，一般要對(duì)座次進(jìn)行適當(dāng)排列。根據(jù)會(huì)議的不同要求，有不同的座次排列方法： 橫排法橫排法是指按照參加會(huì)議人員的名單以其姓氏筆畫(huà)或名稱筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)，應(yīng)注意先排出會(huì)議的正式代表或成員，后排列席代表或成員。 豎排法豎排法是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向依次排列座次的方法。選擇這種方法也應(yīng)注意將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。 左右排列法左右排列

8、法是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次的方法。選擇這種方法時(shí)應(yīng)注意人數(shù)，例如一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員的人數(shù)若為單數(shù)，排在第一位的成員應(yīng)居中；一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位的成員人數(shù)若是雙數(shù)，那么排在第一、二位的兩位成員應(yīng)居中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。(3)標(biāo)識(shí)座次座次標(biāo)識(shí)是指標(biāo)明會(huì)議成員座次的名簽、指示牌或表格。座次一旦確定，要選擇好標(biāo)識(shí)座次方法。座次標(biāo)識(shí)主要有以下幾種方法： 在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放名簽 在與會(huì)人員出席證上注明座次(某排某號(hào)) 印制座次圖表可以在與會(huì)成員入場(chǎng)之前每人發(fā)一份座次圖表。主席臺(tái)座次圖表一般可貼在休息室，主席團(tuán)成員在入場(chǎng)

9、前一般先到休息室，秘書(shū)人員可提醒各位領(lǐng)導(dǎo)注意一下自己的座次。以上三種方法可取其一種，也可以結(jié)合使用。(三)相應(yīng)知識(shí)選擇與布置會(huì)場(chǎng)1.選擇會(huì)場(chǎng)的技巧(1)選擇大小適中的會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)的大小是根據(jù)會(huì)議的規(guī)模而定。一般中、小型會(huì)議可以選擇本單位的會(huì)議室、辦公室或會(huì)議廳，而中型以上的會(huì)議，則需要選擇會(huì)堂、禮堂或體育場(chǎng)館等場(chǎng)所。選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)，必須首先考慮其容納人數(shù)的多少，一般來(lái)說(shuō)其容量應(yīng)與參加會(huì)議的人數(shù)大體相當(dāng)，不宜過(guò)大，也不宜過(guò)小。因?yàn)檫^(guò)大的會(huì)場(chǎng)會(huì)使會(huì)議顯得不夠緊湊，因而影響會(huì)議的氣氛；過(guò)小的場(chǎng)所則顯得過(guò)分擁擠，給與會(huì)者造成不舒適的感覺(jué)。(2)選擇遠(yuǎn)近適當(dāng)?shù)臅?huì)場(chǎng)選擇會(huì)場(chǎng)的場(chǎng)址，首先，要考慮與會(huì)者是否便于前往，

10、交通是否便利。其次，要考慮會(huì)議主辦單位離會(huì)址也不宜過(guò)遠(yuǎn)，以致給會(huì)務(wù)工作造成不便。第三，如果是需要住宿的會(huì)議，還要考慮到會(huì)場(chǎng)與住宿地點(diǎn)的距離，一般來(lái)講兩者之間的距離越近越方便。(3)選擇環(huán)境適合的會(huì)場(chǎng)為了使與會(huì)人員能夠?qū)Ｏ滦膩?lái)開(kāi)會(huì)，保證會(huì)議的質(zhì)量，在選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)，除了要考慮會(huì)場(chǎng)的大小、距離的遠(yuǎn)近之外，環(huán)境也應(yīng)當(dāng)是考慮的重要因素之一。一般來(lái)講，應(yīng)當(dāng)選擇具有比較清靜、不易受干擾的周邊環(huán)境的會(huì)場(chǎng)。嘈雜喧囂的鬧市區(qū)肯定不是召開(kāi)會(huì)議的理想環(huán)境。尤其是一些重要的會(huì)議，一方面需要安靜的環(huán)境，另一方面也是為了避免由于離單位太近而受到不必要的人事干擾，遇到這類情況可以考慮舍近求遠(yuǎn)。(4)選擇設(shè)備齊全適用的會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)內(nèi)

11、設(shè)備在這里主要包括召開(kāi)會(huì)議所必須的設(shè)備，如照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)空調(diào)設(shè)備、桌椅用具、衛(wèi)生設(shè)施及安全設(shè)備如消防設(shè)備等。在選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)，首先應(yīng)察看這些設(shè)備是否齊備，性能是否良好；其次，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的具體要求需要添加一些特殊設(shè)備時(shí)，應(yīng)考慮到會(huì)場(chǎng)內(nèi)原有設(shè)備是否適用。例如，在用電量大的情況下，是否會(huì)超出電源負(fù)荷。如果召開(kāi)的是展示會(huì)，要考慮在場(chǎng)內(nèi)能否設(shè)置展臺(tái)等。(四)注意事項(xiàng)1.注意會(huì)議的規(guī)模、主題，選擇會(huì)場(chǎng)布局形式。2.會(huì)場(chǎng)裝飾是一門(mén)藝術(shù)，要注意實(shí)用、美觀、得體二、能夠完成簽到工作(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠完成簽到工作。(二)會(huì)議簽到按會(huì)議簽到工作的基本要求，能夠完成會(huì)議的簽到工作。為了隨時(shí)掌握?qǐng)?bào)到人數(shù)，要認(rèn)真

12、搞好簽到工作。秘書(shū)人員在會(huì)議召開(kāi)前應(yīng)準(zhǔn)備好簽到所需的用品。目前，簽到的方式主要有兩種。1.簿式簽到。簿式簽到是指與會(huì)人員到會(huì)時(shí)，在簽到簿上簽上自己的姓名、單位、職務(wù)等內(nèi)容，以表示到會(huì)。簿式簽到方式簡(jiǎn)便易行，但容易在會(huì)場(chǎng)門(mén)口形成擁擠現(xiàn)象。因此，比較適合于小型會(huì)議或紀(jì)典性會(huì)議。2.卡片式簽到?？ㄆ胶灥接挚梢苑譃閮煞N。一種是將預(yù)先印制好的卡片(相當(dāng)于入場(chǎng)券)提前發(fā)給與會(huì)者，入場(chǎng)時(shí)，交出一張即可。另一種是磁卡簽到，即與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)，手持事先領(lǐng)取的磁卡，送進(jìn)電子簽到機(jī)里，簽到機(jī)便即時(shí)將其姓名、號(hào)碼等內(nèi)容輸入電腦，與會(huì)者入場(chǎng)完畢，簽到情況便立即在電腦屏幕上顯示出來(lái)?？ㄆ胶灥椒绞竭m用于較大型會(huì)議。(三

13、)相應(yīng)知識(shí)簽到工作的基本要求：會(huì)議簽到的目的，是為了統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，同時(shí)也能夠有效地保證會(huì)議的安全。簽到工作是準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)的重要手段，做好簽到工作有利于今后證實(shí)與會(huì)情況和聯(lián)系工作。此外，有些會(huì)議不一定簽到，僅憑會(huì)議通知、出席證、列席證或入場(chǎng)券便可進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。有的小型內(nèi)部會(huì)議，由于與會(huì)者都是秘書(shū)所熟悉的人員，也可由秘書(shū)在事先準(zhǔn)備的名單上采取來(lái)一位，劃一位的方式。(四)注意事項(xiàng)1.準(zhǔn)備簽到用品要充分。2.簽到人員的組織要落實(shí)。三、能夠協(xié)助完成會(huì)場(chǎng)各種設(shè)備的操作，能夠正確地發(fā)放會(huì)議用品(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠協(xié)助完成會(huì)場(chǎng)各種設(shè)備的操作，正確發(fā)放會(huì)議用品。(二)具體做法1.會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)

14、備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書(shū)人員應(yīng)當(dāng)會(huì)使用這些設(shè)備。2.提供會(huì)場(chǎng)用品包括發(fā)放會(huì)議所需文具，隨時(shí)提供主席臺(tái)與會(huì)場(chǎng)人員飲用的茶水、飲料等。3.會(huì)前準(zhǔn)備，保管好、使用好。(三)注意事項(xiàng)1.設(shè)備安裝要早作準(zhǔn)備，要檢查備用。2.會(huì)議用品要按時(shí)送到會(huì)場(chǎng)，避免忙亂。3.設(shè)備使用，發(fā)放會(huì)議用品應(yīng)專人專職四、能夠協(xié)助完成與會(huì)人員的食宿安排(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠協(xié)助完成與會(huì)人員的食宿安排。(二)安排方法與會(huì)者食宿問(wèn)題是會(huì)議召開(kāi)期間會(huì)場(chǎng)外服務(wù)工作中最重要的工作，因此必須非常重視。雖然在會(huì)議召開(kāi)前，食宿工作都已準(zhǔn)備就緒，但與會(huì)人員到會(huì)后，仍然會(huì)對(duì)食宿問(wèn)題提出一些具體的要求和意見(jiàn)。秘書(shū)

15、人員應(yīng)當(dāng)虛心聽(tīng)取這些意見(jiàn)，盡可能滿足與會(huì)者的要求，做到主動(dòng)熱情服務(wù)。例如有的與會(huì)者由于種種原因提出調(diào)整房間的要求，秘書(shū)人員應(yīng)盡量給以調(diào)換，實(shí)在做不到的，也應(yīng)耐心給予解釋，并表示歉意。又如有的與會(huì)者可能對(duì)飲食不習(xí)慣，而提出意見(jiàn)，也應(yīng)盡量改進(jìn)。總之，合理的意見(jiàn)要求，應(yīng)盡量采納給以滿足。(三)相應(yīng)知識(shí)會(huì)議報(bào)到工作的基本要求：對(duì)于秘書(shū)來(lái)講，會(huì)議期間會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容主要是報(bào)到與簽到工作。報(bào)到工作的基本要求一般小型會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議的報(bào)到工作比較簡(jiǎn)單，只需在會(huì)議召開(kāi)前進(jìn)行簽到。但大、中型跨地區(qū)的會(huì)議，報(bào)到工作實(shí)際上是一項(xiàng)重要的接待工作，內(nèi)容與要求也相對(duì)復(fù)雜一些。1.做好接站工作秘書(shū)人員應(yīng)在與會(huì)者報(bào)到之前預(yù)先了解好其所乘的飛機(jī)、車、船的班次、車次。如無(wú)法了解，應(yīng)在規(guī)定的報(bào)到日期內(nèi)安排好車輛和接站人員。最好在車站、機(jī)場(chǎng)設(shè)一接待站，制作一塊醒目的牌子或橫幅，寫(xiě)明會(huì)議接待處等字樣。待與會(huì)人員到來(lái)，盡快將客人送往會(huì)場(chǎng)或會(huì)議駐地。這是報(bào)到工作的第一步。2.做好報(bào)到工作當(dāng)與會(huì)人員來(lái)到會(huì)場(chǎng)或會(huì)址報(bào)到時(shí)，秘書(shū)人員應(yīng)熱情、禮貌地接待：(1)首先對(duì)與會(huì)者的到來(lái)表示歡迎；(