哈佛經(jīng)理時(shí)間管理通則

1、哈佛管理技能培訓(xùn)教程：第八單元 哈佛經(jīng)理時(shí)間管理 第二章 哈佛經(jīng)理時(shí)間管理通則 第二二章 哈哈佛經(jīng)理理時(shí)間管管理通則則 辦公促效法法 促效法 1將公司司報(bào)表文文件原稿稿與資料料的紙張張統(tǒng)一起起來(lái) 最近的的辦公自自動(dòng)化設(shè)設(shè)備，大大多具備備便捷的的功能，復(fù)復(fù)印機(jī)自自動(dòng)送稿稿(ADDF)，即即為功能能之 因此，不必必再費(fèi)事事地一張張張換稿稿，一次次次按鍵鍵。即使使不在一一旁看著著，也無(wú)無(wú)所謂，可可以大大大 的節(jié)省人力力與時(shí)間間。 可是，這種種精心設(shè)設(shè)計(jì)出來(lái)來(lái)的功能能，卻出出人意料料的并未未受到廣廣泛的應(yīng)應(yīng)用。其其原因之之一在于于原稿的的紙張大大小不一一。例如如，在公公司內(nèi)部部報(bào)表文文件上經(jīng)經(jīng)?？梢砸?/p>

2、發(fā)現(xiàn)，文文章是用用文書(shū)處處理機(jī)打打在A44的紙上上，而圖圖表資料料紙是BB4大小小。即使使只有一一張大小小不一，自自動(dòng)送稿稿功能(ADFF)的威威力，也也要大大大減小了了，因此此必須首首先統(tǒng)一一資料等等所有文文件的紙紙張大小小，不只只是復(fù)印印上，在在各方面面都將大大大提高高效率。 2單面使使用活頁(yè)頁(yè)紙 從學(xué)生時(shí)代代起，我我們就偏偏愛(ài)以活活頁(yè)紙來(lái)來(lái)做筆記記。當(dāng)然然，有時(shí)時(shí)也會(huì)使使用一般般的筆記記本。不不過(guò)，從從講究效效率的觀(guān)觀(guān)點(diǎn)來(lái)說(shuō)說(shuō)，活頁(yè)頁(yè)紙是最最佳選擇擇，而且且最好只只使用活活頁(yè)紙的的單面。 或許，這樣樣會(huì)令人人覺(jué)得太太浪費(fèi)，但但是以單單面使用用每一張張只記一一個(gè)項(xiàng)目目，即使使隨著思思路起伏

3、伏隨手記記下，事事后還是是能分門(mén)門(mén)別類(lèi)自自由地調(diào)調(diào)整頁(yè)碼碼，使筆筆記更加加清楚易易讀。也也就是說(shuō)說(shuō)，必要要的時(shí)候候活頁(yè)紙紙可以插插換。此此外復(fù)印印時(shí)只單單面使用用，可以以免去一一張張翻翻頁(yè)的麻麻煩，得得以順利利的進(jìn)行行作業(yè)。 3把書(shū)架架上大套套書(shū)籍書(shū)書(shū)背向下下排置 百科全書(shū)類(lèi)類(lèi)的大套套書(shū)籍，可可以稱(chēng)之之為知識(shí)識(shí)的寶庫(kù)庫(kù)，平常常應(yīng)經(jīng)常常翻閱利利用才是是。事實(shí)實(shí)上，這這類(lèi)書(shū)籍籍往往被被束之高高閣，無(wú)無(wú)人問(wèn)津津。 把大套書(shū)籍籍排上書(shū)書(shū)架時(shí)，都都要書(shū)背背向下排排置。大大套書(shū)籍籍所以被被人敬而而遠(yuǎn)之的的原因之之一，在在于難以以放在普普通的書(shū)書(shū)架上。只只要向下下排置，就就可以解解決這個(gè)個(gè)困擾。把把書(shū)背向向

4、下排置置時(shí)，令令書(shū)底朝朝外并在在上面寫(xiě)寫(xiě)上書(shū)名名，這么么一來(lái)就就可以隨隨手抽取取查閱，不不會(huì)再有有笨重、不不便的感感覺(jué)了。 4利用百百科全書(shū)書(shū)的硬紙紙盒來(lái)收收藏，可可收一舉舉兩得之之效 把百科全書(shū)書(shū)排上書(shū)書(shū)架時(shí)，應(yīng)應(yīng)該一定定先把硬硬紙盒取取下來(lái)，讓讓它“赤裸裸裸”地排在在書(shū)架上上，其理理由是，事事先取下下硬紙盒盒，需要要時(shí)，即即可迅速速的抽取取查閱所所需資料料。而且且取下的的硬紙盒盒另有妙妙用。 百科全書(shū)或或全集之之類(lèi)的大大套書(shū)，一一套都有有數(shù)十冊(cè)冊(cè)之多，利利用這些些硬紙盒盒做“整理盒盒”，分門(mén)門(mén)別類(lèi)地地收藏明明信片、書(shū)書(shū)信等信信件資料料，實(shí)在在非常方方便，盒盒子的容容量又多多，大小小又適合合

5、放置書(shū)書(shū)信、明明信片，所所以，按按類(lèi)別或或用途分分別收藏藏是最理理想不過(guò)過(guò)了。以以后檢索索找尋，自自是“手到擒擒來(lái)”。 5將經(jīng)常常使用的的工作用用語(yǔ)記號(hào)號(hào)化、簡(jiǎn)簡(jiǎn)略化 在處理的事事務(wù)過(guò)程程中，只只要在訪(fǎng)訪(fǎng)客的名名片上，簡(jiǎn)簡(jiǎn)單地寫(xiě)寫(xiě)上“人、住住、印、檔檔”，然后后交給秘秘書(shū)，她她就知道道該登記記客戶(hù)的的姓名、住住址、復(fù)復(fù)印名片片、夾入入名片簿簿存檔。像像這樣將將經(jīng)濟(jì)使使用的工工作用語(yǔ)語(yǔ)記號(hào)化化、簡(jiǎn)略略化，在在交待工工作的時(shí)時(shí)候，可可以不必必在口頭頭上一一一指示或或?qū)懽謼l條提醒要要點(diǎn)，得得以省去去不少麻麻煩。 不只是一般般的事務(wù)務(wù)工作，連連書(shū)信中中經(jīng)常使使用的客客套話(huà)也也可加以以簡(jiǎn)略化化。例如如“

6、悉”表示“來(lái)函敬敬悉”，“祺”表示“敬祝商商祺!”等等，如如此即可可大大的的提高擬擬稿的速速度，很很快就可可以交給給秘書(shū)去去打字。 6將重要要的剪貼貼資料印印成B55大小 很多人都有有剪貼報(bào)報(bào)紙、雜雜志的習(xí)習(xí)慣，不不過(guò)，如如果以此此來(lái)整理理應(yīng)用資資料，未未必是提提高效率率的方法法。 例如，把資資料貼在在剪貼簿簿上或收收集在信信封中，在在檢索的的階段上上，這種種辦法相相當(dāng)不便便。 在管管理者辦辦公室中中，剪下下的報(bào)紙紙、雜志志文章一一律要復(fù)復(fù)印，而而且利用用復(fù)印機(jī)機(jī)放大縮縮小的功功能，全全部統(tǒng)一一成B55大小，這這么一來(lái)來(lái)，不但但日后容容易整理理，而且且檢索工工作也會(huì)會(huì)更為輕輕松愉快快。 7在活

7、頁(yè)頁(yè)紙的兩兩側(cè)打孔孔 我們習(xí)慣在在活頁(yè)紙紙的兩側(cè)側(cè)打上二二十六個(gè)個(gè)孔，因因?yàn)橄胪瑫r(shí)對(duì)照照兩種資資料時(shí)，可可隨意夾夾左夾右右，資料料自然一一覽無(wú)遺遺。單面面使用法法的優(yōu)點(diǎn)點(diǎn)是，在在這種情情況下，將將性能發(fā)發(fā)揮到極極點(diǎn)。 如果有兩側(cè)側(cè)打孔的的活頁(yè)紙紙，在裝裝訂歸檔檔之時(shí)，就就更加方方便，何何樂(lè)而不不為呢? 8參考書(shū)書(shū)籍在復(fù)復(fù)印出所所需資料料后，要要立刻歸歸位 書(shū)架亂七八八糟，找找一本急急需要的的書(shū)都得得花上大大半天，當(dāng)當(dāng)然會(huì)導(dǎo)導(dǎo)致工作作效率降降低。書(shū)書(shū)架要以以自己的的方式隨隨時(shí)整理理得有條條不紊，如如此工作作才能順順利的進(jìn)進(jìn)行下去去。整理理的要訣訣在于盡快快將使用用過(guò)的書(shū)書(shū)籍歸位位。 通常，工作

8、作前所需需的資料料，在一一本書(shū)中中頂多占占兩、三三頁(yè)左右右，因此此，不管管搬出多多少本書(shū)書(shū)，應(yīng)都都應(yīng)只把把必要的的章節(jié)印印下來(lái)，隨隨即把書(shū)書(shū)籍放回回書(shū)架上上，這么么一來(lái)，書(shū)書(shū)架才能能保持有有條不紊紊，過(guò)后后也不必必為了找找尋書(shū)籍籍，而浪浪費(fèi)許多多不必要要的時(shí)間間。在整整理與檢檢索上，都都是非常常有效率率的，實(shí)實(shí)在是一一舉兩得得。 9編制派派得上用用場(chǎng)的“專(zhuān)屬用用書(shū)”HT55”，5SSS每每個(gè)月都都要寫(xiě)相相當(dāng)多的的稿件。寫(xiě)寫(xiě)一、兩兩張稿件件，往往往就需要要查閱好好幾本參參考書(shū)，在在這種情情況下，一一本本翻翻閱查尋尋，就是是有再多多的時(shí)間間也不夠夠用。一一般來(lái)說(shuō)說(shuō)，專(zhuān)門(mén)門(mén)書(shū)籍大大都是厚厚重一大大本

9、，要要在這么么厚重的的書(shū)中找找出一小小段參考考資料，真真如大海海撈針，要要浪費(fèi)不不少心力力。 因此，從必必用的參參考文獻(xiàn)獻(xiàn)中，事事先印下下認(rèn)為需需要的資資料，編編成一本本“專(zhuān)屬用用書(shū)”。先將將資料整整理成一一冊(cè)，高高效率地地進(jìn)行工工作。 10采用用高爾夫夫球記分分法，隨隨時(shí)隨地地記下備備忘錄 喜歡打高爾爾夫球的的人大概概都知道道，高爾爾夫球的的記分卡卡上附有有鉛筆，大大小正好好可放在在上衣口口袋，在在球賽進(jìn)進(jìn)行中，無(wú)無(wú)論打到到哪，都都可立即即記下分分?jǐn)?shù)。 除了一般的的筆記外外，也應(yīng)應(yīng)備有可可放在上上衣口袋袋且附鉛鉛筆的備備忘錄，這這么一來(lái)來(lái)，即使使身邊沒(méi)沒(méi)帶公事事包，也也能立即即記下備備忘錄。

10、很很多業(yè)務(wù)務(wù)員也都都應(yīng)這樣樣，隨身身攜帶筆筆記簿。如如果采用用這種方方法，隨隨時(shí)隨地地都可迅迅速地記記下備忘忘錄。 11善用用鉛筆型型橡皮擦擦 我們?cè)趯?xiě)稿稿的時(shí)候候，都使使用一種種改良式式的橡皮皮擦。普普通橡皮皮擦，都都是長(zhǎng)方方體，不不過(guò)這種種橡皮擦擦卻是圓圓筒狀，并并包在筆筆型的塑塑膠管內(nèi)內(nèi)，可像像鉛筆一一樣一點(diǎn)點(diǎn)一點(diǎn)的的推出來(lái)來(lái)使用。它它和一般般橡皮擦擦最大的的不同點(diǎn)點(diǎn)在于，它它可以不不必再用用另外一一雙手按按住紙張張，能夠夠像鉛筆筆一般單單手使用用。 一旦習(xí)慣了了，就可可右手寫(xiě)寫(xiě)左手擦擦雙管齊齊下，大大大的提提高工作作效率。無(wú)無(wú)論插在在口袋中中或是和和鉛筆一一起隨身身攜帶使使用，都都是十

11、分分方便。 12在抽抽屜中放放置空名名片盒，以以收藏小小東西 大部分的辦辦公桌，都都會(huì)在抽抽屜中附附上整理理小東西西用的塑塑膠，不不過(guò)這種種塑膠盤(pán)盤(pán)卻不實(shí)實(shí)用，尤尤其是塑塑膠盤(pán)把把抽屜分分成上下下兩部分分，下面面的空間間有時(shí)都都浪費(fèi)掉掉了。 所以就利用用空名片片盒，來(lái)來(lái)裝抽屜屜里的小小東西，由由于名片片盒的盒盒蓋與盒盒體大致致是同樣樣的規(guī)格格，縱橫橫排列在在一起，形形成了井井然有序序的小格格子，分分門(mén)別類(lèi)類(lèi)用來(lái)放放置郵票票、大小小回紋針針、零錢(qián)錢(qián)等小東東西，移移動(dòng)很方方便。 13經(jīng)常常備有文文具目錄錄 經(jīng)常在辦公公室中備備有文具具目錄，對(duì)對(duì)自己來(lái)來(lái)說(shuō)，能能夠提高高工作效效率的才才是真正正便于使

12、使用的文文具，不不過(guò)由于于文具的的種類(lèi)實(shí)實(shí)在太多多了，即即使到大大型的文文具專(zhuān)賣(mài)賣(mài)店，也也不見(jiàn)得得能夠找找到自己己想要的的東西，這這時(shí)候如如果手頭頭上有一一本目錄錄，就能能夠馬上上找到自自己想要要的東西西，并且且知道正正確的商商品名稱(chēng)稱(chēng)。 想要目錄，只只要向廠(chǎng)廠(chǎng)商索取取，他們們就會(huì)寄寄來(lái)，或或是向附附近的文文具店索索取一、兩兩年前的的舊目錄錄也可以以，包括括中小型型廠(chǎng)商，備備有兩、三三家以上上的目錄錄，當(dāng)然然能有效效迅速找找到適用用的文具具制品。 14事先先決定文文具的“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)庫(kù)存量” 要提高工作作效率，從從筆記簿簿到郵票票，復(fù)印印用紙等等的文具具用品，永永遠(yuǎn)都不不能缺少少，必須須源源不不斷的

13、供供給，所所以徹底底地實(shí)施施文具庫(kù)庫(kù)存管理理，是非非常重要要的。因因此，事事先決定定“購(gòu)買(mǎi)庫(kù)庫(kù)存量”，再根根據(jù)這個(gè)個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加加以補(bǔ)充充。 15記下下常用文文具的商商品號(hào)碼碼 前面講過(guò)，利利用目錄錄來(lái)選購(gòu)購(gòu)文具的的方便。此此外，管管理者還還將目錄錄上常用用文具的的商品號(hào)號(hào)碼預(yù)先先記錄下下來(lái)，這這樣就不不必一張張張的翻翻目錄，只只要一通通電話(huà)就就可完成成訂貨工工作。所所謂的商商品號(hào)碼碼，就是是商品的的正式名名稱(chēng)。只只要告訴訴廠(chǎng)商這這個(gè)號(hào)碼碼，就能能夠正確確且迅速速的讓對(duì)對(duì)方了解解到所需需哪一類(lèi)類(lèi)文具。 例如，如果果指名要要“牌牌三一夾”，即指指一般的的輕便夾夾，可以以需要的的數(shù)量和和顏色來(lái)來(lái)訂購(gòu)，就

14、就不會(huì)有有送錯(cuò)東東西的情情形發(fā)生生。比起起在店里里對(duì)老板板費(fèi)勁的的描述了了老半天天：“我要那那種方方方的，差差不多這這么大”這這些繁瑣瑣的話(huà)，卻卻不必能能說(shuō)清情情況。 16期數(shù)數(shù)完整的的雜志須須編制索索引 通常將雜志志上必要要部分印印下來(lái)之之后，加加以舍棄棄即可，然然而，有有關(guān)自己己的專(zhuān)業(yè)業(yè)雜志卻卻是例外外，全部部一期不不漏完完完整整的的保存下下來(lái)。 可是有些雜雜志自從從創(chuàng)刊以以來(lái)，已已達(dá)幾百百期，過(guò)過(guò)期雜志志已有相相當(dāng)數(shù)量量。這就就要求將將每一百百期發(fā)行行一次的的“索引”存檔，以以備必要要時(shí)加以以檢索。一一般說(shuō)來(lái)來(lái)，即使使收藏完完整無(wú)缺缺的雜志志，大概概也很少少有人會(huì)會(huì)特地編編制一本本“索引

15、”。其實(shí)實(shí)把目錄錄印下稍稍加整理理就成了了一本“索引”，日后后檢索時(shí)時(shí)，能節(jié)節(jié)省不少少時(shí)間。 17在書(shū)書(shū)架上為為手頭正正在進(jìn)行行的工作作保留一一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)區(qū)” 整理書(shū)架時(shí)時(shí)，大概概很多人人都是根根據(jù)書(shū)籍籍的內(nèi)容容，而分分門(mén)別類(lèi)類(lèi)的排列列，有關(guān)關(guān)法律書(shū)書(shū)籍，就就應(yīng)根據(jù)據(jù)內(nèi)容，例例如，“債權(quán)法法”、“民法”區(qū)分分成不同同的范圍圍。不過(guò)過(guò)，在書(shū)書(shū)架上為為手頭正正在進(jìn)行行的工作作保留一一個(gè)“專(zhuān)用區(qū)區(qū)”，為特特殊書(shū)籍籍提供隨隨時(shí)可用用的空間間。 剛剛開(kāi)始著著手一項(xiàng)項(xiàng)新工作作時(shí)，資資料不會(huì)會(huì)太多，但但是隨著著工作的的進(jìn)行，有有時(shí)資料料會(huì)一直直增加，或或是內(nèi)容容發(fā)生變變化。預(yù)預(yù)先為此此保留應(yīng)應(yīng)用的空空間，縱

16、縱然資料料一點(diǎn)一一點(diǎn)的增增加，也也能加以以集中整整理。 18把經(jīng)經(jīng)常使用用的文字字、數(shù)字字刻成橡橡皮印HT55”，5SSS在在現(xiàn)代的的辦公室室中，OOA機(jī)器器已經(jīng)成成了不可可或缺的的必需品品，不過(guò)過(guò)除了利利用這些些機(jī)器之之外，只只要稍稍稍動(dòng)點(diǎn)腦腦筋，還還是有很很多提高高工作效效率的方方法，比比如說(shuō)，利利用橡皮皮印。(年月日日印、裁裁決印、住住址姓名名印等等等各種不不同的印印章，一一應(yīng)俱全全)。 在需要反復(fù)復(fù)書(shū)寫(xiě)同同樣的文文字與數(shù)數(shù)字的情情況下，如如果一一一手寫(xiě)，那那會(huì)耗費(fèi)費(fèi)許多時(shí)時(shí)間，所所以若能能將其刻刻成橡皮皮印，在在處理事事務(wù)上，便便能夠省省下相當(dāng)當(dāng)多的時(shí)時(shí)間。即即使要多多花點(diǎn)錢(qián)錢(qián)，但是是

17、由于節(jié)節(jié)省手寫(xiě)寫(xiě)作業(yè)的的時(shí)間而而，提高高了工作作效率，所所以成本本反而降降低。 19夜晚晚在枕邊邊放一支支附燈光光的園珠珠筆，靈靈感一來(lái)來(lái)可馬上上記下 躺在床上時(shí)時(shí)，突然然靈感一一閃，大大概很多多人都有有過(guò)這種種經(jīng)驗(yàn)。的的確，有有許多絕絕妙的靈靈感都是是產(chǎn)生于于枕邊，不不過(guò)，要要是不立立刻記下下來(lái)，到到了第二二天早上上就會(huì)忘忘得一干干二凈，這這種情況況經(jīng)常可可見(jiàn)。 在枕邊備有有附有燈燈光的園園珠筆與與備忘錄錄，靈感感突現(xiàn)時(shí)時(shí)，就可可立刻隨隨手記下下。這種種園珠筆筆在柄部部裝有小小燈泡，能能夠照亮亮筆尖范范圍，所所以不必必特地打打開(kāi)電燈燈，就可可以記錄錄。 20深度度太高的的書(shū)架，只只會(huì)造成成空

18、間與與時(shí)間的的浪費(fèi)HT55”，5SSS以以排列AA4大小小的書(shū)籍籍來(lái)說(shuō)，書(shū)書(shū)架的深深度只要要二十一一英寸，就就綽綽有有余了，可可是市面面上所出出售的書(shū)書(shū)架，深深度大都都高達(dá)三三十英寸寸，就這這是導(dǎo)致致工作效效率降低低的原因因之一。 在這種書(shū)架架上，BB5大小小的書(shū)籍籍只占一一半的位位置，AA5大小小的書(shū)籍籍兩列直直排也還還占不滿(mǎn)滿(mǎn)。把書(shū)書(shū)排得太太深入，不不但拿出出不方便便，而且且也浪費(fèi)費(fèi)空間，所所以為了了講求效效率，應(yīng)應(yīng)測(cè)量書(shū)書(shū)架的旋旋轉(zhuǎn)空間間，盡可可能的選選購(gòu)尺寸寸合適的的制品。 21將剪剪貼資料料的印本本直接存存檔 前面談過(guò)，利利用印機(jī)機(jī)放大縮縮小的功功能，把把剪貼資資料一律律印成BB5大

19、小小，這樣樣不僅能能夠統(tǒng)一一紙張的的大小，而而且可以以直接夾夾在二十十六孔活活頁(yè)夾上上，方便便存檔。 如此，不但但省去粘粘貼的麻麻煩，也也不會(huì)有有日久剝剝落的現(xiàn)現(xiàn)象發(fā)生生，尤其其是資料料夾成一一冊(cè)，整整齊而不不占空間間，好像像一本書(shū)書(shū)一樣。 22將處處理完畢畢的筆記記頁(yè)要即即刻抽出出HT55”，5SSS經(jīng)經(jīng)常使用用便于插插換的活活頁(yè)筆記記，隨意意把第二二天的預(yù)預(yù)定工作作和一定定要處理理的事項(xiàng)項(xiàng)記在筆筆記本之之后，將將已處理理完畢的的事項(xiàng)用用紅筆劃劃掉，而而且，在在全部事事項(xiàng)完成成之后，即即將這一一頁(yè)從筆筆記本中中抽出移移至保存存檔案。 由于每天反反復(fù)這個(gè)個(gè)流程，有有時(shí)候在在管理者者的筆記記本上

20、，還還留有一一、兩年年前的筆筆記頁(yè)，當(dāng)當(dāng)然上面面記載的的全是些些懸而未未決的問(wèn)問(wèn)題。這這么一來(lái)來(lái)，即使使是成年年累月未未解決的的事項(xiàng)，也也可在筆筆記本上上一目了了然，想想到的時(shí)時(shí)候，就就可對(duì)其其深思一一番，以以謀求解解決之道道。 23日后后還會(huì)使使用的資資料要收收到“暫時(shí)檔檔案”里 從筆記本抽抽出已處處理完畢畢的活頁(yè)頁(yè)紙，或或許不會(huì)會(huì)馬上用用，不過(guò)過(guò)偶而也也會(huì)有再再度派上上用場(chǎng)的的可能，像像這樣的的資料，要要都交給給秘書(shū)，像像平日一一樣加以以復(fù)印，自自行判斷斷分類(lèi)歸歸檔。但但是，并并不是馬馬上收到到最后分分類(lèi)的活活頁(yè)夾檔檔案中，而而是收到到“暫時(shí)檔檔案”里。 然后，每隔隔一定時(shí)時(shí)間，就就翻閱檢

21、檢查一下下秘書(shū)的的分類(lèi)有有無(wú)錯(cuò)誤誤，同時(shí)時(shí)也考證證一下當(dāng)當(dāng)初未判判斷定奪奪的資料料內(nèi)容，再再將認(rèn)定定有保存存必要的的資料轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到最最后分類(lèi)類(lèi)的檔案案中。 24以不不同顏色色的活頁(yè)頁(yè)夾來(lái)區(qū)區(qū)別不同同內(nèi)容的的檔案 保存資料的的活頁(yè)夾夾有紅、藍(lán)藍(lán)、綠、咖咖啡等等等不同的的顏色。多多年以來(lái)來(lái)我們就就使用這這種活頁(yè)頁(yè)夾，到到它有各各種不同同的顏色色，因此此應(yīng)想出出一套使使用方法法充分利利用。 比如塑膠面面的活頁(yè)頁(yè)夾，專(zhuān)專(zhuān)門(mén)保存存內(nèi)部業(yè)業(yè)務(wù)手冊(cè)冊(cè)與呈送送法院表表格文件件等等，并并按顏色色加以區(qū)區(qū)別；而而布面的的活頁(yè)夾夾，則專(zhuān)專(zhuān)門(mén)保存存各種信信息資料料，同樣樣的也是是以顏色色加以區(qū)區(qū)分。這這么一來(lái)來(lái)，不管管

22、活頁(yè)夾夾放在哪哪里，一一眼就可可看出檔檔案的內(nèi)內(nèi)容種類(lèi)類(lèi)。 25經(jīng)常常備有新新的活頁(yè)頁(yè)紙HT55”，5SSS為為新書(shū)寫(xiě)寫(xiě)稿的時(shí)時(shí)候，要要以活頁(yè)頁(yè)紙做備備忘錄，一一有新點(diǎn)點(diǎn)子，馬馬上提筆筆寫(xiě)下，然然后將其其保存在在專(zhuān)用的的活頁(yè)夾夾中。 存檔時(shí)，如如果發(fā)覺(jué)覺(jué)新點(diǎn)子子比舊點(diǎn)點(diǎn)子更好好，就將將新的存存檔，舊舊的作廢廢。久而而久之，活活頁(yè)夾中中的資料料就會(huì)越越來(lái)越豐豐富。當(dāng)當(dāng)然，一一個(gè)活頁(yè)頁(yè)夾只能能為一本本書(shū)一個(gè)個(gè)主題所所專(zhuān)用，為為了能夠夠隨時(shí)使使用新的的活頁(yè)夾夾，常備備有大量量的活頁(yè)頁(yè)紙。 26使用用白色活活頁(yè)紙，日日后的整整理工作作將更方方便 有的人認(rèn)為為，根據(jù)據(jù)大項(xiàng)目目或主題題不同，使使用不同同顏

23、色的的活頁(yè)紙紙，分類(lèi)類(lèi)時(shí)將更更為簡(jiǎn)便便。 但是是，最好好一律使使用白色色活頁(yè)紙紙，因?yàn)闉楸緛?lái)可可以隨心心所欲大大肆使用用的活頁(yè)頁(yè)紙，一一旦區(qū)別別顏色，不不但日后后分類(lèi)非非常麻煩煩，而且且一一區(qū)區(qū)分顏色色也很累累人。另另外，在在復(fù)印時(shí)時(shí)，除了了彩色復(fù)復(fù)印以外外，資料料會(huì)有不不清楚等等麻煩。 基于上述的的理由，應(yīng)應(yīng)一律使使用白色色活頁(yè)紙紙。 27使用用二十六六孔的活活頁(yè)紙 應(yīng)一直使用用活頁(yè)式式筆記本本，而且且一律使使用二十十六孔的的活頁(yè)紙紙?？讛?shù)數(shù)太少，紙紙張撕破破的危險(xiǎn)險(xiǎn)性高，而而且二十十六孔是是使用率率最高的的紙張，基基于上述述的考慮慮，應(yīng)選選擇二十十六孔的的活頁(yè)紙紙。此外外，二十十六孔的的活

24、頁(yè)紙紙歸檔時(shí)時(shí)也非常常簡(jiǎn)便。 當(dāng)然不只是是筆記，連連收集雜雜志、報(bào)報(bào)紙等資資料復(fù)印印本時(shí)，也也要打上上二十六六個(gè)孔，然然后再夾夾到活頁(yè)頁(yè)夾上。在活頁(yè)紙的左右兩側(cè)打孔，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，應(yīng)該是五十二孔才對(duì)。 28使用用電動(dòng)打打孔機(jī)比比較方便便 除了活頁(yè)式式筆記本本之外，報(bào)報(bào)紙、雜雜志的剪剪貼資料料也一律律復(fù)印成成B5大大小，然然后打上上二十六六個(gè)孔，再再夾到活活頁(yè)夾上上。 以前使用手手動(dòng)式打打孔機(jī)，但但是在數(shù)數(shù)量增多多的情況況下，打打孔實(shí)在在是件既既麻煩又又費(fèi)時(shí)的的工作。由由于經(jīng)常常需要在在相當(dāng)多多的資料料上打孔孔，手動(dòng)動(dòng)式打孔孔機(jī)已經(jīng)經(jīng)不合用用了，一一改用電電動(dòng)式打打孔機(jī)之之后，即即可節(jié)省省很多時(shí)時(shí)間

25、。如如果必須須經(jīng)常使使用打孔孔機(jī)，還還是電動(dòng)動(dòng)式的比比較方便便省時(shí)。 299. 在在活頁(yè)紙紙上寫(xiě)上上大標(biāo)題題 活頁(yè)式筆記記本都劃劃有標(biāo)線(xiàn)線(xiàn)，其使使用方法法是，在在最上面面寫(xiě)上大大標(biāo)題，比比如“效率法法”之類(lèi)的的大標(biāo)題題，其下下寫(xiě)上“收集資資料”之類(lèi)的的中標(biāo)題題，接著著按照標(biāo)標(biāo)題分別別列出小小標(biāo)或?qū)崒?shí)行中的的點(diǎn)子。 如果記載事事項(xiàng)無(wú)法法全部寫(xiě)寫(xiě)在一張張紙上，則則在另一一張活頁(yè)頁(yè)紙上同同樣的寫(xiě)寫(xiě)上大標(biāo)標(biāo)題、中中標(biāo)題并并且按順順序編上上號(hào)碼，這這么一來(lái)來(lái)，即使使筆記散散亂無(wú)序序，只要要看到標(biāo)標(biāo)題就可可以了解解其內(nèi)容容。 300. 在在加上新新活頁(yè)紙紙的同時(shí)時(shí)，順便便做整理理淘汰的的工作 使用活頁(yè)式式

26、筆記，其其最大優(yōu)優(yōu)點(diǎn)在于于能夠自自由地插插換頁(yè)數(shù)數(shù)，必要要時(shí)可以以重新插插入，不不要的可可以丟棄棄。這樣樣活頁(yè)夾夾中的資資料，其其正確性性與精密密度都會(huì)會(huì)增加，并并且越來(lái)來(lái)越充實(shí)實(shí)、豐富富，這種種自由伸伸縮的優(yōu)優(yōu)點(diǎn)，正正是活頁(yè)頁(yè)紙的魅魅力所在在。 所以，在活活頁(yè)夾上上加上新新的活頁(yè)頁(yè)紙同時(shí)時(shí)，除了了插換的的頁(yè)數(shù)之之外，也也順便瀏瀏覽一下下前后的的內(nèi)容，一一發(fā)覺(jué)有有不要的的東西即即撕下丟丟棄，借借此筆記記得以保保持精簡(jiǎn)簡(jiǎn)、易讀讀，而且且也可以以大幅度度地縮短短檢索時(shí)時(shí)間。 31呈送送出去的的書(shū)類(lèi)文文件也要要做標(biāo)題題和目錄錄 除了時(shí)間太太過(guò)倉(cāng)促促的情況況外，在在對(duì)訂約約的公司司客戶(hù)提提出報(bào)告告時(shí)，

27、一一定要在在上面附附標(biāo)題和和目錄，同同時(shí)也要要求部屬屬，在呈呈送任何何書(shū)類(lèi)文文件時(shí)，都都必須規(guī)規(guī)規(guī)矩矩矩地標(biāo)上上標(biāo)題與與目錄。 因?yàn)闃?biāo)題和和目錄能能夠使人人在閱讀讀內(nèi)容之之前，對(duì)對(duì)文件的的整體觀(guān)觀(guān)點(diǎn)與主主題方向向，有一一個(gè)概括括性的了了解。 乍聽(tīng)之下，似似乎令人人覺(jué)得很很麻煩，不不過(guò)只要要想到這這項(xiàng)工作作不但能能縮短他他人的工工作時(shí)間間，也能能夠縮短短自己的的工作時(shí)時(shí)間，其其效果絕絕對(duì)是很很好的。 32寫(xiě)報(bào)報(bào)告時(shí)，先先將問(wèn)題題列在紙紙上，事事后再一一并查閱閱 在寫(xiě)報(bào)告時(shí)時(shí)，即使使中途有有疑問(wèn)或或不了解解之處，只只要它不不是個(gè)影影響巨大大的問(wèn)題題，可都都不致馬馬上去翻翻查資料料或文獻(xiàn)獻(xiàn)，因?yàn)闉榛?/p>

28、許因因此解決決了問(wèn)題題，可是是卻因思思考中斷斷浪費(fèi)時(shí)時(shí)間，反反而耽誤誤了工作作進(jìn)度。 所以一旦有有必須查查閱的事事項(xiàng)，可可先將其其列在紙紙上，最最后再一一并去查查資料。此此外，列列在紙上上的問(wèn)題題也可以以交待他他人去查查，自己己也不必必停下手手上的工工作。 33寫(xiě)報(bào)報(bào)告或書(shū)書(shū)信時(shí)，根根據(jù)思路路先打草草稿，然然后再加加以修改改 在工作之中中，為雜雜志寫(xiě)稿稿、寫(xiě)書(shū)書(shū)信占了了相當(dāng)大大的份量量，不過(guò)過(guò)畢竟是是本行以以外的副副業(yè)，如如果不講講求工作作效率的的話(huà)，一一定會(huì)影影響到業(yè)業(yè)務(wù)的進(jìn)進(jìn)度。 要提高寫(xiě)稿稿的工作作效率，必必須放松松心情，不不要戰(zhàn)戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢地地“寫(xiě)千古古文章”。如果果一開(kāi)始始就想寫(xiě)寫(xiě)出完美

29、美無(wú)缺的的作品，終終究只會(huì)會(huì)寫(xiě)一字字涂一字字，寫(xiě)一一張撕一一張，所所以不如如隨著思思路先打打個(gè)草稿稿，然后后再加以以修改。 34利用用業(yè)余時(shí)時(shí)間構(gòu)思思文稿 在寫(xiě)稿工作作上，構(gòu)構(gòu)思要費(fèi)費(fèi)很大的的功夫，毫毫無(wú)準(zhǔn)備備就提筆筆，往往往文思閉閉塞難以以成行，所所以在寫(xiě)寫(xiě)稿之前前，最好好在不同同的場(chǎng)合合，進(jìn)行行構(gòu)思與與草稿的的寫(xiě)作。 下了班在公公車(chē)上，完完全不受受電話(huà)干干擾地專(zhuān)專(zhuān)心思索索，是最最適合構(gòu)構(gòu)思的時(shí)時(shí)段。而而且，剛剛從繁重重的工作作中解放放出來(lái)，心心情為之之一松，往往往會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生許多多絕妙的的靈感。想想好了整整個(gè)結(jié)構(gòu)構(gòu)大綱之之后，再再用口述述錄音機(jī)機(jī)和文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)，就可可以迅速速地完成成草稿工工

30、作。 35利用用文書(shū)處處理機(jī)來(lái)來(lái)輸入文文稿HT55”，5SSS商商業(yè)文件件也和法法律文件件一樣，有有很多都都是相同同的格式式。文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)不但能能保存已已打好的的文章，而而且還能能自由地地加以刪刪除、修修改。最最初雖然然不得不不多花一一點(diǎn)時(shí)間間來(lái)輸入入，不過(guò)過(guò)為了日日后的方方便，還還是用文文書(shū)處理理機(jī)來(lái)輸輸入文稿稿比較理理想。 36. 文文書(shū)處理理機(jī)的磁磁碟片以以一張一一個(gè)為原原則 使用文書(shū)處處理機(jī)時(shí)時(shí)，必須須特別注注意磁碟碟片的整整理方法法。舉例例來(lái)說(shuō)，原原則上一一張磁碟碟片中，只只儲(chǔ)存一一個(gè)資料料。 磁碟片的容容量，因因機(jī)種而而有所不不同，不不過(guò)一張張大約可可儲(chǔ)存多多達(dá)一本本書(shū)的資資料，

31、因因而容易易在一張張磁碟片片中，同同時(shí)存入入各種不不同的資資料，但但是檢索索時(shí)，就就非常的的麻煩，不不太合乎乎效率原原則。 按種類(lèi)準(zhǔn)備備不同的的磁碟片片，不會(huì)會(huì)花太多多的錢(qián)，就就能以易易于檢索索的方式式，將存存入磁碟碟片的資資料分門(mén)門(mén)別類(lèi)。 37. 以以不同顏顏色的標(biāo)標(biāo)簽來(lái)區(qū)區(qū)分不同同內(nèi)容的的磁碟片片HT55”，5SSS雖雖然將不不同的資資料分別別存在不不同的磁磁碟之中中，不過(guò)過(guò)如果不不一一顯顯示屏幕幕，還是是無(wú)法了了解其內(nèi)內(nèi)容，這這樣就失失去了分分類(lèi)的意意義。為為了解決決這個(gè)缺缺點(diǎn)，一一般應(yīng)該該采用的的方法是是在磁磁碟片上上貼彩色色標(biāo)簽。 舉例來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)事務(wù)所中所采用的分類(lèi)法是，綠色標(biāo)簽表示

32、“個(gè)別專(zhuān)題”，藍(lán)色標(biāo)簽表示“一般專(zhuān)題”，黃色標(biāo)簽表示“各種表格”。按顏色區(qū)分之后，如果項(xiàng)目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲(chǔ)存的項(xiàng)目?jī)?nèi)容做成表單。 38. 保保存舊磁磁碟片中中的資料料，不斷斷使用新新磁碟片片 和錄像帶一一樣，文文書(shū)處理理機(jī)的磁磁碟片可可反復(fù)使使用，因因此一張張磁碟片片往往被被使用好好幾次。且且大家都都認(rèn)為，再再買(mǎi)新的的磁碟片片是一種種無(wú)謂的的浪費(fèi)。 輸入資料要要花費(fèi)相相當(dāng)?shù)墓すし?，如如果將其其時(shí)間成成本列入入考慮，則則長(zhǎng)久不不用的資資料有朝朝一日也也會(huì)派上上用場(chǎng)，如如將其消消除反而而是一種種浪費(fèi)，所所以要在在一張磁磁碟片中中存入相相關(guān)的資資料，至至于新的的資料，就就

33、毫不吝吝惜地輸輸入新的的磁碟片片中。 39.活活頁(yè)式手手冊(cè)既能能插換頁(yè)頁(yè)數(shù)，又又能縮短短找尋資資料的時(shí)時(shí)間 不論到哪里里，隨身身攜帶一一本活頁(yè)頁(yè)式手冊(cè)冊(cè)。在下下班回家家的公車(chē)車(chē)上、就就寢之前前，突然然想到第第二天應(yīng)應(yīng)該繼續(xù)續(xù)進(jìn)行哪哪些工作作，就馬馬上記在在手冊(cè)上上。而且且，活頁(yè)頁(yè)式手冊(cè)冊(cè)可隨時(shí)時(shí)增加頁(yè)頁(yè)數(shù)，不不要的頁(yè)頁(yè)數(shù)也可可任意抽抽出作廢廢。 40.備備忘錄上上要標(biāo)明明“主題”、“日期”、“出處” 在看書(shū)或看看電視時(shí)時(shí)，一旦旦看到想想記下的的文句，可可立刻提提筆在BB5的活活頁(yè)紙上上，記下下備忘錄錄。備忘忘錄是分分項(xiàng)寫(xiě)下下來(lái)的，以以一頁(yè)一一個(gè)項(xiàng)目目為原則則，至少少標(biāo)明“主題”“日期期”、“出

34、處”。如果果備忘錄錄上標(biāo)明明主題與與日期，事事后重讀讀時(shí)，即即使記得得不太完完整，但但只要回回想一下下當(dāng)時(shí)的的狀況，就就可以清清楚地了了解其內(nèi)內(nèi)容，而而出處則則需要詳詳細(xì)調(diào)查查。可供供參考之之用，備備忘錄上上如果標(biāo)標(biāo)明這三三項(xiàng)，則則資料就就會(huì)越來(lái)來(lái)越有份份量。 41.在在“單純作作業(yè)”時(shí)間，利利用耳機(jī)機(jī)充實(shí)自自己 在剛進(jìn)入機(jī)機(jī)關(guān)工作作時(shí)，在在“單純作作業(yè)”時(shí)間里里，最適適合利用用耳機(jī)來(lái)來(lái)充實(shí)自自己。工工作中有有復(fù)印之之類(lèi)的單單純作業(yè)業(yè)，在復(fù)復(fù)印時(shí)間間內(nèi)，可可趁機(jī)學(xué)學(xué)習(xí)語(yǔ)言言或準(zhǔn)備備某項(xiàng)考考試，因因此可隨隨身攜帶帶小型錄錄音機(jī)。經(jīng)經(jīng)由耳朵朵的刺激激，更可可提高學(xué)學(xué)習(xí)的成成效，當(dāng)當(dāng)然復(fù)印印的工作作

35、也可以以不受妨妨礙地順順利進(jìn)行行。在辦公公時(shí)間就就比較不不適合了了，但在在離開(kāi)座座位去做做某種單單純作業(yè)業(yè)時(shí)，推推廣這個(gè)個(gè)一舉兩兩得的點(diǎn)點(diǎn)子是科科學(xué)的統(tǒng)統(tǒng)籌方法法。 42.增增強(qiáng)工作作意念的的妙法 將平常該做做的事情情列成一一張表，做做好之后后就用紅紅筆劃掉掉，因?yàn)闉檫@么一一來(lái)，每每劃掉一一項(xiàng)就可可確認(rèn)“這項(xiàng)工工作已經(jīng)經(jīng)完成”，當(dāng)時(shí)時(shí)心中的的成就感感與滿(mǎn)足足感，即即成為下下回工作作意念的的來(lái)源。 如此看來(lái)似似乎沒(méi)什什么意義義，不過(guò)過(guò)在工作作無(wú)甚進(jìn)進(jìn)展的情情況下，多多半原因因都在于于工作流流于單調(diào)調(diào)、冗長(zhǎng)長(zhǎng)。大部部分的工工作都是是由小作作業(yè)累積積而成的的，由于于這樣很很容易造造成繁瑣瑣，所以以可

36、以列列表方式式來(lái)處理理。此外外，采用用這個(gè)方方式還可可免于遺遺漏某項(xiàng)項(xiàng)工作。 43.防防止厭倦倦單調(diào)工工作的“成功畫(huà)畫(huà)面思考考法” 撰寫(xiě)一本書(shū)書(shū)著實(shí)需需要有強(qiáng)強(qiáng)烈的意意志力，但但多達(dá)數(shù)數(shù)百頁(yè)的的稿紙，雖雖說(shuō)用口口述錄音音機(jī)或文文書(shū)處理理機(jī)之類(lèi)類(lèi)的文明明工具，可可達(dá)到很很高的工工作效率率，不過(guò)過(guò)，有時(shí)時(shí)候也是是一件非非常痛苦苦的事。 在這種情況況下，只只要想到到這是完完成一本本書(shū)的必必經(jīng)過(guò)程程，就會(huì)會(huì)再次提提起干勁勁。重要要的是，如如果一心心只想到到眼前單單調(diào)的工工作，不不但會(huì)心心生厭煩煩，而且且工作效效率也會(huì)會(huì)一落千千丈。試試用成功功畫(huà)面思思考法，想想像計(jì)劃劃成功或或完成工工作時(shí)的的成就感感，

37、是防防止這些些弊端的的方法之之一。 44.“悅音音”卡帶以以回轉(zhuǎn)式式為佳 很多人在做做單調(diào)工工作時(shí)，都都習(xí)慣聽(tīng)聽(tīng)輕音樂(lè)樂(lè)(BGGM)，以以集中精精神。單單調(diào)的工工作盡可可能的交交給機(jī)器器或?qū)傧孪氯プ觯?dāng)當(dāng)四周吵吵得令人人無(wú)法專(zhuān)專(zhuān)心做事事時(shí)，就就可放點(diǎn)點(diǎn)輕音樂(lè)樂(lè)，聽(tīng)聽(tīng)聽(tīng)小河的的流水聲聲和小鳥(niǎo)鳥(niǎo)的歌聲聲。也就就是說(shuō)，以以“悅音”來(lái)對(duì)抗抗噪音，同同時(shí)，這這種卡帶帶最好采采用回轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)式的，這這樣就可可以不必必為換卡卡帶而中中斷手頭頭上的工工作。 45.以以上的方方法處理理問(wèn)題 經(jīng)常有人發(fā)發(fā)牢騷說(shuō)說(shuō)，就是是因?yàn)楣すぷ魈珶o(wú)無(wú)聊，所所以才無(wú)無(wú)法提高高工作效效率。一一成不變變的奉行行上司的的指示，工工作的確確不

38、怎么么愉快。 同樣地，不不妨不要要理睬別別人怎么么說(shuō)，以以自己的的方式來(lái)來(lái)處理例例行公事事。 在動(dòng)腦筋想想如何以以自己的的方式工工作的當(dāng)當(dāng)兒，會(huì)會(huì)發(fā)現(xiàn)前前所未有有的樂(lè)趣趣，這樣樣才能提提高效率率。 46.辦辦公桌最最理想的的狀態(tài) 對(duì)某些人而而言，只只是外觀(guān)觀(guān)的整齊齊，不見(jiàn)見(jiàn)得是最最方便、順順手的工工作環(huán)境境。主要要是，最最合乎自自己方便便的狀態(tài)態(tài)，就是是“整齊有有序的狀狀態(tài)?！?47.自自己整理理辦公桌桌 自己的辦公公桌一定定要自己己動(dòng)手整整理，以以保持自自己最方方便使用用的狀態(tài)態(tài)。如果果任由他他人多事事“收東收收西”，等到到自己開(kāi)開(kāi)始工作作時(shí)，很很容易找找不到自自己所要要的東西西。 為了保持

39、隨隨手取來(lái)來(lái)，工作作順暢迅迅速的狀狀況，辦辦公桌上上的一切切，最好好能親自自處理。從從這個(gè)意意義上來(lái)來(lái)說(shuō)，就就是保持持在合乎乎自己使使用習(xí)慣慣的狀況況下。 如果任由他他人隨便便動(dòng)自己己辦公桌桌上的東東西，工工作效率率就會(huì)顯顯著下降降。 48.過(guò)過(guò)暗或過(guò)過(guò)亮的工工作場(chǎng)所所都會(huì)導(dǎo)導(dǎo)致效率率低落 當(dāng)因出差必必須投宿宿旅館時(shí)時(shí)，可隨隨身攜帶帶折疊式式的臺(tái)燈燈，因?yàn)闉橐话懵寐灭^的照照明大部部分都過(guò)過(guò)暗。光光線(xiàn)不足足，眼睛睛容易疲疲勞，根根本沒(méi)有有辦法看看書(shū)；但但光線(xiàn)太太強(qiáng)，也也會(huì)造成成同樣的的效果。 過(guò)暗或或過(guò)亮的的光線(xiàn)都都會(huì)降低低工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 雖然大家都都知道光光線(xiàn)所造造成的影影響，但但是真

40、正正注意關(guān)關(guān)心的人人，實(shí)在在是太少少了。經(jīng)經(jīng)常把工工作帶回回家做的的人，最最好注意意一下家家里的照照明設(shè)備備，在過(guò)過(guò)暗的工工作場(chǎng)所所中工作作，往往往會(huì)事倍倍功半。 49.臺(tái)臺(tái)燈要放放在左側(cè)側(cè) 前面提過(guò)，辦辦公桌上上的擺設(shè)設(shè)，以最最合乎自自己方便便使用的的狀況為為最佳。不不過(guò)桌上上的照明明設(shè)備卻卻是例外外，對(duì)慣慣用右手手的人來(lái)來(lái)說(shuō)，臺(tái)臺(tái)燈如果果不放在在左側(cè)，是是非常不不方便的的，因?yàn)闉槿绻_(tái)臺(tái)燈放在在右側(cè)，寫(xiě)寫(xiě)字時(shí)就就會(huì)受到到手影的的干擾，無(wú)無(wú)形中降降低了工工作效率率。 而且，這樣樣對(duì)眼睛睛也不好好。這雖雖然是最最普通的的常識(shí)，不不過(guò)如果果桌子左左側(cè)靠墻墻，往往往就把臺(tái)臺(tái)燈移置置右側(cè)，請(qǐng)請(qǐng)務(wù)必遵

41、遵守“臺(tái)燈左左放”原則。 50.將將內(nèi)容固固定的文文章格式式化 能夠統(tǒng)一某某種格式式的內(nèi)容容，盡可可能準(zhǔn)備備專(zhuān)用的的表格，這這樣一來(lái)來(lái)，即可可減少處處理的時(shí)時(shí)間與精精力。這也可可以應(yīng)用用于一般般商業(yè)業(yè)業(yè)務(wù)工作作，比如如對(duì)象不不同內(nèi)容容卻大同同小異的的文書(shū)，可可分別準(zhǔn)準(zhǔn)備不同同的基本本表格，然然后再視視情況的的需要稍稍加修改改，即可可應(yīng)用，如如此可大大幅度地地縮短工工作時(shí)間間。 51.抽抽屜整理理盡可能能細(xì)分化化 當(dāng)然，如果果不注意意整理的的話(huà)，抽抽屜越多多麻煩也也會(huì)越多多。 抽屜如果不不整理得得有條不不紊的話(huà)話(huà)，實(shí)在在很難搞搞清楚那那個(gè)抽屜屜中裝的的是什么么東西，所所以抽屜屜的整理理盡可能能細(xì)

42、分化化?；丶y紋針、鉛鉛筆等等等文具用用品，自自是當(dāng)然然的事，連連文件書(shū)書(shū)類(lèi)也得得分門(mén)別別類(lèi)地收收在不同同位置，這這樣開(kāi)抽抽屜找東東西時(shí)，就就可一下下子找到到。 52.圓圓珠筆之之類(lèi)的文文具，要要經(jīng)常保保持在三三支以上上 一般而言，隨隨身所攜攜帶的圓圓珠筆最最好經(jīng)常常保持在在三支以以上。 這固然是為為油墨用用完、遺遺失等臨臨時(shí)狀況況而準(zhǔn)備備的，不不過(guò)另有有其他用用意，比比如寫(xiě)字字寫(xiě)到一一半，就就外出辦辦事，把把筆忘在在桌上，即即使如此此，也不不會(huì)有所所不便。而而回來(lái)之之后，在在中斷的的狀態(tài)下下，只要要有紙有有筆，就就能馬上上集中精精神繼續(xù)續(xù)工作。就就連這么么一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小事，也也會(huì)影響響到工作作效率

43、。 53.文具用用品要放放在伸手手可及的的范圍內(nèi)內(nèi)HT55”，5SSS依依各人個(gè)個(gè)性的不不同，辦辦公桌上上也呈現(xiàn)現(xiàn)不同的的風(fēng)貌，有有的人不不加整理理雜亂無(wú)無(wú)章，也也有人一一絲不茍茍整理得得有條有有理，究究竟哪一一種好，不不可一概概而論。不不過(guò)，平平常使用用的文具具用筆雖雖不一定定要放在在桌上，但但最好盡盡可能放放在手邊邊上。 比如處理文文件時(shí)，要要伸手拿拿支筆就就得特地地移動(dòng)身身子或站站起來(lái)，這這樣會(huì)影影響工作作的專(zhuān)注注。基于于此，文文具用筆筆最好放放在伸手手可及的的范圍之之內(nèi)，避避免些無(wú)無(wú)謂的時(shí)時(shí)間浪費(fèi)費(fèi)。 54.文文具用筆筆備有三三套，分分成“家里用用”、“辦公室室用”、“隨身用用” 備有

44、“家里里用”、“辦公室室用”、“隨身用用”三套不不同的用用筆，以以便在不不同的場(chǎng)場(chǎng)所使用用。如此此一來(lái)，隨隨時(shí)隨地地都不會(huì)會(huì)缺少必必要的文文具用筆筆。 在家里或上上下班的的車(chē)上看看書(shū)時(shí)，想想要在書(shū)書(shū)中重要要字句下下劃線(xiàn)，或或想要記記下突來(lái)來(lái)的靈感感，如果果手上隨隨時(shí)有筆筆的話(huà)，效效率會(huì)非非常的高高。從效效率投資資的觀(guān)點(diǎn)點(diǎn)來(lái)看，三三套用筆筆的花費(fèi)費(fèi)并不算算貴。 55.有有玻璃窗窗的書(shū)架架效率不不佳 如果書(shū)籍不不能迅速速拿出放放入，那那么書(shū)架架的價(jià)值值就會(huì)減減半，假假如能縮縮短書(shū)籍籍的出入入時(shí)間，就就可能加加速工作作的進(jìn)行行。從這這個(gè)觀(guān)點(diǎn)點(diǎn)來(lái)看，經(jīng)經(jīng)?？梢?jiàn)見(jiàn)的附玻玻璃窗的的書(shū)架，就就稍有問(wèn)問(wèn)題了。

45、 書(shū)架若附有玻璃窗，在拿放書(shū)籍之際，就非得開(kāi)來(lái)關(guān)去不可。這么短短的空檔，累積起來(lái)也相當(dāng)浪費(fèi)，尤其是經(jīng)常閱讀使用的書(shū)籍，拿出放入的次數(shù)也多，開(kāi)開(kāi)關(guān)關(guān)的時(shí)間更是不容忽視。對(duì)提高效率而言，玻璃窗可以說(shuō)是無(wú)用的廢物。 56.即即使價(jià)錢(qián)錢(qián)貴一點(diǎn)點(diǎn)，也要要選用高高及天花花板的書(shū)書(shū)架 一般來(lái)說(shuō)，在在規(guī)劃房房間的空空間上，盡盡可能完完全利用用地板到到天花板板之間的的空間，可可收到很很好的空空間效率率。在選選購(gòu)書(shū)架架之際，即即使多花花一點(diǎn)錢(qián)錢(qián)，還是是可選用用高及天天花板的的尺寸。 在購(gòu)進(jìn)新書(shū)書(shū)架之前前，要精精確地測(cè)測(cè)量放置置書(shū)架的的空間大大小，以以隨時(shí)備備用的卷卷尺，量量出上、下下、左、右右、深的的尺寸，然然后

46、選購(gòu)購(gòu)大小適適合的書(shū)書(shū)架。這這么一來(lái)來(lái)，空間間有限的的辦公室室就得以以徹底利利用，達(dá)達(dá)到最高高的使用用效率。 57.書(shū)書(shū)架上的的書(shū)籍按按內(nèi)容主主題來(lái)排排列整理理 藏書(shū)不多的的人，根根據(jù)法律律、經(jīng)濟(jì)濟(jì)、語(yǔ)言言等等一一般的書(shū)書(shū)別來(lái)整整理，大大概沒(méi)有有什么問(wèn)問(wèn)題?？煽墒?，一一旦各類(lèi)類(lèi)藏書(shū)多多達(dá)數(shù)百百冊(cè)，如如果不以以一個(gè)主主題，比比如“繼承法法”之類(lèi)，來(lái)來(lái)排列整整理的話(huà)話(huà)，那么么檢索就就要浪費(fèi)費(fèi)很多時(shí)時(shí)間，效效率實(shí)在在太低。 58.有有計(jì)算功功能的手手表，隨隨時(shí)隨地地都可驗(yàn)驗(yàn)算數(shù)字字 在公車(chē)上突突然想要要計(jì)算數(shù)數(shù)字，計(jì)計(jì)算機(jī)手手表十分分方便，不不必專(zhuān)門(mén)門(mén)從公文文包中，拿拿出計(jì)算算機(jī)，且且對(duì)口算算心算沒(méi)

47、沒(méi)有把握握時(shí)，這這種“計(jì)算機(jī)機(jī)手表”更能發(fā)發(fā)揮特有有的功能能。雖然然，按鍵鍵太小不不容易操操作，但但是在這這些功能能之下，這這個(gè)缺點(diǎn)點(diǎn)不足掛掛齒。 59.即即使貴一一點(diǎn)，對(duì)對(duì)電腦處處理的投投資也要要在所不不惜 最近市面上上電腦的的價(jià)格急急速降低低，有不不少人除除了文書(shū)書(shū)處理機(jī)機(jī)外，還還在家里里自備傳傳真機(jī)、電電腦等家家庭辦公公設(shè)備，以以期提高高工作與與學(xué)習(xí)的的效率。 只要能夠運(yùn)運(yùn)用自如如，對(duì)電電腦設(shè)備備的投資資，絕對(duì)對(duì)是值得得的。 溝通促效法法 1.站著著開(kāi)會(huì)也也能提高高開(kāi)會(huì)效效率 一般說(shuō)來(lái)，大大家似乎乎都認(rèn)定定開(kāi)會(huì)一一定要坐坐著開(kāi)，其其實(shí)，偶偶而站著著開(kāi)會(huì)也也是個(gè)很很好的方方法。站站著說(shuō)話(huà)話(huà)

48、，會(huì)產(chǎn)產(chǎn)生要盡盡快把話(huà)話(huà)說(shuō)完的的心理作作用，令令精神集集中，很很快就可可以獲得得結(jié)論，問(wèn)問(wèn)題一下下子就決決定了。所所以相對(duì)對(duì)而言，那那種又臭臭又長(zhǎng)的的會(huì)議，只只是浪費(fèi)費(fèi)時(shí)間而而已。目目前也有有相當(dāng)多多的企業(yè)業(yè)采用這這種方法法。 2.除了了通訊錄錄之外，也也要編制制“人才錄錄” 任何人都有有通訊錄錄，不過(guò)過(guò)除了通通訊錄之之外，最最好還編編制一本本“人才錄錄”，專(zhuān)門(mén)門(mén)記載詳詳細(xì)的個(gè)個(gè)人資料料。 在人才錄上上，包括括姓名欄欄全部有有十二個(gè)個(gè)項(xiàng)目，詳詳細(xì)記錄錄個(gè)人的的專(zhuān)長(zhǎng)、特特征、學(xué)學(xué)歷背景景等等，所所以在求求才的時(shí)時(shí)候，非非常方便便。 “人才錄”可用硬硬紙板做做成，并并用釘針針外皮裝裝訂成冊(cè)冊(cè)。 3

49、.與人人會(huì)面選選在書(shū)店店最適合合 與人會(huì)面時(shí)時(shí)，如果果對(duì)方?jīng)]沒(méi)有不便便之處，你你可以利利用書(shū)店店做為會(huì)會(huì)面的地地點(diǎn)，并并且特別別指定大大書(shū)店中中你所喜喜歡的專(zhuān)專(zhuān)柜為會(huì)會(huì)面處。在在等人的的時(shí)間中中，也可可以用來(lái)來(lái)收集信信息，一一點(diǎn)也不不浪費(fèi)時(shí)時(shí)間。 如果比約定定的時(shí)間間早到，就就可以看看看雜志志或自己己喜歡的的書(shū)，以以吸取信信息，即即使對(duì)方方遲到，也也可有意意義地打打發(fā)時(shí)間間。只要要稍加用用心，等等人時(shí)間間就可以以變成充充實(shí)、有有意義的的時(shí)間，而而且大書(shū)書(shū)店目標(biāo)標(biāo)很容易易找，可可以說(shuō)是是最適當(dāng)當(dāng)?shù)臅?huì)面面場(chǎng)所。 4.名片片的整理理 在整理通訊訊錄時(shí)，可可采用一一般的方方法，按按照姓氏氏來(lái)排列列。不

50、過(guò)過(guò)名片方方面，就就不用要要這個(gè)方方法，而而是要分分成工作作、公司司等幾個(gè)個(gè)項(xiàng)目來(lái)來(lái)整理。 如此，即使使一下子子想不起起對(duì)方的的姓名，只只要知道道對(duì)方是是“A公司司的職員員”，仔細(xì)細(xì)找找AA公司那那一份就就可以，此此起按姓姓氏排列列，這個(gè)個(gè)方法更更容易檢檢索。 此外，整理理名片時(shí)時(shí)，不要要把名片片放在名名片盒里里，要放放在名片片簿中，這這樣較容容易翻閱閱找尋。 5.在“工作手手冊(cè)”上詳細(xì)細(xì)記錄零零散信息息 出門(mén)辦點(diǎn)小小事，卻卻不巧趕趕上擁擠擠時(shí)間，結(jié)結(jié)果白白白等了半半個(gè)多鐘鐘頭，這這種情況況經(jīng)常會(huì)會(huì)發(fā)生，只只是平常常不太會(huì)會(huì)感覺(jué)到到，其實(shí)實(shí)這些浪浪費(fèi)掉的的時(shí)間，一一累積起起來(lái)，也也是相當(dāng)當(dāng)可觀(guān)

51、的的。 所以，為了了防止這這種無(wú)謂謂的浪費(fèi)費(fèi)，連乍乍看之下下很可笑笑的瑣碎碎信息，最最好也記記在“工作手手冊(cè)”上，比比如郵局局在哪一一天哪個(gè)個(gè)時(shí)間人人最少，或或是哪個(gè)個(gè)窗口辦辦事速度度最快，將將這些具具體的信信息記在在手冊(cè)上上，辦起起事來(lái)將將更為方方便、迅迅速。 6開(kāi)會(huì)時(shí)時(shí)間要加加上尾數(shù)數(shù)，以防防止遲到到 召集會(huì)議時(shí)時(shí)，如果果把時(shí)間間訂在“一點(diǎn)”、“兩點(diǎn)”，一定定會(huì)有人人遲到。這這種幾點(diǎn)點(diǎn)“整”的時(shí)刻刻，大都都會(huì)令人人感覺(jué)這這只是個(gè)個(gè)概括性性的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，很容容易漫不不經(jīng)心的的珊珊來(lái)來(lái)遲。 所以，你你盡可能能在開(kāi)會(huì)會(huì)時(shí)間加加上尾數(shù)數(shù)，如“一點(diǎn)十十五分”，這樣樣一來(lái)，會(huì)會(huì)令人心心生疑惑惑：“這個(gè)時(shí)時(shí)

52、間是不不是具有有什么特特別意義義?”因而產(chǎn)產(chǎn)生極高高的興致致，如此此會(huì)議就就能準(zhǔn)時(shí)時(shí)開(kāi)始。 7立刻在在收到的的名片上上寫(xiě)“當(dāng)事人人”的資料料 對(duì)商界人士士而言，交交換名片片似乎是是不可缺缺少的“儀式”。從初初次見(jiàn)到到的人手手中所收收到的名名片，不不要隨便便亂放，應(yīng)應(yīng)整理得得有條不不紊，日日后將成成為寶貴貴的個(gè)人人資料來(lái)來(lái)源。 當(dāng)與人交換換名片后后，你可可以馬上上在對(duì)方方的名片片上書(shū)寫(xiě)寫(xiě)他的專(zhuān)專(zhuān)長(zhǎng)、興興趣、資資歷等等等，這么么一來(lái)，要要找人才才就輕松松多了。主主要的是是，為方方便日后后利用，先先在名片片上多加加幾個(gè)字字，這一一點(diǎn)是非非常重要要的。 8與沒(méi)有有時(shí)間觀(guān)觀(guān)念的人人約會(huì)時(shí)時(shí)，可接接著安排

53、排另一個(gè)個(gè)約會(huì) 約會(huì)老是遲遲到，沒(méi)沒(méi)有時(shí)間間觀(guān)念的的人，大大多在事事情已告告一段落落之后，仍仍喋喋不不休地說(shuō)說(shuō)個(gè)沒(méi)完完，即使使是事情情已談完完，他們們也無(wú)意意離開(kāi)，仍仍興致勃勃勃地準(zhǔn)準(zhǔn)備暢談?wù)勔环?。在在與這種種沒(méi)有時(shí)時(shí)間觀(guān)念念的人約約會(huì)時(shí)，你你可接著著又安排排另一個(gè)個(gè)約會(huì)，并并且事前前聲明：“我兩點(diǎn)點(diǎn)十五分分有約會(huì)會(huì)，我早早一點(diǎn)在在一點(diǎn)四四十分見(jiàn)見(jiàn)面吧”! 這么一來(lái)，幾幾乎所有有的人都都會(huì)準(zhǔn)時(shí)時(shí)赴約，由由于時(shí)間間有限，會(huì)會(huì)面得以以快速地地進(jìn)行。從從第二個(gè)個(gè)意義上上來(lái)說(shuō)，又又可防止止時(shí)間的的浪費(fèi)。 9與公司司主管會(huì)會(huì)面時(shí)，在在對(duì)方名名片上書(shū)書(shū)寫(xiě)秘書(shū)書(shū)小姐的的芳名 當(dāng)你與公司司董事高高級(jí)主管管交換

54、名名片時(shí)，你你可以請(qǐng)請(qǐng)教對(duì)方方專(zhuān)任秘秘書(shū)的芳芳名，趁趁著記憶憶猶新，馬馬上寫(xiě)在在收到的的名片上上。 因?yàn)樵谂c這這種高階階層人物物聯(lián)絡(luò)時(shí)時(shí)，他們們不可能能會(huì)親自自接電話(huà)話(huà)，通常常都經(jīng)過(guò)過(guò)秘書(shū)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)接，如如果事先先曉得秘秘書(shū)的芳芳名，聯(lián)聯(lián)絡(luò)起來(lái)來(lái)自然會(huì)會(huì)順利多多了，而而且，借借此博得得秘書(shū)小小姐的好好印象，對(duì)對(duì)日后的的工作自自是大有有益處。 10名片片上除“個(gè)人資資料外”，另記記錄其他他資料以以加深印印象 除了“個(gè)人人資料”之外，你你還可在在收到的的名片上上，書(shū)寫(xiě)寫(xiě)種種資資料，比比如一般般的“見(jiàn)面日日期”、“見(jiàn)面場(chǎng)場(chǎng)所”、“介紹人人”、“會(huì)談要要事”等等，此此外出身身地和外外表特征征，也都都盡可能能

55、地寫(xiě)下下來(lái)。當(dāng)當(dāng)然，這這些都是是人才錄錄上的珍珍貴資料料，同時(shí)時(shí)借此加加深對(duì)他他人的印印象，即即使是很很久不見(jiàn)見(jiàn)的人，只只要看看看名片，腦腦海中就就能夠浮浮現(xiàn)鮮明明的印象象。 最好在交換換名片的的當(dāng)天，就就把這些些資料全全寫(xiě)上去去，以免免日久忘忘懷。 11牢記記女職員員的生日日 整體工工作能不不能順利利進(jìn)行，關(guān)關(guān)鍵多半半在于女女性職員員，似乎乎每家公公司都是是如此。即即使復(fù)印印一張文文件，小小姐們肯肯不肯盡盡心幫忙忙，都會(huì)會(huì)影響到到工作效效率與工工作成果果，因此此很多人人對(duì)女性性職員都都特別用用心?；诖它c(diǎn)點(diǎn)最好的的方法是是記住小小姐們的的生日，在在當(dāng)天送送她們一一張生日日卡。以以小小一一張

56、卡片片，向她她們表示示感謝，就就算她們們平日對(duì)對(duì)你有什什么不滿(mǎn)滿(mǎn)，也會(huì)會(huì)一筆勾勾銷(xiāo)。 12. 通訊訊錄要采采用活頁(yè)頁(yè)卡片，以以便插換換追加 通訊錄最好好是采用用活頁(yè)式式卡片，這這種活頁(yè)頁(yè)式通訊訊錄，一一張卡片片上只登登記一個(gè)個(gè)人，所所以不管管對(duì)方搬搬了幾次次家，改改來(lái)改去去都不怕怕沒(méi)地方方可寫(xiě)，換換新卡片片也是很很簡(jiǎn)單。 此外，還可可根據(jù)情情況的需需要，隨隨意插換換追加。舉舉例來(lái)說(shuō)說(shuō)，如果果“陳大”的后面面是“林二”，有一一天又認(rèn)認(rèn)識(shí)一個(gè)個(gè)姓“陳三”的人，舊舊式通訊訊錄一定定追加在在最后一一頁(yè)，但但是這種種活頁(yè)式式的通訊訊錄，就就可干凈凈利落地地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀

57、賀年卡上上的“最新動(dòng)動(dòng)態(tài)”，要馬馬上轉(zhuǎn)記記到人才才錄上 最近賀年卡卡上的賀賀辭大部部分都是是印刷的的，頂多多在最后后一、兩兩行自己己再添上上幾句話(huà)話(huà)，有時(shí)時(shí)候，也也會(huì)順便便寫(xiě)上個(gè)個(gè)人的最最新動(dòng)態(tài)態(tài)，比如如換工作作、買(mǎi)房房子搬家家、通知知結(jié)婚、添添丁報(bào)喜喜等等。 對(duì)這些賀年年卡上的的新信息息，你必必須仔細(xì)細(xì)篩選，將將必要的的轉(zhuǎn)記到到“人才錄錄”中當(dāng)事事人的卡卡片上。這這些都是是人才信信息的基基礎(chǔ)資料料，如果果遺漏對(duì)對(duì)方搬家家的通知知，以致致于失去去聯(lián)絡(luò)，于于公于私私，都無(wú)無(wú)法再發(fā)發(fā)展下去去。 14.個(gè)個(gè)人動(dòng)態(tài)態(tài)的原始始資料，要要保存一一定期間間 只要一收到到告知搬搬家、結(jié)結(jié)婚、添添丁、死死亡等等

58、等有關(guān)生生活變化化的書(shū)信信或明信信片，你你可將其其轉(zhuǎn)記到到“人才錄錄”的卡片片上。 至于那些信信件，則則收到盒盒子里保保存一定定期間，因因?yàn)槿绻R上將將原始資資料丟棄棄，就無(wú)無(wú)法對(duì)比比“人才錄錄”上的記記錄有無(wú)無(wú)錯(cuò)誤，以以致于經(jīng)經(jīng)常發(fā)生生陰錯(cuò)陽(yáng)陽(yáng)差的現(xiàn)現(xiàn)象。為為了防止止誤認(rèn)或或筆誤，最最好將原原始資料料保存一一定的期期間。 15.借借著人才才錄的幫幫助，即即使多年年不見(jiàn)的的人，也也能談得得很融洽洽 “人才錄”是人際際關(guān)系網(wǎng)網(wǎng)中個(gè)人人資料的的檔案，其其中設(shè)有有種種項(xiàng)項(xiàng)目，比比如“姓名欄欄”、“姓氏索索引”、“性別欄欄”、“出生年年月日欄欄”、“會(huì)面欄欄”、“學(xué)歷欄欄”、“職業(yè)欄欄”、“籍貫欄欄

59、”、“服務(wù)地地點(diǎn)欄”、“現(xiàn)在通通訊處欄欄”、“家庭欄欄”、“備考欄欄”等等 因此，即使使與多年年不見(jiàn)的的人會(huì)面面，只要要事先查查看一下下人才錄錄上的資資料，就就可知道道對(duì)方現(xiàn)現(xiàn)在在哪哪家公司司哪個(gè)單單位擔(dān)任任什么職職務(wù)、家家里有幾幾個(gè)人、結(jié)結(jié)婚紀(jì)念念日是哪哪一天，借借此彼此此不會(huì)感感到陌生生，能很很快地熟熟識(shí)起來(lái)來(lái)，相談?wù)勆鯕g。 16采用用名片大大小的卡卡片做通通訊錄，十十分方便便 采用名片大大小的卡卡片做活活頁(yè)式的的通訊錄錄的方法法是，將將卡片從從上到下下分成四四行，第第一行寫(xiě)寫(xiě)家庭的的郵遞區(qū)區(qū)號(hào)、地地址、電電話(huà)號(hào)碼碼，第二二行寫(xiě)公公司的郵郵遞區(qū)號(hào)號(hào)、地址址、電話(huà)話(huà)號(hào)碼、傳傳真機(jī)號(hào)號(hào)碼，第第

60、三行寫(xiě)寫(xiě)公司名名稱(chēng)、單單位名稱(chēng)稱(chēng)、職銜銜，第四四行寫(xiě)人人名或是是團(tuán)體名名。 這些資料一一目了然然，可以以說(shuō)是效效率很高高的通訊訊錄。市市售的通通訊錄大大部分都都太小，不不像這種種自制的的通訊錄錄具有充充分的填填寫(xiě)空位位。 17.人人才錄要要以拼音音字母加加以細(xì)致致分類(lèi)字字母區(qū)分分 活頁(yè)卡片人人才錄上上的索引引欄，并并不是按按現(xiàn)成格格式大略略地以姓姓氏分類(lèi)類(lèi)，而是是取其人人姓名的的前三個(gè)個(gè)字音，填填入索引引欄。以以“林達(dá)新新”來(lái)說(shuō)，你你可在卡卡片的右右上角，寫(xiě)寫(xiě)上“L、DD、X”三個(gè)字字，如此此一來(lái)，在在L區(qū)之之中，還還可按11、2、33、4的的順序，加加以細(xì)分分化。(或者，亦亦可在LL之后以以