寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇

1、寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇xxx公司寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計(jì)，管理制度寶典之采購人員與供應(yīng)商溝通篇要想成為一個(gè)優(yōu)秀的采購人員，卓越的溝通能力是必不可少的一個(gè)條件。卓越的溝通能力是可以訓(xùn)練出來的，并且其中有一些規(guī)律可循。那么跟供應(yīng)商溝通應(yīng)該注意什么呢我總結(jié)出來十二點(diǎn)。第一招，平等相待，彬彬有禮我將之列為溝通的第一招，是我認(rèn)為這一招最重要，也最有持續(xù)的殺傷力。隨著時(shí)間的推移，體會(huì)更深。這一招的要義是：你在任何供應(yīng)商面前，都不要有高人一等的感覺，對供應(yīng)商任何級

2、別的員工都要做到彬彬有禮。采購人員，尤其是。第二招，一視同仁，不得偏袒對待供應(yīng)商要一視同仁，不得偏袒，不得厚此薄彼，這在溝通上尤其需要做到。比如，一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目，對招標(biāo)的三家供應(yīng)商應(yīng)該，給出相同的標(biāo)書，包括相同的技術(shù)規(guī)范。供應(yīng)商有問題時(shí)，必須給出相同的解釋，同時(shí)也要知會(huì)其他供應(yīng)商。有時(shí)候，采購員由于在溝通時(shí)，可能不是故意的，但給別人的感覺就是你對待供應(yīng)商不公平，這個(gè)時(shí)候你就麻煩了：公司里面謠言四起，甚至說你跟某家供應(yīng)商之間有貓膩；供應(yīng)商下次就不信任你了，進(jìn)而對你們公司有負(fù)面的看法。因此，我們跟供應(yīng)商溝通時(shí)，要做到一視同仁，不得偏袒。第三招，你清楚，供應(yīng)商才有可能清楚溝通一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)就來自于作為采購員

3、你自己都不清楚你要買的東西到底是什么，你怎們能夠要求供應(yīng)商，提供滿足你要求的產(chǎn)品。這里面有兩個(gè)方面的問題。一是，內(nèi)部客戶給你的采購申請單本來就不清楚，一塌糊涂，比如生產(chǎn)部門就叫你買一臺空調(diào)。這是最好買的，也是最容易買錯(cuò)的。（哎，到處是陷阱呀?。┒?，內(nèi)部客戶把技術(shù)規(guī)范說清楚了，把其他要求（數(shù)量、價(jià)格要求、檢測規(guī)范、到貨期等等）也說清楚了。但是，你沒有向供應(yīng)商說清楚。我知道，當(dāng)采購技術(shù)性較強(qiáng)的產(chǎn)品，采購員往往懶于弄清楚產(chǎn)品的要求，又是圖紙給他們，他們往往看都不看一眼，就叫供應(yīng)商報(bào)價(jià)，這是非常危險(xiǎn)的。采購員需要清楚，不光是采購產(chǎn)品的要求，還包括采購方對供應(yīng)商的總體要求，比如質(zhì)量體系，環(huán)境管理體系，

4、付款期，將來供貨時(shí)的要求等等。第四招，不可以欺騙，但你可以隱瞞采購員經(jīng)常碰到一個(gè)問題是：供應(yīng)商的銷售員會(huì)問你很多問題，這時(shí)你不知道要不要回答，如何回答。那么我的經(jīng)驗(yàn)是：你可以隱瞞信息，甚至不回答，但是不要欺騙他們，甚至是善意的謊言。第五招，不可偏信，多方求證很多時(shí)候，供應(yīng)商會(huì)給你信息，你再整理后給內(nèi)部客戶。但很多時(shí)候，供應(yīng)商的信息不準(zhǔn)，結(jié)果幾次下來，你的面子全部丟光，信譽(yù)掃地，再也沒人敢信你。這時(shí)的法則是：跟供應(yīng)商打交道，溝通時(shí)：不可偏信，需要多方求證。大家做采購都有經(jīng)驗(yàn)，你問銷售這個(gè)產(chǎn)品能否做出來，他肯定說沒有問題，在他眼里：飛機(jī)、打跑、火箭、原子彈，他統(tǒng)統(tǒng)會(huì)做。這個(gè)時(shí)候，你可以問問他們搞制

5、造，搞質(zhì)量的，他們說話實(shí)在一點(diǎn)，一般會(huì)說出實(shí)情來。又比如，你跟供應(yīng)商確認(rèn)交期，也最好多留個(gè)心眼，不要只相信銷售或客服的，最能夠給你確切信息的事生產(chǎn)部門和物流部門的人。特別提出的是，當(dāng)你問供應(yīng)商的工程技術(shù)人員，圖紙看懂沒有時(shí)，他們一般說看懂了。這時(shí)，你要特別小心。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)他們說看懂的時(shí)候，十有八九沒有看懂，后面真的一做樣品，問題一堆，解決辦法是，拿著圖紙，讓對方告訴你，如何生產(chǎn)，如何檢測，哪些是關(guān)鍵的尺寸或性能要求。他們都能答上，問題就不大了。第六招，一言既出，駟馬難追這招主要是針對采購員的，主要意思是指：要么一不要在供應(yīng)商面前承諾事情；要么，你一旦答應(yīng)供應(yīng)商去做一件事情就按答應(yīng)的那樣去

6、做到。否則，這樣事情一多，你在供應(yīng)商面前的信譽(yù)、威信將喪失殆盡。我們見到的事情是：輕易給供應(yīng)商承諾，但明明做不到（這已經(jīng)是欺騙了，性質(zhì)惡劣）；隨口說一句，根本就沒有經(jīng)過腦袋思考，過幾天自己都忘記了，但是供應(yīng)商可是一直記在心里；給供應(yīng)商承諾，但是已經(jīng)超出自己的授權(quán)范圍了，回去一商量結(jié)果不行，做不到，然后又不給供應(yīng)商解釋。所以，跟供應(yīng)商打交道時(shí)，千萬要小心，凡事深思熟慮，不管平常拜訪供應(yīng)商、平時(shí)寫郵件、簽署在合同里的條款，都必須深思熟慮。不管如何，原則是：一言既出，駟馬難追。這樣，你就可以在供應(yīng)商面前樹立威信，建立信譽(yù)。更重要的是，你這樣就給供應(yīng)商樹立一個(gè)榜樣，他們也必須像你一樣。第七招，你是窗口

7、，不找你找誰采購員跟供應(yīng)商溝通時(shí)，最常碰到的一個(gè)問題時(shí)，供應(yīng)商所有的問題都找你：報(bào)價(jià)，詢價(jià)，合同等也就算了，但還包括：付款、倉庫、發(fā)票、找某個(gè)人找不到，請你幫忙找一下，有時(shí)還請你幫他問問你們公司賣不賣那款產(chǎn)品，他們要買等等，簡直是五花八門。有時(shí)候，我看到有些采購員面對此類問題，可是能推則推，有點(diǎn)事不關(guān)己，高高掛起之意。這時(shí)，我想說的是：你是窗口，不找你找誰。我一直說采購員的一個(gè)授權(quán)是：他們是供應(yīng)商與采購方之間聯(lián)系的窗口。試想，供應(yīng)商有問題，他不找你采購解決，他應(yīng)該找誰，像碰到公司拖欠供應(yīng)商貨款，別人找到你，你不幫他，真的就沒有人幫他了。所以碰到這類溝通，首先要調(diào)整心態(tài)，你必須站出來幫他們解決問

8、題。當(dāng)然，有些問題，也不見得都是你出面全部搞定，比如說碰到一個(gè)技術(shù)問題，你可以安排好工程技術(shù)部門的人跟供應(yīng)商見上面以后，你停一會(huì)就可以撤了。有后續(xù)問題，可以叫他們抄送給你。第八招，建立供應(yīng)商小組，制定溝通計(jì)劃現(xiàn)在的趨勢是，采購的很多活動(dòng)都需要一個(gè)跨部門的采購小組來完成，針對供應(yīng)商這塊來說，有很多活動(dòng)或者說項(xiàng)目需要建立供應(yīng)商小組來完成，采購員在供應(yīng)商面前就是當(dāng)仁不讓的項(xiàng)目經(jīng)理。做為項(xiàng)目經(jīng)理，最重要的一條就是要制定一個(gè)溝通計(jì)劃，說白了就是：什么事找什么人，通過什么方式找，如何找，找完了如何風(fēng)向信息等的一個(gè)計(jì)劃。沒有這樣的一個(gè)計(jì)劃，很多事情就會(huì)亂掉，信息傳遞就會(huì)雜亂無章，最后影響到整個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)行。還

9、有一個(gè)作為溝通計(jì)劃的技巧是，將采購方公司的要求整理在一個(gè)word文檔上，一次性發(fā)給供應(yīng)商，然后讓供應(yīng)商的相關(guān)人員熟知這些要求。第九招，管道一致，嘴巴要嚴(yán)這里著重要談的是一個(gè)團(tuán)隊(duì)跟供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)溝通時(shí)的一個(gè)準(zhǔn)則，那就是：管道一致，嘴巴要嚴(yán)。比如說，幾個(gè)人一起跟供應(yīng)商面對面的談判一份合同和價(jià)位。這時(shí)，大家事先應(yīng)該要溝通好，哪些談判目標(biāo)的底線是什么，哪些內(nèi)容大家的一致觀點(diǎn)是什么。最忌諱的是，事先沒有溝通，各自為政，甚至當(dāng)著供應(yīng)商的面，就吵起來，可以想象談判的效果，和在供應(yīng)商面前的形象。再比如，去供應(yīng)商那邊拜訪時(shí)，可能會(huì)有其他部門的人，比如工程部門的人，這時(shí)一定要跟工程部門的人說好，他哪些話可以說，那些不

10、能說。因?yàn)?，供?yīng)商的銷售很精明的，他們知道最大的缺口就在工程部門，他們在跟工程部門的不經(jīng)意的對話中已經(jīng)掌握到了非常多的有關(guān)這筆業(yè)務(wù)的大量信息，可以想象接下來，采購幾乎沒得談了。第十招，有沖突/問題，需要馬上解決有時(shí)候采購方跟供應(yīng)商之間難免有沖突，這時(shí)供應(yīng)商會(huì)提出來，或采購方的其他部門會(huì)提出來，或者采購員自己就發(fā)現(xiàn)跟供應(yīng)商之間有沖突了，這時(shí)的招數(shù)是：有沖突/問題，需要馬上解決。最不好的情況是，對問題視而不見，掩耳盜鈴，認(rèn)為事情終究會(huì)過去，似乎他們認(rèn)為無為而治。這是最不可取的一種解決辦法。供應(yīng)商和采購方之間確實(shí)是一個(gè)很奇妙的關(guān)系。供應(yīng)商有銷售員作代表，采購方由采購員在做代表，各為其主。一件事情來了

11、，放在那里也許不會(huì)對公司有多大的影響，但是對銷售員就是一個(gè)天大的事情，比如說應(yīng)付帳款。銷售員找你說你們公司老是拖欠貨款，并威脅你再不付款，就不發(fā)貨了。你視而不見，掩耳盜鈴，認(rèn)為事情終究會(huì)過去。沒錯(cuò)，大多數(shù)情況下，供應(yīng)商還是會(huì)發(fā)貨，但是可以想象，供應(yīng)商的銷售員對你、對你們公司是什么樣的想法。久而久之，你們公司的業(yè)務(wù)的吸引力也沒有了。還有處理問題和沖突的一個(gè)關(guān)鍵是：當(dāng)事情出來時(shí)，第一時(shí)間在最底層員工之間予以解決。另一方面，當(dāng)我們認(rèn)為供應(yīng)商有問題時(shí)，也是同樣的原則：需要馬上解決。比如，一但發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的質(zhì)量有問題，應(yīng)該馬上通知供應(yīng)商。一旦發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的交貨沒有按承諾的時(shí)間送貨，也應(yīng)該馬上通知供應(yīng)商，并嚴(yán)

12、正告知他們這樣是不允許的。這也正是，管理供應(yīng)商的一個(gè)靈魂所在：管理供應(yīng)商的行為，讓他們的行為符合你們公司的要求。第十一招，及時(shí)追蹤，書面為證這里想說的是，跟供應(yīng)商打交道一定要及時(shí)追蹤，并輔以書面的東西，作為日后的證據(jù)，否則十有八九日后會(huì)出問題。合同的執(zhí)行的追蹤，就不必羅嗦了，大家都會(huì)想到要追蹤，但是問題在于，如果合同一簽，以為萬事大吉，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。訂單也需要跟催，顯然電話不夠，還需要書面的：比如郵件或傳真等。還有，跟供應(yīng)商做完一個(gè)談判，需要馬上做一個(gè)會(huì)議紀(jì)要，先發(fā)制人。另外，跟供應(yīng)商舉行完一個(gè)會(huì)議，最好搶先發(fā)出會(huì)議紀(jì)要，并予以跟蹤實(shí)施。尤其是，跟供應(yīng)商談索賠，必須馬上跟蹤，否則過一陣子，供應(yīng)商要么忘了，要么反悔。這一招精髓是：供應(yīng)商答應(yīng)你的事情，馬上追蹤、辦掉，免得夜長夢多。第十二招，該出手時(shí)就出手，及時(shí)跟供應(yīng)商高層互動(dòng)最后一招是：該出手時(shí)就出手，及時(shí)跟供應(yīng)商高層互動(dòng)。大家都有經(jīng)歷，在飯店吃飯，碰到點(diǎn)事情，跟服務(wù)員談不妥時(shí)，就說把你們經(jīng)理叫出來，我要跟他談，經(jīng)理一出來一談，大多數(shù)情況下，事情都搞定了。談判學(xué)上，這一招叫：讓沖突升級。也是所謂的，“小鬼難纏”。當(dāng)你發(fā)現(xiàn)問題實(shí)在搞不定了，這時(shí)你就必須讓供應(yīng)商的銷售老總，供應(yīng)商的老總/老板參與解決了。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，這一招99%的情況下好使。我想其中的