淺談電子文件對檔案業(yè)務管理工作的影響

1、淺談電子文件對檔案業(yè)務管理事情的影響【摘要】隨著信息化的到來，出現(xiàn)了新的文件方法電子文件，這對檔案管理提出了新的要求，本文重要表達了電子文件對檔案學的影響及我們應接納的對策?！娟P鍵詞】電子文件檔案屬性檔案泉源對策變革一、電子文件界說及其特點綜述所謂電子文件是指人們在社會運動中形成的，以盤算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性質料為載體的筆墨質料。它重要包羅電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比力，電子文件有以下幾個特點：.電子文件不再是直不雅的紙質文件，它必要借助當代庖公裝備才氣閱讀使用；.電子文件可以直接由盤算機等當代庖公裝備敏捷地處理懲罰和通報；.電子文件的使用是可共享的，也不再

2、受時間和間隔的影響；.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質檔案差異，它對保存園地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。二、傳統(tǒng)的檔案事情以紙質文件質料為事情工具1.應用盤算機后，電子文件代替了以往的筆墨質料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上舉行修改，一經形成后，立即存貯到辦公信息數據中，由檔案職員、技能職員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有顯著的邊界。紙質檔案的管理事情顛末恒久理論，已總結出一套事情流程及要領、原那么，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷事情是檔案事情流程的出發(fā)點，也是文書事情和檔案事情的結合點，文件形成后，由文書部分網絡立卷后，交檔案部分管理，一樣平

3、常一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時變動，存貯在盤算機磁盤或光盤中。因此，它對盤算機有很強的依靠性。假設歸檔，必需以磁盤或光盤的情勢移交，歸檔范疇也不克不及只是“管理完畢，具有保存代價的文件，還應包羅該文件的讀取軟件乃至操縱體系。2.由于電子文件信息與載體的可分散性，檔案實體分類也大概將被看法分類整理所代替，由于實體分類的效果只能表現(xiàn)一種屬性接洽，這種單線擺列的方法是手工操縱管理檔案的必要，但在當今電子文件的環(huán)境中，文件的情勢特性和內容特性均產生了變革，電子文件可以通過盤算機體系舉行敏捷、有用、多角度的整序，不再必要對它舉行象紙質文件那樣的分類差異的用戶可以根據差異的必要，使用辦公主動化體

4、系對電子文件舉行自由組合分類。三、電子文件對檔案學理論的影響.對檔案本質屬性的影響原始記載性是檔案的本質屬性。這種原始記載性一方面表示在檔案的內容上，另一方面表示在檔案的情勢上，如當事人的親筆手稿、向導者的親筆簽訂等，都表示出真實的原始性。也正是檔案的原始記載性，才使得檔案區(qū)別于圖書、諜報、資料等別的信息，而具有執(zhí)法憑據的作用。在辦公主動化體系中，電子文件從草擬、修改到印發(fā)都在盤算機上舉行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能表現(xiàn)檔案原始記載性的內容與情勢特性不復存在。電子文件是盤算機筆墨處理懲罰體系中的末了一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，乃至文件與檔案之間很難規(guī)定一條

5、報酬的邊界。人們可以在呆板上隨時便利地復制電子文件，如許文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案看法就變得難以明白。電子文件的原始記載性和憑據作用怎樣確定?電子文件可否作為檔案?是否具有執(zhí)法憑據作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件可否轉化為檔案的關鍵，也是給予檔案本質屬性新的內在的客不雅必要。.對檔案泉源原那么的影響泉源原那么包羅兩個方面：從外部來看是恭敬全宗，從內部來看是恭敬原始挨次。如今，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普及存眷。傳統(tǒng)的不雅點以為源于泉源原那么的檔案檢索體系必需同等創(chuàng)立在文件形成者或信息提供者的構造機構及其文件的底子上。只有根據其泉源，

6、從形成者的執(zhí)法責任和行政管理的角度看題目，才氣準確整理和明白檔案文件。而電子文件在形成歷程中，不再嚴酷對應于現(xiàn)存的構造、構造、機構這一征象而產生，人們可以根據必要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或粉碎文件的原來挨次。因此，要確定檔案的泉源，不成僅范圍于探求一個恰切的界說，或僅要求完備地庇護全宗與文件系列，根據原始挨次舉行整理等，而必需準確說明檔案的原始接洽，相識在整個生命周期中文件組合的變革，應隨著客不雅現(xiàn)實的變革，富厚和生長泉源原那么。.對檔案學理論研究內容的影響檔案學理論研究的內容是由研究工具所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為重要工具，電子文件出現(xiàn)以后，檔案事情的工具產生

7、了變革，其理論研究的工具天然也就產生了變革。原有的一些定論、形式將被重新審閱，原有的管理頭腦、管理原那么將得到更新和增補，原有的檔案學科體系也將得到充實和美滿。全部這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技能、信息寧靜庇護技能、盤算機病毒防治技能等等，都將成為檔案學理論研究必不成少的內容。四、檔案界所應接納的對策.做好歸檔電子文件的技能處理懲罰事情，實行電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件質料的歸檔勢在必行，這就要求檔案事情者必需深化到現(xiàn)行文件事情范疇，對產生的大量電子文件的吸收、處理以致存儲事情舉行引導，庇護電子文件的原始信息，相識文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過接納技能處理

8、懲罰，將已歸檔的電子文件改為“只讀性文件，即只能讀不克不及寫的不成變動的文件，從而識別和庇護電子文件的原始布局，包管電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發(fā)揮社會效用。.辦理好電子文件的保存題目。以化學磁性質料為載體的電子文件，從理論上講可以或許恒久保存，由于它的信息讀出是無打仗式的，不存在磨損。電子文件記載在介質層上的信息被密封在塑料庇護層內，不怕外界磁場的影響，不會直擔當到氣氛中的塵土、水份及有害氣體的陵犯。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏現(xiàn)實貯存的驗證，以是，電子文件中原始信息的恒久保存題目是有待檔案事情者舉行深化研究和探究的緊張課題。如今，對付恒久保存的電子文件，必要按期舉行復制，以防范信息喪失。.使檔案管理向立體化標的目的生長。從前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對使用辦事事情的器重，使使用事情和別的底子事情組成一個平面。這種平面布局只反響紙質檔案的環(huán)境，隨著電子文件的參與，檔案種類在增長，其底子事情和使用事情也都具有各自的本性。因此，在原有平面布局底子上，又增長了一項檔案信息載體內容，就組成三維空間，形成了立體化的管理布局。.檔案職員知識布局的