檔案信息管理系統(tǒng)使用手冊

1、第61頁 共61頁Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.檔案信息管管理系統(tǒng)統(tǒng)使用手冊目 錄TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc189304657 一登錄錄檔案信信息管理理系統(tǒng) PAGEREF _Toc189304657 h 4 HYPERLINK l _Toc189304658 1.1系統(tǒng)首首頁 PAGEREF _Toc189304658 h 4 HYPERLINK l _Toc189304659 1.2個人設(shè)設(shè)置 PAGEREF _Toc189304659 h 4

2、HYPERLINK l _Toc189304660 1.3修改密密碼 PAGEREF _Toc189304660 h 5 HYPERLINK l _Toc189304661 1.4退出系系統(tǒng) PAGEREF _Toc189304661 h 5 HYPERLINK l _Toc189304662 二檔案案庫定義義 PAGEREF _Toc189304662 h 5 HYPERLINK l _Toc189304658 2.1添加檔檔案庫6 HYPERLINK l _Toc189304659 2.2刪除檔檔案庫6 HYPERLINK l _Toc189304660 2.3修改檔檔案庫7 HYPERL

3、INK l _Toc189304663 三結(jié)構(gòu)構(gòu)設(shè)計 PAGEREF _Toc189304663 h 8 HYPERLINK l _Toc189304658 3.1引入其其它庫結(jié)結(jié)構(gòu)8 HYPERLINK l _Toc189304659 3.2添加與與修改8 HYPERLINK l _Toc189304659 3.3刪除列列9 HYPERLINK l _Toc189304660 3.4顯示順順序9 HYPERLINK l _Toc189304658 3.5隱藏設(shè)設(shè)置10 HYPERLINK l _Toc189304658 3.6為空設(shè)設(shè)置11 HYPERLINK l _Toc189304659

4、 3.7數(shù)據(jù)初初始12 HYPERLINK l _Toc189304660 3.8關(guān)聯(lián)設(shè)設(shè)置13 HYPERLINK l _Toc189304658 3.9全文檢檢索1 PAGEREF _Toc189304658 h 4 HYPERLINK l _Toc189304659 3.10密集架架設(shè)置1 PAGEREF _Toc189304659 h 4 HYPERLINK l _Tocc189930446600 3.111維護數(shù)數(shù)據(jù)1 PAGEREF _Toc189304660 h 5 HYPERLINK l _Toc189304658 3.12索引數(shù)數(shù)據(jù)17 HYPERLINK l _Toc189

5、304664 四檔案案庫操作作17 HYPERLINK l _Toc189304658 4.1添加新新數(shù)據(jù)17 HYPERLINK l _Toc189304659 4.2編輯數(shù)數(shù)據(jù)18 HYPERLINK l _Toc189304660 4.3刪除數(shù)數(shù)據(jù)18 HYPERLINK l _Toc189304658 4.4插入數(shù)數(shù)據(jù)18 HYPERLINK l _Toc189304659 4.5移去數(shù)數(shù)據(jù)19 HYPERLINK l _Toc189304660 4.6普通查查詢20 HYPERLINK l _Toc189304658 4.7打印21 HYPERLINK l _Toc189304665

6、5 五歸檔管管理 PAGEREF _Toc189304665 h 20 HYPERLINK l _Toc189304658 5.1歸檔審審批設(shè)置置22 HYPERLINK l _Toc189304659 5.2直接歸歸檔22 HYPERLINK l _Toc189304660 5.3組卷歸歸檔2 PAGEREF _Toc189304660 h 55.4歸檔狀狀態(tài)管理理27 HYPERLINK l _Toc189304658 HYPERLINK l _Toc189304666 六借閱閱管理 PAGEREF _Toc189304666 h 28 HYPERLINK l _Toc189304667

7、6.1借借閱申請請 PAGEREF _Toc189304667 h 28 HYPERLINK l _Toc189304668 6.2借借閱審批批30 HYPERLINK l _Toc189304669 6.2.11借閱閱審批設(shè)設(shè)置30 HYPERLINK l _Toc189304670 6.2.22借閱閱審批31 HYPERLINK l _Toc189304671 6.3確確認借出出31 HYPERLINK l _Toc189304672 6.4借借閱歸還還 PAGEREF _Toc189304672 h 32 HYPERLINK l _Toc189304673 6.5借借閱統(tǒng)計計 PAGER

8、EF _Toc189304673 h 32 HYPERLINK l _Toc189304674 6.6我我的電子子借閱 PAGEREF _Toc189304674 h 33 HYPERLINK l _Toc189304675 七權(quán)限限管理 PAGEREF _Toc189304675 h 33 HYPERLINK l _Toc189304676 7.1用用戶管理理 PAGEREF _Toc189304676 h 33 HYPERLINK l _Toc189304677 7.11.1用戶列列表 PAGEREF _Toc189304677 h 31 HYPERLINK l _Toc189304678

9、 7.1.22添加加用戶 PAGEREF _Toc189304678 h 32 HYPERLINK l _Toc189304679 7.1.33編輯輯用戶 PAGEREF _Toc189304679 h 32 HYPERLINK l _Toc189304680 7.1.44修改改密碼 PAGEREF _Toc189304680 h 32 HYPERLINK l _Toc189304681 7.1.55刪除除用戶 PAGEREF _Toc189304681 h 33 HYPERLINK l _Toc189304682 7.1.66搜索索用戶 PAGEREF _Toc189304682 h 33

10、HYPERLINK l _Toc189304683 7.1.77按用用戶組顯顯示用戶戶 PAGEREF _Toc189304683 h 35 HYPERLINK l _Toc189304684 7.1.88移動動用戶 PAGEREF _Toc189304684 h 35 HYPERLINK l _Toc189304685 7.2用用戶組管管理 PAGEREF _Toc189304685 h 36 HYPERLINK l _Toc189304686 7.2.11用戶戶組列表表 PAGEREF _Toc189304686 h 33 HYPERLINK l _TToc118933046687 7.2

11、2.2添加用用戶組 PAGEREF _Toc189304687 h 34 HYPERLINK l _Toc189304688 7.2.33編輯輯用戶組組 PAGEREF _Toc189304688 h 34 HYPERLINK l _Toc189304689 7.2.44移動動該組的的用戶到到其他組組 PAGEREF _Toc189304689 h 35 HYPERLINK l _Toc189304690 7.22.5刪除用用戶組 PAGEREF _Toc189304690 h 35 HYPERLINK l _Toc189304691 7.3菜菜單權(quán)限限 PAGEREF _Toc1893046

12、91 h 37 HYPERLINK l _Toc189304692 7.3.11查看看菜單權(quán)權(quán)限 PAGEREF _Toc189304692 h 37 HYPERLINK l _Toc189304693 7.3.22編輯輯菜單權(quán)權(quán)限 PAGEREF _Toc189304693 h 37 HYPERLINK l _Toc189304694 7.4檔檔案組權(quán)權(quán)限 PAGEREF _Toc189304694 h 38 HYPERLINK l _Toc189304695 7.4.11添加加檔案組組權(quán)限 PAGEREF _Toc189304695 h 38 HYPERLINK l _Toc1893046

13、96 7.4.22查看看檔案組組權(quán)限 PAGEREF _Toc189304696 h 38 HYPERLINK l _Toc189304697 7.4.33編輯輯檔案組組權(quán)限 PAGEREF _Toc189304697 h 39 HYPERLINK l _Toc189304698 7.4.44刪除除檔案組組權(quán)限 PAGEREF _Toc189304698 h 39 HYPERLINK l _Toc189304699 7.5權(quán)權(quán)限樹描描述40 HYPERLINK l _Toc189304700 7.6瀏瀏覽設(shè)置置40 HYPERLINK l _Toc189304701 八系統(tǒng)統(tǒng)設(shè)置 PAGERE

14、F _Toc189304701 h 41 HYPERLINK l _Toc189304658 8.1庫房記記錄 PAGEREF _Toc189304658 h 41 HYPERLINK l _Toc189304659 8.2MACC綁定 PAGEREF _Toc189304659 h 42 HYPERLINK l _Tooc188930047002 九日志管管理 PAGEREF _Toc189304702 h 42 HYPERLINK l _Toc189304658 9.1用戶登登錄記錄錄 PAGEREF _Toc189304658 h 42 HYPERLINK l _Toc189304659

15、 9.2庫操作作記錄 PAGEREF _Toc189304659 h 43 HYPERLINK l _Toc189304660 9.3借閱操操作記錄錄44 HYPERLINK l _Toc189304703 十消息息列表 PAGEREF _Toc189304703 h 44 HYPERLINK l _Toc189304704 十一全全文檢索索 PAGEREF _Toc189304704 h 44一、登錄檔檔案信息息管理系系統(tǒng)打開一個IIE窗口口，輸入入檔案信信息管理理系統(tǒng)地地址，在在登錄界界面中輸輸入登錄錄帳號和和密碼，點點擊登錄錄。1.1. 系統(tǒng)首首頁登入系統(tǒng)后后，首先先進入檔檔案信息息管理

16、系系統(tǒng)首頁頁，如下下圖所示示。首頁的導航航欄中，“首頁”用于進行檔案相關(guān)的操作，“消息列表”用于管理個人的站內(nèi)消息，“全文檢索”用于對有權(quán)限的所有檔案原文進行全文檢索，“系統(tǒng)管理”用于進入管理后臺，進行系統(tǒng)的管理。1.2. 個人設(shè)設(shè)置點擊首頁左左上方的的“個人設(shè)設(shè)置”，彈出出個人設(shè)設(shè)置窗口口，如下下圖所示示。填寫必要的的信息后后，點擊擊提交修修改個人人信息1.3. 修改密密碼點擊首頁左左上方的的“修改密密碼”，彈出出密碼修修改窗口口，如下下圖所示示。填寫正確的的舊密碼碼、新密密碼和確確認新密密碼，點點擊提交交修改當當前帳號號的密碼碼。1.4. 退出系系統(tǒng)點擊首頁右右上方的的“退出系系統(tǒng)圖案案”

17、，系統(tǒng)統(tǒng)將注銷銷當前用用戶，并并返回登登錄頁面面；直接接關(guān)閉瀏瀏覽器，系系統(tǒng)也將將注銷當當前用戶戶。二、檔案庫庫定義瀏覽左邊樹樹，如上上，可見見“添|刪刪|修”文字鏈鏈接，分分別用于于添加檔檔案庫，刪刪除檔案案庫以及及修改檔檔案庫信信息。2.1. 添加檔檔案庫選中將要添添加子檔檔案庫的的檔案庫庫例如“科技檔檔案”，然后后單擊“添”文字鏈鏈接，彈彈出如下下窗口。輸入檔案類類別即將將添加的的檔案庫庫名稱，單單擊“提交”即可。系系統(tǒng)會彈彈出如下下對話框框：如上意思是是指選中中的父類類別將無無法顯示示用戶添添加到該該類別的的數(shù)據(jù)。如果單擊“取消”該添加操作。2.2. 刪除檔檔案庫在左邊樹形形中選中中將

18、要刪刪除的檔檔案庫，然然后單擊擊“刪”文字鏈鏈接，彈彈出如下下窗口。單擊擊“確定”即可。系系統(tǒng)會彈彈出如下下對話框框：如果果單擊“取消”該添加加操作。2.3. 修改檔檔案庫在左邊樹形形中選中中將要修修改的檔檔案庫，然然后單擊擊“修”文字鏈鏈接，彈彈出如下下窗口?？梢砸孕薷臋n檔案類別別即檔案案庫名稱稱，以及及描述，單單擊“提交”即可。三、結(jié)構(gòu)設(shè)設(shè)計在左邊樹形形中選中中將要設(shè)設(shè)計的檔檔案庫，然然后單擊擊“結(jié)構(gòu)設(shè)設(shè)計”文字鏈鏈接。如如下圖所所示。3.1. 引入其其它庫結(jié)結(jié)構(gòu)單擊主窗口口下面的的按鈕，作作用在于于可以將將其它檔檔案庫結(jié)結(jié)構(gòu)的設(shè)設(shè)計的結(jié)結(jié)構(gòu)部分分或全部部拷貝到到當前檔檔案庫中中。如下下窗

19、口顯顯示。選擇擇要被拷拷貝的檔檔案庫即即可，如如下窗口口顯示：在列列可以進進行選擇擇，若選選中表示示拷貝。然然后單擊擊“提交”即可。3.2. 添加與與修改單擊主窗口口下面的的按鈕，添添加新的的一空白白列，在在該列中中就可以以如下輸輸入第一列為中中文名字字，即為為顯示的的名稱。第第二列為為英文名名字，其其對應(yīng)表表中的列列名。第第三列為為類型，VVARCCHARR2為字字符串類類型，NNUMBBER為為數(shù)字類類型。第第三類為為長度，通通常VAARCHHAR22類型輸輸入3000，如如果“備注”通常輸輸入10000，通通常NUUMBEER類型型輸入110或116即可可。單擊主窗口口下面的的按鈕，可可

20、以將新新添加的的列移除除。單擊主窗口口下面的的按鈕，可可以當前前所做的的添加或或修改進進行保存存。3.3. 刪除列列選中網(wǎng)格中中的某列列，然后后單擊主主窗口下下面的按按鈕即可可。系統(tǒng)提提示要去去確認是是否刪除除該列。該功能一一定小心心謹慎，刪刪除后該該列數(shù)據(jù)據(jù)將無法法修復(fù)。3.4. 顯示順順序單擊主窗口口上方，用用于控制制檔案庫庫中數(shù)據(jù)據(jù)依次顯顯示的順順序。單單擊如下下窗口彈彈出。在下拉框中中選中列列，單擊擊按鈕“最上面面”“向上上移”“向下下移”“最下下面”分別移移動到最最上面，向向上移動動一格，向向下移動動一格，移移動到最最下面。單單擊提交交按鈕保保存。3.5. 隱藏設(shè)設(shè)置單擊主窗口口上方

21、，用用于將檔檔案庫中中某些列列數(shù)據(jù)不不顯示，隱隱藏起來來。單擊擊如下窗窗口彈出出。選中需要要隱藏的的列，然然后“提交”即可。3.6. 為空設(shè)設(shè)置單擊主窗口口上方，用用于檔案案庫中某某些列數(shù)數(shù)據(jù)添加加或修改改時不允允許為空空。單擊擊如下窗窗口彈出出。選中不允許許為空的的列，然然后“提交”即可。在在添加或或編輯的的時候如如果字段段為空則則會進行行提示，輸輸入不允允許為空空。3.7. 數(shù)據(jù)初初始單擊主窗口口上方，用用于初始始化檔案案庫中某某些列數(shù)數(shù)據(jù)，以以方便用用戶添加加新數(shù)據(jù)。單單擊如下下窗口彈彈出。首先先選擇要要初始設(shè)設(shè)置的列列。其次次，如果設(shè)定固固定值則則在（11）輸入入固定值值下輸入入固定的

22、的值，例例如：如如果設(shè)定定自動累累加的值值，則在在（2）自自動累加加輸入，例例如：注注意，前綴表示自自動累加加1，22，3之前的的固定值值，例如如fg11,fgg2,ffg3依賴于表示示“所有”為從所有有數(shù)據(jù)的的總數(shù)開開始計數(shù)數(shù)，如果果選擇列列則表示示該列的的值一致致的進行行計數(shù)。如果設(shè)定可可選擇的的，則在在（3）輸輸入可選選擇，多多值之間間用空格格隔開，例例如：3.8. 關(guān)聯(lián)設(shè)設(shè)置單擊主窗口口上方，用用于初始始化檔案案庫中某某些列與與其它檔檔案庫某某些列之之間的關(guān)關(guān)聯(lián)，例例如卷目目檔案的的卷號可可以關(guān)聯(lián)聯(lián)到其案案卷號對對應(yīng)的卷卷內(nèi)檔案案。單擊擊如下窗窗口彈出出。首先先選擇要要被關(guān)聯(lián)聯(lián)的列。其

23、次次選擇關(guān)關(guān)聯(lián)檔案案即可顯顯示如下下：然后選擇關(guān)關(guān)聯(lián)列。如如果存在在多個條條件，則則通過選選擇附加加關(guān)聯(lián)（11）或附附加關(guān)聯(lián)聯(lián)（2）進進行設(shè)置置。3.9. 全文檢檢索單擊主窗口口上方，用用于檔案案庫全文文檢索時時候要檢檢索的列列。單擊擊如下窗窗口彈出出。選擇擇要默認認被檢索索的列，單單擊“提交”即可。3.10. 密集集架設(shè)置置單擊主窗口口上方，用用于檔案案庫中列列與密集集架實際際的區(qū)號號與列號號進行關(guān)關(guān)聯(lián)，以以支持用用戶可以以在系統(tǒng)統(tǒng)直接打打開與關(guān)關(guān)閉密集集架。單單擊如下下窗口彈彈出。選擇擇區(qū)號列列與列號號列，單單擊“提交”即可。3.11. 維護護數(shù)據(jù)單擊主窗口口上方，用用于批量量維護檔檔案庫

24、列列數(shù)據(jù)。單單擊如下下窗口顯顯示。通過添加條條件與移移除條件件進行多多種條件件組合設(shè)設(shè)定。網(wǎng)網(wǎng)格框中中第一列列選擇字字段名，第第二列選選擇條件件例如包包含、等等于等，第第三列輸輸入匹配配的值，第第四列輸輸入與下下一個條條件之間間的關(guān)系系例如并并且或或或者。然后單擊“確定”即檢索索出匹配配條件的的數(shù)據(jù)。在這里可以以不選中中某些數(shù)數(shù)據(jù)前面面的選擇擇框，表表示將不不需要維維護這些些數(shù)據(jù)。單擊“確定”進入下一步。在這里選擇擇要將維維護的列列，該列列數(shù)據(jù)會會根據(jù)下下一步設(shè)設(shè)定的規(guī)規(guī)則進行行修改，單單擊“下一步步”進入下下一步。右邊邊選擇規(guī)規(guī)則：插入入固定值值，插入入固定的的值，例例如：插入入自動增增加，

25、插插入自動動累加的的值，例例如：注注意，前綴表示自自動累加加1，22，3之前的的固定值值，例如如fg11,fgg2,ffg3。選擇擇列將固固定插入入與該列列相等的的值。依賴于表示示“所有”為從所有有數(shù)據(jù)的的總數(shù)開開始計數(shù)數(shù)。如果果選擇當當前數(shù)據(jù)據(jù)計數(shù)，則則根據(jù)匹匹配條件件的數(shù)據(jù)據(jù)進行計計數(shù)。如如果選擇擇列則表表示該列列的值一一致的進進行計數(shù)數(shù)。選擇擇列，表表示插入入與該列列相等的的值。選中“將數(shù)數(shù)據(jù)重新新排序”，這個個用處主主要作用用于插入入自動增增加的時時候。在在自動增增加的時時候會根根據(jù)數(shù)據(jù)據(jù)重新排排序的順順序進行行累計計計數(shù)。單擊“提交交”即可。3.12. 索引引數(shù)據(jù)單擊主窗口口上方，用

26、用于重新新索引檔檔案庫數(shù)數(shù)據(jù)，以以支持全全文檢索索。單擊擊如下窗窗口彈出出。單擊“重建建索引”進行重重新索引引該檔案案庫數(shù)據(jù)據(jù)。單擊擊后網(wǎng)頁頁自動刷刷新顯示示索引條條數(shù)以及及當前索索引第幾幾條至第第幾條。當當索引完完畢時候候，回復(fù)復(fù)到最初初如上狀狀態(tài)。四、檔案庫庫操作檔案庫操作作這里主主要指添添加新數(shù)數(shù)據(jù)，編編輯數(shù)據(jù)據(jù)，刪除除數(shù)據(jù)，插插入與移移除數(shù)據(jù)據(jù)，普通通查詢，打打印數(shù)據(jù)據(jù)等。4.1. 添加新數(shù)據(jù)單擊主窗口口上方，用用于為檔檔案庫添添加新數(shù)數(shù)據(jù)。單單擊如下下窗口彈彈出。選中“下一一步上傳傳原文”表示下下一步為為該檔案案數(shù)據(jù)上上傳原文文。選中中“下一步步繼續(xù)添添加數(shù)據(jù)據(jù)”表示下下一步繼繼續(xù)添

27、加加新的數(shù)數(shù)據(jù)。單單擊“提交”即可提提交數(shù)據(jù)據(jù)。4.2. 編輯數(shù)數(shù)據(jù)選中中要編輯輯的數(shù)據(jù)據(jù)，單擊擊主窗口口中間按按鈕即可可彈出窗窗口編輯輯數(shù)據(jù)。4.3. 刪除數(shù)數(shù)據(jù)選中中要刪除除的數(shù)據(jù)據(jù)，單擊擊主窗口口中間按按鈕進行行刪除數(shù)數(shù)據(jù)。4.4. 插入數(shù)數(shù)據(jù)選中插入點點的數(shù)據(jù)據(jù)，單擊擊主窗口口中間按按鈕即可可彈出窗窗口插入入數(shù)據(jù)。插插入數(shù)據(jù)據(jù)將批量量修改插插入點后后的某些些列數(shù)據(jù)據(jù)。這些些數(shù)據(jù)通通常是自自動計數(shù)數(shù)的檔案案號。在選擇修改改列這里里選擇需需要修改改的列。該該列自動動增加，主主要包括括三個部部分，（11）列前前綴，用用選中列列的值填填充；（22）固定定值前綴綴，文本本框內(nèi)固固定輸入入值；（3

28、3）起始始值，表表示從哪哪里開始始，通常常是當前前插入點點數(shù)據(jù)相相應(yīng)的值值。單擊擊“提交”即可。4.5. 移去數(shù)數(shù)據(jù)選中要移去去的數(shù)據(jù)據(jù)，單擊擊主窗口口中間按按鈕即可可彈出窗窗口插入入數(shù)據(jù)。移去數(shù)據(jù)將批量修改移去點后的某些列數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)通常是自動計數(shù)的檔案號。在選擇修改改列這里里選擇需需要修改改的列。該該列自動動增加，主主要包括括三個部部分，（11）列前前綴，用用選中列列的值填填充；（22）固定定值前綴綴，文本本框內(nèi)固固定輸入入值；（33）起始始值，表表示從哪哪里開始始，通常常是當前前移去點點數(shù)據(jù)相相應(yīng)的值值。單擊擊“提交”即可。4.6. 普通查查詢單擊主窗口口上方，用用于查詢詢檔案庫庫數(shù)據(jù)

29、。單單擊如下下窗口顯顯示。通過添加條條件與移移除條件件進行多多種條件件組合設(shè)設(shè)定。網(wǎng)網(wǎng)格框中中第一列列選擇字字段名，第第二列選選擇條件件例如包包含、等等于等，第第三列輸輸入匹配配的值，第第四列輸輸入與下下一個條條件之間間的關(guān)系系例如并并且或或或者。然后單擊“確定”即檢索索出匹配配條件的的數(shù)據(jù)。4.7. 打印單擊主窗口口上方，用用于查詢詢檔案庫庫數(shù)據(jù)。單單擊如下下窗口顯顯示。通過添加條條件與移移除條件件進行多多種條件件組合設(shè)設(shè)定。網(wǎng)網(wǎng)格框中中第一列列選擇字字段名，第第二列選選擇條件件例如包包含、等等于等，第第三列輸輸入匹配配的值，第第四列輸輸入與下下一個條條件之間間的關(guān)系系例如并并且或或或者。然

30、后單擊“確定”即檢索索出匹配配條件的的數(shù)據(jù)。在這里可以以不選中中某些數(shù)數(shù)據(jù)前面面的選擇擇框，表表示將不不需要打打印這些些數(shù)據(jù)。單單擊“確定”進入下下一步。在這里設(shè)置置打印各各個屬性性。例如如打印順順序，選選擇打印印的數(shù)據(jù)據(jù)，打印印每頁的的數(shù)目，是是否保存存為新的的模板等等等。單單擊“確定”即可將將數(shù)據(jù)導導入到EEXCEEL中，然然后將其其打印。五、歸檔管管理為方便檔案案的管理理，用戶戶常常想想把結(jié)構(gòu)構(gòu)相近的的檔案放放入同一一組中，此為歸檔。本模塊將歸檔過程分為歸檔審批和歸檔執(zhí)行兩部分，歸檔類型分為直接歸檔和組卷歸檔兩種。以下詳細闡述各個部分的使用。用戶可以從圖1找到歸檔相關(guān)的操作入口。用戶在選

31、擇擇了具體體的檔案案組后，可可以看到到圖1所所示的狀狀態(tài)，紅紅線標出出了與歸歸檔相關(guān)關(guān)的操作作。5.1歸歸檔審批批設(shè)置點擊按鈕，系系統(tǒng)自動動彈出一一個新的的頁面，如如圖所示示：該頁面將列列出所有有在系統(tǒng)統(tǒng)內(nèi)注冊冊的用戶戶，告訴訴當前操操作的用用戶檔案案組“er”可以被被以下的的用戶審審批，圖圖2只列列出了用用戶addminn，如果果當前操操作的用用戶想讓讓admmin來來審批“er” 檔案案，那么么只需要要將addminn前面的的單選框框鉤上，然然后點擊擊“保存”，即可可。如果果當前操操作用戶戶認為aadmiin不適適合審批批檔案組組“er” ，則則點擊“取消”即可。5.2直直接歸檔檔如果用戶

32、選選擇，則則系統(tǒng)導導入歸檔檔條件設(shè)設(shè)置頁面面，該頁頁面與借借閱條件件設(shè)置類類似。如如圖3所所示，用用戶可以以就檔案案組“er”的字段段名，字字段滿足足條件，字字段的值值，以及及各個歸歸檔條件件之間的的邏輯關(guān)關(guān)系做出出具體的的設(shè)置。這里字段名名下拉框框?qū)⒘谐龀霎斍八x檔案案組的字字段名，例例如當前前選擇的的是“er”檔案組組，那么么系統(tǒng)將將列出“姓名”，“長度”，“dahh”，此時時用戶可可以選擇擇這三個個中的其其中之一一設(shè)置歸歸檔條件件，比如如我們選選擇“長度”，那么么接下來來的設(shè)置置針對的的都是字字段名“長度”，“條件域域”設(shè)置的的是所選選字段值值的大小小關(guān)系，如如圖2所所示，“值”域設(shè)置

33、置的是關(guān)關(guān)系右端端的值，比比如我們們設(shè)置“條件”為包含含，值為為1，則則意味著著我們要要將檔案案組“er”中字段段名“長度”中包含含字符串串1的所所有檔案案進行歸歸檔。“關(guān)系”域設(shè)置置的是多多條歸檔檔條件之之間的邏邏輯關(guān)系系，包括括“并且”和“或者”。箭頭頭標示的的是用戶戶可以對對歸檔條條件進行行增加和和刪除。條件設(shè)置好好后，點點擊確定定，系統(tǒng)統(tǒng)導入如如下圖所所示的頁頁面，該該頁面列列出所有有滿足條條件的檔檔案。這這里需要要注意的的是，用用戶可以以對選出出來的檔檔案做進進一步的的篩選，系系統(tǒng)缺省省狀態(tài)是是所有的的記錄都都被選中中，用戶戶可以就就某一條條記錄進進行篩選選，點擊擊記錄前前面的單單選

34、按鈕鈕即可實實現(xiàn)。當用戶選擇擇好最終終要被歸歸檔的檔檔案后，點點擊“選擇目目標檔案案組”后面的的下拉列列表，系系統(tǒng)將列列出系統(tǒng)統(tǒng)當前的的所有檔檔案組，注注意，這這里只能能選擇一一個目標標檔案組組。然后后點擊“直接歸歸檔”按鈕，系系統(tǒng)導入入如下圖圖所示頁頁面。系統(tǒng)在左上上端列出出要歸檔檔的檔案案組的字字段名，然然后在每每個字段段名右邊邊對應(yīng)一一個下拉拉列表，下下拉列表表內(nèi)容由由目標檔檔案組的的所有字字段名和和“按固定定值” “按自動動增加”構(gòu)成，如如下三個個圖分別別顯示了了各種不不同的對對應(yīng)方式式。圖1 目標標字段下下拉列表表圖2 按固固定值方方式圖3 插入入自動增增加這里“按照照固定值值方式”

35、與“插入自自動增加加”兩項是是為了填填補空余余字段的的，當目目標檔案案組字段段數(shù)量比比原檔案案組多時時，多出出來的字字段可以以按照“按固定定值填充充”或者“插入自自動增加加”的方式式來設(shè)置置空余字字段。通通過以上上的向?qū)?，用戶戶可以明明確地設(shè)設(shè)置原檔檔案組字字段與目目標檔案案組字段段的對應(yīng)應(yīng)關(guān)系。點點擊確后后，系統(tǒng)統(tǒng)自動導導入起始始頁面，即即回到圖圖1所示示的頁面面。查看看目標檔檔案組113，發(fā)發(fā)現(xiàn)檔案案已經(jīng)成成功歸入入。如下下圖所示示。5.3組組卷歸檔檔為了實現(xiàn)歸歸檔的可可視化，以以及增加加系統(tǒng)得得可用性性，美觀觀性，多多功能性性，系統(tǒng)統(tǒng)提供了了的功能能。系統(tǒng)統(tǒng)入口如如圖1所所示。點點擊組

36、卷卷歸檔，系系統(tǒng)導入入歸檔條條件設(shè)置置頁面，點點擊確定定后導入入如下圖所所示頁面面：點擊“組卷卷歸檔”，導入入下圖頁面面：這里里用戶可可以選擇擇要顯示示的列，然然后點擊擊下一步步上圖列出了了原檔案案，以及及6個檔檔案盒，用用戶可以以用鼠標標實現(xiàn)ddragg annd ddropp功能。選選中檔案案圖標，按按住鼠標標左鍵不不放，然然后拖動動鼠標到到目標檔檔案盒，釋釋放鼠標標，則原原檔案自自動導入入目標檔檔案盒。然后，在被被拖入的的檔案盒盒中，選選擇下拉拉列表中中的目標標檔案組組。如下下圖。選選擇“定制檔檔案13”, 系系統(tǒng)自動動彈出歸歸檔數(shù)據(jù)據(jù)設(shè)置頁頁面，功功能同直直接歸檔檔類似。這這里不在在詳

37、述，用用戶可以以參考直直接歸檔檔中的描描述。5.4歸歸檔狀態(tài)態(tài)管理歸檔狀態(tài)管管理用戶戶讓用戶戶審批請請求歸檔檔的檔案案，對請請求的歸歸檔予以以通過或或者拒絕絕。在系統(tǒng)主頁頁上點擊擊“系統(tǒng)管管理”，在左左側(cè)主菜菜單下選選擇“歸檔管管理”，然后后點擊待待審批歸歸檔，則則系統(tǒng)列列出了所所有請求求的歸檔檔，包括括申請人人，被歸歸檔的檔檔案IDD，目標標檔案IID，申申請人，申申請時間間，選擇擇每條請請求記錄錄，下面面會給出出詳細的的信息，即即符合條條件的所所有檔案案記錄。審審批人對對于申請請的具體體信息決決定是否否通過，點點擊通過過或者刪刪除后，待待審批歸歸檔請求求自動進進入已審審批歸檔檔記錄里里。這

38、里里我們點點擊“確定”，然后后點擊“已審批批歸檔”，如下圖圖所示：上圖可以看看到記錄錄通過了了審核，對對于已經(jīng)經(jīng)通過審審核的歸歸檔請求求，用戶戶可以選選擇刪除除記錄，只只需要選選中記錄錄項目，然然后點擊擊“刪除記記錄”按鈕，則則系統(tǒng)將將永久刪刪除這條條記錄，此此功能請請慎用！六、借閱管管理借閱檔案時時，應(yīng)該該先找到到檔案，再再進行操操作。因因此，用用戶應(yīng)當當有瀏覽覽和借閱閱相應(yīng)檔檔案的權(quán)權(quán)限，才才可以進進行借閱閱的操作作。借閱分為電電子檔訂訂閱和實實物借閱閱，這兩兩種借閱閱都需要要經(jīng)過申申請和審審批的過過程，實實物借閱閱在審批批通過后后，還有有確認借借出和歸歸還的步步驟。6.1借借閱申請請首先

39、進入檔檔案所在在的檔案案組，找找到檔案案，如下下圖所示示。在檔案列表表中勾選選欲借閱閱的檔案案（只能能勾選一一項），點點擊“實物借借閱”、“電子檔檔訂閱”按鈕，分分別進行行檔案實實物借閱閱或電子子檔借閱閱申請。填寫實物借借閱申請請?zhí)顚戨娮訖n檔訂閱申申請?zhí)顚懮暾埐⒉⑻峤缓蠛?，若該該檔案沒沒有相應(yīng)應(yīng)的審核核要求，則則直接通通過申請請，否則則進入審審批環(huán)節(jié)節(jié)。6.2借借閱審批批6.2.11借閱閱審批設(shè)設(shè)置點擊檔案列列表中的的“借閱審審批設(shè)置置”（有權(quán)權(quán)限才會會顯示），進進入審批批條件列列表，如下圖圖所示。單擊列表中中的條件件項，可可以在“詳細信信息”標簽中看看到條件件的具體體腳本和和審核人人，方便便

40、技術(shù)人人員確認認腳本的的正確性性。勾選條件項項，點擊擊“修改用用戶”或“編輯條條件”，可以以分別修修改審核核條件對對應(yīng)的審審核人和和審核條條件；點點擊“刪除”可以刪刪除條件件項。點擊增加條條件，進進入添加加條件的的界面，如如下圖所所示填寫審核條條件、審審核環(huán)節(jié)節(jié)并勾選選審核人人后，點點擊確定定，生成成借閱審審核條件件。6.2.22借閱閱審批如果借閱申申請符合合某項審審批條件件，申請請將分配配給審批批條件中中的審核核人進行行審批，并并發(fā)送消消息給審審核人。點擊首頁右右上方的的“系統(tǒng)管管理”，進入入檔案信信息管理理系統(tǒng)的的系統(tǒng)管管理頁面面，在左左側(cè)的菜菜單中選選擇“借閱管管理”“實實物借閱閱審批”

41、/“電子訂訂閱審批批”，進入入借閱審審批的列列表，如如下圖所所示。單擊列表中中的借閱閱申請，選選擇下方方的“檔案信信息”、“借閱人人信息”、“上一輪輪審核人人信息”，可以以查看該該申請的的詳細情情況。勾選列表中中的借閱閱申請（可可多項勾勾選），點點擊“通過”或“不通過過”按鈕，進進行借閱閱審批的的操作。審批通過后后將進入入下一環(huán)環(huán)節(jié)審批批，若已已經(jīng)是最最后一輪輪，則申請最最終通過過；審批批不通過過將返回回上一環(huán)環(huán)節(jié)，若若當前已已經(jīng)是第第一環(huán)節(jié)節(jié)，則申申請最終終不通過過。審批通過后后，電子子檔借閱閱可以直直接在“我的電電子訂閱閱”中閱讀讀原文，超超過借閱閱期后，電電子借閱閱將不再再顯示；實物借借

42、閱則取取得了借借閱資格格，可以以借出檔檔案。6.3確確認借出出實物借閱申申請通過過以后，由由借出經(jīng)經(jīng)手人確確認檔案案實物的的借出。確確認借出出可以在在檔案列列表下方方的“借閱”標簽項項操作，也也可以在在系統(tǒng)管管理中的的“借閱管管理”“確認借借閱”列表進進行。上圖為“借借閱”標簽項項，根據(jù)據(jù)當前借借閱情況況顯示不不同內(nèi)容容，并顯顯示該檔檔案的借借閱統(tǒng)計計。上圖為“借借閱管理理”“確認認借閱”列表，根根據(jù)當前前帳號的的檔案組組借閱權(quán)權(quán)限，顯顯示通過過審核的的實物申申請。6.4借借閱歸還還實物檔案歸歸還時，可可以在檔檔案列表表下方的的“借閱”標簽項項操作，也也可以在在系統(tǒng)管管理中的的“借閱管管理”“

43、實實物借閱閱歸還”列表進進行（若若借閱已已經(jīng)超期期，則在在“借閱管管理”“實實物超期期借閱”列表中中。上圖為“借借閱管理理”“實物物借閱歸歸還”列表，根根據(jù)當前前帳號的的檔案組組借閱權(quán)權(quán)限，顯顯示已經(jīng)經(jīng)借出的的實物借借閱。6.5借借閱統(tǒng)計計點擊檔案列列表中的的檔案項項，選擇擇下面的的“借閱”標簽，將將顯示該該檔案的的借閱情情況，包包括當前前狀況和和借閱歷歷史。點點擊“查看借借閱記錄錄”或“查看電電子訂閱閱記錄”，可以以查看該該檔案的的借閱明明細，如如下圖所所示。此外，系統(tǒng)統(tǒng)管理中中的“借閱管管理”“實實物借閱閱記錄”和“借閱管管理”“電電子訂閱閱記錄”列表，列列出所有有歷史借借閱/訂訂閱的明明

44、細。系系統(tǒng)管理理中的“借閱管管理”“實實物借閱閱統(tǒng)計”和“借閱管管理”“電電子訂閱閱統(tǒng)計”列表，可可以根據(jù)據(jù)檔案庫庫與借閱閱人、根根據(jù)檔案案庫、根根據(jù)借閱閱人與檔檔案庫進進行統(tǒng)計計。如下下圖所示示?？梢砸暂斎虢杞栝喨耍x選擇檔案案庫，借借閱日期期起止年年月份組組合統(tǒng)計計。6.6我我的電子子借閱點擊首頁左左上方的的“我的電電子借閱閱”，進入入我的電電子借閱閱列表，如如下圖所所示。單擊列表中中的記錄錄，選擇擇“檔案信信息”或“檔案原原文”標簽，可可以分別別查看檔檔案的詳詳細信息息和檔案案的原文文圖片。七、權(quán)限管管理7.1用用戶管理理7.1.11用戶戶列表首先進入系系統(tǒng)管理理頁面，在在左側(cè)的的菜單中

45、中選擇“帳號管管理”“用用戶管理理”，進入入用戶列列表。列列表默認認列出所所有用戶戶（按添添加時間間倒序排排列），如如下圖所所示。點擊用戶列列表中的的用戶，選選擇“用戶信信息”或“權(quán)限信信息”標簽，將將顯示相相應(yīng)的信信息。如如下圖所所示7.1.22添加加用戶在用戶列表表界面上上點擊“新建用用戶”，彈出出“新建用用戶”窗口，如如下圖所所示填寫必要的的信息后后，點擊擊提交。7.1.33編輯輯用戶在用戶列表表中勾選選用戶（只只能勾選選一個），點點擊列表表下方的的“編輯用用戶”按鈕，彈彈出“編輯用用戶”窗口，如如下圖所所示填寫必要的的信息后后，點擊擊提交。7.1.44修改改密碼在用戶列表表中勾選選用戶

46、（只只能勾選選一個），點點擊列表表下方的的“修改密密碼”按鈕，彈彈出“修改密密碼”窗口，如如下圖所所示填寫新密碼碼后，點點擊提交交。7.1.55刪除除用戶在用戶列表表中勾選選用戶（可可勾選多多個），點點擊列表表下方的的“刪除”按鈕。7.1.66搜索索用戶在用戶列表表界面上上填寫“關(guān)鍵字字”，選擇擇搜索帳帳號還是是姓名，點點擊搜索索用戶，搜搜索結(jié)果果將顯示示在列表表中。搜搜索結(jié)果果同樣可可以進行行編輯和和刪除的的操作。7.1.77按用用戶組顯顯示用戶戶在用戶列表表上方的的選擇菜菜單中選選擇用戶戶組，將將顯示該該用戶組組的用戶戶，顯示示結(jié)果同同樣可以以進行編編輯和刪刪除的操操作。7.1.88移動用

47、戶戶首先在用戶戶列表中中勾選需需要移動動的用戶戶（可勾勾選多個個），然然后在下下方的選選擇菜單單中選擇擇目標用用戶組。7.2用用戶組管管理7.2.11用戶戶組列表表首先進入系系統(tǒng)管理理頁面，在在左側(cè)的的菜單中中選擇“帳號管管理”“用用戶組管理”，進入入用戶組組列表，如下圖所示。點擊用戶組組列表中中的用戶戶組，選擇擇“基本信信息”或“權(quán)限信信息”標簽，將將顯示相相應(yīng)的信信息。如如下圖所所示7.2.22添加加用戶組組在用戶組列列表界面面上點擊擊“新建用用戶組”，彈出出“新建用用戶組”窗口，填填寫必要要的信息息，點擊擊“保存”添加用用戶組（新新添加的的用戶組組默認沒沒有任何何菜單權(quán)權(quán)限和檔檔案組權(quán)權(quán)

48、限）。7.2.33編輯輯用戶組組在用戶組列列表中勾勾選用戶戶組（只只能勾選選一項），點點擊列表表下方的的“編輯”按鈕，在在彈出的的窗口中中修改用用戶組名名和描述述。7.2.44移動動該組的的用戶到到其他組組在用戶組列列表中勾勾選用戶戶組（只只能勾選選一項），在列表下方的選擇菜單中選擇目標用戶組。7.2.55刪除除用戶組組在用戶組列列表中勾勾選用戶戶組（只只能勾選選一項），點點擊列表表下方的的“刪除”按鈕，若若當前用用戶組中中沒有用用戶，則則刪除用用戶組，有有則警告告“該用戶戶組中還還有用戶戶，請首首先將用用戶移至至其他組組，再刪刪除用戶戶組！”。7.3菜菜單權(quán)限限7.3.11查看看菜單權(quán)權(quán)限點擊用戶組組列表中中的用戶戶組，選選擇“權(quán)限信信息”標簽，將將顯示用用戶組菜菜單權(quán)限限信息，如如下圖所所示。7.3.22編輯輯菜單權(quán)權(quán)限點擊“編輯輯該組菜菜單權(quán)限限”按鈕，彈彈出修改改頁面，如如下圖所所示。勾選權(quán)限后后，點擊擊提交。7.4檔檔案組權(quán)權(quán)限7.4.11添加檔檔案組權(quán)權(quán)限在“權(quán)限信信息”標簽的的點擊添添加檔案案組權(quán)限限，彈出出如下圖圖的窗口口。選擇檔案組組，勾選選