海運公司技術檔案管理辦法

1、 海運公司技術檔案管理辦法宋成釗 為為了做好好船舶設備備檔案資資料的管管理工作作，根據據本公司司實際情情況制訂訂本檔案案管理辦辦法。 一、編編制依據據：GB/T 11882220000 科學學技術檔檔案案卷卷構成的的一般要要求 GB/T 276678.119999 電電子文件件歸檔與與檔案管管理 二、船船舶檔案案的歸檔檔范圍 1、船舶購置和建造中形成的文件：購置和建造的可行性報告，董事會決議，各類報批文件，調研報告（二手船舶的勘驗報告，船舶建造廠的考察報告等），報價單，各類合同（購買合同、建造合同、補充合同及合同附件） 22、圖紙紙：船舶舶的方案案設計（如如果有）、送送審圖、退退審圖、生生產設

2、計計、設計計變更及及完工圖圖。 33、設備備資料4、船舶監(jiān)監(jiān)理資料料及交船船資料； 55、船舶舶營運及及修理資資料；三、船舶檔檔案的收收集 11、機務務部經理理全面負責責船舶檔檔案資料料的收集集 22、主管管機務員員負責各各自船舶舶檔案資資料的收收集、整整理和歸歸案工作作。3、機務檔檔案管理理員(專專職或兼兼職)應應按船舶舶系統(tǒng)進進行分類類裝訂、立立卷，編編寫卷內內卷外目目錄和電電子目錄錄。立卷卷完成經經機務部部經理審審核確認認后（或或交公司司檔案室室）存檔檔。 4、如發(fā)發(fā)現用途途不明的的資料應應由機務務部經理理審閱,確定其用途。 四、船船舶檔案案編碼及及排列 11、船舶舶檔案按按船舶系系列及

3、單單船進行行分類，序列船為船名（漢字的第一個漢拼音的字母）+序號，非序列船取漢字的第一個漢拼音的字母，之后為卷號；系列船用系列表示例:舟山（zzhushhn）（668第五五卷用“ZS688-5”表示 浙江江（zhhjing）第第6卷用用“ZJ-66”表示 5500000噸系列第第七卷用用500000-77表示； 22、案卷卷的排列列 22.1、二二手船舶舶購船資資料排列列：購置的的可行性性報告，董董事會決決議，各各類報批批文件，二二手船舶舶的勘驗驗報告，報報價單，購購買合同同、補充充合同及及合同附附件。 22.2、二二手船船船舶資料料的排列列:原船船資料是是有序排排列的,按原船船資料排排列順序

4、序排列;原船資資料無序序排列的的,按下下列順序序排列:船舶證證書、船船舶質量量證明書書（如果果有）、船船體完工工圖、輪輪機完工工圖、電電器完工工圖、輪輪機設備備說明書書書、舾舾裝設備備說明書書、電氣氣說明書書（包括括通信、助助航設備備），船船舶營運運及修理理資料。 22.3、新新建船舶舶資料分分為兩部部分,同同類船舶舶建造數數在兩艘艘以上的的,分系系列船舶舶檔案和和單船檔檔案。系系列船舶舶檔案的的排列：船舶建建造的可可行性報報告（如如果有），董事會決議，各類報批文件，建造廠的考察報告（如果有），報價單（招投標書），建造合同、補充合同及合同附件，船舶監(jiān)理資料，船舶規(guī)格書、方案設計圖（如果有）、送

5、審圖、退審圖、生產設計圖（視情）、設計變更及認可資料。單船檔案的排列：船舶證書、船舶質量證明書、船體完工圖、輪機完工圖、電器完工圖、輪機設備說明書書、舾裝設備說明書、電氣說明書（包括通信、助航設備），船舶營運及修理資料。如新建船舶為一艘的，則上述的系列船舶檔案排列改為單船檔案排列。 22.4、船船舶設備備資料的的排列：主機及及軸系、主主發(fā)電機機組、應應急發(fā)電電機組、舵舵機、鍋鍋爐、空空壓機、供供油單元元、燃油油分油機機、滑油油分油機機、自清清濾器、冷冷卻器、油油水分離離器、生生活污水水處理裝裝置、造造水機、海海淡水泵泵、閥門門遙控、空空調及冷冷藏、維維修設備備（機艙艙吊裝設設備、車車床、鉆鉆床

6、等），錨錨機絞纜纜機、救救生設備備（救生生艇、救救助艇及及救生筏筏）、舷舷梯、甲甲板吊裝裝設備（貨貨吊、物物料吊、油油管吊等等）、開開艙設備備、廚房房設備，主主發(fā)電機機、應急急發(fā)電機機、主配配電板、應應急配電電板、充充放電板板、集控控臺、駕駕控臺、CCO2系統(tǒng)及及火災報報警、機機艙水霧霧系統(tǒng)、通通用報警警、內通通、外通通、助航航、生電電器及娛娛樂設備備。2.5、設設備資料料按設備備廠家提提供的資資料進行行船機電電統(tǒng)一歸歸類。例例：救生生艇包括括艇架、艇艇、發(fā)動動機及電電瓶等。2.6、營營運船舶舶資料歸歸檔2.6.11 船舶舶技術月月報2.6.22 廠修修資料:船廠考考察報告告(如果果有),船舶

7、上上報工程程單,機機務審核核后定稿稿工程單單,船廠廠報價單單,完工工工程及及結算單單,船舶舶修理合合同,主主管機務務的修理理總結;2.6.33 航修修資料:航修單單位考察察報告(如果有有),航航修單位位聯(lián)系方方式,航航修報修修單,航航修完工工工程及及結算單單,航修修協(xié)議或或合同(如果有有);2.6.44 到期期的證書書、檢驗驗報告及及其他需需要歸檔檔的資料料；2.6.55 跨年年修理船船舶的修修理資料料歸入下下一年度度;2.6.66 船舶舶年度資資料的歸歸檔時間間為次年年的第一一季度末末.案卷編目 11、每類類案卷（系系列或單單船）設設立卷外外目錄，卷卷外目錄錄分總目目錄和卷卷內目錄錄?？偰磕?/p>

8、錄在前前，對卷卷內目錄錄進行分分類編排排，總目目錄格式式見圖一一。 2、卷內目錄對本卷內的文件進行登記，卷內目錄格式見圖二。 3、立立卷完成成后，立立卷人要要填寫法法卷內備備考表，并并送部門門負責人人審核簽簽字確認認；卷內內備考表表格式見見圖三。 4、船舶的營運資料和修理資料遂年增加，或由于某種原因資料的增加，可增加案卷。但卷號要連續(xù)，同時卷號不能重復。案卷增加后，對總目錄要作相應的修改。 55、案卷卷封面寫寫明類號號、卷號號及立卷卷日期，案卷脊背（長寬兩方向）寫明類號和卷號。字體采用仿宋體。案卷脊背的字體大小要根據卷盒的厚度適當書寫。 電子文件 000卷為為電子文文件卷。 1、電電子文件件收

9、集 對船舶從建建造（或或購置）到到船舶處處理（出出賣或報報廢）的的整個過過程中產產生的電電子文件件進行收收集歸檔檔，歸檔檔內容如如下： 1.1、圖圖像文件件：由圖圖紙掃描描或其他他方式產產生的二二維點陣陣圖文件件；1.2、圖圖形文件件：由CCAD系系統(tǒng)生成成的二維維、三維維圖形文文件；1.3、數數據文件件：各種種類型的的分析、計計算、測測試、設設計參數數及管理理等數據據文件。1.4、文文本文件件；一般般用字處處理技術術處理形形成的文文字文件件、表格格文件，以以及各種種管理活活動中形形成的公公文、報報表和軟軟件說明明等。 1.55、系統(tǒng)統(tǒng)軟件、支支撐軟件件和應用用軟件的的程序。 配套紙質文件：包

10、括軟件開發(fā)任務書、需求分析說明、系統(tǒng)分析報告、鑒定證書或驗收說明、軟件測試報告、軟件修改記錄、軟件說明以及簽署、更改等紙質文件。 22、整理理方法 2.1、完完工圖紙紙和設備備說明書書原則都都要整理理成電子子文件，電電子文件件的排列列原則上上按紙質質檔案的的排列；并編制制光盤目目錄； 22.2、鑒鑒定歸檔檔電子文文件的完完整性、準準確性和和系統(tǒng)性性； 22.3、檢檢查載體體有無病病毒、有有無劃痕痕； 3、電子文件檔案的管理 33.1、歸檔的電子文件至少一式兩套，一套封存保管（A），一套供查閱利用（B）。必要時，復制第三套，異地保存。 33.2、當當電子檔檔案轉換換成的紙紙質檔案案時，要及及時歸

11、入入相應檔檔案門類類的紙質質檔案中中，按紙紙質檔案案管理要要求進行行管理。 3.3、每每5年進進行一次次有效性性、安全全性檢查查，如發(fā)發(fā)現光盤盤損壞或或出現問問題，應應及時拷拷貝。如如軟、硬硬平臺發(fā)發(fā)生改變變，則應應及時轉轉換。檢檢查、拷拷貝、轉轉換電子子文件等等情況要要及時登記記。七、檔案資資料的查查閱與利利用 1. 本部部門人員員借閱檔檔案、資資料須經經本部門門的檔案案管理員員(專職職或兼職職)登記記，未履履行登記記手續(xù)的的，檔案案管理人人員不予予提供檔檔案、資資料。檔檔案資料料的借出出時間，不不得超過過三個月，確確需繼續(xù)續(xù)借閱，必必須辦理理續(xù)借手手續(xù)。對對于關鍵鍵性和常常用部分分的檔案案

12、應使用用復印件件，盡量量不用原原件，一一般由使使用人復復印。 2. 檔案案、資料料的原件件一般不不外借給給其他單單位人員員，特殊殊情況需需要外借借時，須須經分管管領導批批準，辦辦理外借借手續(xù)并并限期歸歸還。 3.借出的的檔案材材料的原原件，借借用人要要妥善保保管，不不得毀壞壞和遺失失。檔案管管理人員員對歸還還的檔案案要認真真檢查清清點，發(fā)發(fā)現缺失失及時向向主管領領導匯報報。 4. 檔檔案柜里里有檔案案、資料料需交給給其他單單位時應應填交接接單方可可交付。 5. 查閱閱檔案時時，嚴禁禁吸煙，嚴嚴禁在文文件材料料上劃線線、打勾勾、作記記號、折折角等，嚴嚴禁涂改改和拆撕撕檔案。 6. 查閱閱檔案者者有義務務將利用用結果反饋饋給檔案案管理人人員，以以利更好好地做好好檔案管理理工作。附錄：圖一：案卷總目錄錄卷號：序號目 錄錄卷 數數備 注圖二：卷內