審計檔案管理制度分析

1、審 計 檔 案 管 理 規(guī) 定審 計 檔 案 管 理 規(guī) 定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營治理手冊監(jiān)察系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤監(jiān)審計003撰寫單位：鵬潤投資監(jiān)察中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級：機密 一般合計頁數(shù)：5頁 正文頁數(shù)：4頁附件個數(shù)：無制度正文目錄：目錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內(nèi)容16、注意事項47、附件4總裁審批治理研究室審核撰寫人鵬 潤 投 資（國美電器）有 限 公 司制度名稱：鵬 潤 投 資（國美電器）有 限 公 司審計檔案治理規(guī)定文件編號：鵬潤-監(jiān)-審計0031.目的：為做好內(nèi)部審計文件材料的立卷歸檔工作，提高審

2、計檔案的利用價值，依照公司關(guān)于檔案治理的有關(guān)規(guī)定，制定本方法。2.范圍：2.1適用范圍：本方法適用于鵬潤投資有限公司及其所屬各級公司的內(nèi)部審計活動，各級公司的內(nèi)部審計工作必須嚴格執(zhí)行。2.2公布范圍：本方法公布至公司總部各中心、各部門、各分部、各級子公司。3.名詞解釋：3.1內(nèi)部審計檔案：是指審計人員在履行審計監(jiān)督職責和執(zhí)行審計調(diào)查任務(wù)過程中直接形成的、具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。審計檔案分為業(yè)務(wù)檔案和文書檔案。4.職責：4.1內(nèi)部審計機構(gòu)實行審計文件材料立卷歸檔工作責任制。業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷由審計組負責，文書檔案由內(nèi)勤組負責。4.2監(jiān)察中心審計部、各級子公司、分部審計人員須依

3、照本方法建立并保管審計檔案。4.3對分部審計人員建立并保管的審計檔案，中心審計部將定期或不定期進行抽查，并在進行綜合審計時將檔案治理作為一項檢查內(nèi)容納入對基層審計人員的考核。5.作業(yè)內(nèi)容：5.1審計歸檔基礎(chǔ)工作5.1.1建立審計系統(tǒng)相關(guān)文件夾、財務(wù)系統(tǒng)相關(guān)文件夾、其他系統(tǒng)相關(guān)文件夾。5.1.2項目審計資料專門歸檔并設(shè)立目錄卷宗（裝訂成冊、電子歸檔）。5.1.3單獨保存各月審計工作打算及月度工作總結(jié)。5.2歸檔治理的文件材料5.2.1中心審計部、分部監(jiān)察部月度、季度年度工作打算、總結(jié)。5.2.2相關(guān)中心及分部的審計項目申請、任務(wù)書。5.2.3審計通知書、審計方案。5.2.4各類審計報告及工作底稿

4、。5.2.5與審計項目有關(guān)的其他資料如審計項目跟進表等。5.2.6公司的相關(guān)文件、資料。5.2.7其他應(yīng)保留的文件資料。生效日期：2004年4月1日頁次：1/4附件數(shù)：0制度名稱：審計檔案治理規(guī)定文件編號：鵬潤-監(jiān)-審計0035.3內(nèi)部審計文件材料立卷的原則5.3.1歸入審計案卷的文件材料必須是審計項目實施過程中形成的專門性業(yè)務(wù)文件材料。5.3.2審計文件材料的組合要遵循其形成規(guī)律和特點，保持內(nèi)在的歷史聯(lián)系，區(qū)不不同價值，便于保管和利用。5.3.3審計文件的排列要符合規(guī)范化要求，一般應(yīng)分為“結(jié)論性文件材料”、“證明性文件材料”“立項性文件材料”3個單元。5.4內(nèi)部審計人員必須嚴格執(zhí)行國家關(guān)于檔

5、案保密的規(guī)定，確保內(nèi)部審計檔案的安全與完整。5.5內(nèi)部審計文件材料立卷的要求和方法5.5.1為確保審計檔案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷內(nèi)容上，要做到“完整”與“精煉”。A、“完整”是指每年度審計項目的案卷、每個審計項目產(chǎn)生的審計文件材料、每個審計案卷內(nèi)重要文件的各項底稿及證明材料要收集齊全。B、“精煉”是指在立卷時要防止審計文件材料與行政文件材料混合立卷或重復(fù)立卷；防止未經(jīng)核實或未用作審計依據(jù)的文件材料進入審計案卷；防止不重要的文件修改稿進入審計案卷。5.5.2為便于審計檔案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整潔、書寫規(guī)范、文件整齊有序、裝訂嚴密。5.5.3要按審計項目組成內(nèi)審案卷。

6、一般情況下，不得把幾個審計項目的文件材料合并為一卷。5.5.4跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。5.6內(nèi)部審計卷內(nèi)文件材料的排列規(guī)則：5.6.1項目審計產(chǎn)生的文件材料，一般應(yīng)按三個單元排列：結(jié)論性文件材料在前，證明性文件材料在中，立項性文件材料在后。5.6.1.1第一單元 結(jié)論性文件材料 采納逆審計程序并結(jié)合文件材料重要程度的方法進行排列：A、審計處理處罰決定。B、審計處理處罰決定執(zhí)行情況回執(zhí)及后續(xù)審計報告。C、審計報告問題落實、跟蹤調(diào)查函。生效日期：2004年4月1日頁次：2/4附件數(shù)：0制度名稱：審計檔案治理規(guī)定文件編號：鵬潤-監(jiān)-審計003D、審計報告。5.6.1.2第二單元

7、證明性文件材料 按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序進行排列：A、匯總審計工作底稿。B、審計取證材料清單。C、分項目審計工作底稿。D、原始憑證及其他證據(jù)資料。E、審計所依據(jù)的法規(guī)依據(jù)。5.6.1.3第三單元 立項性文件材料 按文件材料形成的時刻順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列：A、年度審計打算、審計托付書。B、審計方案及編制審計方案所形成的文件材料。C、審計通知書。D、其他。5.6.2各單元內(nèi)文件材料排列是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批示在前，報告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始文件在后。5.7審計文件材料的立卷程序：5.7.1審計方案經(jīng)批

8、準后，審計組組長即確定為本項目立卷人。5.7.2項目審計實施開始后，立卷責任人要隨著審計程序各個環(huán)節(jié)的完成，及時收集本審計項目的文件材料，并認真檢查每一份文件材料的內(nèi)容、格式是否完整、合規(guī)，手續(xù)是否完備，字跡是否清晰。5.7.3項目審計終結(jié)以后，立卷責任人要對本審計項目的全部文件材料進行系統(tǒng)整理，進一步做好文件材料的鑒不和篩選工作，并按照有關(guān)規(guī)定進行排列。5.7.4整理審計案卷，如遇有個不審計文件材料與行政文件或?qū)徲嬀C合治理文件在內(nèi)容上相互交叉，難以劃分時，應(yīng)在保證審計檔案完整的前提下確定取舍。必要時，可在審計檔案和行政文書檔案中“同時立卷”。5.7.5對立卷責任人整理出的項目審計文件材料，由審計部門負責人進行檢查，發(fā)覺不符合要求的，應(yīng)責成立卷責任人進行補救。5.7.6檢查合格后，按以下規(guī)定做好審計案卷的編目工作：A、編寫頁號。B、編寫卷內(nèi)文件目錄。C、填制備查表。D、書寫案卷封面并裝訂。5.8審計文件材料案卷的歸檔時刻為項目審計結(jié)束后15天。5.9審計檔案的保管期限為20年。5.10內(nèi)部審計檔案一般不對外借閱，必須借閱者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。5.11中心審計部、