《秘書職業(yè)概論》第二章-秘書的職業(yè)素養(yǎng)課件

1、秘書職業(yè)概論秘書職業(yè)概論第二章 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第一節(jié) 秘書的知識結構第二節(jié) 秘書的能力結構第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第四節(jié) 秘書的心理和性格第五節(jié) 秘書的角色意識第二章 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第一節(jié) 秘書的知識結構第秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構 一、現(xiàn)代秘書知識結構的要求第 3 頁現(xiàn)代秘書知識結構的要求有以下兩個方面。1現(xiàn)代秘書應該具有廣博的知識；2現(xiàn)代秘書應構建科學、合理、開放、立體的知識結構。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構 一、秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構 二、現(xiàn)代秘書知識結構的內容第 4 頁（一）基礎知識基礎知識是現(xiàn)代秘書從事秘書職業(yè)所必須具備

2、的最基本的素質要素，是秘書從業(yè)的立身之本。它構成了現(xiàn)代秘書知識結構中的基石部分，處于基礎地位。廣博而扎實的基礎知識是現(xiàn)代秘書職業(yè)能力提升至關重要的前提條件?？梢哉f，基礎知識越扎實就越能發(fā)揮秘書的潛力。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構 二、秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 5 頁1、文化基礎知識秘書職業(yè)最基本的知識主要包括語文、歷史、物理、化學、生物、地理和外語等這些在基礎教育階段所學的文化基礎學科知識。這部分知識的掌握也是秘書學習其他知識或進一步深造的前提。除了對科學文化知識加以鞏固之外，還應根據(jù)實際需要對其及時地加以更新和擴充。特別是要更新和擴充以信息化、網絡化

3、和智能化為特征的現(xiàn)代科學技術知識。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 5秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 6 頁2基礎理論知識基礎理論知識主要包括馬克思主義哲學原理、政治經濟學、思想道德修養(yǎng)、現(xiàn)代漢語、基礎寫作、普通邏輯、高等數(shù)學、英語和計算機等大專以上學歷教育階段所學的公共基礎學科知識。這些基礎理論學科知識對于現(xiàn)代秘書提高政治、思想和理論素養(yǎng)，樹立正確的世界觀和方法論，培養(yǎng)和提高綜合職業(yè)素質，塑造現(xiàn)代秘書的人文精神奠定了堅實的基礎，是現(xiàn)代秘書厚積薄發(fā)的“動力源”。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 6秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構

4、二、現(xiàn)代秘書知識結構的內容第 7 頁（二）職業(yè)知識職業(yè)知識（或稱秘書業(yè)務知識）是現(xiàn)代秘書的職業(yè)標志性知識要素，是從事秘書職業(yè)的具有“門檻”性質的知識平臺。在現(xiàn)代秘書知識結構體系中，職業(yè)知識構成了其中的支撐和依托部分，處于核心地位。職業(yè)知識主要包括從事秘書職業(yè)工作有關的工作對象、工作職責和工作內容、業(yè)務在內的基本理論和基本技能方面的知識，可分為秘書專業(yè)知識和行業(yè)業(yè)務知識兩大類。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構 二、秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 8 頁1、秘書專業(yè)知識秘書學知識、秘書實務知識、文書寫作知識、文書處理知識、檔案管理知識、秘書禮儀知識、辦公設備使用知識

5、，以及信息管理知識等從事秘書職業(yè)所必須具備的專業(yè)學科知識。秘書專業(yè)知識主要包括：現(xiàn)代秘書只有精通并能熟練運用秘書專業(yè)知識，才能勝任職業(yè)崗位，成為合格的秘書人才。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 8秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 9 頁2行業(yè)業(yè)務知識行業(yè)業(yè)務知識是指秘書人員服務的機構所從事的有關行業(yè)的具體業(yè)務知識，每一個不同的行業(yè)都有其特定的業(yè)務內容，因此也有其特定的業(yè)務知識。行業(yè)業(yè)務知識是秘書從事具體行業(yè)工作的職業(yè)依托?，F(xiàn)代秘書只有了解、掌握這些與服務行業(yè)相關的業(yè)務知識，才能勝任本職工作，掌握工作的主動權和發(fā)言權，才能更好地為上司服務，真正發(fā)揮參謀和助手作用。

6、秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 9秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 10 頁（三）相關知識相關知識法律類知識公關類知識其他知識管理類知識經貿類知識心理類知識秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第一節(jié) 秘書的知識結構第 1秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 一、現(xiàn)代秘書能力結構的要求第 11 頁現(xiàn)代秘書能力結構的要求有以下兩個方面。1現(xiàn)代秘書必須把知識轉化為實際能力；2現(xiàn)代秘書要在實踐當中積累經驗，提高能力。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 一、現(xiàn)代秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 二、現(xiàn)代秘書能力結構的內容第 12 頁（一）基本能力

7、秘書的基本能力主要是指秘書人員的智力。它是指人認識和理解客觀事物并運用知識和經驗等解決問題的能力，主要由敏銳的觀察能力、良好的記憶能力和豐富的想象能力等構成。在現(xiàn)代秘書的能力結構體系中，基本能力是賴以吸收外界信息和知識的能力，也是構建其他能力的基礎。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 二、現(xiàn)代秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構第 13 頁 現(xiàn)代秘書的基本能力有以下三點。記憶能力2想象能力3觀察能力1秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構第 13 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 二、現(xiàn)代秘書能力結構的內容第 14 頁（二）職業(yè)能力秘書具有很明顯的職

8、業(yè)性特征，秘書需承擔撰寫公文、輔助決策、溝通信息、協(xié)調關系、組織會議和辦理事務等多方面的工作。因此，除了要具備一般能力之外，現(xiàn)代秘書還必須具備與其職業(yè)特征相適應的職業(yè)能力。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構 二、現(xiàn)代秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構第 15 頁 秘書的職業(yè)能力主要包括以下幾個方面。（1）理解能力（2）思維能力（3）表達能力（4）溝通能力（5）協(xié)調能力（6）社交能力（7）管理能力（8）應變能力（9）操作能力（10）學習能力秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第二節(jié) 秘書的能力結構第 15 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德 一、現(xiàn)代秘書職業(yè)道德的基本內容

9、第 16 頁（一）遵紀守法、愛崗敬業(yè)職業(yè)秘書在具體職能活動中，處處要以法律為準繩，依法辦事，按制度辦事，做到法律和制度面前人人平等。任何人、任何行為都不能凌駕于法律法規(guī)、規(guī)章制度之上，不能做法律法規(guī)、規(guī)章制度不允許的事情。愛崗敬業(yè)是職業(yè)秘書的基本價值觀和職業(yè)信條。它是一種積極向上的心態(tài)，是職業(yè)秘書對于自己所從事的職業(yè)、對于這一職業(yè)所擔當?shù)呢熑闻c道義所保存的一種敬仰的心態(tài)。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德 一、現(xiàn)代秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 17 頁（二）辦事公道、善于合作職業(yè)秘書在具體職能活動中，要站在公正的立場協(xié)調各方利益、處理各種問題；對當事各方能做到不

10、偏不倚、公平合理；不論對誰都能按一個原則、按一個標準辦事。秘書與秘書之間是既分工又合作的工作伙伴關系，職業(yè)秘書必須具備合作共贏的現(xiàn)代意識，必須具有團隊協(xié)作精神。要學會在競爭中合作，在合作中競爭?！皩W會做人、學會作文、學會做事、學會合作”是對職業(yè)秘書的基本素質要求。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 17 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 18 頁（三）甘于平凡、合理展示秘書部門承擔的是協(xié)助性、輔助性的幕后工作。秘書部門和秘書人員的基本職責職能不允許秘書從幕后走到臺前，否則就有可能越位。秘書工作處處要求突出領導、突出部門，要求秘書人員甘當無名英雄。職業(yè)秘書要有一顆平

11、常心，但這并不等于說職業(yè)秘書不能或不需要展示自己的才華，或者說秘書根本沒有展示才華的機會。這里所要強調的是職業(yè)秘書合理的展示方式和展示的“度”。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 18 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 19 頁（四）自尊自重、克勤克儉職業(yè)秘書要以端莊的儀表、規(guī)范的語言、得體的舉止和熱情積極的心態(tài)去對待每一位服務對象。職業(yè)秘書要做到手勤、腿勤、眼勤、耳勤、腦勤。要充分考慮管理成本，不奢侈，不浪費。要杜絕辦文、辦會、辦事過程中鋪張浪費的陋習。要有謙虛謹慎的工作態(tài)度，虛心學習，在實踐中不斷增長才干，避免好大喜功、急功近利、鋒芒畢露。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二

12、章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 19 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 20 頁（五）誠實守信、保守秘密首先，職業(yè)秘書要能忠誠于所屬組織、所屬單位，通過自己的誠實勞動履行自己的職責職能。要關心組織、關心單位的發(fā)展，積極參與經營、管理、服務工作，為本單位的發(fā)展獻計獻策。其次，要注意維護組織聲譽，做自覺維護本組織、本單位信譽的模范。職業(yè)秘書有責任和義務遵守相應的保密法律法規(guī)和本單位制訂的保密紀律，牢固樹立保密意識，避免給本單位造成不必要的損失。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 20 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德 二、提高秘書職業(yè)道德水平的方法和途徑第

13、 21 頁現(xiàn)代社會對秘書職業(yè)道德提出了明確的要求，有志于走上秘書崗位的青年學生應該怎樣去提高自己的職業(yè)道德水平呢？我們應該結合高職院校秘書專業(yè)培養(yǎng)目標、聯(lián)系青年大學生思想實際、通過多種途徑、采取靈活生動的方法達到這一目標。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德 二、提高秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 22 頁重視課堂教學，夯實職業(yè)道德思想基礎；1積極組織、積極參與社會實踐，認知職業(yè)道德內容，養(yǎng)成良好職業(yè)道德風尚；2利用“三自”活動平臺，培養(yǎng)其完善職業(yè)品格的自覺性；3學習先進典型，提升職業(yè)精神；4倡導自制、“慎獨”，完善自我操守。5 提高秘書職業(yè)道德水平的方法和途徑有以

14、下幾方面。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第三節(jié) 秘書的職業(yè)道德第 22 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格 一、秘書的心理第 23 頁（一）興趣興趣能夠激發(fā)秘書的工作熱情和秘書工作的創(chuàng)造力。現(xiàn)代秘書應該培養(yǎng)自己廣泛的興趣。興趣廣泛就會產生對知識涉獵和積累的渴望，秘書的知識因而得以拓寬，這對秘書知識結構的整合是有積極意義的。同時，廣泛的興趣也會使秘書在人際交往和協(xié)調工作時更加得心應手。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格 一、秘秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 24 頁（二）意志意志可以促使秘書努力實現(xiàn)工作目標。意志對行為有調節(jié)作用，這種調節(jié)作用通過發(fā)動和抑

15、制來實現(xiàn)。意志行動與克服困難相聯(lián)系，可以推動秘書工作效率的提高。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 24秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 25 頁（三）情緒情緒現(xiàn)代秘書要調節(jié)和控制自己的情緒，首先要對自己的情緒狀態(tài)有所認知和體察，要感知自己所處的情緒是屬于正面的、積極的、健康的還是負面的、消極的、不健康的。其次，要正確、勇敢地面對自己的情緒，找出影響自己情緒的原因以及影響的程度和范圍，從而通過適當?shù)姆绞交虮磉_、或化解、或宣泄、或壓抑自己的情緒，以保持自己的心理健康，保證自己工作的順利開展。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 25秘書的職業(yè)素養(yǎng)

16、第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 26 頁（四）氣質氣質是人的典型的、穩(wěn)定的心理特點，是人在認識、情感、言語和行動等各種心理活動中所表現(xiàn)出的情緒的強弱、意志努力的程度、知覺速度、思維的靈活度和注意力集中時間的長短等的心理過程的動力特征。秘書要了解自己的氣質類型，是為了發(fā)現(xiàn)自己所屬的某種氣質類型所具有的特征，了解這些特征對于從事秘書職業(yè)的利弊，從而趨利避害，提高工作效率。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 26秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格 二、秘書的性格第 27 頁性格是人對事物表現(xiàn)出的穩(wěn)定的態(tài)度和與之相適應的、習慣化的行為方式的個性特征。心理學家把人的性格

17、分成兩大典型的類型：外傾型內向型秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格 二、秘秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 28 頁 現(xiàn)代秘書應該具有的性格特征有以下幾點。（一）開朗（二）敏捷（三）穩(wěn)?。ㄋ模﹫砸悖ㄎ澹┯哪┳灾泼貢穆殬I(yè)素養(yǎng) 第二章 第四節(jié) 秘書的心理和性格第 28秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 一、秘書角色意識的含義第 29 頁秘書的角色意識可以理解為秘書人員在其工作實踐中一貫地以秘書應有的標準衡量自己的心理、言行，自覺地認識、評價與調節(jié)其心理活動的一種心理狀態(tài)。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 一、秘書秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二

18、章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 30 頁1、共性意識和個性意識助手、參謀、樞紐和幕后英雄等都是對秘書角色比喻性的共同要求，這也就形成了秘書的共性意識；另一方面，不同組織、不同職位、不同類別和不同層級的秘書角色又有不同的地位和行為要求，這就形成了秘書的個性意識。不同層次的秘書，社會、上司對其要求和期待是有所不同的。秘書身處不同的層級應該具備秘書的共性意識，也應有相應的個性意識。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 30 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 31 頁2角色組合但是，某些秘書人員也可能擔任著某種領導職位，也主管或分管著秘書部門的工作，也有自己的下屬，這樣的秘書

19、人員又得扮演部門領導的角色。秘書在不同的場合和條件下將扮演不同的角色，或是在同一時間扮演多種角色。從秘書在行政組織中及在領導身邊的地位和作用來說，秘書是助手、是配角，這是秘書的基本角色。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 31 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 32 頁3配角意識與主角意識秘書不能因甘當配角而事事被動，而要能把握好在什么時間、地點和條件下自己應該是配角，在什么時間、地點和條件下自己可以是主角或代理主角。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 32 秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 二、不同層次秘書的角色意識第 33 頁（一）

20、不同層次秘書應具有的共性角色意識一個稱職的秘書，無論是初級、中級還是高級秘書，都應具備如下從事秘書工作所共有的角色意識。 1服務意識 2服從意識 3責任意識 4溝通意識秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 二、不同秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 二、不同層次秘書的角色意識第 34 頁（二）中高級秘書應特別注重的角色意識處在不同層級的秘書人員都要具有角色應有的服務意識、服從意識、責任意識和溝通意識。但初、中、高級秘書的分工決定其工作內容、責任及作用有所不同，上司的要求、社會的期待也不盡一致，其角色意識構成中的側重點也不同。中高級秘書在其角色意識中應特別強調其特有的或初級

21、秘書不太注重的角色意識。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識 二、不同秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié) 秘書的角色意識第 35 頁1、積極的參與意識和參謀意識秘書在支持領導決策方面，由提供信息轉變?yōu)榧忍峁┬畔⒂謹M制方案；在輔助領導管理方面，由重在組織、指揮、實施、督查轉變?yōu)橹卦诜?、協(xié)調、控制；在處理信息方面，由單向發(fā)布、傳達信息轉變?yōu)殡p向溝通信息；在計劃工作方面，由重在層層傳達計劃轉變?yōu)橹卦讵毩⑵髣?。秘書要善于把握每個時期的中心工作，把握上司在每個階段和每個方面的工作重點；要把握上司的思維方式，準確地理解上司的意圖；要善于對上司觀察分析，了解上司的工作規(guī)律，把握上司的個性特點；要努力提高自己參謀意見的“命中率”，恰到好處地發(fā)揮自己的參謀作用。秘書的職業(yè)素養(yǎng) 第二章 第五節(jié)