某化妝品公司文件與資料管理規(guī)程

1、XX化妝品品有限公公司程序文件文件編號：LC1128002000002200受 控 號號：修改日期：題目（Suubjeect）： 文件和和資料管管理規(guī)程程生效日期：批準(zhǔn)之之日起 頁 數(shù)：編 制/日日期審 核/日日期批 準(zhǔn)/日日期1. 目的本規(guī)程對公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、作廢、文件編號的申請、記錄管理等進(jìn)行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實(shí)際工作中有效實(shí)施。2. 適用范圍本規(guī)程適用用于公司司各部門門及所有有文件和和資料的的管理。3. 術(shù)語語和定義義參見ISOO90000:220000之規(guī)定定。4. 職責(zé)責(zé)4.1 各各部門按按職能負(fù)負(fù)責(zé)

2、行使使文件和和資料的的歸口管管理工作作，總經(jīng)經(jīng)理辦公公室負(fù)責(zé)責(zé)對各部部門的文文件管理理進(jìn)行指指導(dǎo)和監(jiān)監(jiān)督；各各部門負(fù)負(fù)責(zé)所起起草文件件和資料料的統(tǒng)一一標(biāo)識(shí)、協(xié)協(xié)調(diào)、發(fā)發(fā)放、回回收、銷銷毀等控控制工作作；4.2 各各部門按按其主管管業(yè)務(wù)范范圍負(fù)責(zé)責(zé)有關(guān)公公司文件件的編寫寫/審核核/批準(zhǔn)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)責(zé)貫徹執(zhí)執(zhí)行批準(zhǔn)準(zhǔn)發(fā)布的的文件；4.3 各各部門負(fù)負(fù)責(zé)本部部門記錄錄表格的的審核、批批準(zhǔn)和發(fā)發(fā)放；4.4 各各部門負(fù)負(fù)責(zé)對本本部門持持有文件件進(jìn)行有有效管理理并保證證其有效效實(shí)施；4.5 各各部門應(yīng)應(yīng)密切關(guān)關(guān)注文件件的執(zhí)行行情況和和反饋信信息并及及時(shí)組織織修改；4.6全員員執(zhí)行過過程中發(fā)發(fā)現(xiàn)文件件存在問問題

3、時(shí)，應(yīng)應(yīng)及時(shí)填填寫信息息反饋表表交其部部門負(fù)責(zé)責(zé)人審閱閱后，由由其傳送送文件編編制的責(zé)責(zé)任部門門。5.工作程程序5.1文件件的分類類5.1.11 一級級文件：質(zhì)量手手冊；5.1.22 二級級文件：程序文文件；5.1.33 三級級文件：作業(yè)指指導(dǎo)書；5.1.44 記錄錄表格5.1.55 規(guī)范范、標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)5.1.55.1公公司內(nèi)部部技術(shù)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)包裝材料檢檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)（包括括包裝材材料通用用標(biāo)準(zhǔn)、包包裝物料料產(chǎn)品標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等）；化工原、輔輔料檢驗(yàn)驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；成品質(zhì)量標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)/產(chǎn)產(chǎn)品內(nèi)控控標(biāo)準(zhǔn)；已備案的企企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；工藝技術(shù)文文件；引用國家、行行業(yè)或其其它標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，目前前正作為為公司產(chǎn)產(chǎn)品的執(zhí)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；國家強(qiáng)制執(zhí)執(zhí)行

4、的有有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)；5.1.55.2公公司外部部參考標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（包包括可收收集到的的國際、國國內(nèi)先進(jìn)進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，同同行企業(yè)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等）；5.1.66 顧客客提供的的文件和和資料（包包括圖樣樣）5.1.77 法律律、法規(guī)規(guī)（包括括產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量法、消消費(fèi)者權(quán)權(quán)益保護(hù)護(hù)法等）。5.1.88 公司司內(nèi)部各各項(xiàng)管理理規(guī)范、制制度5.1.99 公司司內(nèi)部各各部門之之間、與與公司外外部之間間的發(fā)出出公文。其中5.11.1-5.11.9所所描述的的文件為為受控文文件。5.2文件件的編寫寫、審核核和批準(zhǔn)準(zhǔn)5.2.11文件的的編寫5.2.11.1品品質(zhì)/技技術(shù)部組組織編寫寫質(zhì)量量手冊管管理規(guī)程程、程程序文件件管理規(guī)規(guī)程、作作業(yè)

5、指導(dǎo)導(dǎo)書管理理規(guī)程、表表格管理理規(guī)程，對對文件編編寫的格格式、文文件內(nèi)容容要求及及表格格格式等進(jìn)進(jìn)行規(guī)定定，并下下發(fā)到各各職能部部門，同同時(shí)組織織各部門門指定的的文件編編寫人員員學(xué)習(xí)以以上文件件。5.2.11.2 各部門門按照質(zhì)質(zhì)量手冊冊管理規(guī)規(guī)程、程程序文件件管理規(guī)規(guī)程、作作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書管理理規(guī)程、記記錄表格格管理規(guī)規(guī)程及及本規(guī)程程的相關(guān)關(guān)規(guī)定進(jìn)進(jìn)行文件件編寫工工作和表表格的設(shè)設(shè)制，編編寫人員員應(yīng)熟悉悉ISOO90001：220000標(biāo)準(zhǔn)要要求和本本文件所所規(guī)定的的內(nèi)容，對對所編寫寫的文件件的全面面性、準(zhǔn)準(zhǔn)確性、符符合性、適適用性和和有效性性負(fù)責(zé)；5.2.11.3 對5.1.55.1所所規(guī)定的

6、的公司內(nèi)內(nèi)部技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由由品質(zhì)/技術(shù)部部組織編編寫技技術(shù)文件件管理規(guī)規(guī)程（或或分別制制定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)管理理規(guī)程、工工藝管理理規(guī)程、配配方管理理規(guī)程等等技術(shù)文文件），由由品質(zhì)/技術(shù)部部按照本本規(guī)程進(jìn)進(jìn)行相應(yīng)應(yīng)文件的的編寫工工作。5.2.11.4 各部門門依據(jù)工工作需要要按照公公司制定定的模版版，自行行進(jìn)行日日常公文文的起草草、審核核、批準(zhǔn)準(zhǔn)和傳遞遞工作。5.2.22 文件件審核5.2.22.1質(zhì)質(zhì)量手冊冊由管管理者代代表審核核；程序序文件、管管理規(guī)范范由各責(zé)責(zé)任部門門經(jīng)理審審核；作作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書由各各部門業(yè)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)責(zé)人審核核；公司司內(nèi)部技技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)由品質(zhì)質(zhì)/技術(shù)術(shù)部負(fù)責(zé)責(zé)人審核核；審核核人對所所審定的的

7、文件（包包括所涉涉及的表表格）進(jìn)進(jìn)行簽名名確認(rèn)，同同時(shí)要簽簽具審核核日期；5.2.22.2 審核人人對文件件的有效效性、適適用性、系系統(tǒng)性負(fù)負(fù)責(zé)；5.2.22.3 當(dāng)文件件涉及多多個(gè)部門門執(zhí)行時(shí)時(shí)，由文文件編寫寫部門組組織相關(guān)關(guān)部門對對文件內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行行會(huì)審，會(huì)會(huì)審人員員對審定定通過的的文件進(jìn)進(jìn)行簽名名確認(rèn)并并簽具會(huì)會(huì)審日期期；5.2.33 文件件批準(zhǔn)5.2.33.1質(zhì)質(zhì)量手冊冊由總總經(jīng)理批批準(zhǔn)；程程序文件件、管理理規(guī)范由由總經(jīng)理理/管理理者代表表批準(zhǔn)；作業(yè)指指導(dǎo)書由由各部門門負(fù)責(zé)人人批準(zhǔn)；公司內(nèi)內(nèi)部技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)由由管理者者代表或或指定人人員批準(zhǔn)準(zhǔn)；表格格隨文件件的類別別所規(guī)定定的權(quán)限限進(jìn)行批批準(zhǔn)

8、，如如涉及程程序文件件、管理理規(guī)范的的表格則則由總經(jīng)經(jīng)理/管管理者代代表批準(zhǔn)準(zhǔn)，以此此類推。5.2.33.2批批準(zhǔn)人對對文件所所涉及的的資源配配置需要要增加給給予有效效支持，對對文件的的可操作作性及有有效性負(fù)負(fù)責(zé)。5.2.33.3公公司所有有質(zhì)量體體系文件件必須按按照5.2.33.1的的規(guī)定進(jìn)進(jìn)行批準(zhǔn)準(zhǔn)，然后后到品質(zhì)質(zhì)/技術(shù)術(shù)部備案案后才能能下發(fā)實(shí)實(shí)施；5.2.33.4所所有文件件經(jīng)規(guī)定定的權(quán)限限批準(zhǔn)時(shí)時(shí)，批準(zhǔn)準(zhǔn)人必須須簽署本本人姓名名和批準(zhǔn)準(zhǔn)日期，否否則視為為無效文文件，執(zhí)執(zhí)行部門門有權(quán)拒拒絕執(zhí)行行。5.3文件件標(biāo)識(shí)文件標(biāo)識(shí)的的內(nèi)容包包括文件件編號、受受控狀態(tài)態(tài)及文件件的有效效性標(biāo)識(shí)識(shí)，以上

9、上所有標(biāo)標(biāo)識(shí)對該該文件而而言都是是唯一的的。5.3.11文件編編號5.3.11.1 公司內(nèi)內(nèi)部通用用標(biāo)準(zhǔn)和和產(chǎn)品標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)編號格式為為：Q/BB XXXX-YYYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)代號BB-公司司代碼：GLxxx化妝品品有限公公司（廣廣州工廠廠） SLxxx化妝品品有限公公司（汕汕頭工廠廠）LCxxx化妝品品有限公公司（廣廣州工廠廠和汕頭頭工廠）XXX-順順序號（0001-9999）YYYY-年號（以以自然年年號為準(zhǔn)準(zhǔn)）5.3.11.2 一般性性技術(shù)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、管管理規(guī)范范和制度度編號格式為為BBDDDAAAATTTXXXXVV格格式。 FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX

10、FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX FORMCHECKBOX 修正號號（VVV）順序號（XXXX）部門下一級級機(jī)構(gòu)（TTT）部門代號（AAAA）文件類別（DDD）公司代碼（BBB）其中： BB公公司名稱稱代號: GGLxx化化妝品有有限公司司（廣州州工廠） SLxxx化妝妝品有限限公司（汕汕頭工廠廠） LCxxx化妝妝品有限限公司（廣廣州工廠廠和汕

11、頭頭工廠） DD文文件類別別（詳見見附表11：本公公司一般般性技術(shù)術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管管理規(guī)范范和制度度編號） AAA提出該該作業(yè)指指導(dǎo)書的的部門 TT部部門下一一級機(jī)構(gòu)構(gòu)的編號號（如車車間、科科、室等等）可以以是從00199之之間的任任何數(shù)字字 XXX 順序號號，可以以是從00009999之間的的任何數(shù)數(shù)字 VV 修修正號，如如是新作作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書，則則定義VVV為000，作作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書每修修正一次次，VVV則遞增增01，VVV可以以是從00099之之間的任任何數(shù)字字。5.3.11.3 公文FE字（BBBBBB）XXXX號其中：F-部門英英文縮寫寫MG-總經(jīng)經(jīng)理辦公公室；PPD-生生產(chǎn)部；PMCC-PM

12、MC部；HR-人力資資源/行行政部；MRKK-銷售售部；FIN-財(cái)財(cái)務(wù)部；QT-品質(zhì)/技術(shù)部部E-公文種種類簡稱稱，如：聯(lián)絡(luò)書書簡稱為為聯(lián)。BBBB-公元年年號XXX-順順序號5.3.22文件受受控狀態(tài)態(tài)5.3.22.1所所有文件件分為兩兩種狀態(tài)態(tài)，即“受控”和“非受控控”。所有有文件必必須標(biāo)識(shí)識(shí)受控狀狀態(tài)，蓋蓋藍(lán)色“受控”或藍(lán)色色“非受控控”章。印印章格式式如下：XX XX 文件管理專用章XX XX 文件管理專用章非受控XX XX 文件管理專用章受控/生效5.3.22.2所所有受控控文件只只能為使使用者在在工作崗崗位上使使用，一一律不允允許對外外（包括括公司內(nèi)內(nèi)與本崗崗位無關(guān)關(guān)的人和和公司外

13、外部）；非受控控文件可可以對外外，但必必須有發(fā)發(fā)放登記記，領(lǐng)取取人需辦辦理相應(yīng)應(yīng)的簽領(lǐng)領(lǐng)手續(xù)。5.3.33文件有有效性標(biāo)標(biāo)識(shí)5.3.33.1所所有文件件必須到到品質(zhì)部部備案，并并在文件件封面加加蓋文件件管理專專用章、同同時(shí)對文文件進(jìn)行行唯一編編號方為為有效。5.3.33.2若若為作廢廢文件，由由各部門門回收，文文件管理理員加蓋蓋紅色“作廢”章；印印章格式式如下：XX XXXX XX文件管理專用章作廢5.4文件件發(fā)布、發(fā)發(fā)放5.4.11所有質(zhì)質(zhì)量體系系文件必必須經(jīng)編編寫人、審審核人、批批準(zhǔn)人簽簽名確認(rèn)認(rèn)，報(bào)品品質(zhì)/技技術(shù)部備備案對文文件進(jìn)行行標(biāo)識(shí)后后才能發(fā)發(fā)布，否否則視為為無效文文件；5.4.2

14、2所有質(zhì)質(zhì)量體系系文件的的發(fā)放由由品質(zhì)/技術(shù)部部文件管管理員按按文件件分發(fā)清清單發(fā)發(fā)放到各各部門文文件管理理員，各各部門文文件管理理員按部部門內(nèi)部部文件件分發(fā)清清單再再發(fā)放到到相應(yīng)的的工作崗崗位人員員手中。5.4.33 所有有管理文文件由各各部門文文件管理理員按文文件分發(fā)發(fā)清單發(fā)發(fā)放到相相應(yīng)部門門文件管管理員，再再按部門門內(nèi)部文文件分發(fā)發(fā)清單再再發(fā)放到到相應(yīng)的的工作崗崗位人員員手中；5.4.44公司所所有的文文件管理理員必須須建立文文件管理理臺(tái)帳，發(fā)發(fā)放文件件時(shí)，要要求文件件領(lǐng)取人人在管理理臺(tái)帳上上完成簽簽名及簽簽署領(lǐng)取取日期手手續(xù)；5.4.55 當(dāng)文文件、資資料有嚴(yán)嚴(yán)重的損損壞等不不能正常常

15、使用時(shí)時(shí)，使用用部門應(yīng)應(yīng)申請更更換，經(jīng)經(jīng)部門負(fù)負(fù)責(zé)人批批準(zhǔn)后交交回破損損文件，由由原始文文件發(fā)放放部門文文件管理理員用原原件復(fù)印印并完成成標(biāo)識(shí)后后按5.4.22和5.4.33規(guī)定發(fā)發(fā)放，并并在文件件管理臺(tái)臺(tái)帳上注注明補(bǔ)發(fā)發(fā)原因；文件發(fā)發(fā)放部門門的文件件管理員員對破損損文件加加蓋“作廢”章并妥妥善保存存；5.4.66當(dāng)使用用部門丟丟失文件件，使用用者必須須說明原原因經(jīng)部部門負(fù)責(zé)責(zé)人核實(shí)實(shí)后提出出補(bǔ)發(fā)申申請，然然后按發(fā)發(fā)放規(guī)定定進(jìn)行；5.5文件件更改5.5.11質(zhì)量體體系文件件、資料料需更改改、更新新時(shí)，應(yīng)應(yīng)由文件件更改提提出人或或文件更更改提出出部門的的負(fù)責(zé)人人填寫“文件更更改申請請單”說明更更

16、改原因因，對重重要的更更改（如如技術(shù)參參數(shù)）還還應(yīng)附有有充分的的證據(jù),將所有有與文件件更改相相關(guān)的資資料匯總總，提交交品質(zhì)/技術(shù)部部，再由由品質(zhì)/技術(shù)部部將需更更改的信信息傳達(dá)達(dá)到文件件的原編編寫部門門，由編編寫部門門提出更更改、更更新意見見并對原原文件進(jìn)進(jìn)行更改改，同時(shí)時(shí)按5.2規(guī)定定進(jìn)行；5.5.22 管理理文件需需更改、更更新時(shí)，應(yīng)應(yīng)由文件件更改提提出人或或文件更更改提出出部門的的負(fù)責(zé)人人填寫“文件更更改申請請單”說明更更改原因因，將所所有與文文件更改改相關(guān)的的資料匯匯總，提提交原編編寫部門門，由編編寫部門門提出更更改、更更新意見見并對原原文件進(jìn)進(jìn)行更改改，同時(shí)時(shí)按5.2規(guī)定定進(jìn)行；5.

17、5.33文件、資資料更改改的審批批應(yīng)由原原審批人人或相應(yīng)應(yīng)職權(quán)的的人員進(jìn)進(jìn)行，同同時(shí)應(yīng)獲獲得原始始審批資資料。5.5.44文件、資資料更改改批準(zhǔn)后后，才允允許發(fā)布布。文件件更改時(shí)時(shí)注明更更改標(biāo)記記和更改改生效時(shí)時(shí)間，由由品管部部文件管管理員按按照5.4規(guī)定定的原發(fā)發(fā)放清單單發(fā)放修修正后的的文件、資資料，同同時(shí)回收收原文件件、資料料并對回回收文件件進(jìn)行“作廢”標(biāo)識(shí)。對對重要更更改還應(yīng)應(yīng)發(fā)放“文件更更改通知知單”告知文文件、資資料使用用人。5.5.55所有文文件更改改在未獲獲批準(zhǔn)前前一律執(zhí)執(zhí)行原文文件的規(guī)規(guī)定。5.6文件件作廢及及處理5.6.11 各部部門文件件管理員員必須控控制現(xiàn)場場的作廢廢文件

18、、資資料，所所有使用用現(xiàn)場不不允許出出現(xiàn)任何何作廢的的文件（包包括已經(jīng)經(jīng)作廢但但未標(biāo)識(shí)識(shí)的文件件）。5.6.22作廢或或換版前前的文件件、資料料由各部門文文件管理理員按“文件管管理臺(tái)帳帳”收回并并記錄，進(jìn)進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)標(biāo)識(shí)；質(zhì)質(zhì)量體系系文件由由各部門門文件管管理員上上交品質(zhì)質(zhì)/技術(shù)術(shù)部文件件管理員員進(jìn)行“作廢”印章標(biāo)標(biāo)識(shí)；絕絕不允許許現(xiàn)場出出現(xiàn)任何何“作廢”文件，以以防誤用用。5.6.33 各部部門文件件管理員員每年的的7月份份匯總所所有的作作廢文件件，統(tǒng)一一填寫“文件銷銷毀申請請單”，說明明作廢及及銷毀原原因，報(bào)報(bào)各部負(fù)負(fù)責(zé)人審審核后，需需有兩人人在場完完成銷毀毀工作。需需作資料料保留的

19、的作廢文文件，文文件管理理員需填填寫“作廢文文件留用用申請單單”，經(jīng)各各部負(fù)責(zé)責(zé)人同意意后，方方能留檔檔備存，原原則上所所作廢銷銷毀的文文件都必必須保留留2份作作為歷史史檔案以以備查。5.7文件件保管、復(fù)復(fù)制、貯貯存、歸歸檔5.7.11 文件件管理員員對文件件的管理理必須建建立文文件管理理臺(tái)帳，文文件的收收、發(fā)、銷銷毀、更更改的信信息都必必須在臺(tái)臺(tái)帳上進(jìn)進(jìn)行登記記。5.7.22 文件件的復(fù)制制者必須須申請，填填寫文文件復(fù)制制、補(bǔ)發(fā)發(fā)申請表表，經(jīng)經(jīng)部門負(fù)負(fù)責(zé)人審審核批準(zhǔn)準(zhǔn)后，由由文件管管理員登登記并向向各部文文件管理理員索取取文件原原件進(jìn)行行復(fù)制，任任何單位位和個(gè)人人不得隨隨意復(fù)制制任何文文件，

20、所所有文件件上只允允許原始始的文件件管理專專用章出出現(xiàn)，而而不允許許有任何何復(fù)印的的文件管管理專用用章出現(xiàn)現(xiàn)，否則則視為違違規(guī)。5.7.33文件的的使用者者和管理理者對于于所有文文件都必必須妥善善保存，確確保文件件完好，并并注意保保密工作作，不得得隨意借借與他人人進(jìn)行復(fù)復(fù)制。5.7.44所有文文件的原原件都必必須統(tǒng)一一由各部部文件管管理員進(jìn)進(jìn)行歸檔檔管理，文文件管理理員建立立相應(yīng)的的文件檔檔案，并并有適宜宜的環(huán)境境條件以以保證歸歸檔的文文件保持持完好，符符合國家家規(guī)定的的檔案管管理要求求。5.7.55文件管管理員必必須堅(jiān)持持原則，認(rèn)認(rèn)真管理理好所有有文件，確確保文件件的有效效性，同同時(shí)應(yīng)注注意保密密工作，不不得將文文件任意意復(fù)制和和傳播。5.8文件件存載的的媒體本公司所有有文件所所采用的的媒體可可以是計(jì)計(jì)算機(jī)軟軟件、軟軟盤、光光盤和書書面文件件，在目目前公司司MISS系統(tǒng)不不健全的的情況下下，一律律使用書書面文件件形式，同同時(shí)完成成簽名手手續(xù)。6.支持性性文件6.1質(zhì)量量手冊管管理操作作規(guī)程6.2作業(yè)業(yè)指導(dǎo)書書管理操操作規(guī)程程6.3表格格管理操操作規(guī)程程7.質(zhì)量記記錄標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)表格7.1文件件管理臺(tái)臺(tái)帳7.2文件件更改申申請、審審批表7.3文件件作廢