時間管理的優(yōu)先矩陣課件

1、時間管理的優(yōu)先矩陣做時間的主人 9/29/20221時間管理的故事引子9/29/20222一、認識時間（一）時間的特性供給毫無彈性無法蓄積無法取代4 無法失而復得9/29/20223一、認識時間時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣 以令自己更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃9/29/20225 (三）案例 有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺： 21年 工作：14年 個人衛(wèi)生：7 年 吃飯：6年 旅行： 6 年 排隊：6年 學習： 4 年 開會：3年 打電話： 2 年 找東西：1年

2、 其它： 2 年 你是如何利用自己時間的？你有何感受？ 一、認識時間9/29/20226小結 時間是免費的，人人一樣多！ 時間管理的問題本身不在于時間, 而是在于自己如何善用及分配你自己的時間。9/29/20227視覺游戲-“埃斯切爾盒子”埃斯切爾的不可能的盒子：比利時藝術家馬瑟黑梅克，從荷蘭平面造型藝術家M.C.的一幅畫中吸取靈感，創(chuàng)造了一個不可能存在的盒子的實物模型。 9/29/20228經(jīng)驗與機率成功因素的轉(zhuǎn)換蜜蜂與蒼蠅經(jīng)驗經(jīng)驗機率機率9/29/202210二、時間管理的誤區(qū)（三）時間控制不夠我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： 1、習慣拖延時間， 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不

3、擅處理無端電話的打擾。 4、泛濫的“會議病”困擾。 (測驗) 9/29/202212“帕金森定律”“工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以導出“文件堆積定律”“文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。”9/29/202214二、時間管理的誤區(qū)（五）進取意識不強1、個人的消極態(tài)度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏噓不已，做白日夢 4、工作中閑聊 9/29/202215小結昨天是一張已被注銷的支票，明天是一張尚未到期的本票，今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！9/29/202216三、時間管理的六項基本原則 （一）明確目標 （二）有計劃、有組織地進行工作 （三）分清工作的輕

4、重緩急 （四）合理地分配時間 （五）與別人的時間取得協(xié)作 （六）制定規(guī)則、遵守紀律 9/29/202217三、時間管理的六項基本原則 （一）明確目標 自己的 切合實際的 書面的 可衡量的 有時限的 平衡和諧的目標能喚起你最高尚的才能9/29/202218目標金字塔使命宣言角色目標人生目標20年目標10年目標3-5年目標下年目標9/29/202220每日目標每周目標月度目標季度目標年度目標目標金字塔每周目標角色目標計劃行事歷授權9/29/202221三、時間管理的六項基本原則 （三）分清工作的輕重緩急 四象限法9/29/2022239/29/202224啟示： 避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因

5、為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。 9/29/202226三、時間管理的六項基本原則 （五）與別人的時間取得協(xié)作 9/29/202227（六）制定規(guī)則、遵守紀律 1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應于何時截止。 2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 3、由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。三、時間管理的六項基本原則 9/29/202228視覺游戲-“隱藏的拿破侖”隱藏的拿破侖：

6、你能發(fā)現(xiàn)站立的拿破侖像嗎？這幅圖形背景幻覺圖出現(xiàn)于拿破侖逝世后不久?！窘馕觥磕闷苼鼍筒卦趦蓸渲g。兩樹的內(nèi)側樹干勾勒出了站立的拿破侖像 9/29/202230四、時間管理的工具（一）、計劃管理關于計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。9/29/202231四、時間管理的工具（二）、時間“四象限”法 重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上。 把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要重要但不緊急緊急但不重要既不緊急也不重要9/29/202232請排出正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事？ A？B不重要的事

7、？C？D9/29/202233正確的行事優(yōu)先順序緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩9/29/202234一緊迫的事不緊迫的事重要的事設備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨停電 1st計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調(diào)查健康檢查 2nd不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約 3rd有些交際應酬有些文件之處理處理下屬之工作自我干擾個人嗜好的沉迷4th9/29/202235重要，非緊迫2nd重要，緊迫1st重要緊迫M1M2M3M4非重要，非緊迫4th非重要，緊迫3rd盡量避免擴大M1盡量減少M3事情

8、多投資時間在M2盡量避免M4事情時間管理的優(yōu)先矩陣事關重大者不可受制于細枝末節(jié)-哥德9/29/202236四、時間管理的工具（三）、有效的時間管理 美國管理學者PFDrucker認為：1、記錄自己的時間2、管理自己的時間3、集中自己的時間9/29/202237四、時間管理的工具（四）、時間ABC分類法將工作按輕重緩急分為三類： A（緊急、重要） B（次要） C（一般） 安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調(diào)整自己的時間安排，更有效地工作。 9/29/202238四、時間管理的工具（五）考慮不確定性應付意外的不確定性事件，需為意外事件留時間。 有三個預防此類事件發(fā)生的方法： 1、每件計劃都留有多余的預備時間。 2、是努力使自己在不留余地，又飽受干擾